Организация и информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

Министерство образования и науки Республики Казахстан

Многопрофильный Гуманитарно-Технический Университет

Реферат

по дисциплине: АФО на тему:

Выполнила: ст-ка гр. 3Ф-3

Пономаренко М.А.

Проверил: преподаватель

Ковальчук А.В.

Караганда - 2006

Содержание

1. Основы организации анализа хозяйственной деятельности

2. Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

3. Организационные формы и исполнители анализа хозяйственной деятельности предприятий

4. Планирование аналитической работы

5 Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности

6. Документальное оформление результатов анализа

7. Организация компьютерной обработки экономической информации

Список использованной литературы

1. Основы организации анализа хозяйственной деятельности

Повышение эффективности хозяйствования во многом зависит от обоснованности, своевременности и целесообразности принимаемых управленческих решений. Все это может быть достигнуто в процессе анализа. Однако только правильно организованная работа по аналитическому исследованию результатов хозяйствования может обеспечить его действенность и эффективность, основательно повлиять на ход хозяйственных процессов. Поэтому организация АХД на предприятии должна соответствовать ряду требований. Среди них нужно отметить научный характер анализа. Практически это означает, что он должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строится с учетом действия экономических законов в рамках конкретного предприятия, проводится использования научно обоснованных методик. Проведение анализа должно стать органической частью служебных обязанностей каждого специалиста, руководителя разных уровней хозяйства, обязанностью всех служащих, которые имеют отношения к принятию управленческих решений. Отсюда следует еще один важный принцип организации анализа - обоснованное распределение обязанностей по проведению АХД между отдельными исполнителями. От, того, на сколько целесообразно это распределение зависит не только полнота охвата объектов анализа, но и исключается возможность многократного (разными лицами) проведение одних и тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивать комплексность анализа.

Аналитическое исследование должно быть эффективным, это значит, что затраты на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. С этой целью кроме целесообразности организации, при его проведении должны широко использоваться передовые методики, средства, которые облегчают работу аналитика. Здесь в первую очередь имеются в виду рациональные методы сбора и сохранения, внедрение данных в практику АХД ПЭВМ и других технических средств, оргтехника.

Более тщательная организация АХД достигается путем унификации этой работы. Здесь имеется в виду создание таких методик, которые предвидели бы заполнение ограниченного числа специально разработанных таблиц. Они должны быть специфическими для каждого внутри хозяйственного подразделения и в совокупности давать комплексный рисунок результатов хозяйствования. Все показатели таблицы должны быть пригодными для сравнения, оценки, обобщения. Это создает направление для строго очерченного распределение обязанностей по проведению АХД, уменьшает затраты времени на анализ и в итоге способствует повышению его эффективности.

2. Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к анализу, имеет определяющую роль в обеспечение действенности АХД. Анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко используют техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных для АХД делятся на плановые, учётные и внеучётные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учётного характера это все данные, которые содержат документы, бухгалтерского, статистического и оперативного учёта, а также все виды отчётности, первичная учётная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учёту и отчётности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учётных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учёта, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углублённого изучения и осмысления взаимосвязей, выявление экономических закономерностей.

Оперативный учёт и отчётность способствует более оперативному по сравнению по статистикой или бухгалтерским учётом, обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Учётным документом, согласно нашей квалификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяют провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития предприятия.

К внеучётным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. Конкретно в их число входят следующие документы:

1.Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятия в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановление правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей хозяйства

2.Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3.Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятий в целом или отдельных её подотделов.

4.Материалы изучения передового опыта. Приобретённые из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т. д. .).

5.Техническая и технологическая документация.

6.Материалы социальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.д.).

7.Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это - аналитичность информации, её объективность, единство, оперативность, рациональность.

Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям АХД, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявление влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики, на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственными требованиями учёта или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.

Экономическая информация должна объективно отражать исследуемые явления и объекты. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными. Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учётного и вне учетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность ещё одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой её на ЭВМ.

И, наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть, требовать минимума затрат на сбор, хранение и использования данных. Вместе с тем, она должна максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных. Таким образом, информационная система АХД должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности АХД.

3. Организационные формы и исполнители анализа хозяйственной деятельности предприятий

Важным условием, от которого зависит действенность эффективность АХД, является планомерный характер его проведение. Только в том случае, когда аналитическое исследование каждого отдельного вопроса хозяйственной деятельности будет иметь определенный смысл, цель и место в системе изучения и управление предприятием, анализ может приобрести существенную ценность для практики хозяйствования. Поэтому на каждом предприятии вся работа по проведению анализа должна планироваться. На практике могут составлять следующие планы:

- Комплексный план аналитической работы предприятия

- Тематические планы.

Комплексный план обычно составляется на один год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучение каждого вопроса, субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступление каждого документа, его содержание.

При разработке плана обязательно должна учитываться периодичность изучение важных проблемных вопросов, преемственность анализа за отдельные периоды времени.

В комплексном плане также должны быть предусмотрены источники информации, которые могут использоваться при анализе, технические средства проведение анализа. Например, при выполнении исследований на ПЭВМ должна быть определена программа, по которой будет проводиться анализ. По результатам анализа разрабатывается предложения, направленные на улучшение результатов хозяйственной деятельности. Поэтому комплексный план должен предусматривать и организацию проведения контроля за выполнением этих мероприятий.

Кроме комплексного плана, в хозяйстве могут составляться и тематические. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.

Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализа в целом.

5. Подготовка и аналитическая обработка исходных данных в анализе хозяйственной деятельности

Ответственным этапом в АХД является подготовка информации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации. В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на Доброкачественность. Проверка проводится с двух сторон. Во первых, аналитик проверяет, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчёты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется правильность арифметических подсчётов, соответствие показателей, которые содержатся в плановой документации, утверждённым плановым заданиям. Аналитик должен обратить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведённые в разных таблицах и планах или отчётах и. д. Такая проверка носит технический характер. Во- вторых, проводится проверка вех привлечённых к анализу данных по существу.

В процессе её определяется, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком можно сформулировать так может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников. Анализ будет значительно менее трудоёмким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки её доброкачественности приводят в сопоставимый вид. При этом должны быть учтены следующие требования:

- единство объёмных, стоимостных, качественных, структурных факторов.

- единство промежутков или моментов времени, за которые были исчисленные показатели;

- сопоставимость исходных условий производства (технических, природных, климатических, и т. д.)

- единство методики исчисления и их состав.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учёте. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объём аналитических расчётов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчёты в рублях или тысячах рублей. Правда, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и другое. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, достаточно иметь их объёмы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину - он превратится в нуль. При этом упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных знака. При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку.

Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определённого уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспечённости техническими средствами проведения АХД. Ответственность за всё это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять её на всех участках производства.

6. Документальное оформление результатов анализа

Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов.

Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.

Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.

Содержание объяснительной записки должны быть достаточно полными. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, объяснительная записка должна содержать общие вопросы - экономический уровень хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформление особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.

Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятий и условий его деятельности.

Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного пакета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и предоставить в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность - вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное их количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.

Такой порядок оформление результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в отработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность по тому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использование его результатов.

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие этих данных за несколько лет позволяют рассмотреть результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа и разработанные на их основе мероприятия целесообразно обсуждать на собраниях коллектива предприятия и его подразделений. Практическую реализацию они получают после соответствующих постановлений собраний коллектива, приказов руководства производства или вышестоящих органов управления.

7. Организация компьютерной обработки экономической информации

Аналитическая обработка экономической информации очёнь трудоёмка сама по себе и требует большого объёма разнообразных вычислений. С переходом к рыночным отношениям потребность в аналитической информации значительно увеличивается. Это связано, прежде всего, c потребностью разработки и обоснования перспективных бизнес-планов предприятия, комплексной оценки эффективности краткосрочных и долгосрочных управленческих решений. В связи с этим автоматизация аналитических расчётов стала объективной необходимостью.

Вычислительные средства, которые имеют сейчас предприятия и организации, позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем.

- Во-первых, повышается продуктивность работы экономистов аналитиков. Они освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести постановку более сложных экономических задач.

- Во-вторых, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства.

- В-третьих, повышается оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.

Автоматизация аналитических расчетов и сам анализ хозяйственной деятельности поднялись на более высокий уровень с применением ПЭВМ, для которых характерна высокая производительность, надежность и простота эксплуатации, наличие развитого программного обеспечения, диалогового режима работы, низкая стоимость и др. На их базе создаются АРМ бухгалтера, экономиста, финансиста, аналитика и тд. ПЭВМ, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяет перейти к комплексной автоматизации АХД.

Список использованной литературы

1. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник.-2-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. (Серия «Среднее профессиональное образование»).

2. Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2003. - (Серия «Высшее образование»).

3. Ковалев В.В., Волкова О.Н. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. - М.:ПБОЮЛ Гриженко Е.М., 2000.