Оформление и ведение трудовой книжки

Трудовые книжки появились в нашей стране сразу после революции и имеют свою историю. В целях исполнения Конституции РСФСР 1918 гг .. был издан Декрет "О трудовых книжках для нетрудящихся". Это явилось первой попыткой упорядочить трудовые отношения. Трудовая книжка заменила документ, удостоверяющий личность для:

· лиц, живших на нетрудовой доход, поступления с имущества, проценты с капитала;

· лиц, трудившихся по найму;

· членов советов и правлений акционерных обществ, компаний и всякого рода товариществ и директоров этих обществ;

· частных торговцев, биржевых маклеров, торговых и коммерческих посредников;

· лиц свободных профессий, если они не выполняли общественно-полезную функцию;

· лиц, не имевших определенных занятий.

Местные Советы устанавливали сроки заполнения трудовых книжек - не реже одного раза в месяц, делали отметку в книжке о выполнении возложенных на них общественных работ и повинностей. В декабре 1918 гг .. это было закреплено в КЗоТе. Форма трудовой книжки была разработана Народным Комиссариатом Труда. Записи в трудовой книжке удостоверялись подписью владельца. При увольнении трудовая книжка оставалась у владельца.

Декрет ВЦИК "О введении трудовых книжек в городе Москве и Петрограде" от 25.06.1919 гг. устанавливал возраст трудящихся - с 16 лет. Постановлением Экономсовета при СНК СССР от 28 мая 1940 гг. №7 33 был утвержден вкладыш в трудовую книжку. Еще позднее, 9 июля 1958 гг. была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. В ней подробно регламентировался порядок заполнения, хранения, учета и выдачи работникам трудовых книжек. До 1970 гг. эта Инструкция пополнилась множеством изменений, дополнений, разъяснений и тп. В 1970 гг. принимаются Основы законодательства. Далее в области трудового законодательства происходит множество изменений.

В процессе использования трудовых книжек обнаружились некоторые пробелы в законодательстве, связанные с их заполнением, учетом и хранением. В целях дальнейшего улучшения порядка ведения трудовых книжек рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, а также повышения воспитательного значения трудовых книжек в деле укрепления трудовой дисциплины Совет Министров СССР и ВЦСПС в 06 сентября 1973 гг. приняли Постановление "О трудовых книжках рабочих и служащих".

20 июня 1974 гг. была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (постановление Госкомтруда СССР от 20.06.74 №1 62), изменения и дополнения происходили в 1985 г. (постановление Госкомтруда СССР от 02.08.85 №2 52), в 1987 г. (постановление Госкомтруда СССР от 31.03.87 №2 01), в 1990 гг. (постановление Госкомтруда СССР от 19.10.90 №4 12).

Трудовые книжки нового образца в России введены в действие с 01 января 2004 гг. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые книжки не подлежат. Следовательно, трудовые книжки нового образца будут выдаваться только тем работникам, которые впервые заключили трудовые договоры после 01 января 2004 гг.

2. Общие положения

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые (ст. 66 ТК РФ)., проработавшего в организации свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной (п. 3  Правил), те. . существуют два условия:

1. Данная организация является для работника основным местом работы, а не местом работы по совместительству.

2. Работник проработал в этой организации свыше пяти дней.

В случае если работник заключает не трудовой, а гражданско-правовой договор (договор подряда и т.п.), трудовая книжка на него не заводится, записи в трудовую книжку не производятся.

Трудовая книжка впервые заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. В книжку вносятся следующие сведения:

В трудовую книжку вносятся (п. 4  Правил):

· сведения о работнике;

· сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

· сведения о награждении за успехи в работе.

Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Следовательно, трудовая книжка отражает всю оплачиваемую трудовую деятельность работника и является основным документом о его трудовой деятельности. По трудовой книжке исчисляется общий, специальный и непрерывный стаж работника.

По желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой указывается его работа по совместительству и об ее окончании.

Имеющим трудовые книжки студентам, аспирантам и клиническим ординаторам учебное заведение (научное учреждение) вносит запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Период их работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при проведении научно-исследовательской хоздоговорной работы также вносится в трудовую книжку отдельной записью на основании соответствующей об этом справки.

Со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов в трудовую книжку по месту работы до занесения сведений о работе на данном производстве вносятся следующие записи отдельной строкой:

· о времени службы в армии, флоте, органах государственной безопасности в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органах и всех видах охраны (раздел II, пункт 21 Постановления);

· о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях, аспирантуре, в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров, если это ранее не было занесено;

· о времени обучения в ПТУ и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации и подготовке кадров.

Записи о причинах увольнения в трудовой книжке делаются в точном соответствии с формулировкой основания, указанной в ТК РФ.

При увольнении по собственному желанию по уважительным причинам в трудовой книжке увольнение записывается с указанием этих причин.

Дата увольнения указывается в соответствии с приказом об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы. В этот день работнику выдается трудовая книжка с внесенными в нее соответствующими записями об увольнении и другими, сделанными на данном производстве, заверенными печатью и подписью руководителя.

Никаких вычеркиваний и исправлений неточностей в трудовой книжке делать нельзя. Если есть такие неточности, то исправление производится отдельной строкой администрацией того производства, на котором сделана соответствующая неточная запись. При этом необходимо отметить, что порядок нумераций записей сохраняется и продолжается далее.

При восстановлении на работе незаконно уволенного, запись в трудовой книжке об увольнении не вычеркивается, а аннулируется следующей строкой, указывающей, что предшествующую строку об увольнении считать недействительной.

При потере трудовой книжки работник обязан немедленно заявить об этом администрации последнего места работы, которая не позднее 15 дней после получения такого заявления выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат".

Когда трудовая книжка не вмещает в себя вновь вносимые данные, тогда в нее вкладывается вкладыш, в котором продолжается нумерация записей, соответствующих трудовой книжке. На титульный лист вкладыша вносятся данные о его владельце, аналогично данным в титульном листе трудовой книжки. В остальном все требования, предъявляемые к трудовым книжкам, распространяются и на вкладыши к ним.

3. Ведение трудовых книжек

Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. При этом лицо, поступающее на работу, обязано представить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта, а уровень образования, профессия и специальность - на основании документов об образовании (аттестат, диплом, удостоверение, студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения и тп. .).

Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно недопустимо (п. 1.1 Инструкции). Согласно Инструкции (п. 2.3) дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, например 8 сентября 1963 гг.

Информация об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной. Работник кадровой службы пишет в правом нижнем углу титульного листа свою фамилию, в соответствии с паспортом разборчиво.

Работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной, администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа.

При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии - ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить" (п. 1.2 Инструкции).

Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т.п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы, и печатью организации или печатью отдела кадров. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии.

Оформление сведений о работе

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж и/или не прерывающей стаж работника.

Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т.п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу. Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В трудовой книжке обязательно должна быть дополнена характеристиками процедуры приема на работу.

4. Практика кадровых служб

Изменение в трудовой книжке с 2003 года. Нормативно-правовые и методические документы по ведению трудовой книжки с 01 января 2004 года

Понятие и основные положения о целях и порядке ведения трудовых книжек даны в ст. 6 ТК РФ.

Правительством РФ, Министерством труда РФ и Министерством финансов РФ приняты нормативно-правовые акты, подробно регламентирующие данный правовой институт:

· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 гг .. №2 25 (с изм. от 06.02.2004) (далее -- Правила);

· Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 гг .. №6 9 (далее -- Инструкция);

· Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 гг. №1 17н.

Дата введения в действие трудовых книжек нового образца, форма которых утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 гг. №2 25, -- 01 января 2004 гг. (п. 2  постановления №2 25).

В новом законодательстве о порядке ведения и хранения трудовых книжек прежние положения уточнены и дополнены в связи с принятием ТК РФ. Инструкция повторяет основные моменты Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, введенной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 гг .. №1 62 (указанное постановление ныне не действует). Это сделано в интересах работников кадровых служб, так как кардинальные изменения могли бы привести к многочисленным ошибкам при заполнении трудовых книжек.

Трудовые книжки старого образца надо заполнять по новым правилам. Это следует из того положения, что старые законодательные акты отменены и вступили в силу новые, а старые просто не будут официально тиражироваться.

Выдача на руки трудовой книжки

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 гг .. №2 25 (с изм. от 06.02.2004), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенные выписки из трудовой книжки в период работы в организации. .

В соответствии со ст. 6.2 ТК РФ при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. В ст. 7.7 ТК РФ определено, что днем увольнения работника является последний день его работы. Однако ТК РФ предусматривает и особые случаи, когда днем увольнения может быть не только последний день работы.

В соответствии с п. 35  Правил при выдаче трудовой книжки работнику все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника За исключением отсутствия работника либо его отказа от получения трудовой книжки на руки. п. 36 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». 16.04.2003 № 225. .

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику неполученный им за все время задержки заработок.

При внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день выдачи трудовой книжки на руки.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия (п. 36  Правил). Уведомление необходимо отослать в день увольнения заказным письмом или телеграммой Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (абз. 2 п. 36 Правил)..

В противном случае наступает материальная ответственность работодателя по ст. 234 ТК РФ за ущерб, причиненный работнику в результате незаконного лишения его возможности трудиться.

Согласие о пересылке по почте трудовой книжки должно быть дано работником в письменной форме. Телеграмма, заказное письмо являются доказательством просьбы работника переслать трудовую книжку по почте и должны быть подшиты к личному делу работника и заверены.

Если же работник отказывается получать трудовую книжку (например, если работник не согласен с увольнением за нарушение дисциплины и тп. .) необходимо составить письменный акт о таком отказе. Акт подписывают члены трудового коллектива -- незаинтересованные сослуживцы и обязательно члены профсоюза (если он есть в организации).

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п.37  Правил).

В случае выезда за границу на постоянное жительство трудовые книжки вывозу и пересылке не подлежат ст. 3 Закона СССР от 24 июня 1991 г. № 2261-I «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»., а сдаются в соответствующие организации или учреждение по последнему месту работы (службы) либо учета выезжающих граждан и лиц без гражданства. На основании сведений, содержащихся в трудовых книжках и других соответствующих документах, по просьбе заинтересованных лиц оформляются справки установленного образца о стаже трудовой деятельности.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в который регистрируются все трудовые книжки работников, должна храниться в сейфе вместе с трудовыми книжками, так как также является документом строго учета и отчетности.

До вступления в силу Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек в 2003 году многим кадровикам приходилось хранить у себя в сейфе вместе с трудовыми книжками работников чистые банки книжек и вкладышей, а также деньги, которые взимались с работников на приобретение новой книжки либо вкладыша в нее. При этом раз в месяц необходимо было отчитываться за эти денежные средства перед бухгалтерией. После вступления в силу новой Инструкции работа облегчилась, так как теперь ответственность за чистые бланки, а также за денежные средства полностью перекладывалась на работников бухгалтерии.

Заключение

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране, она отражает всю его оплачиваемую трудовую деятельность, всю его профессиональную биографию. На ее основе устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера; и тд. .

Словом, трудовая книжка повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

Однако сегодня далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, кадровые службы отсутствуют, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления, в том числе без использования бланка установленного образца. Допущение ошибок можно объяснить тем, что до недавнего времени работники кадровых служб имели небольшую возможность доступа к нововведениям в трудовом законодательстве.

С принятием Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования", новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.

Список литературы

1. Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10 октября 2003 гг. №6 9 (Зарегистрировано в Минюсте

11.11.2003 №5 219).

2. Постановление Правительства РФ 16.04.2003 №2 25 (ред. от 06.02.2004 №5 1) «О трудовых книжках» вместе с «правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №№1  97-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 09.05.2005).

4. ГусовК. Н. Комментарий к Трудовому кодексу РФ. М.: Проспект, 2008.

5. Государственные стандарты:

5.1. ГОСТ Р 51141-98 №2 8 от 27.02.1998 (введен 01.01.1999) Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

5.2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

6. АндрееваВ. И. Оформление и ведение трудовых книжек//  Справочник кадровика: №4 , 2002.

7. Варламова Я.Е. , Кошелев Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля / Я.Е. Варламова Е. Варламова, Е.А. Кошелева; Под ред. И.В. Журавлевой В. Журавлевой  . - М.: Профессиональное издательство, 2008.

8. О.В. Попова Выдача работодателем трудовой книжки и других документов работнику//// Справочник кадровика №1 2, 2004.

9. Толкунова В.Н., Гусов К.Н. Трудовое  право России. Учебное пособие. М.: 2001.