Інформаційного забезпечення фінансово-господарського контролю й аудиту

іНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОГО КОНТРОЛЮ Й АУДИТУ

1. Зміст, завдання, класифікація інформаційного забезпечення фінансово-господарського контролю й аудиту

Інформація - це відомості про події, процеси, які відбуваються у господарській діяльності людей, природі, суспільстві. інформація є об'єктом збереження, передавання і перетворення для використання в будь-якій сфері людської діяльності. Розрізняють інформацію звукову, текстову, цифрову та ін.

Повідомлення - форма подання інформації. Кожна інформація має свої форми подання, які полягають у зміні будь-якої величини: висоти і частоти коливань звуку, інтервалу між імпульсами тощо. Ця змінна величина називається сигналом, тобто носієм інформації.

Завданням інформаційного забезпечення є інформування учасників контрольно-аудиторського процесу про стан підконтрольних об'єктів, функціонування їх і відповідності нормативно-правовим актам та законодавству у господарському механізмі підприємств. Крім того, інформаційне забезпечення є засобом комунікації аудиторів і ревізорів з питань, що стосуються їхньої професійної діяльності.

Рис. 1. Класифікація інформаційного забезпечення фінансово-господарського контролю й аудиту

Інформаційне забезпечення господарського механізму ускладнюється відповідно до зростання суспільного виробництва в умовах ринкових відносин та прискорення науково-технічного прогресу. Передусім збільшуються обсяги економічної інформації про діяльність підприємств, концернів, корпорацій, спільних підприємств, яка містить дані для дослідження ревізією й аудитом. Зростання обсягів інформації ускладнює організацію і методику проведення ревізії й аудиту фінансово-господарської діяльності.

Економічна інформація - це сукупність відомостей, які характеризують виробничу і фінансово-господарську діяльність.

Виходячи із завдань інформаційного забезпечення і ролі в контрольно-аудиторському процесі, в основу його класифікації покладено професійну інформаційну комунікацію, пізнавальність інформації та зміст інформаційного забезпечення (рис. 1).

Професійна інформаційна комунікація ґрунтується на контактах працівників, зайнятих у контрольно-аудиторському процесі.

Розрізняють такі види професійної інформаційної комунікації працівників контролю:

· робочу - між членами ревізійної бригади при здійсненні контрольних функцій;

· інформаційну пряму - дослідження інформації про стан підконтрольних об'єктів та поведінки їх у динамічних процесах виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств;

· інформаційну непряму - вивчення нормативно-правових актів, які регулюють поведінку підконтрольних об'єктів, методичних вказівок та інструкцій щодо виконання контрольно-аудиторських процедур, службове листування тощо;

· інформаційну опосередковану - вивчення даних про виробничу і фінансово-господарську діяльність підприємств однієї галузі та зіставлення їх із даними підконтрольного підприємства, спеціальної літератури, а також інформації радіо, телебачення і кіно.

В інформаційному контакті економісти-контролери, аудитори використовують принципи інформатики - науки, яка вивчає будову і загальні властивості інформації, закономірності її створення, перетворення, передавання і використання у різних сферах діяльності людини. Усі види інформації, зафіксованої на матеріальних носіях (папері, перфокартах, перфострічках, магнітних носіях та ін.), інформатика розглядає як документи, які розрізняють за змістом і особливостями узагальнення інформації.

Щодо фінансово-господарського контролю інформація - це сукупність будь-яких відомостей про стан і зміни об'єктів контролю або відповідності їх нормативно-правовим актам. Для цілей інформування дані про об'єкт контролю перетворюються в інформаційні сукупності, які характеризують відхилення цих об'єктів від параметрів, передбачених законодавством, плановими завданнями, договорами, інструкціями та положеннями, затвердженими державними і господарськими органами управління.

За ступенем пізнавальності інформацію у контрольно-аудиторському процесі поділяють на нову, яка відображує новизну запропонованого рішення або обґрунтовує причину недоліків, виявлених аудитом (наприклад, результати інвентаризації цінностей, факторного аналізу виконання плану виробництва і реалізації продукції, проведених аудитом), і релевантну, що раніше була у аналогах, тобто прототипі (звітності про виробничу і фінансово-господарську діяльність підконтрольного підприємства). Описання прототипу повинно стосуватися лише тієї частини підконтрольних об'єктів, у якій виявлено недоліки у функціонуванні їх, використанні або збереженні. Тому в акті ревізії чи аудиту висвітлення цих об'єктів на основі релевантної інформації має бути не стільки вичерпаним, скільки достатнім для доказу істини. Так, наприклад, немає потреби в акті ревізії чи аудиту описувати докладно результати виконання плану виробництва і реалізації всієї продукції підприємства за контрольований період, оскільки звітність щодо неї є в організації, яка призначила аудит. Слід висвітлити причини невиконання плану з окремих видів продукції на основі даних, які є у бухгалтерській звітності, встановити осіб, відповідальних за недоліки у діяльності підприємства. Таким чином, нова інформація, створена у процесі проведення ревізії й аудиту, та релевантна, яка є в планах економічного і соціального розвитку підприємства, бухгалтерській і статистичній звітності, однаковою мірою є об'єктом ревізії і використовується в контрольно-аудиторському процесі.

За змістом інформаційне забезпечення фінансово-господарського контролю й аудиту поділяють на законодавче, планове і нормативно-довідкове, договірне, технологічне, організаційно-управлінське і фактографічне.

Законодавче - сукупність законів, які регулюють суспільні відносини і окремі законотворчі стосунки. Законодавство - це діяльність вищих органів державної влади щодо видання законів. В Україні законодавство здійснюється винятково Верховною Радою України.

Законодавче забезпечення включає також законодавчі акти з питань громадського, трудового, кримінального й адміністративного права, які застосовуються у виробничій і фінансово-господарській діяльності контрольованого підприємства.

Окрему групу становлять нормативно-правові акти, які приймає виконавча влада на виконання чинного законодавства. До таких актів належать Укази Президента України, постанови і розпорядження уряду України з питань економічного і соціального розвитку держави.

Планове і нормативно-довідкове - сукупність інформації, яка є в планах економічного і соціального розвитку контрольованого підприємства; норми і нормативи витрачання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів; утворення фондів економічного стимулювання, цільових витрат та ін.; розміри платежів до державного бюджету, з соціального страхування та ін.

Планово-нормативні дані розробляють безпосередньо на контрольованому підприємстві в межах наданих йому прав Законом України про підприємства і затверджених норм і нормативів. Крім того, вони є в різних нормативних актах (інструкції, положення, методичні вказівки), які видаються державними і господарськими органами управління (Мінфіном, Держкомстатом України, банками, комітетами) з планування, обліку, звітності, контролю, статистики та ін.

Договірне - господарські угоди, контракти з суб'єктами підприємницької діяльності, складені контрольованим підприємством та затверджені в установленому порядку. До них належать договори на поставку сировини, товарів, реалізацію продукції тощо.

Технологічне - технічна документація з технології виробництва продукції, робіт і послуг, міжнародні та національні стандарти, технічні умови якості продукції, галузеві стандарти, проектно-технічна документація та інші, які використовуються на контрольованому підприємстві.

Організаційно-управлінське - складається із структури контрольованого підприємства, його юридично-правової, госпрозрахункової самостійності і організаційно-розпорядчих документів, затверджених вищестоящою організацією, а також накази, розпорядження, службове листування з питань виробничої і фінансово-господарської діяльності. Крім того, сюди відносять організаційно-розпорядчі документи, які видає керівництво ревізованого підприємства (штатний розклад, накази і розпорядження), службове листування з питань його діяльності.

Фактографічне - сукупність даних економічного характеру про факти (операції), які дійсно відбулися у виробничій і фінансово-господарській діяльності, відображені у первинних документах, облікових регістрах бухгалтерського, статистичного й оперативного обліку, а також у звітності про діяльність контрольованого підприємства, об'єднання.

Отже, класифікація інформаційного забезпечення спрямована на всебічне інформування працівників, зайнятих у контрольна-аудиторському процесі, про стан і зміни у функціонуванні об'єктів фінансово-господарського контролю й аудиту.

2. Кодування економічної інформації та використання її у контрольно-аудиторському процесі

Важливою передумовою раціональної організації автоматизованого банку даних для обробки обліково-економічної інформації на ЕОМ, яка використовується в контролі й аудиті, є класифікація і кодування системи облікових номенклатур. Не маючи такої системи, неможливо правильно вирішити питання стандартизації інформації, скорочення обсягів початкових даних, раціональної організації масивів.

Система класифікації -- це сукупність правил і результат розподілення заданої чисельності об'єктів на певні групи відповідно до встановлених ознак подібності або відмінності цих об'єктів.

Класифікація -- процес розподілу заданої множини об'єктів обліку згідно з прийнятою системою розподілу на класифікаційні групи. Наприклад, класифікатор-цінник товарно-матеріальних цінностей містить класифікаційні групи (клас, підклас, групи, підгрупи, види і різновиди).

Класифікатор є систематизованим зведенням найменувань класифікаційних груп та їхніх кодових позначень.

Система кодування -- сукупність правил, які визначають систему знаків і порядок використання їх до подання, передавання, обробки і збереження інформації. Процес привласнення кодового позначення об'єкта обліку називається кодуванням, а перетворення кодового позначення в початкову форму інформації -- декодуванням.

У системі кодування застосовують алфавіт коду -- знаки, які використовуються в системі кодування, і основу коду - кількість знаків у алфавіті коду.

У системі кодування обліково-економічної інформації використовуються цифрові, буквені і мішані (буквено-цифрові) знаки, які є алфавітами коду.

Код (кодове позначення) -- це позначення об'єкта обліку знаком або системою знаків за правилами, встановленими певною системою кодування. Довжину коду можна подати кількістю знаків у кодовому позначенні. Кожний із цих знаків визначає окрему позицію облікової номенклатури або інформаційної сукупності і є шифром довжини. Наприклад, у кодовому позначенні 44 112 (облік витрат обігу підприємств роздрібної торгівлі) п'ять шифрів: 44 -- рахунок "Витрати обігу"; 1 -- субрахунок "Витрати підприємств роздрібної торгівлі", 12 -- "Витрати на тару".

Систему кодування облікових номенклатур класифікують за різними ознаками.

За формою зображення розрізняють буквені, цифрові і мішані (буквено-цифрові) коди. Застосування їх зумовлене наявністю обчислювальної техніки, периферійного обладнання та інших технічних засобів для машинної обробки обліково-економічної інформації.

Залежно від значності коди поділяють на одно- і багатозначні.

За кількістю ознак, які об'єднуються одним кодом, коди бувають однозначні (прості) і багатозначні (складні).

За структурою побудови коди поділяють на порядкові, серійні, порозрядні, або децимальні, шахові (матричні), повторення і комбіновані (мішані), штрихові.

Порядковий код -- це порядкова нумерація позицій номенклатури, розташованих у наперед обумовленій послідовності. Порядкові коди прості і малозначні. Вони застосовуються при кодуванні стійких однозначних номенклатур, наприклад код підприємства одного об'єднання, код цехів підприємства. Проте ці коди не дають змогу розширити номенклатуру, оскільки в разі кількості ознак класифікації більше від двох ускладнюється групування позицій вищих розрядів.

Серійний код передбачає для кожної групи об'єктів обліку виділення певної серії номерів і виникнення нових об'єктів (кодування основних фондів -- будинки з 01 до 99, споруди від 100 до 200, передавальні пристрої від 201 до 300 та ін.),

Для двозначних номенклатур, де вищій ознаці відводиться серія номерів, усередині якої всі облікові номенклатури нижчої ознаки кодують по порядку, застосовується серійна система кодування, її перевага полягає у відносній малозначності коду, можливості поповнення новими кодами при розширенні номенклатури повідомлень певної групи, не порушуючи прийнятої класифікації і не збільшуючи значності. Серійні коди зручно використовувати при складних номенклатурах, які чітко групують, підлягають змінам і потребують одержання багатьох підсумків за різними ознаками. Недоліками серійних кодів є складність кодування багатозначних номенклатур, необхідність виділення незаповнених позицій.

Порозрядний, або децимальний, код застосовується для позначення складних номенклатур. При цьому кожній класифікаційній ознаці відводиться певне число розрядів, яке залежить від кількості предметів кодованої чисельності. Таким чином кодують товарно-матеріальні цінності.

Усі матеріали поділяють на класи, підкласи, групи, підгрупи і вироби. Для кодування великої кількості номенклатури цінностей потрібно для класу два знаки, для підкласу, групи, підгрупи і виду - по одному, для товару - чотири. Приклад побудови коду подано на рис. 2.

Порозрядну систему доцільно застосовувати для кодування великих багатозначних номенклатур: товарно-матеріальних цінностей, витрат на виробництво, постачальників та ін.

Шаховий (матричний) код застосовується здебільшого для позначення двозначних номенклатур. Одні ознаки розташовують стовпчиками, інші - по рядках, перетинання їх утворює код. Прикладом матричного коду може бути код причин і винуватців внутрішньозмінних простоїв устаткування на фабриці-кухні (табл. 1).

Рис. 2. Структура коду товару, побудованого за порядковою (децимальною) системою кодування

При кодуванні за системою повторення в коди позицій номенклатури включають цифрові і буквені позначення, що безпосередньо характеризують об'єкт (розмір, масу та ін.). Наприклад, за такою системою здійснюють кодування гвинтів. Якщо діаметр гвинта 10 мм, а довжина 50 мм, то код його буде 1050.

Таблиця 1 Кодування внутрішньо змінних простоїв устаткування при матричній побудові коду

Система повторення дуже проста, фактично вона використовує позначення понять, які застосовуються в практиці обліку і планування.

При комбінованій (мішаній) системі кодування здійснюється одночасно за кількома системами, наприклад розрядною і повторення, розрядною і серійною, її доцільно застосовувати для кодування багатоознакових номенклатур: якщо позиції однієї ознаки кодування - за розрядною системою, а іншої - за системою повторення. Так можна здійснювати кодування інструменту в ремонтних майстернях підприємств. Вищий розряд коду позначає вид інструменту (свердла, мітчики). Позиція виду інструменту, закодована за порядковою системою кодування, передбачає другий і третій знаки коду для розміру інструменту за діаметром і кодується за системою повторення.

Штриховий код - це послідовність темних та світлих смужок (ліній) різної ширини. інформацію несуть відносні розміри ширини світлих і темних смужок та поєднання їх. Застосовується кілька типів штрихових кодів, але основний принцип побудови їх однаковий - кожен продукт отримує свій код ідентифікації відповідно до правил кодування того чи іншого типу коду. Так, наприклад, найбільш поширений код Європейської системи кодування товарів ЕАN, що складається з тринадцяти знаків, може застосовуватися як у виробництві продукції, так і в оптовій та роздрібній торгівлі. Для маркетингової діяльності необхідний потоварний облік реалізації товарів у магазині роздрібної торгівлі. Це можливо лише за умов використання штрихового кодування товарів безпосередньо на підприємствах, що їх виготовляють, а також у торгових підприємствах. У торговому залі магазину обладнують вузли розрахунку із скануючими пристроями, які автоматично зчитують штриховий код товару, що реалізується, і передають у пам'ять мікро-ЕОМ для наступної обробки згідно з вимогами користувачів інформації. Штрихове кодування продукції (товарів) використовують також при внутрішньому і зовнішньому аудиті, ревізіях тощо.

Штрихове кодування товарів є економним і надійним способом запису та зберігання інформації про товари у формі, зручній для зчитування ЕОМ. При автоматичному зчитуванні штрихового коду за допомогою пристроїв сканування відпадає потреба в операторі. Швидкість зчитування кодів значно більша, ніж при підготовці та введенні їх оператором з клавіатури, а надійність штрихового коду дорівнює одній помилці на 10 тис. зчитаних символів.

Застосування штрихових кодів забезпечує в обліку і контролі товарів швидкість, надійність, гнучкість у пошуку та використанні інформації для маркетингу, аудиту, ревізії.

Класифікація і кодування облікових номенклатур використовуються у фінансово-господарському контролі та аудиті для інформаційного пошуку об'єктів, а також декодування їх в умовах функціонування АСОІ в процесі дослідження.

3. Фактографічна інформація та використання її у фінансово-господарському контролі й аудиті в умовах АСОІ

Фактографічна інформація - це описування фактів, згрупованих за певними системоутворюючими ознаками. До неї належить обліково-економічна і статистична інформація про діяльність підприємства, об'єднань, галузі, народного господарства в цілому. Попередньо її групують у системі господарського обліку за методами бухгалтерського обліку, які ґрунтуються на суцільному і безперервному документуванні господарських операцій і процесів, оцінки їх у вартісному вимірюванні та відображенні в системі рахунків і облікових регістрів подвійним записуванням, балансовим узагальненням і звітністю, калькулюванням продуктів праці (продукції, робіт, послуг). Метод бухгалтерського обліку дає змогу не тільки фіксувати факти господарської діяльності і створювати фактографічну інформацію, а й впливає через систему управління на удосконалення цієї діяльності.

Дані бухгалтерського обліку і звітності трансформуються в статистичній інформації, утворюючи якісно нову інформацію, яка узагальнюється у системі державної статистики.

Фактографічна інформація, відображена в системі бухгалтерського обліку, є основою досліджень фінансово-господарського контролю й аудиту з питань господарської діяльності підприємств, надання кредитів, інвестиційних вкладень, виконання народногосподарських програм тощо. Вона є основою доказів фактів господарських операцій і процесів, що створили конфліктні ситуації у правовідносинах між об'єктами і суб'єктами права.

Методика роботи з фактографічною інформацією підпорядкована основній меті контролю й аудиту - визначенню ефективності господарювання суб'єктів підприємницької діяльності, додержання ними законодавства, виконання зобов'язань перед державою і учасниками підприємницької діяльності, що ґрунтуються на достовірних даних, безперервних доказах істинності висновків і забезпечуються нормами права.

Дослідження фактографічної інформації підпорядковані основній меті контрольно-аудиторського процесу - виявленню і усуненню недоліків у господарській діяльності підприємств, розробці і впровадженню раціональних методів господарювання, що ґрунтуються на ринковій економіці.

Методика дослідження фактографічної інформації в контролі й аудиті включає такі процедури: вибір даних, перевірку достовірності їх, дослідження і використання у системі доказів.

Широке впровадження АСОІ на ЕОМ в народному господарстві створює необхідні передумови для використання фактографічної інформації, згрупованої в автоматизованих банках даних (АБД), у дослідженнях фінансово-господарського контролю й аудиту.

Автоматизовану обробку фактографічної інформації на ЕОМ відповідно до цілей і завдань контролю й аудиту подано на рис. 3.

Вибір даних - це вибір показників, які характеризують об'єкти контролю й аудиту, що відповідають завданням на проведення контролю й аудиту. До них належать показники обліку, приймання та використання матеріальних цінностей, коштів, виробництва і реалізації продукції, робіт і послуг, оплати праці тощо. Для пошуку, групування та перетворення інформації згідно із запитом користувача - ревізора, аудитора застосовується діалоговий режим спілкування з ЕОМ.

Перевірка достовірності початкових (первинних) даних різних рівнів узагальнення (виробнича одиниця, підприємство, об'єднання) включає оформлення первинних носіїв інформації, групування їх у певні інформаційні сукупності, що відображують господарські процеси.

Рис. 3. Структурна схема фактографічної АСОІ в контрольно-аудиторському процесі

Особлива увага приділяється вивченню вторинних даних, добутих у результаті обробки первинної інформації про процеси господарської діяльності на ЕОМ.

В економічних дослідженнях широко застосовується метод вторинного групування залежно від вимог і завдань досліджень. При цьому питання групування даних розглядається не як вузькотехнічне, а як питання економічної теорії в дослідженнях.

Практикою доведено, що в процесі економічних досліджень внаслідок неправильного вторинного групування статистика не відображає дійсних економічних явищ, а, навпаки, спотворює їх. Це однаковою мірою стосується фінансово-господарського контролю й аудиту. Якщо неправильно сформульовано постановку задачі, припущено помилок у визначенні інформаційних файлів або порушено іншу адресність даних (код матеріально відповідальних осіб, нумерацію складів, комор та ін.), то висновки контролю й аудиту будуть неправильними, можуть суперечити іншим доказам, які є в маркетингу, що потребує проведення додаткових контрольно-аудиторських процедур.

Таким чином, достовірність даних в АСОІ перевіряють за проектною документацією, програмою обробки і коригування первинної інформації на ЕОМ, створеної при розробці і впровадженні АСОІ. Особливу увагу приділяють зведеній інформації в машинограмах для користувача, поданих на дослідження ревізорам і аудиторам, зокрема додержанню кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку; доброякісності первинних документів; відповідності форм машинограм, затверджених у проекті на створення АСОІ; наявності підписів осіб, відповідальних за контроль достовірності даних, а на машинограмах обліку - підпису головного бухгалтера або осіб, які його замінюють.

Дослідження синтезованих даних, згрупованих у системі бухгалтерського обліку, бухгалтерській і статистичній звітності всіх рівнів узагальнення, дає змогу виявити зведені дані про відхилення фактичних показників господарської діяльності підприємств від чинного законодавства, а також збитки, перевитрати матеріальних і трудових ресурсів внаслідок здійснення господарських операцій. Синтезовані дані лише вказують напрям, у якому ревізору, аудитору необхідно поглибити дослідження. Так, перевіривши рівень витрат підприємства за період аудиту за даними синтетичного обліку на рахунку "Основне виробництво", можна встановити загальну тенденцію зниження або збільшення фактичних витрат проти нормативних за досліджуваний період. Поглиблення досліджень у процесі аудиту слід спрямувати на вивчення даних аналітичного обліку за окремими статтями номенклатури витрат, використовуючи для цього інформаційні масиви, які містяться в автоматизованому банку даних (АБД), а в разі потреби одержувати у порядку пошуку за запитами із зовнішніх пристроїв АСОІ дані про норми витрат, їхні види та ін.

Аналітичні дані про господарські операції досліджують на основі інформації, зафіксованої на первинних носіях (документах) і згрупованої в регістрах бухгалтерського обліку (оборотній відомості аналітичного обліку продукції на рахунку "Готова продукція"), а також систематизованої в АБД АСОІ. Так, дослідження дає змогу виявити необґрунтоване завищення цін на конкретні види продукції, невідповідність артикулам, державним стандартам та технічним умовам.

Застосовуючи методи фінансово-господарського контролю й аудиту, визначають фактори, які впливають на результатні показники, провадять кількісне і якісне вимірювання їх. Так, досліджуючи витрати обігу за статтями кошторису, перевіряють елементи витрат, включених до конкретної статті, за первинними документами. Потім виявляють причини перевитрат сировини, електроенергії, води, заробітної плати та ін. Особливу увагу приділяють перевірці непродуктивних витрат. При цьому використовується нормативно-довідкова (НДІ), планово-договірна і первинна інформація, яка зберігається в АБД і зовнішніх накопичувачах пам'яті ЕОМ.

Досліджуючи випуск продукції швейного виробництва, ревізор, аудитор можуть виявити не лише факти привласнення продукції клейма "Н" (новинка) з порушенням технічних умов випуску виробів, а й скласти аналітичні машинограми, які дадуть змогу обчислити, скільки випущено такої продукції (у кількісному і вартісному вимірюванні); на яку суму підприємство завищило доход; якою мірою це вплинуло на завищення заробітної плати працівникам; яку суму необхідно внести до державного бюджету від незаконно одержаного доходу. Ці розрахунки і складання необхідних машинограм автоматизованим способом за запитом аудитора може виконувати ЕОМ і видавати їх користувачу через алфавітно-цифровий друкуючий пристрій (АЦДП) або через дисплей у діалоговому режимі.

Фактографічну інформацію в системі доказів і обґрунтування результатів фінансово-господарського контролю й аудиту досліджують вторинним групуванням показників, добутих при вивченні синтетичних і аналітичних даних по кожному об'єкту за спеціальними програмами ЕОМ.

Отже, фактографічна інформація є основою групування висновків фінансово-господарського контролю й аудиту, а використання ЛСОІ підвищує її науковий рівень, сприяє розвитку маркетингу в умовах ринкових відносин.