ОБЛІКОВІ ПОТРЕБИ МАЛОГО ПІДПРИЄМСТВА

Ганна Веріга,

кандидат економічних наук, доцент кафедри обліку і аудиту ДонДУУ, сертифікований аудитор, сертифікований бухгалтер-практик (САР)

Мале підприємництво є суттєвим сектором економіки України, водночас це - особливий тип підприємницької діяльності. Увага держави до малого бізнесу проявилась у прийнятті законодавчих актів на його підтримку і розумінні ролі малих підприємств у якнайшвидшому виході України з економічної кризи та створенні сприятливих умов для розширення ринкових реформ у країні [2,5].

Облік на малому підприємстві регламентується документами [1,3,4], які є нормативною і методичною базою для фінансового і податкового обліку та звітності, обов'язкових для будь-яких підприємств. Різноманітність і великий обсяг облікових та звітних форм, у тому числі статистичних, часті зміни чинного законодавства, необхідність в універсальності знань створюють складні умови для роботи бухгалтерської служби, яка на малому підприємстві не перевищує двох-трьох осіб. Водночас вся ця облікова робота обслуговує потреби тільки зовнішніх користувачів, насамперед держави. Щодо інформаційних потреб власників, то на малому підприємстві, по-перше, їх коло обмежується двома-трьома особами, частіше фізичними, і, по-друге, вони, як правило, утворюють керівний склад свого підприємства. Ці особливості зумовлюють дуже високу поінформованість власників і без залучення офіційних звітних даних.

На наш погляд, мале підприємство має найбільші потреби в управлінському обліку, особливо у випадках розгалуженої структури [6]. Дані управлінського обліку здатні задовольнити всі інформаційні потреби внутрішніх користувачів: менеджерів центрів відповідальності, керівників-власників.

Управлінський облік сприяє ефективному менеджменту, але він ніяк не регламентований, тому мале підприємство мусить саме опікуватися його організацією, методикою, а також розробляти внутрішні облікові та інформаційні регістри. Враховуючи обмежений штат обліковців малого підприємства і не завжди достатній їх досвід у методичній та організаційній роботі, можна припустити, що ця задача буде складною для самостійного розв'язання. Тому вельми необхідним є вивчення і розповсюдження вже створених на вітчизняних малих підприємствах ефективних систем управлінського обліку, що і є метою цієї статті.

Для забезпечення ефективності управлінського обліку на малому підприємстві його внутрішньогосподарська облікова політика повинна мати наступні необхідні складові:

– узгодження з фінансовим і податковим обліком;

– узгодженість дій бухгалтерії, менеджерів і власників;

– вибір початку фінансового року (він може не співпадати з календарним);

– вибір інформаційного періоду (не більше одного місяця, початок якого може не співпадати з календарним);

– складання кошторису на рівні підприємства і по центрах відповідальності; вибір бази розподілу загальногосподарських витрат;

– бухгалтерський облік доходів, витрат і фінансових результатів по центрах відповідальності;

– вибір та розробка форм облікових, а також інформаційних регістрів.

Запропонована у статті схема управлінського обліку впроваджена і ефективно використовується на малому підприємстві ТОВ “ЦНИБО”. Це підприємство, засноване в 1992 році, має двох власників (фізичні особи, керівники фірми), працює за єдиним податком 10% (це суттєво спрощує і робить прозорим податковий облік, а також зменшує податкове навантаження), надає освітні послуги, має три структурних підрозділи: бухгалтерські курси, комп'ютерну школу і школу офіс-менеджерів. Матеріальна база і приміщення для занять орендуються. Тривалість курсів - від одного до трьох місяців, програми адаптовані для різного початкового рівня, групи малі, що забезпечує індивідуальний підхід до кожного і високу якість послуг, після закінчення навчання видається сертифікат з повним переліком і кількістю годин вивчених дисциплін. Так, наприклад, у школі офіс-менеджерів викладається 15 дисциплін обсягом від 4 до 104 годин кожна, серед яких етика і психологія ділового спілкування, комп'ютерна підготовка, у т.ч. телекомунікаційний зв'язок, діловодство, організація роботи приймальні офісу, історія мистецтва, ділова іноземна мова, сервірування стола в офісі, косметологія, культура мови, імідж ділової жінки (зазвичай на курсах навчаються саме жінки, більшість з них має вищу освіту), основи менеджменту і трудового права, дипломатичний протокол, оргтехніка. Викладання здійснюється фахівцями вищих навчальних закладів. Школа має дуже високу репутацію, і її випускники користуються стійким попитом.

Фінансовий рік у ТОВ „ЦНИБО” починається 1 вересня (початок навчального року). Інформаційний період складає один місяць, який починається 21 числа календарного місяця. Такий вибір інформаційного періоду пов'язаний із закінченням 20-го числа поточного місяця всіх розрахунків підприємства за місяць минулий. Саме тому інформація, яка формується станом на 20-те число, є більш реальною для менеджменту, оскільки вона дає уявлення про дійсно вільні ресурси, які можуть бути задіяні у майбутніх періодах. Якщо ж спиратися на дані, які традиційно формуються в обліку на перше число місяця, вони перекручують реальну картину з точки зору менеджера, тому що частина ресурсів, яка є в його розпорядженні на цю дату, буде відволікатися на покриття нормальної заборгованості минулого періоду з заробітної плати, послуг тощо. Окрім того, менеджер підрозділу має чітко знати, яка частина ресурсів буде в його розпорядженні, а яка піде на сплату податків, загальні потреби підприємства, відійде у фонд адміністрації. Відрахування на загальні потреби узгоджуються і розподіляються між підрозділами на початку року. Відрахування у фонд адміністрації узгоджуються між адміністрацією і менеджерами підрозділів також на початку року як відсоток від чистих надходжень від замовників (за винятком єдиного податку).

Спрямування управлінського обліку на обслуговування потреб менеджменту потребує чіткого налагодження оперативної інформації про наявність і використання ресурсів, про надходження і витрати. Інформація, яка формується за правилами фінансового обліку, регламентованими стандартами, цю задачу не розв'язує. Окрім того, менеджер дуже часто не володіє достатніми знаннями з фінансового обліку. У ТОВ „ЦНИБО” розроблена і успішно використовується менеджерами підрозділів система інформаційних таблиць.

З усіх ресурсів менеджмент ТОВ „ЦНИБО” перш за все цікавлять грошові, що зумовлено видом діяльності підприємства - наданням послуг. Менеджеру необхідно весь час знати, якою кількістю грошей він може розпоряджатися, що в умовах самофінансування життєво необхідно. Реальні витрати і надходження постійно зіставляються з кошторисом. Кошторис витрат складається на початку фінансового року і безпосередньо використовується для формування цінової політики і розрахунку кількісного складу навчальних груп.

Основна інформація про рух грошових потоків зведена в табл. 1.

Таблиця 1 - Грошові потоки ТОВ „ЦНИБО” за 21 грудня 2005 року - 20 січня 2006 року

Менеджер кожного структурного підрозділу особисто отримує 21-го числа кожного місяця подібну таблицю, а також додатково розшифровку рядків 2 і 3. Таким чином, кожен менеджер має розгорнуту інформацію про результати діяльності свого і всіх інших підрозділів, формування і використання резервів, має змогу ефективно управляти витратами. Найбільш суттєвими для кожного менеджера є дані рядка 9, а не рядка 6, бо саме цими грошима він може оперативно управляти.

На підприємстві створюються резерви двох типів: обов'язковий і ініціативні. Обов'язковий резерв формується у розмірі 5% чистих (за винятком єдиного податку) надходжень від замовників, знаходиться у повному розпорядженні керівників (вони ж - власники) і використовується на їх розсуд. Резерви підрозділів формуються за ініціативою їх менеджерів і призначені, головним чином, для заощадження коштів на цільові виплати, наприклад, оплату відпусток, які надаються всім працівникам підприємства одночасно.

Інформація за рядками 2, 3 і 5 розкривається в додаткових таблицях. Так, грошові надходження від замовників послуг (рядок 2.1 табл. 1) розшифровуються у наступній таблиці.

Таблиця 2 - Розшифровка рядка 2.1 грошових потоків ТОВ „ЦНИБО” за 21.12.05-20.01.06

У зв'язку з тим, що обраний інформаційний період ( з 21 числа минулого місяця до 20 числа поточного) не співпадає з календарним, усі надходження доцільно розподіляти на два місяці для зручності співставлення з даними фінансового обліку.

Рядок 2.2 грошових потоків розшифровки не потребує, бо відсотки за користування коштами підприємства банк нараховує щомісячно одноразово.

Рядок 2.3 розшифровується за потребою.

Платежі, безготівкові та з каси підприємства, які здійснюються впродовж інформаційного періоду і пов'язані з його господарською діяльністю, розшифровуються за окремою таблицею.

Таблиця 3 - Розшифровка рядка 3.1 грошових потоків ТОВ „ЦНИБО” за 21.12.05-20.01.06 (сплачено з каси та поточного рахунку)

Розподіл витрат на два періоди за місяцями знову ж таки робиться для співставлення з даними фінансового обліку. Розподіл накладних і загальногосподарських витрат за центрами відповідальності (навчальними підрозділами підприємства) відбувається згідно з кошторисом, який затверджується на початку і діє впродовж фінансового року. Затвердженню кошторису передує його обговорення за участю менеджерів кожного підрозділу і вибір бази розподілу. За базу розподілу зазвичай береться обсяг виручки від реалізації за минулий рік. Досить об'єктивними, на наш погляд, також є показники: загальна вартість навчальної години, загальний обсяг навчальних годин, прямі витрати по підрозділах, загальні витрати по підрозділах. До витрат, які розподіляються згідно з кошторисом по підрозділах, відносять витрати на: оплату праці адміністрації і загального персоналу підприємства; оплату банківських, орендних, телефонних та інших послуг; загальногосподарські потреби; канцтовари та ін.

Розподіл загальних витрат між підрозділами є дуже важливим і складним процесом при складанні кошторису, і остаточний вибір бази може бути здійснено комплексним використанням кількох методів і обов'язково узгоджується між керівниками-власниками, менеджерами центрів відповідальності і головним бухгалтером підприємства.

Деякі платежі з табл. 3 потребують окремої розшифровки, якщо їх не можна чітко розподілити між підрозділами у процентному відношенні заздалегідь. Так, наприклад, нарахування страхових внесків пенсійному фонду треба розподіляти окремим розрахунком, бо структура заробітної плати постійно змінюється, слід також ураховувати наявність пільгових категорій робітників.

Таблиця 4 - Розподіл нарахувань пенсійному фонду на заробітну плату за грудень 2005 р.

Окремого розрахунку потребують такі змінні витрати, як єдиний податок, який розподіляється між підрозділами відповідно до фактичних надходжень; банківські послуги, які стягуються банком за кожен платіж і тому можуть бути персоніфіковані, та інші.

Висновок

Необхідність додаткових розрахунків з метою розподілу витрат за центрами відповідальності, звичайно, ускладнює облікову роботу на малому підприємстві, але результати її є дуже корисними для підвищення ефективності менеджменту, бо кожен керівник підрозділу бажає і має реальну можливість знати результати роботи саме своєї ділянки, що:

- підвищує його відповідальність за кінцевий результат,

- стимулює до пошуку резервів і покращання показників,

- дає реальну можливість використання вільних ресурсів підрозділу,

- дає можливість, за рахунок прозорості інформації, порівнювати результати роботи свого підрозділу з іншими і тим самим впливати на них,

- будувати відносини з керівництвом підприємства переважно економічними, а не адміністративними методами.

Система управлінського обліку, що впроваджена і успішно функціонує на проаналізованому малому підприємстві, може, на наш погляд, бути рекомендована для використання на будь-якому малому підприємстві з розгалуженою структурою, займаючи головне місце в загальній схемі господарського обліку.

Література

1. Закон України від 16.07.99 № 996-ХІУ “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” .

2. Закон України від 19.10.00 № 2063-ІІІ “Про державну підтримку малого підприємництва”.

3. Наказ Президента України від 03.07.98 № 727/98 “Про спрощену систему оподаткування, обліку і звітності суб'єктів малого підприємництва”.

4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 25 “Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва”, затверджене наказом МФУ від 25.02.00 № 39.

5.Варналій З.С. Мале підприємництво: основи теорії і практики. - К.: Т-во “Знання”, КОО, 2001.

6. Нападовська Л.В. Управлінський облік. - К.: Книга, 2004. - 544 с.