По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 -- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 -- проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3 -- проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4 -- наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5 -- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

Процедура 2.1.1 -- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. -- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 -- проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определены:

Письмом Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен";

Письмом Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и Письмом Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) -- соответственно суточные и расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);

Письмо Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран";

Процедура 2.1.4 -- проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 -- проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются:

суточные в пределах норм, установленных законодательством;

расходы по найму жилья в пределах норм;

фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2 -- проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС разделяют по:

проезду к месту служебной командировки и обратно;

затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;

хранению багажа;

расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1 -- проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 -- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы -- это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Процедура 4.1.2 -- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 -- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 -- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере.

2.3 Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии.

2.4 Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию, аудитору следует помнить следующие ключевые моменты:

Предельные сроки командировки. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность, для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако, начиная с 61 дня нахождения работника в командировке, суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того чтобы командировка была правильно оформлена, необходимы документы:

внутренний приказ директора о направлении в командировку;

авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, предусмотренных, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с Положение по бухгалтерскому учету "Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

3. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами