Распорядительная документация в органах управления

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие системы документации

1.1 Историческое развитие систем документации

1.2 Основные функции системы документации в России

1.3 Составление и оформление организационно-распорядительной документации

Глава 2. Системы распорядительной документации в ООО «Глобус и К»

2.1 Процедура издания распорядительных документов

2.2 Порядок оформления и составления распорядительных документов в ООО «Глобус и К»

Глава 3. Совершенствование системы распорядительной документации

3.1 Использование распорядительной документации в целях совершенствования организационной структуры предприятия

3.2 Стадии подготовки распорядительной документации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Тема «Распорядительная документация в органах управления» является актуальной в наше время в связи с тем, что вся управленческая деятельность тесно связана с документами, поскольку для принятия любого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой выступает документ.

Документ - объект труда в сфере управления.

Значение рациональной организации управленческого труда постоянно возрастает. Удельный вес затрат на операции с документами в общей загрузки рабочего времени для значительной части работников сферы управления (экономисты, бухгалтера, персонал-менеджеры, секретари, делопроизводители и т.д.) составляет 60-80% их бюджета. А такие операции как анализ, обработка содержащейся информации являются основным содержание их труда.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление управленческих документов. Беспорядок в хранении документов оборачивается риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. Неправильно оформленные документы или их отсутствие может послужить причиной штрафных санкций при проверках предприятия, проводимых аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами из других госорганов.

Правильная организация документационного обеспечения управления (ДОУ) влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления и повышает культуру управленческого труда. В правильной организации труда - залог сохранности и эффективного использования документов в будущем.

Достигается повышение производительности труда, прежде всего, путем внедрения средств механизации и автоматизации. Для этого необходимо выполнение двух условий:

-единообразие форм документов;

-единообразие их механической обработки.

Таким образом, не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для документоведа любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Целью и задачей работы является краткое изложение единых правил, норм, требований к составлению и оформлению основных видов организационно-распорядительной документации.

Объектом и предметом исследования является в первую очередь история развития систем документоведения, а также реквизиты, которые входят в оформления любого вида документа.

Выпускная работа базируется на действующих нормативных документах по документационному обеспечению управления, государственных стандартах, инструкциях по документационному обеспечению управления, должностных инструкциях работников делопроизводственных служб.

Глава 1. Понятие системы распорядительной документации

1.1 Историческое развитие систем распорядительной документации

Многие из классификационных схем документированной информации широко используются в практике работы с документами. В частности, семантические классификации применяются в библиотечно-библиографической деятельности, функциональные классификации - в управленческой сфере, классификации материальных носителей учитываются в архивном деле. При этом основе как научной, так и практической документной деятельности используется системный подход, непосредственно связанный с классификацией документов.

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нём информации -- массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы. Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим.

Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в России.

Количество таких систем весьма велико и многообразно, что не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации - обширной по объёму и разнообразной по своему составу, играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

В основе классификационных схем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков. Применительно к управленческой документации в России определение понятия «система документации» стандартизовано. Системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В самом общем виде всё многообразие систем документации можно разделить на два основных типа: функциональные и корпоративные (атрибутивные).

Наиболее долговечными и универсальными являются функциональные системы, поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени.

К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

-система организационно-распорядительной документации;

-система плановой документации;

-первичная учётная документация;

-отчётно-статистическая;

-документация по труду;

-система бухгалтерской документации;

-система финансовой и расчётно-денежной документации;

-система статистической и ведомственной отчётности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

-проектно-конструкторской документации,

-документации оперативного управления;

-медицинской;

-учебной и др. документации.

По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации.

Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определённой сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных.

В корпоративной системе документации может быть объединён ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как её подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчётно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определённый набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом.

Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам. Иначе говоря, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.

Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документного массива ещё в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные, гражданские, семейные отношения, т. е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От неё отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные, прежде всего те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления -- приказов и местных учреждений России.

В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления. Среди них была, в частности, возникшая в XVI - XVII веках система бухгалтерского учёта, представленная на первых порах учётными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т. д.

Тогда же появляется система статистического учёта, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчётность, а начиная со второй половины следующего столетия, -- материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчёты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.

Ещё в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Её подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т. п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчёты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчинённым лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и другие.

В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.

После прихода к власти большевиков в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Отдельные старые системы наполнились фактически новым содержанием (система организационно-распорядительной документации). Некоторые системы документации исчезли, к примеру, коммерческая система. Вместе с тем появились совершенно новые -- система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности социума, основой информационного обеспечения управления.

Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая оснащённость.

Развитие систем документации идёт в двух направлениях. Во-первых, происходит дальнейшая дифференциация системы общей документации, отделение и развитие новых самостоятельных систем документации. Их появление обусловлено новыми функциями государства и общества. Так, с переходом страны на рыночный путь развития в последние полтора десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.). Иначе говоря, чем более развито общество, тем больше может быть выделено классификационных группировок функциональному признаку.

Во-вторых, в условиях активного внедрения новых информационных технологий идёт процесс интеграции различных видов документации, относящихся к разным системам, их приспособление для комплексной обработки.

1.2 Основные функциональные системы документации в России

Система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования органов власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

-система организационной (или организационно-правовой) документации;

-система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

-устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

-положение об организации;

-штатное расписание;

-должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации - фиксирует результаты планирования деятельности учреждения.

Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расходов и некоторые др.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчинённую, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые др.

В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Система отчётной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определённый период времени. Основной вид документов этой системы -- отчёт. Достаточно широко используется также отчётный доклад.

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными документами, в её состав входят также учётные документы (личная карточка, личный листок по учёту кадров и др.). Но основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

-документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщённые гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и другое;

-документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.;

-документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

-служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к на значению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т. п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

-документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачётная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

-документация по присуждению учёных степеней и учёных званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т. д.);

-документация по прохождению воинской службы;

-документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д.

Система научно-исследовательской документации - возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам документов этой системы относятся:

-отчёты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;

-отчёты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

-программы научно-исследовательских работ;

-технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

-заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

-монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;

-депонированные рукописи;

-первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т. п.)

Система проектно-инструкторской документации.

Во всех группах технической документации значительный удельный вес занимают чертежи, имеющие, в свою очередь, множество разновидностей, обусловленных:

-характером изображаемого предмета (чертежи предметов промышленного производства, объектов капитального строительства);

-степенью подробности изображения (генеральные планы, габаритные чертежи, собственно чертежи);

-полнотой изображения (чертежи общего вида, чертежи сборочных единиц, чертежи деталей) и др. В конструкторской документации, к примеру, чертёж детали, наряду со спецификациями (содержат сведения о составе сборочной единицы, комплекса или комплекта), является основным видом документов.

Кроме того, существуют теоретические, монтажные, электромонтажные, упаковочные чертежи.

К важнейшим видам технических документов относятся также:

-схемы -- документы, в которых основные части изделий и связи между ними показаны в виде условных изображений или обозначений;

-технические условия (содержат требования к изделию, его изготовлению, контролю и т. п.);

-пояснительные записки (содержат описание устройства и принципа действия разрабатываемого изделия, обоснование принятых при его разработке технических и технико-экономических решений);

-расчёты (содержат расчёты параметров и величин для обоснования конструктивных решений);

-инструкции и др.

К числу технических документов относятся рисунки, позволяющие рельефно представить предмет, особенно в тех случаях, когда изделие оценивается не только с технической, но и с художественной стороны (рисунки обоев, ткани, упаковочных коробок, а также архитектуры домов и т. д.).

Технические описания -- содержат информацию об особенностях изделия, его основных характеристиках, назначении, устройстве, работе отдельных частей. К текстовым техническим документам относятся также пояснительные записки. В них приводятся сведения об устройстве и принципе работы изделия, даётся обоснование технических и технико-экономических решений.

К техническим описаниям и пояснительным запискам тесно примыкают паспорта изделий, расчёты, инструкции, схемы, графики и т.д.

Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Они содержат информацию не о самих предметах, изделиях и т. п., а о способах их изготовления, сборки, строительства, эксплуатации, ремонта, организации производственного процесса.

Основным технологическим документом является технологическая карта, содержащая подробную информацию обо всех производственных операциях, необходимых для изготовления изделия. Существует несколько разновидностей технологических карт:

-операционные (фиксируют одну производственную операцию);

-общие, или маршрутные (показывают последовательность всех операций по изготовлению изделия или детали);

-цикловые (содержат информацию о группе операций, которые выполняются одним работником или в одном цехе);

-карты типовых технологических процессов (содержат сведения о средствах технологического оснащения и материальных нормативах для изготовления группы деталей и сборочных единиц).

Технологические карты содержат информацию о названии проводимых операций, о схеме установки и обработки изделия, об используемом оборудовании и инструментах, о режиме работы, времени обработки, стоимости каждой операции.

На предприятиях с непрерывным производственным циклом (химических, нефтеперерабатывающих, целлюлозно-бумажных и т. п.) важнейшим технологическим документом являются заводские регламенты, содержащие сведения об основных физико-химических процессах, их обеспечении для получения конечного продукта.

В систему технологической документации входят также графики работ цехов и бригад; технические условия на обработку деталей, сборку конструкций, строительство объектов и выполнение других производственных задач; прикладное программное обеспечение автоматизированных технологических процессов.

К технологическим документам относится и эксплуатационная документация, регламентирующая порядок использования оборудования, содержащая правила техники безопасности и т. п.

Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств.

В эту систему входят:

-паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.;

-промышленные каталоги;

-прейскуранты (прайс-листы);

-рекламные чертежи, рисунки и т. д.

Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности.

В составе этой многочисленной группы документов выделяют:

-картографическую,

-инженерно-геологическую,

-топографо-геодезическую,

-почвенную,

-гидрологическую,

-аэросъемочную документацию.

К числу важнейших видов документов, входящих в эту систему, относятся карты, кадастры, аэрофотоснимки и др., имеющие, в свою очередь, многочисленные разновидности. В частности, карты (карта -- чертёж поверхности Земли, небесного тела или звёздного неба) могут быть общегеографическими и специальными (физико-географическими, социально-экономическими, историческими и т. п.). Они различаются по охвату территории, по масштабам, краскам и т. д. Кадастры (содержат инвентаризацию природных ресурсов) представлены земельными, водными, ветровыми разновидностями.

1.3 Составление и оформление организационно-распорядительной документации

Требования к оформлению реквизитов на поле углового штампа.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб России.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа «УТВЕРЖДАЮ»

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или другом языке в соответствии с законодательством России о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

-в органы государственной власти России;

-на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного расположенные на территории России.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и др., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, а также содержащих описание, оценку фактов или выводу используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа;

-от первого лица единственного числа;

-от третьего лица единственного числа.

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

В документах составленных комиссией указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности, ставятся буквы И.о.

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости - должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

-завершительную надпись «верно»;

-должность лица, заверившего копию;

-личную подпись;

-расшифровку подписи;

-дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнители включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнители располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Глава 2. Системы распорядительной документации в ооо «глобус и К»

2.1 процедура издания распорядительной документации

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений- включает следующие стадии:

- Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

- Сбор и анализ информации по вопросу.

- Подготовка проекта документа.

- Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

- Принятие решения (подписание документа).

- Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с раннее разработанным планом или программой),по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации- это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организации; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе- «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организаций, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательного оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем- решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей- это тираживание документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

2.2 Порядок оформления и составления распорядительных документов в ООО «Глобус и К»

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности. Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации - автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной, разделенных и постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях - «РЕШИЛ», которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организаций, действующим на основе единоличного принятия решений, целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организаций или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов организаций. В целом указания составляются аналогично приказам.

Общество с ограниченной ответственностью «Глобус и К» было основано в 2001 году. В ходе роста предприятие превратилось в полуоптовый супермаркет, основными принципами работы которого стали: широкий выбор, низкие цены и индивидуальный подход в обслуживании каждого клиента. Основным направлением деятельности ООО «Глобус и К» является оптово-розничная торговля компьютерной техникой, оргтехникой, офисным оборудованием, оборудование для широкоформатной печати, оборудование для хранения информации, систем безопасности и средств видеонаблюдения. ООО «Глобус и К» имеет свой расчетный счет, печать, юридический адрес, телефон и все реквизиты необходимые юридическому лицу.

Организационная структура предприятия представлена на рис. 1.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

- наименование документа;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки.

Учет товара на складе оптового предприятия ведет материально ответственное лицо. Складской учет ведется в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят новую карточку складского учета или отводят несколько страниц в товарной книге кладовщика. Товары, хранящиеся на складе должны быть снабжены товарным ярлыком.

При приемке товаров вместе с товаром поставщик обязан предоставить:

- накладную по форме, утвержденной Госкомстатом России;

- счет-фактуру для зачета НДС.

При осуществлении операций, связанных с приобретением товара, необходимо учитывать требования, установленные п. 2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли.

Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, который выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты. Поступившие в организацию счет-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и др. сопроводительные документы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования товаров. При закупке товара или приемке руководителю организаций необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.

При установлении несоответствия поступивших товаров ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика, то приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей.

Глава 3. Совершенствование системы распорядительной документации

3.1 Использование распорядительной документации в целях совершенствования организационной структуры предприятия

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, компетенции, структуры и других факторов ее руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Назначение и состав распорядительных документов. Основное назначение распорядительных документов -- регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения учреждения финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

-с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

-их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

-они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на следующие виды:

-правовые акты правительственного уровня -- акты, издаваемые Президентом России, Правительством России (Верховная Рада), органами исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

-правовые акты, действующие на уровне субъектов России-- республик, областей, автономных областей, а также их территориальных образований;

-правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Распорядительные документы, издаваемые органами исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.

Их можно разделить на акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан России; акты межведомственного характера и акты, регулирующие отношения органов исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Кабинета Министров России.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

-исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

-осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

-Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях, во-первых, коллегиальности, во-вторых, единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют правительство, представительные органы и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют министерства, администрации субъектов России и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации -- ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения, а при единоличном принятии решений -- приказы, распоряжения, указания.