Аудиты качества. Основные принципы и цели. Подготовка экспертов (аудиторов)

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Кузбасский государственный технический университет"

Кафедра металлорежущих станков и инструментов

реферат

Аудиты качества. Основные принципы и цели. Подготовка экспертов (аудиторов)

выполнила:

студентка группы УК - 061

Гампель Т.Д.

проверил: Захарова Л.М.

Кемерово, 2009

Аудиты качества

Аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям ИСО 9001:2000, а также требованиям, разработанным самой организацией. Результаты проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ИСО 9000. [1]

Все в мире имеет свойство изменяться и устаревать, в том числе и система менеджмента качества (СМК) предприятия. Для того чтобы поддерживать СМК в рабочем состоянии и постоянно повышать эффективность ее функционирования проводятся проверки. Организация, координация, руководство системой проверок должна возлагаться на представителя руководства предприятия по качеству (как правило, директора по качеству).

Внутренний и внешний аудит является неотъемлемым и важным элементом управленческого контроля. Потребность во внутреннем аудите возникает на крупных предприятиях в связи с тем, что верхнее звено руководства не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур. Внутренний аудит дает информацию об этой деятельности и подтверждает достоверность отчетов менеджеров.

Таким образом, в рамках внутреннего аудита осуществляется не только детальный контроль за политикой и качеством менеджмента. Внутренний и внешний аудит дополняют друг друга и в то же время существенно различаются (табл.1).

Таблица 1

Цели и задачи аудита

Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе качества, процессах или продуктах (услугах) организации. Отсюда возникает и основная цель аудита - собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе качества. [3]

Исходя из основной цели, определяются и задачи аудита:

-- в ходе аудита необходимо определить действие и результативность системы менеджмента качества. Т.е. в ходе аудита определяется насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли система качества достигать результатов по основной деятельности организации.

-- аудит должен дать информацию об эффективности системы качества - т.е. аудит должен показать работает ли система качества именно как система, либо от этой системы работают только отдельные элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется вовсе.

-- необходимо определить уровень соответствия стандартам и процедурам СМК -- т.е. аудит показывает, насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации системы качества.

-- проверка качества выполнения работ - т.е. в ходе аудита может проверяться соответствие результатов работ, тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях. [4]

-- выявление несоответствий в СМК (процедурах, процессах, продукции) установленным требованиям;

-- определение всех причин выявленных несоответствий (основных, дополнительных, сопутствующих);

-- проверка и оценка эффективности корректирующих мероприятий по результатам предыдущих проверок [5]

-- Аудит должен позволить оценить влияние изменений в организации на систему менеджмента качества -- организация никогда не стоит на месте, в любой организации происходят какие-- либо изменения. Эти изменения в той или иной степени могут влиять на систему качества. Аудит системы качества может показать, как эти изменения отразились на системе качества, происходят ли в системе качества изменения, адекватные изменениям организации.

Главный результат, к которому должен приводить аудит - это определение возможностей для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе проведения аудита. Получить такие свидетельства можно только в том случае, когда критерии аудита и правила оценки несоответствий являются четкими и не допускают различного толкования. [4]

Проверки могут осуществляться как персоналом службы качества (это характерно для крупных предприятий, где в структуре службы качества имеется отдел внутренних проверок), так и специально создаваемыми группами с привлечением подготовленных и аттестованных аудиторов по внутренним проверкам.

Служба качества периодически (но не реже одного раза в год) анализирует результаты внутренних проверок и представляет их в виде отчета для утверждения и принятия решений. В отчет целесообразно включать следующую информацию:

- результаты проверок, сгруппированные по элементам системы качества и подразделениям;

- оценку динамики изменения зарегистрированных данных;

- среднее количество несоответствий, приходящихся на одну проверку;

- описание повторяющихся критических несоответствий, место их выявления;

- анализ эффективности корректирующих и предупреждающих мероприятий;

- предложения по совершенствованию стандартов предприятия;

- оценку эффективности функционирования СМК;

- предложения по совершенствованию СМК предприятия.

Результаты анализа директор по качеству докладывает на ежегодном совещании по качеству. Также результаты анализа используются службой качества и другими подразделениями при разработке текущих и перспективных планов, программ по повышению качества продукции и услуг. [5]

Принципы проведения аудита

Принципы проведения аудита делают аудит результативным и надежным методом поддержания политики руководства и контроля, обеспечивая информацией, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита.

К принципам проведения аудита относят:

а) этичность поведения (ethical conduct) - основа профессионализма. Существенными при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность;

б) беспристрастность (fair presentation) - обязательство представлять правдивые и точные отчеты.

Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой организацией отражают в отчетах (актах);

в) профессиональная осмотрительность (due professional care) - прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита.

Профессиональная осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания и доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных сторон. Важным фактором является необходимая компетентность;

г) независимость (independence) - основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита.

Аудиторы независимы в своей деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов. Аудиторы сохраняют объективное мнение во время всего процесса аудита с целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся только свидетельства аудита;

д) подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach), - разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита.

Свидетельство аудита основано на выборках существующей информации, поскольку аудит осуществляется в ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами. Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с которым относятся к заключениям по результатам аудита. [6]

Несколько советов аудитору

- Опирайтесь на факты, а не на ответы проверяемых или чье-- либо субъективное мнение.

- Создавайте плодотворную обстановку, не давите на проверяемых.

- Подавляйте свои эмоции, не критикуйте персонал проверяемого подразделения.

- Задавайте только "открытые" вопросы, не используйте альтернативных вопросов.

- Применяйте метод "активного слушания", ведь означает слушать, а не говорить.

- Все наблюдения фиксируйте сразу на месте.

- Выявленные несоответствия предъявляйте сразу же.

- Давайте заключения только о несоответствиях, все хорошее воспринимайте как норму.

- При оформлении протоколов несоответствий следуйте стандарту ИСО 9001: 2000, тогда замечания будут сформулированы в виде цитат из стандарта. Записываете несоответствие стандарту и подтверждаете это конкретными фактами.

При проведении внутренних проверок бывает сложно преодолеть психологический барьер: проверяющим и проверяемым необходимо понять, что проверки способствуют улучшению системы качества и повышению конкурентоспособности родного предприятия, а значит и благосостояния каждого сотрудника.

Перечень основных требований к экспертам (аудиторам)

· независимость эксперта (аудитора);

· образование и специальные знания;

· опыт работы;

· личные качества.

Кроме того, включают специфические требования:

· Эксперт (аудитор) должен иметь законченное высшее образование, специальную теоретическую подготовку (в области его компетенции) и соответствовать квалификационным требованиям. В исключительных случаях по решению Центрального органа Системы для аттестации в качестве эксперта (аудитора) может быть допущен специалист, имеющий среднее специальное или незаконченное высшее образование.

· Объем специальной теоретической подготовки (переподготовки или повышения квалификации) экспертов (аудиторов) определяется утверждаемыми Центральным органом Системы учебными программами и учебно-- тематическими планами.

Эксперт (аудитор):

А. должен знать:

· правовые, теоретические, организационные и экономические основы оценки соответствия;

· принципы и методы оценки соответствия;

· методы обеспечения качества, в том числе, статистические;

· принципы, процедуры и методы проверки (аудита);

· нормативные документы, на соответствие которым проводится оценка соответствия;

· требования международных, национальных стандартов и руководящих (нормативных) документов к органам по сертификации, порядку и процедурам проведения работ по оценке соответствия (в области его компетенции);

· основы метрологического обеспечения;

· свои обязанности, ответственность и полномочия;

Б. должен уметь:

· провести экспертизу документов, представленных заявителем, и принять по ним решение;

· провести проверку (аудит) и, при выявлении несоответствий, оформить протоколы регистрации несоответствий (отчет-- листки по выявленным несоответствиям);

· подготовить обоснованные выводы и предложения по результатам проверки (аудита);

· оценить результативность проведения корректирующих действий;

· подготовить предложения в отчет (акт) по результатам проверки (аудита);

· провести ИК.

Главный эксперт (аудитор), эксперт (аудитор) высшей квалификационной категории в части организации и проведения работ должен дополнительно уметь:

· осуществлять подбор экспертов (аудиторов) и технических специалистов в соответствии с необходимой для проведения конкретных работ квалификацией и областью компетенции;

· рационально и эффективно планировать проверку (аудит);

· организовывать работу и руководить группой экспертов (аудиторов), участвующих в проверке (аудите);

· осуществлять взаимодействие с руководством проверяемой организации;

· предупреждать и разрешать конфликты;

· принимать решения по классификации несоответствий;

· обеспечивать руководство работой эксперта (аудитора) -- стажера;

· составлять отчеты по результатам проверки (аудита).

Эксперт (аудитор) должен иметь:

· общий стаж работы по специальности (или в области оценки соответствия) не менее трех лет (за исключением окончивших ВУЗ по специальностям "Метрология, стандартизация и сертификация", "Стандартизация и сертификация");

· стаж работы в области качества (СУОС (СЭМ), СУОТ) не менее двух лет (за исключением окончивших ВУЗ по специальностям "Метрология, стандартизация и сертификация", "Стандартизация и сертификация"). Под работами в области качества понимаются работы в области разработки и производства продукции, управления технологическими процессами, контроля и испытаний, менеджмента качества, стандартизации, метрологического обеспечения. В конкретной ситуации по решению перечень этих может быть расширен;

· опыт работы в качестве эксперта (аудитора) -- стажера в соответствии с заявляемой областью специализации, участие не менее чем в трех проверках (аудитах).

Эксперт (аудитор) высшей квалификационной категории должен иметь:

· стаж работы экспертом (аудитором) не менее 3 лет;

· опыт работы в качестве эксперта (аудитора) в 20 проверках (аудитах) различных объектов сертификации, проводимых с целью выдачи Сертификата соответствия.

· Кандидат в эксперты (аудиторы) высшей квалификационной категории за период деятельности в качестве эксперта (аудитора) не должен иметь случаев нарушения требований нормативных правовых документов, руководящих (нормативных) документов, а также нареканий (взысканий) со стороны ОС или ЦО.

· Эксперт (аудитор) обязан заботиться о поддержании своей компетентности и повышении квалификации. С этой целью эксперт (аудитор) должен:

· регулярно участвовать в проверках (аудитах), не менее четырех раз в год;

· самостоятельно (путем дистанционного, заочного обучения (поддержания компетенции), а также получения информации с соответствующего веб -сайта и т.д.) поддерживать знания требований руководящих (нормативных) документов, стандартов в области качества, а также порядка и правил проведения работ по сертификации на требуемом в уровне;

· систематически повышать свою квалификацию путем участия в семинарах, конференциях, практикумах и т.п.; проходить переподготовку или повышение квалификации;

· не реже двух раз в 3 года, если в течение каждого года участвовал четырех или более проверках (аудитах)

· не реже одного раза в год, если в течение этого года участвовал не более чем в трех проверках (аудитах).[6]

Библиографический список

1. www.elitaudit.ru/auditst2.php

2. http://aboutadit.ru/vidy.php

3. АУДИТ КАЧЕСТВА - Учебное пособие,-Ульяновск,- 2006

4. http://www.kpms.narod.ru/Audit.htm

5. http://quality.eup.ru/

6. ГОСТ Р ИСО 19011-2003 "Руководящие указания по аудиту СМК"

7. Журнал "ВЕК КАЧЕСТВА" №3 2001