Документирование управленческой деятельности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ЧИТИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ЧитГУ)

Институт переподготовки и повышения квалификации

Контрольная работа

По теме: Документирование

управленческой деятельности

Вариант №5

Выполнил ст.гр. ЭУГСКр-08

Лупандин Семён Юрьевич

Проверила: Панина Т.Ю

Чита 2009г.

Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть, появилося возможность использовать сеть для перемещения документов.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Однако отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных.

1 Протоколы, его виды. Требования к составлению текста протокола. Регистрация и учет документов

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании»..

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества - коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола - это важнейший поисковый признак, он призван помогать быстро и с наименьшими затратами находить нужный документ.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста.

Текст протокола четко структурирован. Это означает, что независимо от вопросов, включенных в повестку дня заседания или совещания, хода их обсуждения, принимаемых решений текст документа будет состоять из определенных частей, расположенных в одинаковой последовательности. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя , инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель -Харченко В.И. Секретарь - Филимонов СБ.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акционерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части. протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.Каждый вопрос нумеруется и начинается с: предлога «о»(«об»}.Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы ... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Например:

1. СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ:

Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается. Старостин Е.В. - краткая запись выступления. Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.

1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное... до 15.05.97.

1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре выставку... к 11.05.97.

2. СЛУШАЛИ: . ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: ...

Подпись Подпись

В.А.Сидоров Е.М. Крылова

Председатель Секретарь

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Что касается документов, все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. Более подробно остановимся на регистрации и учете документов.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15

где

- 218 - порядковый регистрационный номер;

- 01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки. Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

- автор (корреспондент);

- название документа;

- дата документа;

- индекс документа;

- дата поступления документа (для входящих);

- индекс поступления документа (для входящих);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения;

- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);

номер дела.

В случае необходимости, состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

2 Составить проект приказа по личному составу (4 пункта)

Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений. Приказы по личному составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя, обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания.

Приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Это следующие формы: №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

Составим проект приказа по личному составу на примере ОАО«ППГХО» (Приаргунского Производственного Горно-Химического Объединения) по УГРУ (Урановому Горнорудному Управлению).

УРАНОВОЕ ГОРНОРУДНОЕ «ПРИАРГУНСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ

О наказании

27.09.2009 г. на Шахте 6 «Р» сотрудниками ОБЭП Краснокаменского РОВД предотвращено хищение горного оборудования и бурового инструмента: буров импортных - 10штук; командоконтроллера КС-304 - 1штука; колонок ЛКРу - 2 комплекта. Из объяснительной кладовщика Шахты 6 «Р» Носиковой Т.Н; начальника участка №1 Сафинкова Ф.М; начальника участка ВШТ Жимохина В.П., заместителя начальника Шахты 6 «Р» по ОВ Антипкина Г.М. установлено следующее:

1.Все ТМЦ хранились в гараже, а не на складе Шахты 6 «Р»,куда разгружались по устному распоряжению начальника Шахты 6 «Р» Тархуна В.В.,что является грубейшим нарушением учёта движения и использования ТМЦ.

2. Колонки ЛКРу и контроллер были введены в основные средства и списаны в производства, но в работу запущенны не были .

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За нарушение должностных обязанностей кладовщика Шахты 6 «Р» Носикову Т.Н, освободить от занимаемой должности, премию и ежемесячную надбавку за выслугу лет за сентябрь 2009 года не выплачивать.

2. За нарушение «Временного порядка отпуска и списания ТМЦ» заместителю начальника Шахты 6 «Р» по ОВ Антипкину Г.М. объявить выговор премию и ежемесячную надбавку за выслугу лет за март 2009 года не выплачивать.

2.1 Предупредить Антипкина Г.М. что в случаи повторения им выше указанного нарушения будет поставлен вопрос о соответствии с занимаемой должность.

3. За нарушение должностных обязанностей начальника участка ВШТ Шахты 6 «Р» Жимохина В.П освободить от занимаемой должности шахты .

3.1. Исполняющей обязанности начальника ОК УГРУ Маламальченко В.А. решить вопрос трудоустройства Жимохина В.П.

4. За нарушение должностных обязанностей начальника участка №1 Шахты 6 «Р» Сафинкова Ф.М, объявить выговор премию и ежемесячную надбавку за выслугу лет за сентябрь 2009 года не выплачивать.

4.1 Предупредить Сафинкова Ф.М что в случаи повторения им выше указанного нарушения будет поставлен вопрос о соответствии с занимаемой должность.

5.Данный приказ проработать на всех рудниках ,цехах и самостоятельных участках УГРУ.

6.Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника ОЗТ и СТО УГРУ Маслакова А.Н. начальника ОФ и БУ УГРУ Фадееву Л.В., и исполняющей обязанности начальника ОК УГРУ Маламальченко В.А.

Директор А.Ю.Димиденко

3 Составить письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности

ООО«Триника»Директору

Уважаемый Виктор Сергеевич!

С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к его выполнению. Изготовим бланки учёта и отчётности в установленный срок .

Товар будет поставляться в 3 квартале текущего года.

Количество экземпляров 10 000 (десять тысяч) штук

Цена составляет 10 000 (десять тысяч ) рублей.

Отгрузка заказа будет произведена, как только банк даст подтверждение об оплате.

С надеждой на совместный бизнес в будущем.

Подпись, имя, должность.

Заключение

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

Список использованных источников

1. Гавриленко В.Г. Делопроизводство / В.Г.Гавриленко , Делопроизводство Мн.: 1999. - 143 с.

2. Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства / В.Г. Гавриленко - Мн.: Право и экономика, 1998. - 92 с.

3. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии / Н.А. Лысенко ,Делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/д.: Март, 2002. - 271 с.

4. Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству / А.Н.Михальченко , Пособие по делопроизводству, М.:1993. - 330 с.

5. Москалев В.А. Современное делопроизводство / В.А. Маскалёв, Современное делопроизводство , М.: Инфра-М, 2000. - 214 с.

6. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция / - Мн.: БГЭУ, 2002. - 252 с.