Порядок составления документооборота
Сущность документооборота, его параметры. Значение контроля за состоянием на предприятии. Специфика скорости и объема как наиболее показательных характеристик, их анализ. Роль фильтрации информации. Нормативы, действующие при выполнении работ вручную.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 14.08.2010 |
| Размер файла | 22,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот не является статичной системой, правила функционирования которой достаточно определить в начале деятельности фирмы и сохранять неизменными до ликвидации организации.
Номенклатура документов, интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала фирмы, направлений деятельности, организационной структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.
Анализ сложившейся на предприятии системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации. К сожалению, на практике критическая оценка устоявшегося графика документооборота, а также номенклатуры создаваемых и обрабатываемых документов встречается крайне редко. В то же время каналы коммуникации в организации часто бывают перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени специалистов в различных подразделениях и службах.
Параметры документооборота в их динамике за ряд лет создают наглядную картину напряженности информационной среды, в которой функционирует фирма. Кроме того, при смене или расширении (сокращении) деятельности, при подвижках в нормативном регулировании информационных процессов и прочих изменениях внешних и внутренних факторов бизнеса пересмотр подходов к документированию деятельности обязателен. Сделать его обоснованным может лишь всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии предприятия.
В ряду наиболее актуальных характеристик документооборота назовем его скорость и объем.
Скорость документооборота можно, по нашему мнению, оценить, ориентируясь на средний срок прохождения документом всех стадий оборота от момента создания до момента передачи на постоянное хранение. Сведения об этих сроках можно почерпнуть из графика документооборота, который должен быть утвержден и выполняться в каждой организации независимо от формы собственности. Тогда средняя скорость документооборота может быть рассчитана методом простой средней путем суммирования всех индивидуальных сроков прохождения документов и деления этой суммы на общее число названий документов. Очевидно, что ускорение документооборота от одного отчетного периода к другому является положительной тенденцией, при этом автоматизация документооборота дает в этой области немедленный и очень существенный позитивный эффект.
При проведении анализа скорости документооборота целесообразно также проконтролировать выполнение графика документооборота по срокам и выявить участки, где наиболее часто возникают задержки. В этих зонах следует заменить исполнителей или, если это объективно необходимо, пересмотреть утвержденный график.
Объем документооборота, единицей измерения которого можно избрать документ или реквизит документа, а в условиях автоматизации и байт информации, характеризует напряженность информационных потоков в организации.
Большой объем документооборота не всегда оправдан и может быть обусловлен плохой продуманностью системы, форм отдельных документов, избыточностью инстанций, через которые проходит информация. Тем не менее, снижение объема документооборота не всегда эффективно и должно быть четко продумано, в какой мере и на каких участках эти мероприятия принесут пользу, а не вред.
Измерение объема документооборота интересно на уровне отдельных подразделений, для чего можно составить матрицу с приведенной ниже примерной структурой.
Пример.
|
Получатель данных Источник данных |
Дирекция |
Бухгалтерия |
Экономический отдел |
Отдел кадров |
Производственный отдел |
Служба снабжения |
Отдел маркетинга |
|
|
Дирекция |
||||||||
|
Бухгалтерия |
||||||||
|
Экономический отдел |
||||||||
|
Отдел кадров |
||||||||
|
Производственный отдел |
||||||||
|
Служба снабжения |
||||||||
|
Отдел маркетинга |
Эта матрица позволяет выявить наиболее загруженные в информационном обороте службы организации, и ее данные могут стать основанием для более детального анализа форм и номенклатуры используемых документов с целью их упрощения и оптимизации.
Интересен также анализ сложившейся системы документооборота с точки зрения распространения информации по вертикальным и горизонтальным каналам коммуникаций. Вертикальными принято называть информационные потоки, направленные как вниз по иерархической лестнице организации от руководителя к исполнителям различных уровней, так и вверх обратная связь исполнителей с инстанцией, дающей распоряжения. Горизонтальные информационные каналы предназначены для обмена информацией между различными несоподчиненными подразделениями. Здесь целесообразно обратить внимание на возникающие перед информационным потоком преграды, искажения вследствие неэффективной или необоснованной фильтрации данных.
Так, степень шумов в информационных каналах, создаваемых вследствие наличия преград на пути движения документированной информации, можно косвенно оценить по запаздыванию документов, например проанализировать, насколько актуальна информация, получаемая руководителем о событиях в низовом звене, получаемая с опозданием на несколько часов или дней; может ли быть принята как руководство к действию в отделе снабжения информация, полученная от отдела сбыта и содержащая претензии заказчика к качеству исходного сырья, или новая партия сырья такого же качества уже закуплена и т.д.
Фильтрация информации, которая всегда присутствует при ее прохождении, связана с субъективными характеристиками исполнителя, формирующего тот или иной документ. Поэтому если форма документа, подлежащего заполнению, допускает двойственность отражения информации, это создает опасность того, что личные представления исполнителя о существенности сведений о хозяйственной операции будут доминировать над объективной потребностью в информации. Тогда пользователь данных получит не достоверную и достаточную информацию о ситуации, а изложение субъективного представления о ней. Если такие случаи имеют место в организации, необходим пересмотр форм документов, допускающих неэффективную фильтрацию информации: реквизиты должны быть сформулированы таким образом, чтобы их заполнение не допускало вариативности. Кроме того, косвенным подтверждением неэффективной фильтрации информации может служить систематическое выявление в ходе инвентаризаций отклонений фактического состояния и наличия имущества и обязательств организации от учетных данных.
Наконец, если система документооборота на предприятии автоматизирована (полностью или частично), необходимо оценить экономический эффект от этого мероприятия, проанализировав надежность хранения документов на магнитных носителях, возникшие дополнительные затраты на осуществление документооборота, степень высвобождения работников бухгалтерии и других служб от работ по созданию и обработке документов.
В качестве базы для сравнения трудоемкости учетных работ рекомендуется использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 26.09.2005 N 56. Приведем отдельные нормативы, действующие при условии выполнения учетных работ вручную:
|
Наименование видов работ |
Содержание работ |
Единица измерения |
Нормативы времени, мин. |
|
|
Учет наличия основных средств при проведении инвентаризации |
Выписка данных о наличии основных средств в инвентаризационной ведомости основных средств |
инвентаризационная ведомость или инвентарная карточка учета, 1 позиция |
3 |
|
|
Учет движения основных средств: а) вновь выстроенных; б) безвозмездно полученных; в) изготовленных хозяйственным способом |
Ведение картотеки основных средств и учет их движения в оборотной ведомости по учету движения основных средств. Анализ полученных результатов в мемориальном ордере соответствующей формы |
карточка, 1 запись в ведомость, мемориальный ордер |
10 25 |
|
|
Учет операций по выбытию и перемещению основных средств |
Запись в накопительную ведомость (мемориальный ордер) по каждому документу |
ведомость, 1 позиция |
15 |
|
|
Учет износа основных средств |
Составление оборотной ведомости по износу основных средств. Запись суммы износа в мемориальном ордере, в книге "Журнал-главная" |
запись в книгу, 1 позиция |
15 |
|
|
Учет оприходования готовых изделий и продукции, переданной из производства на склад |
Отражение поступления готовых изделий и продукции, переданной из производства на склад. Ведение книги складского учета готовых изделий. Сверка данных бухгалтерского и складского учета |
книга учета, 1 позиция |
20 |
|
|
Учет реализации готовых изделий и продукции подсобных хозяйств |
Оприходование готовых изделий и продукции подсобных хозяйств с помощью актов приемки или других документов. Аналитический учет по наименованию, количеству, стоимости и местам хранения на карточках соответствующих форм |
карточка, 1 позиция |
15 |
|
|
Учет корректировки разницы между плановой и фактической себестоимостью |
Корректировка плановой себестоимости в конце года до фактической себестоимости на сумму реализованной продукции. Расчет экономии плановой себестоимости |
карточка |
15 |
|
|
Учет получения от поставщика оборудования и строительных материалов для строительства, приобретения животных для откорма, материалов и продуктов питания |
Аналитический учет оборудования и строительных материалов по наименованиям материалов, количеству и стоимости на карточках соответствующей формы, приобретенного молодняка по видам и возрастным группам в книгах учета животных соответствующей формы, продуктов питания в оборотных ведомостях |
журнал, 1 позиция |
4 6 |
|
|
Учет списания оборудования, строительных материалов, материалов длительного пользования, списание недостач и потерь материалов за счет учреждения |
Списание оборудования, строительных материалов, материалов длительного пользования. Учет недостачи и потерь материалов и продуктов питания согласно актам списания или другим документам |
карточка, книга учета, 1 позиция |
6 |
|
|
Учет прямых расходов по производству продукции и по выполнению научносследовательских и конструкторских работ |
Аналитический учет по научносследовательским и конструкторским работам ведется по темам и статьям расходов на многографных карточках |
многографные карточки, 1 позиция |
20 |
|
|
Учет выдачи со склада материалов и спецоборудования на производство продукции и выполнение научно-исследовательских работ по хоздоговорам |
Регистрация документации на отпуск со склада материалов и спецоборудования на производство продукции и выполнение научно-исследовательских работ. Отражение отпуска материалов в журнале учета материалов. Сверка данных бухгалтерского и складского учета |
журнал, 1 позиция |
5 |
|
|
Учет начисления заработной платы производственному персоналу, административно-управленческому и обслуживающему персоналу |
Обработка первичных документов. Удержание начисленного аванса, составление расчетных ведомостей заработной платы по всем категориям промышленно-производственного персонала: начисление премий, расчет оплаты отпусков, расчет листков нетрудоспособности, учет удержаний по исполнительным листам, учет выдачи депонированной заработной платы, учет фонда заработной платы |
ведомость, 1 позиция форма отчетности 1 позиция |
3 30 30 |
|
|
Учет распределения накладных расходов по отдельным видам производства и заказам |
Расчет суммы накладных расходов, отражение бухгалтерских операций по учету и распределению накладных расходов в ведомостях и мемориальных ордерах соответствующей формы |
ведомость, 1 позиция |
15 |
|
|
Учет реализации услуг, оказанных производственными мастерскими |
Отражение бухгалтерских операций по учету реализации услуг, оказанных производственными мастерскими, в ведомостях и мемориальном ордере соответствующей формы |
ведомость, мемориальный ордер, 1 позиция |
5 |
|
|
Учет счетов на оплату поставщику за материальные ценности, оборудование, строительные материалы для нового строительства и оказания услуг |
Обработка документов, служащих основанием для осуществления различных операций с поставщиками за материальные ценности, оборудование, строительные материалы для нового строительства и оказание услуг. Формирование оборотов по счетам и расчетов с дебиторами и кредиторами в мемориальном ордере соответствующей формы |
мемориальный ордер, 1 позиция |
10 |
|
|
Учет счетов, отражающих удержание налогов в бюджет |
Формирование оборотных ведомостей по счетам, отражающим расчеты с бюджетом по удержанным суммам налогов |
ведомость, 1 позиция |
5 |
|
|
Учет поступления средств на расчетные счета |
Аналитический учет поступлений средств на текущие счета организации |
карточка, 1 позиция |
10 |
|
|
Учет расчетов с поставщиками, подрядчиками и заказами за выполненные работы и оказанные услуги |
Обработка документов, служащих основанием для осуществления расчетных операций с поставщиками, подрядчиками, заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги. Формирование оборотов по указанным счетам. Ведение учета расчетов с поставщиками, подрядчиками и заказчиками за выполненные работы и оказанные услуги в мемориальном ордере соответствующей формы |
ведомость, мемориальный ордер, 1 позиция |
7 |
|
|
Учет расчетов с подотчетными лицами |
Обработка авансовых отчетов, выписка кассовых ордеров. Формирование оборотов по счету, отражающему расчеты с подотчетными лицами в мемориальных ордерах соответствующей формы |
мемориальный ордер, авансовый отчет, 1 позиция |
5 |
|
|
Учет расчетов с различными дебиторами и кредиторами |
Обработка документов, служащих основанием для осуществления расчетных операций с дебиторами и кредиторами. Формирование оборотов по счетам, отражающим расчеты с дебиторами и кредиторами. Ведение учета на мемориальных ордерах соответствующей формы |
мемориальный ордер, 1 позиция |
8 |
|
|
Учет расчетов с рабочими, служащими и стипендиатами |
Составление ведомостей по начислению взносов, пособий, стипендий в установленном порядке, в установленные сроки. Учет расходов в мемориальных ордерах соответствующей формы |
мемориальный ордер, 1 позиция |
5 |
|
|
Учет реализации продукции изделий и выполненных работ: а) производственных (учебных) мастерских; б) подсобных (учебных) сельских хозяйств; в) научно-исследовательских работ по договорам |
Обработка соответствующей документации по сдаче продукции. Отражение бухгалтерских операций по учету реализации продукции. Сверка бухгалтерского и складского учета |
мемориальный ордер, 1 позиция мемориальный ордер, 1 позиция |
6 4 |
|
|
Учет прибылей и убытков |
Формирование данных по расчету сумм прибылей (убытков). Подготовка данных к заполнению форм отчетности |
ведомость, 1 позиция |
6 |
|
|
Учет забалансовых счетов |
ведомость, 1 позиция |
20 |
||
|
Оформление платежных документов в банке |
Сдача платежных документов, соответствующая их обработка, получение копий из отделений банка |
1 оформление платежных документов в банке |
20 |
|
|
Выдача ценных документов |
Запись по каждому кассовому ордеру в кассовую книгу. Выдача ценных документов. Сдача отрывных листов в бухгалтерию для учетов бланков строгой отчетности |
1 выдача ценных документов |
10 |
|
|
Составление ежедневного кассового отчета |
Внесение в данную форму отчета всей необходимой информации |
1 кассовый отчет |
30 |
|
|
Бухгалтерская отчетность |
Составление отчета по соответствующей форме |
1 проводка |
15 |
|
|
Составление Главной книги |
Составление Главной книги за отчетный период |
1 проводка |
20 |
ЛИТЕРАТУРА
1. Бухгалтерский учет - под ред. Мочерный В.Г. - М. 2008.
2. Финансовая отчетность предприятий под ред. проф. Хатнюк В.С. М - 2004 г.
3. Сборник систематизированного законодательства.
Подобные документы
Общий порядок создания первичных документов, отражение информации в бухгалтерском учете. Первичные документы, требования, предъявляемые к ним. Составление графика учетных работ, график документооборота. Составление плана учетных работ. Учетные регистры.
контрольная работа [22,1 K], добавлен 22.02.2010Роль документооборота в структуре управления компанией. Этапы документооборота компании, система электронного документооборота. Проблемы и недостатки организации, а так же разработка рекомендации повышения эффективности документооборота компании.
курсовая работа [1,4 M], добавлен 09.08.2010Обработка входящих документов. Рассмотрение документов руководством (резолюция). Работа с исходящими документами. Анализ документооборота и методы его совершенствования. Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров.
курсовая работа [229,8 K], добавлен 17.06.2011Понятие документооборота, общая структура документационного обеспечения управления. Классификация документов и нормативная база делопроизводства, его автоматизация. Особенности организации и содержание документооборота в бухгалтерском учете предприятия.
реферат [2,4 M], добавлен 13.01.2011Увеличение объема информации. Организация работы с документами. Хранение документов и их использование в текущей деятельности. Системы автоматизации документооборота. Концепция Work-Flow. Ведение картотеки и инструменты разработки электронных форм.
лекция [314,4 K], добавлен 25.06.2013Основные принципы организации документооборота. Виды документов, составляющих входящий, исходящий и внутренний документопоток. Правила первичной обработки поступивших документов. Порядок направления на исполнение документа. Учет объема документооборота.
презентация [62,9 K], добавлен 26.11.2010История развития секретарского дела в России. Нормативно-методическая база работы секретаря, его роль в организации документооборота. Распределение поступивших документов. Организация доставки корреспонденции. Должностная инструкция на предприятии.
курсовая работа [48,5 K], добавлен 14.04.2014Классификация, формы и виды первичных документов, их значение и анализ, требования и правила составления; основы документооборота. Нормативно-правовое регулирование учёта на предприятии, рекомендации по совершенствованию системы его организации.
курсовая работа [33,4 K], добавлен 29.01.2011Сущность, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете. Порядок документооборота. Правила и стандарты составления описей и сличительных ведомостей на предприятии. Учет на ФГУП "МГЛК "Мордовлеспром" и отражение ее результатов в бухгалтерском учете.
курсовая работа [42,3 K], добавлен 10.12.2008Основы первичного учета на предприятии. Понятие учетных документов и их значение. Классификация учётных документов. Форма учётных документов. Организация документооборота в бухгалтерском учете. Система документооборота первичных учётных документов.
курсовая работа [167,9 K], добавлен 29.06.2008
