Содержание

• 1. Порядок составления номенклатуры дел, значение номенклатуры дел
• 2. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно
• 3. Составьте краткий протокол общего собрания коллектива. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно
• 4. Напишите письмо-просьбу в муниципальный комитет по приватизации имущества города Хабаровска, который объявил конкурс на приватизацию магазина промтоваров, расположенного по ул. Краснореченской 125. Вы заинтересованы в приобретении этого магазина
• Список литературы

Номенклатура дел -- это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечня документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй -- используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий -- находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый -- в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. пункт 5 работы) и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 - ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (частей, томов) и № статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела. Присвоение номеров (индексов) делам осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следует, как правило, наиболее важные дела, затем - второстепенные. В номенклатуре дел включаются все дела организации, а так же журналы регистрации документов (книг учета).

Делопроизводственный индекс дела должен включать:

- индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

- порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы», не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка образует следующие элементы:

- название вида (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы решения и т.д.);

- название предприятия или его структурного подразделения;

- адресат или корреспондент документа;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2002 год».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес - Банком по вопросам бухгалтерского учета и финансовой деятельности».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указываются их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

В наименованиях дел, содержащих организационно - распорядительные документы, указывается вид документа и автор.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, несвязанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о не заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года на предприятии.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения.

Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению.

Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых храниться в деле, второй - в месте хранения дел, третий - в архиве организации.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен на рис. 1

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ _________________

Подпись Инициалы, фамилия

____________ _____________ _____________________________

Дата Регист. номер Дата

На _______________ год

_____________________________________________________________

Наименование структурного подразделения организации

01-01 (Указывается заголовок (Указывается срок

дела) хранения)

01-02 и т.д.

_____________________________________________________________

Наименование структурного подразделения организации

02-01

02-02 и т.д.

_____________________________________________________________

Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатуры дел Подпись Инициалы, фамилия

Рисунок 1. Образец оформления номенклатуры дел

2. Составьте заявление о приеме на работу. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно

Заявление -- документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 -- формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

3. Составьте краткий протокол общего собрания коллектива. Наименование предприятия и остальные данные указать самостоятельно

Протокол -- документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

ПРОТОКОЛ № 1

ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧРЕДИТЕЛЕЙ

общества с ограниченной ответственностью

"Деловой Мир"

“---” ---------- 200 __ г. N ________________

Хабаровск

Присутствовали учредители:

Граждане Российской Федерации:

1. ____________________, паспорт №_______ серии ____________, выдан _____________________________ "___" ________ _________, проживающий по адресу: индекс ______________, г.Хабаровск, улица_______________ дом______ квартира_______ .

2. Юридические лица, созданные по законодательству РФ:

1) _____________________ (указать организационно-правовую форму) "______________________" в лице директора _________________, действующ____ на основании устава;

2) _____________________ (указать организационно-правовую форму) "______________________" в лице директора _________________, действующ____ на основании устава.

Повестка дня:

1. Об избрании председательствующего и секретаря собрания.

2. Об учреждении в г.Хабаровске общества с ограниченной ответственностью "Деловой Мир" (далее - общество).

3. Об утверждении устава общества, подписании учредительного договора.

4. Об избрании директора общества.

5. О размере уставного капитала и распределении долей между учредителями, форме и сроках оплаты долей.

6. О регистрации общества и порядке несения расходов, связанных с созданием общества.

7. Об утверждении эскиза печати.

По первому вопросу слушали __________.

Предложил - избрать председательствующим _________, а секретарём - ___________.

Решение принято единогласно.

По второму вопросу слушали __________.

Предложил учредить в г. Хабаровске общество с ограниченной ответственностью "Деловой Мир".

Решение принято единогласно.

По третьему вопросу слушали __________.

Зачитал проект устава и учредительного договора общества и предложил утвердить устав и подписать учредительный договор.

Единогласно решили устав общества утвердить.

По четвёртому вопросу слушали ___________.

Предложил назначить директором общества _______________________________, паспорт №________ серии ___________, выдан ____________________________ "____" __________ __________ года, проживающ_____ по адресу:________________________________.

Решение принято единогласно.

По пятому вопросу слушали _____________

Предложил сформировать уставный капитал в размере ___________ рублей. Уставный капитал распределить следующим образом:

1. ____________________ - доля составляет ____% уставного капитала. Номинальная стоимость доли составляет - ______________ (_________________________) рублей;

2. ____________________ - доля составляет ____% уставного капитала. Номинальная стоимость доли составляет - ______________ (_________________________) рублей.

3. Оплату долей произвести денежными средствами^. К моменту государственной регистрации общества уставный капитал должен быть оплачен в размере 50%. Оставшаяся часть уставного капитала общества должна быть оплачена учредителями не позднее одного года с момента государственной регистрации общества.

По шестому вопросу слушали _______________.

Предложил государственную регистрацию общества поручить ______________.

Расходы, связанные с созданием общества, распределить пропорционально долям учредителей общества.

Контроль за расходами, связанными с созданием общества, возложить на ________________.

Открыть накопительный счет в банке ______________________ для оплаты 50% уставного капитала в сумме ____________________________ (прописью _____________) рублей до момента регистрации общества.

Поручить открытие накопительного счета _______________.

Решение принято единогласно.

По седьмому вопросу слушали ___________.

Предложил эскиз печати и заявление на изготовление печати общества с ограниченной ответственностью "Деловой мир" утвердить.

Решение принято единогласно.

Председательствующий ____________________________________

Секретарь ____________________________________

4. Напишите письмо-просьбу в муниципальный комитет по приватизации имущества города Хабаровска, который объявил конкурс на приватизацию магазина промтоваров, расположенного по ул. Краснореченской 125. Вы заинтересованы в приобретении этого магазина

1. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2007.

2. Басанов М.И. Делопроизводство. ГОСТ 3.30.-97 с изменениями и дополнениями. - М.: Инфра-М, 2001.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2009. -- 304

4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е изд. перераб. и доп. -М.: ИНФРА-М, 2008 г.

5. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М.: Издательство РДЛ, 2009.

6. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2005 г.