Документация в бухгалтерском учете

• Содержание
• 1. Права и обязанности главного бухгалтера. Значение документации в бухгалтерском учете, классификация бухгалтерских документов
• 1.1 Права и обязанности главного бухгалтера
• 1.2 Значение документации в бухгалтерском учете, классификация бухгалтерских документов
• 2. Правила проверки первичных документов, исправления ошибок в них
• 2.1 Правила проверки первичных документов
• 2.2 Исправление ошибок в документах
• Задача
• Список литературы

1. Права и обязанности главного бухгалтера. Значение документации в бухгалтерском учете, классификация бухгалтерских документов

1.1 Права и обязанности главного бухгалтера

Главный бухгалтер (бухгалтер) организации, централизованной бухгалтерии назначается или освобождается от должности руководителем и подчиняется непосредственно руководителю организации (если иное не предусмотрено законодательством РФ).

Главный бухгалтер организации руководствуется законодательством, Положением о бухгалтерском учете и отчетности и другими нормативными актами, утверждаемыми в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения бухгалтерского учета. Должностной оклад главного бухгалтера устанавливается, как правило, на уровне должностного оклада заместителя руководителя организации.

При освобождении главного бухгалтера от работы производится сдача дел вновь назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего -- работнику, назначенному приказом руководителя организации), в процессе которой проверяется состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных с составлением соответствующего акта, утверждаемого руководителем организации.[5,89]

Главный бухгалтер организации обязан обеспечить:

¦ ведение бухгалтерского учета в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности и другими нормативными документами, утвержденными в установленном порядке;

¦ контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;

¦ составление отчетности и предоставление оперативной информации о хозяйственной деятельности организации и его структурных подразделений;

¦ осуществление (совместно с другими подразделениями и службами) анализа финансово-хозяйственной деятельности в целях выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов;

¦ оценку фактического использования выявленных резервов. Главному бухгалтеру предоставляется право подписи (совместно с руководителем организации) документов, служащих основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Указанные документы без подписи главных бухгалтеров считаются недействительными и не принимаются к исполнению. Право подписи может быть предоставлено письменным распоряжением руководителя организации уполномоченным лицам.

С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

В организациях с небольшой численностью сотрудников и не имеющих в штате кассира, обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации.

Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации и при получении от него письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.

1.2 Значение документации в бухгалтерском учете, классификация бухгалтерских документов

Документация -- способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами -- начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля[5,523].

Все многообразие документов, оформляемых организацией, принято группировать, т. е. составлять сводные учетные документы, которые классифицируются по однородным признакам: назначению, порядку составления, содержанию хозяйственных операций, способу отражения операций, месту составления и порядку заполнения. [3,111]

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядительные документы подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д. Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д. [2,57]

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание основных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утверждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на материальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным документам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения текущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на составляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, составляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

2. Правила проверки первичных документов, исправления ошибок в них