Особливості проведення та обліку результатів інвентаризації грошових коштів

3

Міністерство освіти та науки України

Національний університет водного господарства та природокористування

Кафедра обліку та аудиту

Реферат з дисципліни

«Організація обліку

на підприємствах малого бізнесу»

на тему

«Особливості проведення

та обліку результатів інвентаризації

грошових коштів»

Рівне - 2009

Зміст

Вступ

1. Інвентаризація, її значення і види

2. Вимоги до грошових розрахунків

3. Надходження готівки в касу

4. Інвентаризація каси

5. Бухгалтерський облік грошових коштів

Висновок

Список використаних джерел

Вступ

На кожному підприємстві, для ефективної його діяльності, створюється проводиться інвентаризація нематеріальних активів, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків.

Оскільки, без здійснення готівкових або/та безготівкових розрахунків діяльність підприємства неможлива, а інвентаризація грошових коштів повинна проводитись обов'язково та в суцільному порядку не рідше одного разу на квартал, то тема даного реферату є досить актуальною.

Метою та завданням для написання даного реферату, є бажання дослідити:

1. процес інвентаризація грошових коштів;

2. правила щодо оформлення розрахункових документів;

3. вимоги приміщення каси;

4. вимоги щодо видачі та прийому готівки;

5. вимоги до ліміту каси;

6. склад та дії інвентаризаційної комісії;

7. рахунки обліку грошових коштів;

8. облік результатів інвентаризації.

Основним нормативним документом з питань інвентаризації грошових коштів є «Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, ТМЦ, грошових коштів і документів та розрахунків», затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 року №69, з питань організації та обліку касових операцій - «Положення про ведення касових операцій у національній валюті України», затверджене постановою Правління НБУ від 19.02.2001 року № 637.

При прийомі касира на роботу, у відповідному наказі він повинен зазначити: «З вимогами відповідного положення… ознайомлений та зобов'язуюсь».

Касову дисципліну перевіряє ДПІ по місцю реєстрації підприємства.

Основними вимогами до ведення касової дисципліни є:

- право підпису касових ордері зазначається Наказом про облікову політику;

- касові ордери не можуть бути виправлені;

- особі, яка отримує кошти, видатковий касовий ордер на руки не видається;

- видача та оприбуткування готівки здійснюється в день видачі ордера;

- виплата заробітної плати при наявності податкової заборгованості може бути здійснена виключно через внесення коштів по грошовому чеку з поточного рахунку;

- протягом операційного дня, одному й тому ж суб'єкту підприємницької діяльності не може бути видано на руки готівку більшу ніж 10 000 грн.;

- залишок готівки в касі не може бути меншим, або більшим встановленого ліміту каси, перевищення допускається лише при надходженні готівки на виплату заробітної плати строком на 3, 5, 10 днів, згідно з видом діяльності;

- приміщення каси має бути ізольоване, готівка повинна зберігатися в металевих шафах.

Розглянемо дані вимоги та інші моменти щодо інвентаризації грошових коштів детальніше.

1. Інвентаризація, її значення і види

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства. Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність ваговимірних приладів. Інвентаризація фінансових розрахунків допомагає уточненню розрахункових відносин з дебіторами і кредиторами, зміцненню розрахунково-фінансової дисципліни. Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову. Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин.

Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

За характером інвентаризації-поділяють на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням [7].

2. Вимоги до грошових розрахунків

Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або на рахунку в банку. Каса -- спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів. До грошових документів відносять грошові квитки, поштові марки, путівки тощо. Уся готівка на підприємствах зберігається, як правило, у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати. Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф, касир зобов'язаний оглянути недоторканість замків, дверей, віконних ґрат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації. У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до прибуття працівників міліції.

Після одержання дозволу органів внутрішніх справ, до початку касових операцій інвентаризаційною комісією проводиться перевірка наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Приміщення каси має бути ізольоване, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа -- касир. Після видання наказу про призначення касира на роботу, керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність. На великому підприємстві касирів може бути декілька. На малому підприємстві функції касира можуть виконуватися будь-яким працівником, призначеним наказом керівника.

Ліміт залишку готівки в касі -- гранично допустима сума готівки, яка може зберігатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Ліміт каси встановлюється обслуговуючим банком щороку в перший квартал. Сума встановленого ліміту може бути переглянута у разі звернення клієнта і подання ним заявки-розрахунку. У випадку обґрунтованості попередньо встановлений ліміт переглядається.

Сума встановленого ліміту залежить від специфіки роботи підприємства, відстані до установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки (надходжень) та графіка заїзду інкасаторів. У випадку неподання підприємством протягом першого кварталу заявки-розрахунку, банк у вигляді санкції може встановити ліміт в розмірі одного неоподаткованого мінімуму. При наявності на підприємстві декількох рахунків в різних установах банку, це підприємство визначає основний рахунок, за місцем знаходження якого, банк встановлює ліміт. Колективні сільськогосподарські підприємства самостійно визначають ліміт, і у першому кварталі року повідомляють про це банк. Ліміт залишку готівки в касі не встановлюється селянським (фермерським) господарствам, які займаються виключно виробництвом, переробкою та реалізацією сільськогосподарської продукції, та індивідуальним підприємцям. Для організацій та установ силових структур ліміт встановлюється банком за погодженням з керівниками, при врахуванні специфіки організації. Про розмір встановленого ліміту і терміни здійснення інкасації готівки банк під розписку повідомляє підприємство.

За не встановлення ліміту на банк накладається штраф у розмірі 50 неоподатковуваних мінімумів. Усю готівку понад ліміт підприємства мають здавати у порядку і в строки, встановлені установами банку. До підприємства, що перевищують ліміт, застосовуються фінансові санкції -- штраф у двохкратному розмірі сум виявлених понад ліміт [4].

3. Надходження готівки в касу

В сучасних умовах можна виділити два значні джерела надходження коштів до каси:

* надходження з рахунку в банку;

* готівка, що надходить у вигляді виручки.

Перед тим як утримати кошти з банківського рахунку в бухгалтерії заповнюють касову заявку, в якій вказується календар видачі заробітної плати (дата і сума). Індивідуальні підприємці та фермери отримують кошти на заробітну плату та на виплату дивідендів без попередньої заявки. У день виплати заробітної плати для того, щоб зняти готівку із свого рахунку бухгалтером заповнюється чек чекової книжки і підписує його разом з керівником. Касир незадовго до дня виплати зарплати замовляє потрібну суму в банку. В день виплати одержує її за чеком в банку.

Проте, найбільш вагомим в сучасних умовах видом надходжень в госпрозрахункових підприємств є надходження коштів від реалізації продукції, товарів, робіт та послуг. При цьому отримувачі готівкового платежу зобов'язані надати підприємствам (індивідуальним підприємцям) -- платникам обліковий розрахунковий документ (податкову накладну, рахунок-фактуру, товарний чек, акт виконаних робіт, наданих послуг тощо), які б підтверджували здійснені платниками витрати готівки.

Із наведеного переліку податкова накладна, рахунок-фактура, Акт виконаних робіт переважно оформляються при безготівкових розрахунках, але їх застосування можливе і при наданні послуг фізичним особам, які не мають рахунку в банку. Кошти, які надходять у вигляді виручки від торгівельної діяльності, збираються в операційній касі.

Поняття операційної каси відрізняється від вищерозглянутого нами поняття каси підприємства. Операційна каса не призначена для тривалого зберігання готівки, тому може не забезпечуватися такими заходами безпеки як каса на підприємстві. Вона знаходиться у салоні магазину, їдальні, кіоску і є максимально наближеною до покупця.

В кінець робочого дня кошти, які знаходяться у операційній касі, інкасуються в банк, за винятком розмінної монети у розмірі 2-5% від встановленого ліміту. При отриманні коштів від покупців їм видається касовий чек, вибитий касиром на реєстраторі розрахункових операцій (РРО). У випадку несправності РРО, чи тимчасового відключення електроенергії при розрахунках з покупцями використовується товарно-касова книга. При здійсненні торгових операції покупцям видають товарний чек. Товарні чеки оформляються у вигляді чекової книг (не менше 100 чеків), пронумеровуються і прошнуровуються, завіряються гербовою печаткою ДПА.

Товарний чек складається з двох рівних частин, на кожній з яких має стояти штам підприємства. Записи здійснюється кульковою ручкою, вільні рядки підлягають закресленню. Видаються чеки матеріально-відповідальній особі керівником. При невидачі продавцем розрахункового документу (касового чи товарного чеку) на підприємство накладається штраф. Надходження готівки безпосередньо у касу підприємства оформляється прибутковим касовим ордером. При прийманні грошей в касу підприємства видається квитанція за підписами головного бухгалтера і касира. На прибутковому касовому ордері і на корінці цього ордеру ставиться штамп підприємства. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають був заповнені бухгалтерією тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого терміну зберігання документів. У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи [3].

Приймання і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день складання. Після оформлення прибуткові касові ордери реєструються в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів. Після реєстрації прибутковий касовий opдер дається до виконання касирові. Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

а) наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі -- дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених;

б) правильність оформлення документів;

в) наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для належного оформлення. Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними грошей підписуються касиром, а долучені до них документи погашаються штампом або надписом "Оплачено" та "Отримано" із зазначенням дати (число, місяць, рік). Після отримання коштів в касу і видання квитанції про сплату, касир зобов'язаний здійснити запис у Касову книгу. При внесенні коштів в касу слід пам'ятати, що прибутковий касовий ордер приймається до виконання тільки у день його оформлення. Коли до кінця робочого дня кошти не внесені, то прибутковий касовий ордер анулюється (перекреслюється) касиром і проставляється надпис "анульовано". В бухгалтерії такий же запис здійснюється в журналі реєстрації прибуткових касових ордерів, у графі "примітка".

Анульовані касові ордери зберігаються в бухгалтерії в окремій папці на протязі 36 місяців При порушенні порядку проведення розрахунків через каси підприємств прибутковими та видатковими касовими ордерами накладається штраф, розмір якого встановлений чинним законодавством.

4. Інвентаризація каси

Контроль за додержанням касової дисципліни можна поділити на внутрішній і зовнішній. Внутрішній контроль здійснюється спеціальною інвентаризаційною комісією призначеною наказом керівника. У встановлені строки, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси. Ревізія каси перш за все передбачає інвентаризацію наявності грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства Інвентаризація проводиться за обов'язкової участі касира.

Перед інвентаризацією, касир зобов'язаний скласти останній звіт з документами за поточний день і дати розписку, де вказано, що гроші, які поступили в касу оприбутковані відповідно відображені як в прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені інвентаризаційній комісії. Даний звіт подається в бухгалтерію.

Подальшою процедурою є перерахунок готівки. Його спочатку проводить касир, а потім член інвентаризаційної комісії. Як правило, вся готівка в касі перераховується покупюрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні). В даному випадку перевіряючий перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії їх відмічає окремою строчкою.

Окремою строкою в акті вказується також кількість та сума наявних в касі грошових документів, до яких відносяться поштові марки, марки державного мита, гербові марки, цінні папери за їх номінальною вартістю та бланки суворої звітності.

Визначена в процесі інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів, відображається в спеціальному документі форми N-інв.-15 "Акті інвентаризації грошових коштів". В цій формі вказується результат інвентаризації: недостача (списується на матеріально-відповідальну особу) або надлишок (який зараховується в доход підприємства). На кожен випадок відхилення касир зобов'язаний дати пояснення про його причини. Перевірки касової дисципліни здійснюються також зовнішніми контролюючими органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація України, Державна контрольно-ревізійна служба України, фінансові органи та установи банків.

У випадку відсутності касира по поважних причинах (хворобі), призначається спеціальна комісія в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадськості. Особливу увагу обслуговуючі установи банку повинні приділяти перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 50 тис. грн.) розмірах, знятих підприємствами, чи приватними підприємцями зі свого рахунку [1].

5. Бухгалтерський облік грошових коштів

Облік грошових коштів відображають рахунки третього класу.

Для обліку готівки в плані рахунків передбачено активний 30 рахунок "Каса". Він має такі субрахунки:

- 301 "Каса в національній валюті";

- 302 "Каса в іноземній валюті".

Окрім вказаних субрахунків можна відкривати субрахунки для операційних кас на підприємствах, які займаються торгівельною діяльністю. По дебету рахунку відображають надходження готівкових коштів, а по кредиту їх використання. Аналітичний облік можна вести за окремими касирами та в розрізі видів іноземних валют.

Для обліку грошових коштів на банківських рахунках, використовують рахунок 31 «Рахунки в банках». Він має такі субрахунки:

- 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;

- 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;

- 313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»;

- 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті» [5].

За рахунком 32 «Рахунки в банках», обліковуються безготівкові операції в банку з рахунків, а також приймання готівки від малого підприємства та видача її для оплати праці, або на поточні господарські потреби через касу. Відкривають рахунок у відповідності з Інструкцією № 3 «Про відкриття в банках рахунків в національній та іноземній валюті», затверджений постановою НБУ [6].

Для обліку коштів в дорозі та грошових документів призначено активний рахунок 33 "Інші кошти", який поділяється на такі субрахунки:

- 331 "Грошові документи в національній валюті";

- 332 "Грошові документи в іноземній валюті";

- 333 "Грошові кошти в дорозі в національній валюті";

- 334 "Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті.

По дебету 331 та 332 субрахунків відображають надходження у касу грошових документів (поштових марок, марок гербового збору, сплачених проїзних документів, путівок тощо) в національній та іноземній валютах, а по кредиту -- їх списання.

По дебету 333 та 334 субрахунків обліковується готівка внесена до кас банків, Ощадбанків, поштових відділень для зарахування на банківський рахунок, але ще не зарахована. По кредиту відображається зарахування готівки банком на рахунок підприємства. Кореспонденція рахунків з обліку готівки та інших коштів підприємства [2].

Якщо в результаті інвентаризації виявлено нестачу, складаються проводки (див. табл. 1):

Табл. 1.

Облік результатів інвентаризації каси

Висновки

В результаті написання даного реферату, ми дійшли наступних висновків:

1. Інвентаризація є способом виявлення господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства. Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності грошових коштів та цінних паперів підприємства і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

2. Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або на рахунку в банку. Каса -- спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів. до грошових документів відносять грошові квитки, поштові марки, путівки тощо.

3. Після одержання дозволу органів внутрішніх справ, до початку касових операцій інвентаризаційною комісією проводиться перевірка наявності коштів та інших цінностей, що зберігаються в касі. Приміщення каси має бути ізольоване, а двері до каси під час здійснення операцій - замкнені з внутрішнього боку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа -- касир. Після видання наказу про призначення касира на роботу, керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідальність.

4. Ліміт залишку готівки в касі -- гранично допустима сума готівки, яка може зберігатися в касі підприємства на кінець робочого дня. Ліміт каси встановлюється обслуговуючим банком щороку в перший квартал. Сума встановленого ліміту може бути переглянута у разі звернення клієнта і подання ним заявки-розрахунку. У випадку обґрунтованості попередньо встановлений ліміт переглядається.

5. Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити: наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі -- дозвільного підпису керівника підприємства або осіб, ним уповноважених; правильність оформлення документів; наявність перелічених у документах додатків.

6. Контроль за додержанням касової дисципліни можна поділити на внутрішній і зовнішній. Внутрішній контроль здійснюється спеціальною інвентаризаційною комісією призначеною наказом керівника. У встановлені строки, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси. Ревізія каси перш за все передбачає інвентаризацію наявності грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства Інвентаризація проводиться за обов'язкової участі касира.

7. облік грошових коштів ведеться за допомогою третього класу рахунків бухгалтерського обліку.

Список використаної літератури

1. Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, ТМЦ, грошових коштів і документів та розрахунків. Затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 року №69.

2. Інструкція про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій. Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 року №291.

3. Правила виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку. Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 25.11.1993 року №98.

4. Положення про ведення касових операцій у національній валюті України. Затверджене постановою Правління НБУ від 19.02.2001 року № 637.

5. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій. Затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 року №291.

6. Матвіїв М. Я., Хомин П. Я. Бухгалтерський облік на малих підприємствах за різними формами: Навчальний посібник - Київ: Центр навчальної літератури, 2004. - 352 с.

7. Свідерський Є. І., Свідерський Д. Є. Облік діяльності суб'єктів малого підприємництва: Навч. Посіб. - К.: КНЕУ, 2008. - 472 с.