Контроль та облік грошових коштів і грошових потоків підприємства

Контроль та облік грошових коштів і грошових потоків підприємства

Органи державної податкової служби України здійснюють контроль за виконанням підприємством вимог Положення № 637, пов'язаних з дотриманням встановлених лімітів каси, термінів здачі готівкової виручки з каси, веденням касової книги та оформленням операцій з прийому та видачі готівки з каси, веденням відповідних касових документів. Правила організації контролю за виконанням норм з регулювання обігу готівки встановлюються НБУ.

За результатами перевірки складається акт у 3 примірниках, в якому викладається суть порушення з відповідним обґрунтуванням.

Керівник підприємства або особа, що заміщає його, має право під час складання акта не погодитися з результатами перевірки і в письмовій формі подати відповідні аргументовані зауваження (пояснення), які додаються до акту.

Штрафні санкції за порушення норм з регулювання обігу готівки викладені в Указі № 43. Контроль операцій на поточному рахунку ведється в такій послідовності: Розпочинаючи аудит обліку грошових коштів на поточному та інших рахунках у банку, слід розробити детальну програму аудиторської перевірки, яка повинна включати такі питання: установлення кількості поточних, валютних, розрахункових та інших рахунків в установах банку, відповідності господарських операцій, які відображаються на вказаних рахунках, чинному законодавству; перевірка повноти і своєчасності оприбуткування грошових коштів, що надійшли на рахунки підприємств, своєчасності перерахування податків до бюджету й обов'язкових платежів; перевірка правильності кореспонденції рахунків за банківськими операціями. [49] Під час проведення аудиту звертається увага на можливі випадки відкриття рахунку в банку тільки за наявності документа, що засвідчує їх реєстрацію як платежів соціальних внесків, та інших рахунків, включаючи валютні, позикові, депозитні, - у разі пред'явлення документа про повідомлення органів Фонду соціального страхування від нещасних випадків про намір відкрити відповідні рахунки, а також довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України, Причому копії цих документів мають бути засвідчені нотаріально або органом, що їх видав, фізичній особі - довідку про ідентифікаційний номер [25].

Вивчаючи банківські документи, визначають законність та обґрунтованість операцій і правильність віднесення витрат на відповідні рахунки. Трапляються випадки порушень, коли для приховування зловживань окремими бухгалтерськими працівниками і касирами здійснювалися заміни виписок банку іншими сфальсифікованими виписками чи виправлення відповідних сум. У таких випадках потрібно здійснити зустрічну перевірку документів і зіставити між собою взаємозв'язані господарські операції, відображені на рахунках обліку і виписках банку. При цьому вивчають порядкову нумерацію виписок банку і правильність перенесення підсумків та їх залишків в облікові регістри. Якщо у клієнта відсутні окремі виписки банку, то важливо отримати з банку завірені їх копії «Документи» додані до виписок, вивчають передусім на предмет їх законності.

Аудит наявності і руху грошових коштів на рахунках у банку починається з перевірки дотримання підприємством порядку відкриття рахунків в банку, передбаченого Інструкцією про порядок відкриття га використання рахунків в національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18.12.1998 р, № 527, При цьому аудитор використовує зустрічну перевірку, надсилаючи лист-запит банку, що обслуговує підприємство, з проханням підтвердити наявність відкритих для підприємства рахунків. Грошові кошти та залишки на банківських рахунках є ліквідними активами. Через свою ліквідність грошові кошти є найбільш вразливими з усіх активів підприємства, тому розтрати та крадіжки грошових коштів більш вірогідні, ніж інших активів.

Аудитор проводить дослідження виписок банку та одночасно вивчає документи підприємств-клієнтів, додані до виписок. При цьому необхідно перевірити порядкову нумерацію виписок банку, правильність перенесення підсумків і залишків в облікові реєстри, визначити чинність та обґрунтованість операцій і правильність віднесення витрат на відповідні бухгалтерські рахунки. Якщо у підприємства відсутні окремі виписки банку, то необхідно отримати з банку засвідчені копії. При перевірці залишку грошових коштів на банківському рахунку аудитор повинен врахувати можливість зловживань. Тому він повинен збільшити обсяг процедур перевірок грошових коштів в кінці звітного періоду, особливо, якщо система внутрішнього контролю неефективна. Суттєвим моментом перевірки залишку на рахунку грошових коштів є отримання письмового банківського підтвердження. Дані із банківського підтвердження повинні бути звірені з сумами у відповідній банківській виписці. Аналогічно і вся інша інформація із банківських виписок повинна бути перевірена. Якщо при перевірці аудитор виявить зловживання, вони повинні бути досліджені стосовно причин їх виникнення та сум. Серед процедур, завдяки яким можна викрити зловживання в сегменті грошових надходжень і витрат, ефективними є оглядова перевірка записів в Головній книзі по рахунках 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти” на нестандартні бухгалтерські проводки, звірка замовлень на реалізацію з наступними грошовими надходженнями, перевірка фактів і супровідної документації по безнадійних боргах, доходів від реалізації.

При проведенні аудиту досліджується використання раціональних форм розрахунків і чи забезпечують вони наближення моментів отримання покупцями матеріальних цінностей і здійснення платежу. [48] Важливо також здійснити перевірку товарності розрахункових документів, що передаються до оплати в банк. Дослідження розрахункових операцій є важливою складовою аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства і здійснюється в нерозривному зв'язку з іншими операціями (касовими, виробничими, кредитними операціями, операціями з інвестиційної діяльності підприємства). Це пояснюється тим, що більшість із вказаних операцій прямо або непрямо впливають на розрахункові взаємовідносини між підприємствами, що виникають в процесі діяльності, та внаслідок розрахунків на кінець періоду вони утворюють дебіторську або кредиторську заборгованість.

Облік касових операцій: Для приймання, зберігання і витрачання готівки підприємство має касу. Каса підприємства - це приміщення або місце проведення готівкових розрахунків, а також приймання, видавання, зберігання готівки, інших цінностей та касових документів. Порядок ведення касових операцій визначається Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженим постановою правління НБУ від 19.02.2001 за № 72 зі змінами та доповненнями [33]. Розмір сум, що можуть зберігатися в касі, обмежуються лімітом, що визначається банком за узгодженням з підприємством. Понад установлений ліміт готівки в касі може зберігатися в день виплати заробітної плати, включаючи день її одержання в банку. Порядок визначення ліміту залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 „Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України”, затвердженою постановою Правління НБУ від 19.02.2001р. [19]. Для встановлення ліміту каси підприємство подає в банк заяву-розрахунок, в якому визначає потребу в готівці. У разі неподання заяви-розрахунку банк встановлює ліміт каси самостійно. Якщо підприємство має відокремлені підрозділи, то визначений банком підприємству ліміт розподіляється між підрозділами за наказом керівника підприємства.

Визначений ліміт каси може переглядатись як зі сторони підприємства, так і зі сторони банку. Якщо підприємство має кілька рахунків у банках, то воно самостійно вибирає банк, в який подає заяву-розрахунок для визначення суми ліміту, копії якої після затвердження банком передає в усі відділення банків, в яких має відкриті рахунки. Усі готівкові кошти, що є в касі підприємства понад визначений ліміт, повинні здаватись у банк в терміни, визначені в заяві-розрахунку. Якщо ж ліміт каси не визначено, то всі кошти, що є в касі на кінець дня, обов'язково треба здавати на рахунок у банк. Документування касових операцій регламентується наказом Міністерства статистики України від 15.02.1996 за № 51 „Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій” [20]. Наказом визначено форми первинних документів з обліку касових операцій та порядок їх ведення. Усі підприємства залежно від виду діяльності та форми власності повинні використовувати такі документи для обліку касових операцій:

а) форма № КО-1 „Прибутковий касовий ордер”;

б) форма № КО-2 „Видатковий касовий ордер”;

в) форма № КО-3 „Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів”;

г) форма № КО-4 „Касова книга”.

Касир приймає готівку за прибутковими касовими ордерами, які заповнюються бухгалтером і реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, де їм присвоюються порядкові номери. Виписаний ордер підписується головним бухгалтером і передається касиру, який приймає гроші в касу. Касир перевіряє правильність заповнення ордера та приймає готівку в касу. У момент оприбуткування коштів він реєструє прибутковий касовий ордер у касовій книзі, вказуючи, від кого і за що прийняті гроші та суму надходження. Особі, що здала гроші, видається квитанція до прибуткового касового ордера з печаткою підприємства, завірена підписами головного бухгалтера та касира. [50]

Підставою для оприбуткування коштів, одержаних з банку, є грошовий чек (додатку Н), на основі якого також виписується прибутковий касовий ордер.

Видача готівки з каси здійснюється на підставі видаткових касових ордерів, які виписуються бухгалтером і попередньо реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. На додаток до ордера можуть оформлятись інші належно оформлені документи, за якими здійснюється видача готівки: платіжні відомості, розрахунково-платіжні відомості. На загальну суму виплачених за відомостями грошей складається видатковий касовий ордер. Після завершення операцій видачі коштів за відомостями він візується керівником та головним бухгалтером підприємства (або іншими уповноваженими особами). Якщо видача грошових коштів здійснюється на підставі видаткового касового ордера, то особа, яка їх отримує, повинна мати паспорт або документ, що його заміняє, і має внести реквізити з документа у спеціальний рядок видаткового касового ордера.

У момент здійснення операції видачі грошей ордер реєструється в касовій книзі. Гроші за касовими ордерами видаються й оприбутковуються лише в день їх заповнення.

Після здійснення операцій і реєстрації ордерів у касовій книзі касир ставить на документах, які додаються до видаткових ордерів, штамп „Оплачено” або робить на них напис уручну, щоб уникнути їх повторного використання.

Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів побудований таким чином, щоб за його даними можна було контролювати факти надходження та виплати грошей. Не маючи права заповнювати ордери, касир не зможе оприбуткувати надходження коштів або здійснити несанкціоновану видачу коштів на непередбачувані потреби.

До обов'язків касира входить заповнення касової книги.

Касова книга - документ бухгалтерського обліку визначеної форми та графлення, який використовується для обліку наявності та руху готівки в касі підприємства.

Кожне підприємство може мати тільки одну касову книгу. Аркуші книги нумеруються, шнуруються, їх кількість завіряється на останній сторінці підписами керівника та головного бухгалтера підприємства, а також круглою печаткою підприємства.

Записи в касовій книзі здійснюються кожного дня, в якому відбуваються операції руху готівки. Для записів на один день відводиться один аркуш. Аркуш касової книги заповнюється вручну у двох примірниках через копіювальний папір. Жодні виправлення та підчищення в касовій книзі не допускаються. У кінці дня, в якому відбувались операції руху готівки, касир виводить залишок коштів у касі. Другий примірник аркуша касової книги є відривним і називається звітом касира.

Звіт касира служить реєстром аналітичного обліку касових операцій. Після закінчення робочого дня він разом з доданими документами на одержання і видачу грошей передається в бухгалтерію. Передача звіту бухгалтеру здійснюється під розписку в касовій книзі. Після одержання звіту касира бухгалтерія робить перевірку всіх записів, зіставляє їх з журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, первинних документів. Перевіряється також правильність заповнення всіх реквізитів первинних документів, їх сум та підсумків, своєчасність їх занесення до звіту касира, здачі надлишку готівки в банк.

Відокремлені підрозділи підприємства ведуть касову книгу лише за умови, що вони здійснюють операції, пов'язані з необхідністю заповнення прибуткових та видаткових касових ордерів (виплати заробітної плати, сум на відрядження та господарські витрати).

Касову книгу можна вести в електронному форматі з додержанням форми, розміру, графлення та порядку заповнення, передбачених до її заповнення в паперовому вигляді. Вона повинна бути надрукована за вимогою контролюючих органів.

Готівкова виручка - сума фактично отриманої готівки від реалізації продукції, товарів, робіт, послуг, а також позареалізаційні надходження. Позареалізаційними вважаються надходження від іншої операційної, фінансової та інвестиційної діяльності (окрім виручки від реалізації, отриманої від основної операційної діяльності). Готівкова виручка повинна у повній сумі оприбутковуватись у момент надходження її в касу підприємства.

Здача готівки в банк оформляється об'явою на внесок готівкою. Цей документ складається з трьох частин: об'яви, що є підставою для зарахування внесених коштів на рахунок, квитанції, яка підтверджує внесення працівником підприємства коштів на рахунок, ордера, який додається до виписки банку як підстава зарахування коштів на рахунок.

Здача виручки інкасатору оформляється супровідною відомістю, яка складається в трьох примірниках. Перший примірник кладуть разом з грішми, другий - вручають інкасатору, третій - залишають у касі підприємства як підставу для видачі коштів. У цьому примірнику супровідної відомості інкасатор робить відмітку про час і кількість отриманих коштів для здачі в банк на рахунок підприємства.

Виплати коштів підприємствами здійснюються як за рахунок коштів, отриманих з банку, так і з отриманої готівкової виручки.

Отримання готівки з банку оформляється грошовим чеком. Бланки чеків, зброшуровані в чекові книжки (по 25 або 50 чеків), підприємство купує за поданою заявою в установі банку, в якій обслуговується. Чек заповнюється бухгалтером підприємства, завіряється підписами осіб, (підписи яких є на картці із зразками підписів в установі банку) та печаткою підприємства. У чеку вказується, для яких потреб і в яких сумах буде отримана готівка в банку та загальна сума її отримання. Разом з чеком заповнюється корінець до нього. Заповнений чек дається касиру чи працівнику бухгалтерії, що виконує його функції, для отримання готівки. Отримана в банку готівка оприбутковується на підставі прибуткового касового ордера. Повнота і своєчасність оприбуткування готівки в касу перевіряється головним бухгалтером, про що робиться відмітка у корінці грошового чека. Жодні виправлення в чеку, навіть обумовлені, не допускаються [21].

Видача готівки з каси здійснюється для виплати заробітної плати, для придбання товарів і послуг, для покриття витрат на відрядження, на інші цілі.

Видача коштів на заробітну плату здійснюється на підставі платіжних або розрахунково-платіжних відомостей у триденний термін з дня отримання коштів з банку (включаючи день отримання). Терміни виплати підприємством заробітної плати та авансу встановлюються підприємством і подаються у відділення банку. На загальну суму виплаченої працівникам заробітної плати складається видатковий касовий ордер. Якщо частина заробітної плати працівниками не отримана, то вона вважається депонованою і здається в банк. Списання депонованої заробітної плати з каси здійснюється також на підставі видаткового касового ордера.

Видача коштів на придбання товарів і послуг та на відрядження здійснюється в день отримання коштів у банку на підставі видаткових касових ордерів або платіжних відомостей. Про їх витрачання підзвітні особи повинні відзвітуватись:

а) за кошти, отримані для придбання товарів і послуг, не пізніше наступного дня після їх отримання в банку;

б) за кошти, отримані для відряджень, у триденний термін після повернення з відрядження.

Невикористаний залишок готівки повертається підзвітною особою в касу з оформленням прибуткового касового ордера та здається в банк на підставі об'яви на внесок готівкою.

Не дозволяється використовувати готівку, отриману за цільовим призначенням для інших потреб.

Облік наявності та руху готівкових грошових коштів ведеться на рахунку 30 „Каса”; він має такі субрахунки:

а) 301 „Каса в національній валюті”;

б) 302 „Каса в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 30 „Каса” відображається надходження грошових коштів у касу підприємства, за кредитом - виплата грошових коштів з каси підприємства.

Відображення операцій бухгалтерського обліку з руху грошових коштів в касі підприємства представлено в таблиці 1.

Інвентаризація каси проводиться з метою контролю наявності готівкових грошових коштів підприємства. При цьому виявляється відповідність залишків коштів та грошових документів з даними за записами касира. При проведенні інвентаризації каси касир складає касовий звіт за поточний день, додає до нього всі документи, які підтверджують оприбуткування та виплату коштів, надає розписку про те, що всі операції відповідним чином відображені в касовій книзі на підставі первинних документів, та надає для перевірки готівкові кошти та інші цінності, що зберігаються в касі. Інвентаризаційна комісія перераховує покупюрно грошові кошти та перевіряє наявність цінних паперів та бланків суворої звітності, які зберігаються в касі, та складає акт інвентаризації.

В акті вказується фактичний залишок готівки та залишок за даними касової книги.

Таблиця 1

Журнал господарських операцій по рахунку 301 „Каса в національній валюті”

При цьому звіряється правильність виведення та перенесення залишку на початок дня та використання касиром лише прибуткових та видаткових касових ордерів, складених бухгалтером та зареєстрованих у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Виявлені надлишки готівки оприбутковуються в касу, а недостачі утримуються з винної особи.

Облік грошових коштів на рахунках у банках: Згідно з порядком ведення касових операцій у народному господарстві України всі підприємства незалежно від форм власності і виду діяльності повинні зберігати вільні грошові кошти на рахунках у банку (за винятком сум, які дозволяється зберігати в касі підприємства).

За інструкцією про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління НБУ від 18.12.1998 № 527, банки за заявами підприємств відкривають їм поточні рахунки для зберігання грошових коштів та їх використання. Поточні рахунки відкриваються підприємствам, їхнім відокремленим підрозділам, підприємцям-фізичним особам, фізичним особам.

Підприємство має право самостійного вибору банку. Воно може відкрити потрібну для діяльності кількість поточних рахунків у національній та іноземній валютах. Поточні рахунки в іноземній валюті відкриваються для кожного виду валюти. Один з рахунків визначається підприємством як основний.

Поточні рахунки юридичним особам відкриваються за подання в банк таких документів:

а) заяви на відкриття рахунка за підписом керівника і головного бухгалтера (якщо посада головного бухгалтера передбачена штатним розкладом);

б) копії свідоцтва про державну реєстрацію підприємства в органах виконавчої влади;

в) копії довідки про прийняття до обліку в ДПА;

г) оригіналу та копії нотаріально завіреного статуту;

д) картки зі зразками підписів осіб, що мають право розпоряджання коштами на рахунку, завіреної печаткою підприємства;

е) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.

Картка із зразками підписів заповнюється в присутності працівника банку. У ній вказуються особи, що мають право розпоряджатись коштами на рахунках підприємства: керівник підприємства і головний бухгалтер або уповноважені ними особи. Право підпису документів, за якими здійснюється рух грошових коштів підприємства, може мати лише один його представник - як правило, керівник або власник. Картка завіряється печаткою підприємства і використовується операціоністом банку для звіряння ідентичності підписів (підпису) та печатки на первинних документах, які подаються його представником для перерахування коштів або отримання готівки.

Для надання позик банк відкриває клієнтам позикові рахунки за кожною позикою.

На підставі укладеного депозитного договору підприємство може перерахувати вільні кошти з поточного рахунка на депозитний рахунок. Після закінчення терміну угоди банк повертає кошти на поточний рахунок. Для розрахунків чеками з лімітованих чекових книжок відкривається спеціальний рахунок - рахунок лімітованої чекової книжки.

За заявою клієнта банком може відкриватись акредитивний рахунок-особливий рахунок, кошти якого використовуються для розрахунків з окремими постачальниками.

Через поточний рахунок в установі банку підприємство може здійснювати усі свої розрахункові операції. Проте залежно від тих чи інших умов домовленостей можна користуватися іншими рахунками, що взаємопов'язано з формами безготівкових розрахунків.

Безготівкові розрахунки здійснюються за такими формами розрахункових документів:

а) поточний рахунок - платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, інкасові доручення, векселі;

б) інші рахунки в банку - чеки, акредитиви.

Поточний рахунок є основним розрахунковим рахунком, через який здійснюється маса розрахункових операцій. Усі розрахункові операції на поточному рахунку оформлюються певними документами. Для будь-якого внесення готівки на поточний рахунок складається Оголошення на внесення готівки в банк.

Це документ, що містить у собі три складові: квитанцію, ордер, оголошення. У всіх трьох частинах мають бути однакові реквізити: дата, № рахунку, сума числом та словами, підстави внесення, через кого. Вносячи готівку, касир банку перераховує гроші, робить відмітку у всіх трьох документах і видає на руки вкладникові квитанцію, яка прикріплюється до касових документів на підприємстві як ствердний документ про здачу готівки з каси підприємства в банк.

Ордер через деякий час разом із витягом банку також видається на руки підприємству. Цей документ засвідчує, що вказана сума зарахована на поточний рахунок власника, у бухгалтерії підприємства його прикріплюють до банківських документів, а оголошення залишається в установі банку. Таким чином під час будь-якого внесення готівки на поточний рахунок складається один документ, у відповідній графі проставляється призначення та ім'я вкладника.

Інші надходження на поточний рахунок здійснюються за допомогою розрахунково-платіжних документів, що визначені самими формами розрахунків.

Платіжне доручення - розрахунково-платіжний документ, у якому власник рахунку доручає своїй установі банку перерахувати одержувачеві коштів указану суму.

Розрахунки платіжним дорученням - одна з найпоширеніших форм розрахунків, за допомогою якої підприємства сплачують суми за одержані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи, одержані послуги; проводять передоплати чи авансові платежі; сплачують податки та внески в позабюджетні фонди.

Таким чином, для складання платіжного доручення має бути документ, що засвідчує факт чи намір здійснення розрахункової операції, в якому є необхідні реквізити для складання платівки. На основі чітко заповненого платіжного доручення банк знімає відповідні суми з поточного рахунку та перераховує їх на рахунки отримувачів.

Платіжна вимога-доручення для платника коштів є тим самим платіжним дорученням. Верхню частину цього документа - вимогу складає постачальник, а покупець за погодження на цю операцію здійснює оплату.

Усі здійсненні на рахунку операції банк реєструє у виписці з до якої додаються виправдні документи про проведені операції. Банк подає копії первинних документів платників (другий примірник) з відміткою банку про дату перерахування коштів з рахунку.

Виписка є реєстром аналітичного обліку банківських операцій. У ній вказується: дата попереднього руху, залишок на рахунку на початок дня, надходження коштів за банківський день на рахунок клієнта, здійсненні ним виплати та залишок на кінець дня.

У випадку надходження коштів на рахунок підприємства до виписки додається реєстр документів, за якими кошти були зараховані на рахунок.

У реєстрі надаються копії платіжних доручень усіх платників, зроблені банком. Залишки та операції з руху коштів на рахунках у клієнта і банку повинні бути однаковими. Станом на 31 грудня поточного року клієнт здійснює підтвердження розміру залишку на відкритих рахунках у банку.

Облік інших коштів: До інших коштів відносяться грошові документи та кошти в дорозі. Етапи та порядок загального ведення обліку коштів на поточному рахунку представлено на рисунку 1.

До грошових документів підприємства відносяться поштові марки, марки гербового збору, сплачені проїзні документи, сплачені путівки до санаторіїв, будинків відпочинку. Грошові документи зберігаються в касі підприємства за вартістю придбання.

Про рух грошових документів касиром складається звіт. Кошти в дорозі - грошові суми, внесені юридичними або фізичними особами в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для дальшого їх зарахування на поточні рахунки підприємства.

Рис. 1 Порядок ведення обліку коштів на поточному рахунку

Облік грошових документів та коштів у дорозі ведеться на рахунках 33 „Інші кошти” має такі субрахунки:

а) 331 „Грошові документи в національній валюті”;

б) 332 „Грошові документи в іноземній валюті”;

в) 333 „Грошові кошти в дорозі в національній валюті”;

г) 334 „Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті”.

За дебетом рахунка 33 „Інші кошти” відображають надходження грошових документів у касу підприємства та коштів у дорозі, за кредитом - вибуття грошових документів та списання коштів у дорозі після зарахування їх на відповідні рахунки.