Принципы составления распорядительных документов

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине:

«Основы документообеспечения управления»

на тему:

«Принципы составления распорядительных документов»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Документы предприятия

2 Подготовка и составление распорядительных документов

3 Оформление распорядительных документов

3.1 Приказ

3.2 Распоряжение

3.3 Решение

4 Регистрация и контроль за исполнением документов

5 Текущее хранение документов

Заключение

Список литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них - «делопроизводство» - возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов - «делопроизводство» и «дело» - закреплены ГОСТом Р 51141-98

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

По мнению специалистов - документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Основное внимание в работе уделяется подготовке и оформлению распорядительных документов, а также освоению методов написания управленческих документов в сочетании с другими навыками документирования.

1 ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти ЗАО «ИНТЕГРА» (рис.1). Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.

Рисунок 1 - Информационные связи: внутренние ( ) и внешние ( ) коммерческого предприятия

Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

распорядительные документы предприятия (приказы но основной деятельности, распоряжения, решения);

документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

- информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

2 ПОДГОТОВКА И СОСТАВЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания; кооперативные организации - решения; органы государственной власти и управления, общественные организации - постановления, решения.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующим законодательными правовым актам.

Можно выделить три основные стадии подготовки распорядительных документов:

- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

- согласование текста, его подписание (приказ, распоряжение, указание);

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Только собрав и изучив необходимые материалы, получив ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования документа.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. При наличии замечаний при визировании разработчик дорабатывает документ и повторяет процедуру согласования.

Согласованный документ передается руководителю организации на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.

3 ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Приказ

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решения, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций распорядительных документов различаются приказы по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:

«Об увеличении уставного капитала общества»

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер (см. приложение №1).

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, то есть во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий. Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. Каждый пункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

3.2 Распоряжение, указание

РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ - правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями, руководителями структурных подразделений) в целях разрешения оперативных вопросов деятельности предприятия. Как правило, имеют ограниченный срок действия, и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Данные документы составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что текст распоряжений имеет констатирующую и распорядительную части (см. Приложение №2).

3.3 Постановление, решение

ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ - правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных вопросов и задач, установления стабильных норм и правил.

Различают постановления и решения, в которых решаются организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, и постановления и решения, адресуемые для исполнения другими органами (см. Приложение №3).

В постановлениях и решениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Решения оформляются аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА…» или: «Совет директоров РЕШИЛ…»

Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.

4 РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «фикция факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

5 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.).

В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.

Например: «Приказы директора банка за 2000 г.»

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

Нормативные документы и методические материалы по составлению номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц.

Различают следующие стадии подготовки распорядительных документов:

- изучение существа вопроса;

- подготовка проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа.

Органы государственной власти и гос. управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою административную управленческую деятельность в распорядительных документах.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Стенюков М.В., «Справочник секретаря», М.: ПРИОР, 2000, 192 с.

2. Соколов В.С., «Документационное обеспечение управления», М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005, 176 с.

3. Раздорожный А.А., «Документирование управленческой деятельности», Учеб. пособие - М.:ИНФРА - М, 2007, 304 с.

4. Рогожин М.Ю. «Делопроизводство», М.: Индекс Медиа, 2007, 240 с.

5. www.5ballov.ru.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«РОССЫПЬ МЕХОВ»

ПРИКАЗ

«1» марта 2007 г. г. Уфа № 1

О проведении семинара-тренинга

С целью повышения квалификации продавцов-консультантов,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. 10-11 марта 2007г. организовать и провести семинар-тренинг с продавцами-консультантами. Начало занятий в 8-00 часов. Место проведения - салон №2 (ул. Ленина, 20).

2. Ответственным за организацию и проведение занятий назначить заведующую салона №2 Гарееву А.Р.

3. Руководителю салонов №1 и №2 Семеновой Д.Н., обеспечить явку продавцов-консультантов на занятия.

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заведующую салоном №2 Гарееву А.Р.

Директор личная подпись Рублев А.С.

С приказом ознакомлены:

Заведующая салоном личная подпись Гареева А.Р.

2 марта 2007 г.

Руководитель салонов личная подпись Семенова Д.Н.

2 марта 2007 г.



На оборотной стороне распоряжения размещаются реквизиты «визы согласования документа» и «отметка об исполнителе»

Заведующая салоном №2

личная подпись Гареева А.Р. Юристконсульт

30.04.2007 г.

личная подпись В.А. Кротова

30.04.2007 г.

Агашина П.И. 248-58-92

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРННОЕ ОБЩЕСТВО

«МАСТЕР»

«1» марта 2007 г. г. Уфа №2

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О проведении ремонтных работ

В связи с неудовлетворенной работой отопительной системы в зимний период 2006-2007 гг.

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные и профилактические работы водонагревательных и распределительных устройств отопительной системы в весенне-летний период 2007 г.

Ответственный - главный механик Волохов А.И., срок окончания работ 31.08.2007 г.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера ЗАО «МАСТЕР» Рудаева П.С.

Заместитель директора по АХР личная подпись Л.Д. Прохоров

С распоряжение ознакомлен:

Главный механик личная подпись А.И. Волохов

2 марта 2007г.

На оборотной стороне распоряжения размещаются реквизиты «визы согласования документа» и «отметка об исполнителе»

Главный инженер

личная подпись Рудаев П.С.

30.04.2007 г.

Агашина П.И. 248-58-92

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Участковая избирательная комиссия избирательного участка №100 по выборам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва

РЕШЕНИЕ

«1» марта 2007 года г.Уфа №3

Об избрании счетной комиссии

Для проведения тайного голосования по избиранию заместителя и секретаря участковой избирательной комиссии избирательного участка №100 по выборам депутатов Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации пятого созыва в соответствии с пунктом 8 статьи 28 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» участковая избирательная комиссия избирательного участка №100

РЕШИЛА:

Образовать счетную избирательную комиссию в количестве 3-х человек в составе:

1. Смирнова Алевтина Егоровна

2. Авдеева Лариса Михайловна

3. Иванова Ирина Семеновна

Председатель _____________ Карамушкина Е.Е.

(подпись) (инициалы, фамилия)

Секретарь _____________ Соколова М.Л.

(подпись) (инициалы, фамилия)