Основи контрольно-аудиторського процесу в умовах автоматизованих систем обробки інформації

Основи контрольно-аудиторського процесу в умовах автоматизованих систем обробки інформації

Застосування обчислювальної техніки в обробці економічної інформації вносить істотні зміни до методики ревізії й аудиту фінансово-господарської діяльності підприємств. Ці особливості виявляються в створенні передумов для підвищення якості ревізії та аудиту, обґрунтованості та достовірності пропозицій за результатами ревізії та аудиту, спрямованих на поліпшення господарювання, запобігання втратам, нестачам і порушенням законодавства, а також у зниженні трудомісткості і скороченні часу на проведення їх.

Найважливішим завданням застосування сучасних ЕОМ у контролі є зниження витрат на придбання техніки, програмне забезпечення її роботи, наявність високої кваліфікації у програмістів. При цьому виникають труднощі із завантаженням ЕОМ, передаванням інформації по каналах зв'язку, що в кінцевому підсумку позначається на високій вартості машино-годин роботи ЕОМ. Все це зумовлює застосування в автоматизованих системах обробки інформації (АСОІ) міні- і мікро-ЕОМ (персональних ЕОМ), які порівняно з універсальними ЕОМ недорого коштують, не потребують великої площі для розміщення, прості і надійні в експлуатації, мало споживають електроенергії, дають змогу скоротити строки і трудомісткість розробки програмного забезпечення, зменшують потребу у створенні каналів зв'язку.

Персональні і мікро-ЕОМ агрегатуються з міні-ЕОМ, які мають великі обчислювальні можливості, розвинуту систему зовнішньої пам'яті і магнітні диски, що забезпечує створення обчислювальних машинних комплексів. У систему цих комплексів включають також автоматизовані робочі місця (АРМ).

АРМ аудитора дає змогу вирішити завдання, поставлені перед контролем і аудитом у регламентному і запитному режимах (у діалозі з користувачем), контролювати результати обчислень, здійснювати повторний розрахунок тощо.

Обробка даних алгоритмізована, характеризується багатократністю виконання розрахунків у реальному масштабі часу, потребою інформування працівника про хід обчислень для усунення можливих помилок і здійснення конкретних заходів щодо внесення змін у методику проведення ревізії й аудиту. При цьому діалоговий режим є основним у контрольно-аудиторському процесі з використанням ЕОМ.

Діалоговий режим дає змогу виключити ручну або пакетну систему обробки інформації відповідно до завдань ревізора та аудитора. В умовах АРМ аудитора складають технологічну схему, розраховану на ревізора, аудитора, які не мають досвіду роботи з обчислювальною технікою, тобто на непрофесійного користувача. Набір розрахунково-аналітичних методичних прийомів фінансово-господарського контролю й аудиту, які охоплюють усю різноманітність функціональних обчислень, повністю підлягає алгоритмізації.

Наявність у персональних ЕОМ засобів передавання інформації сприяє широкому застосуванню їх у обчислювальних системах - локальних обчислювальних мережах, що забезпечує обмін даними в реальному масштабі часу між АРМ різного призначення.

АРМ аудитора спеціалізується за функціональною ознакою і охоплює комплекс дослідження операцій з основними засобами, матеріальними цінностями, праці та заробітної плати, витрат виробництва, реалізації готової продукції, а також зведеного обліку і звітності, контролю й аудиту.

Технічне забезпечення АРМ аудитора включає, як правило, дворівневий обчислювальний комплекс. На верхньому рівні - ЕОМ із швидкодіючим процесором і великим обсягом оперативної і зовнішньої пам'яті - ведуча машина обробляє основний потік досліджуваної інформації, що надходить із мікро-ЕОМ нижчого рівня. На нижчому рівні знаходиться персональна або мікро-ЕОМ на робочому місці ревізора, аудитора, обладнана периферійним устаткуванням. До складу цього устаткування входять: процесор, дисплей, накопичувачі на магнітних дисках, дискетах, клавіатура, друкуючий пристрій і апаратура передавання даних для зв'язку з ведучою ЕОМ.

Схему локальної обчислювальної мережі з використанням мікро-ЕОМ для обліку і контролю подано на рис. 1. Кожну мікро-ЕОМ автоматизованого робочого місця підключають до ведучої мікро-ЕОМ. На основі мікро-ЕОМ організовують АРМ для складів підприємства, адміністрації, планового відділу, працівників апарату, бухгалтерів. АРМ для складів підприємства забезпечує обробку первинної інформації з обліку надходження і витрачання товарно-матеріальних цінностей, інвентаризації, а також формування відомостей аналітичного обліку переміщення і наявності матеріальних цінностей за кожною матеріальною відповідальною особою (бригади, складу).

Рис. 1. Схема локальної обчислювальної мережі мікро-ЕОМ АРМ підприємства

На АРМ адміністрації, планового відділу розв'язують завдання внутрішнього аудиту й управління товарними потоками, використовуючи при цьому машинограми оперативного обліку в запитному режимі.

АРМ аудитора використовується для діалогового режиму роботи користувача з персональною або міні-, мікро-ЕОМ через дисплей. Інформація без попереднього перенесення на машинний носій вводиться користувачем у дисплей клавішним пристроєм. Правильність введення даних контролюється програмне і візуально, тобто зчитуванням інформації на екрані дисплея. Потім первинна інформація надходить у ЕОМ, перетворюється відповідно до заданих програм і видається користувачу на екран дисплея. У цих випадках застосовується безпаперова технологія обробки економічної інформації.

За допомогою сучасних персональних, міні-, мікро-ЕОМ, відеотермінальних пристроїв здійснюється децентралізована обробка даних на АРМ відповідно до програми проведення ревізії, аудиту. В умовах децентралізованої обробки даних с можливість розв'язання окремих задач на АРМ аудитора І передавання результатів на ЕОМ більш високого рівня для складання зведених машинограм і використання їх у контрольно-аудиторському процесі. Такі процедури, як реєстрація, ведення, передавання даних, формування вихідних машинограм, які раніше виконувались окремо, тепер здійснюються на одному робочому місці. Аудитор при цьому є безпосереднім учасником процесу автоматизованої обробки інформації. Така організація роботи підвищує відповідальність аудитора за результати дослідження і дає змогу йому контролювати весь процес обробки даних, змінюючи при цьому значення параметрів.

Оперативна інформація користувачу для контролю господарських операцій (інвентаризація цінностей, перевірка списання природних втрат, виконання інших контрольно-аудиторських процедур) видається міні-, мікро-ЕОМ на АРМ аудитора відповідно до запиту згідно із заданими диспетчером програмами. Функціонально-структурну схему обробки економічної інформації персональною, міні-, мікро-ЕОМ н умовах АРМ аудитора подано на рис. 2.

Рис. 2. Структурна схема обробки економічної інформації персональної міні- і макро-ЕОМ в умовах АРМ аудитора, ревізора

З наведеної структурної схеми видно, що вхідна інформація, а також формуляр-запит аудитора при контролі господарської діяльності вводяться в систему інтегрованої обробки економічної інформації на персональній, міні- або мікро-ЕОМ через клавіатуру дисплея. Крім того, у систему обробки вводиться із машинних накопичувачів вхідна інформація на гнучких магнітних дисках, яка зберігається у базах даних із минулих звітних періодів, а також законодавча, нормативно-довідкова та ін. Таким чином, повністю автоматизується контроль договорів поставок сировини і матеріалів, формування собівартості продукції, робіт і послуг, виконання плану реалізації продукції та інших господарських операцій.

Перевірка господарських операцій, зафіксованих на машинних носіях обліково-економічної інформації, створює умови для підвищення аналітичності даних при виконанні контрольно-аудиторських процедур без додаткової трудомісткості. Крім того, створюється можливість перманентного проведення внутрішнього аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства. Цьому сприяє використання баз даних, сформованих засобами обчислювальної техніки.

Загальногалузевими керівними методичними вказівками про надання юридичної сили документам на магнітній стрічці і паперовому носії, що створюються засобами обчислювальної техніки, визначено умови використання їх на підприємствах і в організаціях, а також надання цим документам юридичної сили, що особливо важливо для проведення аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства.

Документ має юридичну силу, якщо він записаний на магнітній стрічці, виготовленій і розміченій відповідно до вимог державного стандарту, і закодований згідно із загальнодержавним класифікатором техніко-економічної інформації.

У документі мають бути такі реквізити: найменування організації, яка здійснює запис документа на магнітній стрічці; дата складання документа; місцезнаходження організації - створювача документа; код оператора, яким записано документ на магнітній стрічці. Виходячи із галузевої належності підприємств і організацій, міністерства і відомства можуть встановлювати також інші реквізити.

Документ на магнітному носії можна використовувати без перетворення у людино-читану (візуальну) форму на підприємствах для контролю господарських операцій, які застосовують в обробці економічної інформації електронну обчислювальну техніку. Підприємства зобов'язані вести облік, транспортувати і зберігати документи на магнітних носіях відповідно до встановлених міністерствами і відомствами порядку та умов, які забезпечують збереження даних, записаних на магнітному носії, і захист їх від несанкціонованого доступу.

Обов'язкові реквізити на магнітному носії можна розміщувати або позиційним способом, або за допомогою міток, які дають змогу однозначно ідентифікувати реквізити. Такі реквізити, як найменування і місцезнаходження організації, що створила документ на магнітному носії, зазначають нанесенням ідентифікованого коду за загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій, а також системою позначень об'єктів адміністративно-територіального поділу України.

Особливу увагу при проведенні аудиту приділяють правильності заповнення реквізиту "Код оператора, який записав документ на магнітному носії", щоб ідентифікацією можна було встановити конкретну особу, відповідальну за достовірність даних на магнітному носії. Належність коду конкретній особі реєструють у порядку, встановленому міністерством, відомством за підпорядкованістю АСОІ, а також створенням технічних умов, які виключають можливість викривлення коду.

Документ на магнітному носії записують на основі даних, зафіксованих у первинних документах, одержаних по каналах зв'язку від автоматично реєструючих пристроїв або у процесі автоматизованого розв'язання задач на ЕОМ.

Це потребує точного додержання встановленого технологічного режиму обробки даних та запису їх на магнітному носії, а також забезпечення юридичної сили первинних документів. Добуті дані по каналах зв'язку автоматично реєструючих пристроїв і записані в документах на магнітному носії мають юридичну силу за умови засвідчення ідентифікації і достовірності передавання інформації підписами осіб, відповідальних за справність обладнання і збереження даних.

Документи на магнітному носії створюють також на підставі даних, добутих у процесі автоматизованого розв'язання задач. Надання їм юридичної сили зумовлено достовірністю даних і відповідністю алгоритму перетворення даних способам обробки.

Первинна документація, яка використовується для обліку, контролю й аудиту господарської діяльності підприємств, перенесена в документ на магнітному носії, а також документи на ньому, створені засобами обчислювальної техніки, в тому числі замінені після внесення змін, зберігаються протягом строків, встановлених для цих документів міністерствами, відомствами, разом з державними архівними органами.

В окремих випадках для візуального контролю дозволяється перетворення у людино-читану форму документа, створеного на магнітному носії, а також проміжних даних, добутих у процесі створення цього документа. Так, щороку ЕОМ можуть видавати машинограми (відомості) обліку заробітної плати робітників і службовців, необхідні для оформлення пенсій, обліку трудового стажу тощо.

За оригінал документа на магнітному носії приймають перший за часом запис на ньому, зафіксований у встановленому порядку. До нього належать усі первинні документи, якими оформляють господарські операції на підприємстві. Автентичні (відповідні оригіналу) записи, зроблені у документі на магнітному носії пізніше за часом, називаються дублікатами.

Документи, переписані з оригіналів або дублікатів на інші носії (магнітні касети, диски) з повною аутентичністю, називаються копіями. Копії документа на магнітному носії, записані машинним способом на паперовий носій (людино-читані копії), мають юридичну силу за умови автентичності їх, а також додержання інших вимог до первинних документів, що фіксують господарські операції, у тому числі вказівку на те, що оригінал має форму документа на магнітному носії, завіреній штампом або печаткою, відповідні підписи працівників обчислювального центру, який видав людино-читану форму документа.

Застосування в обліку і контролі господарської діяльності підприємств документів на магнітних носіях пов'язано з частим внесенням змін у оригінал документа. Зміни треба вносити на основі спеціально складеного повідомлення, яке містить: найменування організації, яка створила оригінал документа на магнітному носії; зміст змін; посилання на підставу для змін; час внесення змін; відповідні підписи; штамп або печатку організації, яка створила оригінал документа на магнітному носії. Як правило, зміни, внесені у документи, що використовуються в обліку і контролі господарської діяльності, повинні підписуватися головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою.

Первинні документи-оригінали, автентичні із створеними на їх основі документами на магнітному носії, повинні бути вилучені із системи обліку господарської діяльності. Для того щоб уникнути повторного використання їх в обліку, на кожному документі ставлять штамп "Анульований", "Замінений документом на магнітному носії, інвентарний номер...". Для усунення трудомісткості штамп дозволяється ставити на титульному листі папки, пачки, в якій зброшуровані анульовані документи. Анульовані документи-оригінали знищують після закінчення строку архівного зберігання їх.

При проведенні аудиту необхідно особливо ретельно перевірити на підприємстві порядок погашення (анулювання) документів-оригіналів, перезаписаних на магнітному носії.

Практика показує, що погашення штампом анульованих документів треба доручати працівникам обчислювального центру, які здійснюють контроль випуску вихідних машинограм.

Машинограма має юридичну силу, якщо вона створена на паперовому носії в людино-читаній, друкованій формі засобами обчислювальної техніки відповідно до порядку, встановленого технологічним процесом обробки даних, відповідає стандарту на уніфіковані системи документації. Машинограми, що використовуються в обліку, контролі й аудиті господарської діяльності підприємств, повинні мати необхідні форми засвідчення - підписи працівників інформаційно-обчислювального центру, що контролюють достовірність випуску вихідної інформації, і працівників бухгалтерії - головного бухгалтера або уповноваженої особи. Обов'язковими реквізитами машинограми є найменування і місцезнаходження організації, яка створила машинограму (обчислювальна установка), дата створення (видавання машинограми).

Машинограми, які мають юридичну силу, використовуються також при плануванні діяльності підприємства, матеріально-технічному постачанні, оперативному управлінні, статистиці за умови додержання необхідної форми засвідчення - підписів осіб, відповідальних за достовірність наведених даних.

У тих випадках, коли в машинограму вносять виправлення, зроблені від руки, необхідно, щоб особа, яка вносить виправлення, зазначила підставу для зміни даних, дату, посаду і засвідчила правильність виправлень своїм підписом. Кожне виправлення машинограми перевіряють при проведенні ревізії, аудиту.

Галузевими керівними вказівками передбачені вимоги до технології складання машинограм. Суть цих вимог зводиться до контролю достовірності відображеної у них інформації. Технологічний порядок обробки даних та перетворення їх у машинограму має відповідати затвердженому проекту, де передбачено контроль правильності алгоритмів і програм обробки інформації засобами обчислювальної техніки. В окремих випадках для візуального контролю припускається перетворення в людино-читану форму проміжних даних, добутих у процесі виготовлення машинограм, із зазначенням прізвища (коду) особи, відповідальної за правильність виготовлення машинограм. Видавання проміжних даних особливо

важливе при проведенні ревізії, аудиту господарської діяльності, коли необхідно перевірити окремі конкретні господарські операції. Наприклад, нарахування заробітної плати окремим працівникам за певний період із відображеннях кожного документа, прийнятого до оплати; відпуск конкретного товару з оптової бази на підприємство роздрібної торгівлі тощо.

Належність коду конкретній особі, відповідальній за достовірність машинограм, реєструється інформаційно-обчислювальним центром.

Одночасно створюються технічні умови, які виключають можливість використання чужих кодів.

Машинограми складають інформаційно-обчислювальні центри на основі даних, зафіксованих у первинних документах, одержаних по каналах зв'язку від автоматичних реєструючих пристроїв, добутих у процесі автоматизованого розв'язання задач. При ревізії й аудиті особливу увагу приділяють достовірності та юридичній силі цих даних.

Машинограми і первинну документацію, на основі якої вони складені, після використання для обліку і контролю господарської діяльності підприємства зберігають протягом строків, встановлених для цих документів державними архівними органами. Обов'язок ревізії й аудиту - перевірити, як на підприємстві додержують цього порядку.

Обов'язкові реквізити машинограм друкують із використанням програмних та технічних засобів і розміщують відповідно до вимог стандарту на уніфіковані системи документації, а якщо їх немає - відповідно до вимог галузевих стандартів аналогічно виготовленим документам на магнітному носії і паперовому носії.

Використання документів на магнітному носії і машинограм на паперовому носії, створюваних засобами обчислювальної техніки, дає змогу автоматизувати ряд контрольно-аудиторських процедур, підвищити якість та оперативність контролю.

Отже, особливості методики аудиту фінансово-господарської діяльності підприємств в умовах АСОІ полягають у підвищенні наукового рівня їх застосуванням економіко-математичних методів і економічного аналізу за допомогою програмних засобів обчислювальної техніки при виконанні контрольно-аудиторських процедур. У процесі аудиту функції контролю удосконалюються в напрямі економічних досліджень фінансово-господарської діяльності підприємств з метою виявлення і використання наявних резервів, а розрахунково-аналітичні та інші рутинні операції виконуються автоматизованим способом за допомогою обчислювальної техніки.