Організація бухгалтерського обліку касових операцій і безготівкових розрахунків

Організація бухгалтерського обліку касових операцій і безготівкових розрахунків

У процесі господарської та іншої діяльності підприємства постійно вступають у взаємовідносини з іншими суб'єктами господарювання при здійсненні угод, що оформлюються і закріплюються договорами: з постачальниками - за одержані від них товарно-матеріальні цінності, з покупцями - за придбані ними товари, з банками - за одержання коштів і погашення кредитів, з іншими юридичними та фізичними особами - за транспортні та інші послуги, електроенергію, паливо тощо, з працівниками - із заробітної плати, наданих їм позик тощо.

Відносини між підприємствами, які виникають внаслідок кругообігу господарських засобів, називаються розрахунками. Вони опосередковують розподіл і перерозподіл суспільного продукту, перехід його з товарної форми в грошову, і навпаки. Початковою і кінцевою ланкою кругообігу засобів, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки, виступають грошові кошти, які є найбільш ліквідними активами.

Господарська діяльність складається з багатьох господарських операції, що є певними моментами безперервних змін коштів господарства або джерел їх утворення. Під час цієї діяльності у підприємства виникають найрізноманітніші господарські зв'язки і розрахунково-платіжні відносини з постачальниками матеріальних цінностей, підрядчиками, покупцями і замовниками своєї продукції, транспортними організаціями, фінансовими установами, працівниками фірми та іншими (як юридичними так і фізичними) особами.

Кошти, що їх використовують для розрахунків, виконуючи функцію міри вартості, засобу обігу, засобу платежу, здійснюють безперервний кругообіг (гроші - товар - виробництво - товар - гроші), повертаються при цьому до своєї первісної форми у вигляді виручки після реалізації продукції, тобто у вигляді грошових коштів.

Згідно з Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 4 "Звіт про рух грошових коштів" під грошовими коштами розуміють готівку, кошти на рахунках в банках і депозити до запитання. Готівка (готівкові кошти) - це грошові знаки національної валюти України - банкноти та монети.

Порядок здійснення розрахунків грошовими коштами суворо регламентований чинним законодавством України.

Звичайно, що існують певні правила, установлений порядок для здійснення операцій з готівкою. Це - касова дисципліна. Основним документом бухгалтерського обліку встановленої форми, що застосовується для здійснення обліку готівки в касі підприємства є касова книга.

Платежі готівкою підприємств, підприємців і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги) і за операціями, які безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна, називаються готівковими розрахунками. Приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей і касових документів де, як правило, ведеться касова книга називається касою підприємства.

Касові операції - операції підприємств між собою та з підприємцями i фізичними особами, що пов'язані з прийманням і видачею готівкових коштів при проведенні розрахунків через касу підприємства з відображенням цих операцій у касовій книзі, книзі обліку розрахункових операцій.

Розрахунки можуть здійснюватися не тільки в готівковій, але й в безготівковій формі.

Безготівкові розрахунки - це перерахування грошових коштів з рахунку підприємства-платника на рахунок підприємства-отримувача. Фінансовим посередником у цих розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам-підприємствам на договірній основі.

За економічним змістом безготівкові розрахунки бувають товарного та нетоварного характеру. До товарних відносяться розрахунки між підприємствами за реалізовані товарно-матеріальні цінності, виконані роботи і надані послуги, до нетоварних - розрахунки з бюджетом з платежів і податків, погашення банківських позик, відсотків, розрахунки з дебіторами, крім розрахунків за товарними операціями.

Порядок безготівкових розрахунків суворо регламентований законодавством. Здійснення розрахункових операцій через банк знижує потребу в готівці, сприяє концентрації в банку вільних грошових коштів для кредитування, забезпечує їх збереження і ефективніше використання, оптимізує й прискорює грошовий обіг держави.

Готівковий і безготівковий грошовий обороти органічно пов'язані між собою, що реалізується через перехід однієї форми в іншу. Наприклад, виручка надходить до каси підприємства, а потім здається до установи банку для зарахування на поточний або інший рахунки. З цих рахунків у банку проводяться розрахунки між господарюючими суб'єктами та надходить готівка в касу підприємства для видачі заробітної плати, авансу підзвітним особам тощо.

Для забезпечення достовірної і точної інформації про рух коштів необхідно забезпечити їх чіткий, своєчасний та повний облік, тому основними завданнями бухгалтерського обліку грошових коштів є:

правильна організація, своєчасне й законне проведення безготівкових і готівкових розрахункових операцій;

своєчасне та правильне документування операцій з руху грошових коштів і розрахунків;

забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів у касі підприємства;

контроль за витрачанням грошових коштів;

своєчасне та точне ведення розрахунків з дебіторами та стягнення заборгованості;

періодичне проведення інвентаризацій грошових коштів і дебіторської заборгованості;

забезпечення схоронності коштів у місцях їх зберігання і контроль за їх цільовим використанням;

своєчасне і повне відображення у документах і реєстрах бухгалтерського обліку руху коштів у касі підприємства і на рахунках у банку;

суворе дотримання встановлених правил ведення касових операції і здійснення розрахунків між суб'єктами господарської діяльності;

забезпечення своєчасності взаєморозрахунків з метою запобігання штрафних санкцій.

Підприємства, які відкрили поточні рахунки в установах банків, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій та готівковій формі в порядку, установленому нормативно правовими актами Національного банку України.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки і здійснюються через касу підприємств з веденням касової книги встановленої форми.

Розрахунки готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб здійснюються також через установи банків згідно з вимогами Інструкції з організації емісійно-касової роботи в установах банків України. Сума готівкового розрахунку одного підприємства (підприємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищувати три тисячі гривень протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Платежі понад установлену граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку. Кількість підприємств (підприємців), з якими проводяться розрахунки, протягом дня не обмежується. Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинно мати касу. Каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

У касі підприємства може зберігатися готівка, цінні папери, придбані у інших підприємств (акції, облігації тощо), грошові документи, які є бланками суворого обліку (трудові книжки та вкладні листки до них, квитанції подорожніх листів автотранспорту, бланки довіреностей тощо).

Грошовими документами вважаються документи, які знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати та будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо. Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити обладнання каси і належне зберігання цінностей у касі та при їх транспортуванні.

Посадова матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею та прийманням грошей і цінних паперів на підприємстві, називається касиром. На цю посаду працівник призначається наказом керівника підприємства, який зобов'язаний під розписку ознайомити новопризначеного касира з Порядком ведення касових операцій і укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність за збереженість всіх прийнятих ним цінностей.

Існує певний порядок прийняття касира на роботу. Спершу керівник приймає наказ про прийняття касира на роботу. Касир ознайомлюється зі своєю посадовою інструкцією та Порядком ведення кавих операцій. Після цього укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих касиром цінностей.

На підприємствах, де штатним розкладом не передбачена посада касира, обов'язки останнього може виконувати бухгалтер або інший працівник за письмовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним угоди про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляється установа банку, яка здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

Касир несе відповідальність за збереженість грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, які знаходяться на зберіганні в касі. Йому забороняється передовіряти доручені йому обов'язки іншим особам. У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, які знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера підприємства або в присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.

Під час здійснення касових операцій двері до приміщення каси повинні бути замкнені зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Вся готівка на підприємствах повинна зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів у опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.

Підприємства можуть зберігати в касі готівку тільки в межах готівки ліміту залишку готівки, тобто граничної суми розміру готівки, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня і встановлюється установою банку або самостійно визначається підприємством.

Для кожного підприємства ліміт залишку готівки встановлюється банками з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування до їх перегляду з ініціативи підприємства або банку. У випадку, якщо для підприємства ліміт залишку готівки в касі не встановлено, вся наявна в його касі на кінець дня готівка (крім розміру одного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) вважається понадлімітною, і повинна здаватися до банку.

Невидача громадянам здачі через відсутність або недостатню наявність розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня є порушенням касової дисципліни, за що щодо винних осіб вищезазначених підприємств можуть застосовуватися штрафні санкції, визначені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Для якісного відображення в обліку господарських операцій затверджено План рахунків бухгалтерського обліку.

Рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів у касі підприємства.

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки: 301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

За дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки.Рахунок 30 Каса кореспондує з нижче наведеними рахунками зазначеними в таблиці 1.

Таблиця 1

Типова кореспонденція рахунків з обліку грошових коштів в касі

Окрім готівкових розрахунків через касу підприємства використовуються і безготівкові розрахунки за допомогою установ банку.

Безготівкові розрахунки передбачають рух коштів по рахунках в банках юридичних чи фізичних осіб. Тому доцільно розглянути питання щодо видів рахунків та порядку їх відкриття.

Більшість розрахунків грошовими коштами здійснюються в безготівковій формі за допомогою платіжних доручень, чеків, акредитивів, векселів тощо. При цій формі розрахунків кошти підприємства зберігаються на розрахунковому і поточному рахунках в банку, який здійснює касове обслуговування підприємства і стежить за рухом коштів і та дотриманням законодавства. Така форма розрахунків проводиться згідно з Положенням про безготівкові розрахунки в господарському обороті в України.

Так підприємство в установі банку відкриває свій розрахунковий рахунок. Для відкриття цього рахунку підприємство подає у банк заяву на відкриття рахунку, копію свідоцтва про державну реєстрацію, копію рішення про створення, статут, картку із взірцями підписів та відбитком печатки встановленого взірця (зразка). При відкриття рахунку банк повідомляє про це державну податкову інспекцію за місцем реєстрації в триденний строк. Банк на договірній основі після відкриття рахунку проводить касово-розрахункове обслуговування своїх клієнтів і виконує їх розпорядження щодо перерахування з їх рахунків наявних коштів та здійснює інші банківські операції.

Фінансовим посередником у безготівкових розрахунках виступає банк, який надає послуги своїм клієнтам - підприємствам. Банк, в якому відкрито рахунки підприємств і який здійснює для них на договірних засадах будь-яку з операцій чи послуг, передбачених Законом України “Про банки та банківську діяльність”, називається обслуговуючим. Клієнти банків самостійно обирають платіжні інструменти і вказують їх під час укладання договорів. На відкриття і обслуговування банківського рахунків укладається договір.

Відповідно до Інструкції №3 “Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті”, банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні і субрахунки.

Поточний рахунок - це рахунок, який відкривається в уповноважених установах банків підприємствами усіх видів і форм власності для зберігання грошових коштів і здійснення усіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України в національній і іноземних валютах. Кількість поточних рахунків, що можуть відкриватися юридичними або фізичними особами в банківських установах чинним законодавством не обмежена.

Підприємства (підприємці), що мають поточні рахунки в установах банків, одержують готівку з цих рахунків в установах банків у межах наявних коштів і витрачають її ви ключно на цілі, які визначені в грошовому чеку та не суперечать чинному законодавству України.

Кошти з рахунків підприємства списуються за розпорядженням власника рахунків у черговості, яка визначається керівником підприємства, якщо інше не передбачено чинним законодавством. У разі, якщо у підприємстві накопичились документи за платежами, у зв'язку із беззаперечним стягненням коштів згідно з чинним законодавством України, оплата їх має здійснюватися банками при надходженні коштів у примусовому порядку, за календарною черговістю надходження цих документів.

Суб'єкти господарської діяльності мають здійснювати усі платежі з рахунків у безготівковій формі і в цілих грошових одиницях (без копійок).

Для своєчасного одержання в установі банку потрібної суми готівки підприємства (підприємці) у встановлені банком строки мають попередити (письмово або усно) установу банку про необхідну суму коштів у банкнотах та розмінній монеті.

Підприємства (підприємці) можуть надавати на вимогу обслуговуючої установи банку при виникненні будь-яких сумнівів щодо проведення ними операцій, що не є економічно виправданими або суперечать чинному законодавству та в значних сумах копії розрахункових звітних документів (касові й товарні чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи), а також актів закупівлі, рахунків-фактур тощо, які підтверджували б здійснені цільові витрати одержаної в установах банків готівки (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці та отриманням чистого доходу).

Об'єктом обліку операцій по рахунках в банках є вільні грошові кошти підприємства в національній та іноземній валюті, які знаходяться в установах банків. Безготівкові розрахунки можуть здійснюватися у формах платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, чеків, акредитивів, векселів.

Отже, проводячи організацію обліку безготівкових розрахунків слід звернути увагу на специфіку діяльності підприємства і організації взаємних відносин. Для початку визначимо реквізити які повинні мати документи, що подаються в банк для перерахування чи отримання коштів. Такі документи повинні мати реквізити: найменування, номер розрахункового документа; число, місяць, рік його виписки; чітко визначене повне або скорочене найменування платника, яке відповідає зареєстрованому в статуті, і одержувача коштів, їх номери рахунків; чітко визначені найменування, місцезнаходження, номер (код) банку платника і одержувача; суму платежу цифрами та прописом у цілих грошових одиницях (без копійок); мотив для перерахування чи отримання коштів (номери та дати договору, товарно-транспортних документів, найменування товарів та послуг і таке інше, засіб платежу або кодову позначку); підписи платників, яким за статутом надано право на ці підписи (і вони внесені у картку зразків підписів, представлену банку) для здійснення розрахунково-грошових операцій, на першому примірнику та відбиток його печатки.

Розрахункові документи приймаються банком до виконання незалежно від їх суми, але не менше 100 гривень. При цьому розрахункові документи в сумах більше 100 тисяч гривень формуються платником та здаються в банк для виконання кожен окремо.

Банк приймає, документи від підприємства протягом операційного дня, залежно від часу роботи банку з клієнтами. При цьому документи, прийняті банком від підприємства в операційний день, проводяться ним за рахунками в цей самий день.

Розрахункові платіжні документи виписуються, як правило, з використанням технічних засобів за один раз під копіювальний папір у кількості примірників, потрібних банку та усім сторонам, які беруть участь у розрахунках. Виправлення і підчистки у розрахункових документах не припускаються. Списання коштів з рахунку платника здійснюється на підставі першого примірника розрахункового документа.

Розрахунки із застосуванням платіжного доручення

Платіжне доручення - це доручення підприємства обслуговуючому його банку на перерахування визначеної суми із свого рахунку. Доручення складаються на бланках встановленої форми.

Банки приймають до виконання доручення протягом десяти календарних днів з дати його заповнення. Доручення приймається банком до виконання тільки в сумі, яка може бути сплачена за наявними коштами на рахунку або за рахунок кредиту. Доручення на перерахування коштів у доходи бюджетів і на відрахування платежів податкового характеру державних цільових фондів, включаючи відрахування на утримання доріг, приймаються банками незалежно від наявності коштів на рахунку клієнтів. У разі відсутності коштів доручення враховуються на окремому позабалансовому рахунку.

Підприємства можуть здійснювати перекази коштів через підприємства зв'язку без обмеження суми за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком: на ім'я окремих громадян: пенсії, аліменти, заробітну плату, витрати на відрядження, авторський гонорар та інші платежі; підприємствам на виплату заробітної плати, за організований набір робітників, для заготівлі сільськогосподарської продукції у населених пунктах, де немає банків; для зарахування на рахунки у банках торгової виручки, податків та інших коштів.

Розрахунки за допомогою платіжних доручень, акцептованих банком, можуть здійснюватися між філіями одного банку або при встановленні між юридичне незалежними банками кореспондентських відносин, в яких передбачена ця форма розрахунків.

При рівномірних і постійних поставках між постачальниками і покупцями розрахунки між ними можуть здійснюватись у порядку планових платежів на підставі договорів, угод з використанням у розрахунках платіжних доручень. Платіжні доручення застосовуються для здійснення попередньої оплати за отримані товари, надані послуги, а також для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості суб'єктів господарської діяльності.

Розрахунки чеками. Чек є письмовим розпорядженням чекодавця банку, який веде його рахунок, оплатити чекодержателю вказану в чеку суму коштів. Чеки використовуються юридичними та фізичними особами при розрахунках. Не допускаються розрахунки чеками між фізичними особами. Допускається прийом чеків від юридичних осіб на перерахування коштів на вклади громадян на їх особові рахунки в банках на умовах, які визначені банком-емітентом або банком-кореспондентом. Бланки чеків та чекові книжки виготовляються за зразком, який затверджений Національним банком України, видаються банками-емітентами юридичним та фізичним особам, яким відкриті рахунки у банках. Порядок їх використання передбачається угодами між банками з виконанням вимог розділу передбачених при розрахунках чеками. Строк дії чекової книжки встановлюється установою банку за погодженням з підприємством.

3 метою забезпечення платежів за чеками разом із заявою на видачу чекової книжки надається платіжне доручення для депонування коштів на окремому рахунку чекодавця.

Чек має бути пред'явлений чекодержателем в установу банку протягом 10 днів з моменту його заповнення, не враховуючи день його запевнення. Якщо після закінчення строку день пред'явлення чека в банк припадає на неробочий день, тоді останнім строком визнається наступний робочий день. Після закінчення зазначеного строку чек банком не приймається.

Чек завіряється підписом чекодавця або його представника в момент здійснення оплати (вручення чека одержувачу). Право чекодавця на доручення підпису своєму представнику повинно бути передбачено його статутом. У разі, якщо чек завіряється представником, на чеку робиться напис За дорученням.

Установи банку не несуть відповідальності перед чекодавцями за оплату з їх рахунків чеків, які підписані особами, не уповноваженими на це чекодавцями.

Виписаний для оплати чек при поданні його банку одержувача повинен бути завірений підписом службових осіб чекодержателя та його печаткою, що підтверджує факт одержання товару або надання послуг.

Після перевірки правильності складання реквізитів чеків та реєстру банк зараховує кошти на рахунок чекодержателя на підставі реєстру чеків і залишає у себе перший примірник цього реєстру. Чек, погашений штампом банку чекодержателя, разом з дебетовим авізо і одним примірником реєстру чеків надсилається в банк чекодавця. Банки зобов'язані приймати від клієнтів чеки і інкасувати їх у ті банки, які обслуговують чекодавця. В цьому випадку кошти на рахунок пред'явника чека можуть бути зараховані тільки за умови отримання їх із банку-емітента чека. Тобто чек пересилається банку платника.

Розрахунки векселями. Вексель - це цінний папір, складений з дотриманням суворо встановлених правил і містить нічим не зумовлену обіцянку сплатити визначену суму (звичайний вексель) або нічим не зумовлену пропозицію сплатити визначену суму (переказний вексель). Звичайний (простий) вексель виписує і підписує сам боржник.

Переказний вексель (тратту) виписує і підписує кредитор (трасант) і він є наказом боржникові (трасату) про оплату у визначений строк певної суми грошей третій особі. Передавальний напис (індосамент), який роблять на зворотній стороні векселя або на прикладеному до нього аркуші, засвідчує право передачі власності на вексель до іншої особи (ремітента). Індосамент може не зазначати особи, на користь якої він зроблений або він може складатися з одного підпису індосанта (бланковий індосамент).Аваль - це вексельна запорука юридичної особи (аваліста), як правило, банку, за якою вона приймає на себе відповідальність за виконання зобов'язань по векселю будь-якої із зобов'язаних сторін, векселедавця, індосанта, акцептанта. Аваль оформляють у вигляді гарантійного запису на векселі.

Для обліку наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для поточних операцій слугує рахунок 31 Рахунки в банках. Порядок здійснення та оформлення операції на ньому регулюється Правилами Національного Банку України.

Рахунок 31 Рахунки в банках має такі субрахунки:

311 Поточні рахунки в національній валюті;

312 Поточні рахунки в іноземній валюті;

313 Інші рахунки в банку в національній валюті;

314 Інші рахунки в банку в іноземній валюті.

За дебетом рахунку 31 Рахунки в банках відображається надходження грошових коштів, за кредитом - їх використання. Рахунок 31 Рахунки в банках кореспондує з наступними рахунками зазначеними в таблиці 2.

Таблиця 2

Типові проведення операцій по рахунках банку

У випадку необхідності суб'єкти підприємницької діяльності одержують готівку з власних рахунків у банку в межах наявних на них коштів на цілі, зазначені у чеку на отримання готівки. Для одержання коштів у касу на виплату заробітної плати підприємства повинні складати касові заявки, в яких вони повідомляють установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки та не допускає видачі коштів на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.