Інформаційні системи в обліку і аудиті

1. ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

1.1 Основні підходи до впровадження комп'ютерних систем бухгалтерського обліку

Не зважаючи на те, що в даний час на ринку програмного забезпечення існує велика кількість бухгалтерських програмних продуктів різної потужності та вартості, на українських підприємствах надають перевагу все ж таки вітчизняним програмним продуктам масового тиражу, що більше відповідають умовам економіки та швидкій зміні законодавчих документів, що регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку.

Основними факторами, які впливають на впровадження комп'ютерних систем бухгалтерського обліку, є потреби підприємства та користувачів, а також наявність відповідних засобів для їх формування.

Комп'ютеризація бухгалтерського обліку - це процес, при якому підвищується ефективність та покращується якість ведення бухгалтерського обліку.

Одним із не багатьох стереотипів є те, що комп'ютеризація бухгалтерського обліку починається з придбання програмного продукту. Для того, щоб перехід до комп'ютеризації був ефективним та мав позитивний результат, впровадження комп'ютерної системи бухгалтерського обліку необхідно проводити поетапно.

Отже, процес комп'ютеризації бухгалтерського обліку, можна поділити на кілька великих етапи. Перший етап - дослідження господарської діяльності підприємства. Основною метою проведення даного етапу є оптимізація бухгалтерського обліку, що досягається шляхом вивчення організації бухгалтерського обліку, виявлення ділянок обліку, які потребують покращення, дослідження організаційної структури підприємства та системи управління.

Починати даний етап необхідно з виявлення того, що саме та яким чином необхідно та можливо покращити. На даному етапі проводиться детальний аналіз діючої системи бухгалтерського обліку за такими напрямами:

- діючий план рахунків та використання окремих рахунків;

- використання аналітики за різними рахунками;

- типові проводки для відображення типових господарських операцій;

- форми та зміст первинної документації;

- форми облікових регістрів [1, с. 56].

Наступним кроком в дослідженні господарської діяльності підприємства є аналіз масштабів комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Дане питання є більш актуальним для великих підприємств, що планують провести комп'ютеризацію бухгалтерського обліку. Коли мова йде про невелике підприємство, бухгалтерський облік на якому веде декілька бухгалтерів, даний етап взагалі не варто проводити.

Коли визначено, що і в якому порядку буде змінюватися в бухгалтерському обліку, можна переходити до наступного етапу впровадження комп'ютерної системи бухгалтерського обліку - проектування системи та узгодження проекту.

Даний етап можна назвати етапом постановки завдань, суть якого полягає в тому, що у письмовому вигляді фіксується конкретний перелік всіх документів та регістрів, які повинен надавати комп'ютеризований бухгалтерський облік.

Постановка завдань є важливим моментом в процесі комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Оскільки без чіткого переліку того, що потрібно зробити та які умови це повинно задовольняти, практично неможливо отримати результат комп'ютеризації. У випадку, якщо завчасно не поставити необхідні завдання може виникнути ситуація, за якої програма буде налаштована таким чином, що необхідні регістри та первинні документи взагалі не будуть формуватися, в результаті чого налаштування програми доведеться проводити повторно.

Лише тоді, коли сплановано процес оптимізації обліку та визначені масштаби і завдання комп'ютеризації бухгалтерського обліку, слід приділити увагу безпосередньо питанню вибору програмного продукту. На даному етапі слід визначити, яку систему придбати. Після вирішення цих питань, можна переходити до етапу вибору технічного забезпечення.

На перший погляд складається враження, що технічні питання взагалі ніяк не пов'язані з бухгалтерським обліком. Однак, дане судження є дещо помилковим, оскільки, впроваджуючи комп'ютеризовану систему бухгалтерського обліку, необхідно враховувати не лише тенденції та рівень розвитку інформаційних систем, а й рівень розвитку технічних засобів, що має тенденцію до постійної зміни.

Наступним етапом впровадження комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку на підприємстві є впровадження, налаштування та удосконалення системи. Після того, як визначено цілі комп'ютеризації, її масштаб та порядок, поставлено завдання, обрано та придбано програмний продукт, а також обрано необхідні технічні засоби, можна приступати безпосередньо до процессу впровадження, який є досить складним та трудомістким, і в більшості випадків, потребує більших фінансових витрат, ніж саме придбання програмного продукту.

Далі перед керівництвом підприємства постає питання чи проводити комп'ютеризацію власними силами або на замовлення у спеціалізованих фірмах. На перший погляд здається, що підприємство у більшості випадків обере налаштування власними силами. Однак, це лише на перший погляд, оскільки, прийнявши таке рішення, підприємство одразу зіштовхнеться з такими проблемами, як:

- відсутність спеціалістів з програмування та питань бухгалтерського обліку;

- відсутність достатнього досвіду з питань комп'ютеризації;

- відсутність часу на впровадження, так як бухгалтерська служба повинна виконувати свою поточну роботу, яка, зазвичай, займає весь робочий час.

Тому у більшості випадків впровадження системи здійснюється сторонніми організаціями, що в свою чергу потребує значних додаткових фінансових витрат.

Після налаштування системи розпочинається останній та один з найголовніших етапів, від ефективності проведення якого буде залежати результат функціонування бухгалтерської системи - етап навчання персоналу. Працювати з програмою «в режимі реального часу» повинен вміти кожен бухгалтер, тобто, за необхідності, вводити потрібні дані до програми та одразу ж отримувати первинний або звітний документ.

Після того, як створено проект комп'ютерної системи бухгалтерського обліку, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий підбір працівників та їх підготовка до роботи в інформаційній системі. Підготовка персоналу може проводитися силами розробників системи (лекції, семінари, практичні заняття) або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник має не тільки зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, але й навчитися роботі з комп'ютерною технікою. Таке навчання може передбачати також опанування типових, найпоширеніших програмних засобів.

Слід відмітити, що в процесі прийняття рішення про комп'ютеризацію бухгалтерського обліку, слід звернути увагу ще й на такий момент як підхід до створення комп'ютерної системи обліку, що має два можливі варіанти:

- впровадження системи, що буде адаптована до організаційної структури, тобто з її збереженням;

- впровадження системи шляхом раціоналізації організаційної структури.

У першому випадку, інформаційна система, що впроваджується, буде пристосовуватися до організаційної структури, в результаті чого відбудеться лише локальна модернізація методів роботи. В другому випадку організаційна структура підприємства проходить процес раціоналізації, тобто стара структура модернізується таким чином, щоб отримати найбільший ефект від впровадження даної інформаційної системи.

1.2 Програмні продукти і фірми-розробники комп'ютерних систем бухгалтерського обліку для різних типів бухгалтерій

Різноманітність представлених на ринку програмних продуктів, призначених для розв'язання задач обліку, закономірно ставить питання про ефективний вибір програмного забезпечення для комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку. Завдання вибору ускладнюється суттєвими відмінностями в концепціях побудови програмних засобів, їх функціональної повноти, порядку адаптації до потреб конкретних користувачів, можливості використання на різних програмно-апаратних платформах, вартості тощо.

Загальні критерії вибору програмного забезпечення для різних типів бухгалтерій наведено у табл. 1.1 [5, с. 183].

Таблиця 1.1

Загальні критерії вибору програмного забезпечення (ПЗ) бухгалтерського обліку

Відповідно до наведених критеріїв існують програмні продукти і фірми-розробники комп'ютерних систем бухгалтерського обліку, які можуть застосовуватися для різних типів бухгалтерій.

Для малих бухгалтерій можна рекомендувати розробки фірми «Парус» старих версій; «1С: Бухгалтерия (базовая версия)» («1С»); «Инфин-бухгалтерия» («Инфин»); «Финансист» («Атей»); «Соло для бухгалтера с компьютером» («Баланс-центр»); «Сводный учет финансов» («Логос»); «Ажур» («Терцет») тощо.

На підприємствах, де є бухгалтерії середнього типу, доцільно користуватися такими програмними продуктами: «Турбо Бухгалтер 6» («ДИЦ»); «1С: Бухгалтерия-проф» («1С»); «БОСС-Бухгалтер» («Ай Ти»); «Гран-Бух» («Гранит-Центр»); «Инфо-Бухгалтер» («Информатик»); «Бухгалтерский учет и расчет баланса» («Синко»); «ФОЛИО-БАЗИС» («Фолио»); «Дебет плюс» («ДИЦ»); «1С: Зарплата», «1С: Торговля», «1С: Расчет» («1С») тощо.

Для великих бухгалтерій є такі розробки комп'ютерних систем бухгалтерського обліку: «Парус» («Парус»); «БЄСТ-4» («Интеллект-Сервис»); «БОСС-компания» («Ай Ти»); «Комплексная система бухгалтерского учета» («Звезда»); «Тектон» («Интелгрупп»); «Компас» («Компас Гигант») тощо.

Корпоративні бухгалтерії користуються інтегрованими інформаційними системами, до яких належать корпоративні інформаційні системи. Вони підтримують конкретні бізнес-процеси підприємства, виконуючи найважливіші функції: складання і аналіз балансу та аналітичних звітів, управління фінансами і персоналом, собівартістю і торгівельними операціями тощо. В Україні найбільшого поширення набули такі комплексні інформаційні системи: SAP R/3 (SAP AG, Німеччина); «Галактика» («Галактика»); BAAN-IV («BAAN», американо-голландська компанія); SCALA (шведська компанія «Bestlutsmodeller AB»); «Oracle Application» (американська корпорація «Oracle»); «АВД» (українсько-російська фірма «ИНЭК»); Platinum (Platinum Software Corporation); «ФЛАГМАН» («Инфософт»).

Отже, існує чимало програмних продуктів для ведення бухгалтерського обліку, а також фірм-розробників цих програмних засобів. Вибір тієї чи іншої програми залежить від конкретних потреб підприємства.

1.3 Комплексна система управління діяльністю підприємства «Галактика»

Програма «Галактика» є комплексною системою автоматизації управління підприємством, яка охоплює всі аспекти його внутрішньої і зовнішньої господарської діяльності. Основною відмінністю програми «Галактика» від інших програм є комплексний підхід до проблеми автоматизації підприємства, що охоплює всі сфери управління сучасним підприємством, включаючи фінансове і господарське планування, управління кадрами, бухгалтерський облік, оперативне управління. Вирішення перерахованого комплексу задач забезпечується контурами. Контур - це сукупність програмних модулів для виконання однорідних задач. В програмі «Галактика» їх є чотири:

1) «Контур административного управлення»;

2) «Контур оперативного управлення»;

3) «Контур управления производством»;

4) «Контур бухгалтерского учета» [2, с. 345].

Модульний принцип побудови даної програми дозволяє залежно від виробничо-економічної необхідності використовувати окремі програмні модулі або комбінувати їх за умови встановлення всіх модулів програми. Наприклад, модуль «Фактические затрати» призначений для розрахунку бухгалтерських фактичних затрат за підсумками виробничої діяльності підприємства за місяць. Основним джерелом первинної інформації для проведення розрахунків є книга бухгалтерських проводок. Розподіл непрямих витрат здійснюється шляхом такої процедури, як закриття рахунків. Ця процедура служить також для розподілу витрат при наданні зустрічних послуг підрозділів підприємства один одному. Результатом послідовного виконання операцій по закриттю рахунків є бухгалтерські проводки, які містять суми затрат по аналітичним рахункам. Ці суми враховуються при розрахунках кошторисів витрат, зведення витрат і калькуляцій, на основі яких визначається фактична виробнича собівартість. Різноманітні звіти по зведенню витрат, кошторисів, калькуляцій, фактичному випуску дозволяють отримати повну картину калькулювання бухгалтерської фактичної собівартості.

Ведення виробничого обліку в системі «Галактика» передбачає певне групування затрат підприємства, які розподіляються за:

1) видами. Згідно П(С)БО 16 «Витрати» затрати групуються за економічними елементами. Крім того, витрати на виробництво і реалізацію класифікуються за статтями затрат. Організація обліку витрат за їх видами дозволяє підприємству розрахувати структуру собівартості виробленої продукції. Аналіз структури собівартості сприяє виявленню найбільш ефективних напрямків її зниження;

2) місцями виникнення. Облік затрат за місцем виникнення забезпечує контроль за роботою підприємства в цілому та його структурних підрозділів зокрема. Комп'ютерні системи вирішують такого роду задачі досить оперативно, надаючи керівництву саму різноманітну аналітичну інформацію;

3) центрами відповідальності. Метою організації обліку за центрами відповідальності є накопичення даних про витрати по кожному з них, з тим, щоб відхилення від кошторису могли відноситись до матеріально відповідальної особи. Фактичні дані за центрами відповідальності відображаються в звітах про виконання кошторису. З них керівники центрів отримують інформацію про відхилення від кошторису за різними статтями витрат;

4) носіями затрат. Носіями витрат в залежності від виду продукції і технології її виробництва можуть бути товари або напівфабрикати, групи однорідних товарів, будівельні об'єкти, види робіт та послуг;

5) інші способи групування виробничих витрат. За допомогою комп'ютерної системи «Галактика» надається можливість групування витрат з метою планування і прийняття рішень. Застосовуючи дану систему, користувач може не тільки калькулювати собівартість, а і одночасно ділити витрати на постійні і змінні, що дозволяє використовувати методи поглибленого оперативного аналізу для планування діяльності підприємства.

Програма «Галактика» є багатофункціональною і тому вона підходить для великих підприємств, об'єднань, корпорацій тощо. На Україні дана програма використовується на таких великих підприємствах, як наприклад, компанія «NEMIROFF».

1.4 Відповіді на тестові завдання

Відповіді на тестові завдання наведено у табл. 1.2.

Таблиця 1.2

Відповіді на тестові завдання контрольної роботи