12

Содержание

• Практическое задание 1 3
• Практическое задание 2 5
• Тесты 10
• Список литературы 12

ЗАО «Сибирская кожгалантерея» - это одно из крупных и старейших предприятий в России, производящих кожаную галантерею и шорно-седельные изделия.

Проанализируем предприятие «Сибирская кожгалантерея» как систему. Внутренняя среда данного предприятия состоит из четырех основных подсистем:

1. финансовая подсистема;

2. производственная подсистема;

3. коммерческая подсистема;

4. кадровая подсистема.

Охарактеризуем подсистемы по виду основных элементов и их функций.

Финансовая подсистема предприятия состоит из следующих основных элементов:

· Экономический отдел. Функции отдела - планирование хозяйственной деятельности (себестоимости продукции, заработная плата и т.д.), выявление резервов повышения эффективности хозяйственной деятельности.

· Бухгалтерия. Функции отдела - сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах.

· Финансовый отдел. Функции отдела - планирование, регулирование, контроль за расходованием финансовых средств.

Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.

12

2. Виды используемой управленческой документации с разбивкой по системам: организационно-правовые документы, распорядительные документы, справочно-информационные документы, кадровые документы, деловая корреспонденция (укажите, исполь-зуются ли на исследуемом предприятии унифицированные формы, если используются, то какие).

На предприятии ЗАО «Кожгалантерея» используются унифицированные формы для справок, приказов и др.

3. Для документов каждой из систем приведите примеры реально существующих документов и укажите их назначение на исследуемом предприятии. Если при ознакомлении с реально существующими документами вами были выявлены ошибки в их оформлении или стиле написания - укажите их и приведите верное их написание (или составление).

К организационно-правовым документам ЗАО «Кожгалантерея» относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

4. Для трех любых документов вашего предприятия (желательно из различных систем документации) приведите схему движения этих документов с момента их создания до архивного хранения (опишите каждый этап), обязательно указав все необходимые реквизиты, появляющиеся на различных этапах.

Схема направления движения потоков входящих документов

5. Внесите ряд предложений по усовершенствованию документооборота на исследуемом предприятии в целом или в отдельных структурных подразделениях.

Для усовершенствования документооборота на предприятии ЗАО «Кожгалантерея» предлагаем:

Заранее определять потоки заданий с возможностью разветвления

Разработать пользовательские выходы для входа на рабочий узел и выхода с него, а также для обработки перегрузок

Изучить точки сбора для ожидания одного или более элементов перед продолжением обработки Списки задач, которые дают пользователям возможность работать одновременно с одного или от нескольких рабочих узлов.

Практическое задание 2

Составьте и оформите приказ о создании нового структурного подразделения в ОАО «Прогресс». Разработайте и оформите штатное расписание для вновь созданного структурного подразделения и должностную инструкцию одного из сотрудников этого подразделения.

ОАО «Прогресс»

ПРИКАЗ

01.03.2006 № 18

О создании нового структурного подразделения

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах РФ, утвержденной распоряжением правительства РФ от 24.06.1992 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов при правительстве РФ Пихоя П.Г., и ГОСТ Р 6.30-97 канцелярией завода создано новое структурное подразделение.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

Директор ОАО «Прогресс» Пыреев А.Ж.Пыреев

Визы согласования

ОАО «Прогресс» УТВЕРЖДАЮ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ штат в количестве 13 единиц

с месячным фондом заработной

01.01.2005 № 01 платы 250000 рублей

Заведующий МДОУ

аппарата организации Бойко А.М.Бойко

на 2005 год 01.01.2005

Печать

Заместитель руководителя Иванова Л.Ю. Иванова

Главный бухгалтер

Воронова А.М. Воронова

01.01.2005

Утверждаю

Руководитель

_______________________

__________ (__________)

"___"__________ ____ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ВОДИТЕЛЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция определяет обязанности и права водителя, работающего на служебном автомобиле в ОАО «Прогресс», именуемом далее "Фирма".

1.2. Под термином "Водитель" имеется в виду непосредственный штатный водитель фирмы или другой сотрудник, эксплуатирующий в служебных целях на постоянной или временной основе автомобиль фирмы или автомобиль, находящийся в распоряжении фирмы.

1.3. Настоящая Инструкция действует в отношении сотрудников, эксплуатирующих личные автомобили в служебных целях.

1.4. Водитель фирмы должен знать:

1.4.1. Правила дорожного движения, штрафные санкции за их нарушение.

1.4.2. Основные технические характеристики и общее устройство автомобиля, показания приборов и счетчиков, элементы управления (предназначение клавиш, кнопок, рукояток и т.д.).

1.4.3. Порядок установки и снятия систем сигнализации, характер и условия их срабатывания.

1.4.4. Правила содержания автомобиля, ухода за кузовом и салоном, поддержания их в чистоте и благоприятном для длительной эксплуатации состоянии (не мыть кузов на прямых солнечных лучах, горячей водой зимой, своевременно наносить защитные лосьоны, моющие жидкости и др.).

1.4.5. Сроки проведения очередного технического обслуживания, технического осмотра, проверки давления в шинах, износа шин, угла свободного хода рулевого колеса и т.п. согласно инструкции эксплуатации автомобиля.

2. ОБЯЗАННОСТИ ВОДИТЕЛЯ ФИРМЫ

2.1. Обеспечить корректное плавное профессиональное вождение автомобиля, максимально обеспечивающее сохранность жизни и здоровья пассажиров и технически исправное состояние самого автомобиля. Не применять без крайней необходимости звуковые сигналы и резкие обгоны впереди идущих автомобилей. Водитель обязан и может предвидеть любую дорожную обстановку; выбирать скорость движения и дистанцию, исключающие возникновение аварийной ситуации.

2.2. Не оставлять автомобиль без присмотра за пределами видимости на любой минимальный срок, дающий шанс угона автомобиля или кражи каких-либо вещей из салона. Парковать автомобиль лишь на охраняемых стоянках.

2.3. В обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона. Во время движения и стоянки все двери автомобиля должны быть блокированы. При выходе из автомобиля (посадке) необходимо убедиться в отсутствии потенциальной опасности.

2.4. Следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации (согласно инструкции по эксплуатации), своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр.

2.5. Содержать двигатель, кузов и салон автомобиля в чистоте, защищать их предназначенными для этого соответствующими средствами ухода за теми или иными поверхностями.

2.6. Строго выполнять все распоряжения руководителя фирмы и своего непосредственного начальника. Обеспечивать своевременную подачу автомобиля.

2.7. Сообщать своему непосредственному руководителю правдивую информацию о своем самочувствии.

2.8. Не употреблять перед или в процессе работы алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека.

2.9. Категорически не допускать случаев подвоза каких-либо пассажиров или грузов по собственному усмотрению, а также любых видов использования автомашины в личных целях без разрешения руководства. Всегда находиться на рабочем месте в автомобиле или в непосредственной близости от него.

2.10. Ежедневно вести путевые листы, отмечая маршруты следования, пройденный километраж, расход топлива. Штатные водители отмечают также количество отработанного времени.

2.11. Внимательно следить за окружающей дорожной обстановкой. Запоминать номера и приметы автомобилей в случае их длительного следования "на хвосте" автомобиля фирмы. Сообщать непосредственному начальнику все свои подозрения, касающиеся вопросов безопасности, вносить свои предложения по ее повышению.

2.12. Не допускать случаев занятия посторонними делами в рабочее время. Проявлять творческий подход к своим непосредственным обязанностям, стараться быть полезным фирме в ее текущей хозяйственной деятельности. Проявлять разумную конструктивную инициативу.

3. ПРАВА ВОДИТЕЛЯ ФИРМЫ

3.1. Требовать от пассажиров соблюдения норм поведения, чистоты, пристегиваться ремнем безопасности.

3.2. Вносить руководству предложения, направленные на повышение безопасности и безаварийности эксплуатации автомобиля, а также по любым другим вопросам, касающимся исполнения настоящей Инструкции.

4. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

4.1. Настоящая Должностная Инструкция сообщается водителю под расписку. Один экземпляр Инструкции хранится в личном деле работника.

С Инструкцией ознакомлен

и обязуюсь выполнять: ______________________________________

^{(подпись)}

Тесты

1. Видовой состав документов в Древней Руси складывался из грамот, царских указов. Хартией в Древней Руси называли бумагу.

2. Документ, в тексте которого отражается основная деятельность организации или подтверждаются сведения биографического или служебного характера, называется справка.

3. Реквизит «Место составления» для ЗАО «Тверской центр недвижимости» следует оформить так: Этот реквизит оформляется от границы левого поля.

4. Вы устроились на работу 8 апреля 2004 г. с испытательным сроком 1 месяц. Впервые вам могут предоставить очередной отпуск 8 октября 2004 г. Поясните расчет.

Очередной отпуск может быть предоставлен по истечении 6 месяцев, с учетом испытательного срока.

5. Документ составлен 28 ноября 2001 г. и имеет срок хранения 15 лет. Его можно уничтожить в 2017 г. Поясните расчет.

После истечения 15-ти лет документы можно уничтожить по согласованию с архивом.

Список литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ, 2002.

2. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. М.: Производств, 2003.

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Приор, 2002.

4. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство. М.: Инфра, 2000.

5. Павлюк Л.В., Кисилева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательский дом Герда, 2001.