Деловые письма

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

2. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

2.1 Общая структура делового письма

2.2 Специфика делового стиля письма

2.3 Деловой этикет в переписке

3. КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

4. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Деловые письма -- это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках следующим нанесением на них необходимых информационных элементов -- реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. Существует множество разновидностей деловых писем.

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто встречаются разновидности писем, классифицированные по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Оферта -- письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.

Рекламация-- коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой изти справочной информацией.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем». «Извещаем Вас» и т. д.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации). Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые -- это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных -- рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные -- обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения. Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

2. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

2.1 Общая структура делового письма

Каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура -- три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей -- может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем для примера структуру письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных многостраничных писем могут разбиваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев -- отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003 как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном федеральными органами власти. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7--8 строк.

Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его называют копией) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

2.2 Специфика делового стиля письма

Текст письма излагается в повествовательной манере, как правило, при прямом порядке слов в предложении, с включением сложносокращенных слов (госкомитет, ОАО «Саратовгаз», ГипродорНИИ и т. п.) и аббревиатур (ГОСТ, ПК и др. см. п. 4.5).

Стиль письма отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что; ввиду того что; в связи с тем что; в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения {на случай, если ...; на том основании, что ...; по той причине, что...; с тем условием, что...; таким образом, что...; то обстоятельство, что...; тот факт, что... и др.).

Если в деловом письме автор документа -- лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа: предприятие гарантирует..., не возражает..., предлагает...; от третьего лица множественного числа: Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят...; от первого лица множественного числа: просим..., сообщаем..., подтверждаем...

Если автор -- лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа: Прошу..., ставлю Вас в известность..., довожу до Вашего сведения...; от первого лица множественного числа: поддерживаем..., одобряем..., напоминаем..., выражаем... и т.д.

Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов (моделей, формул, клише). Наличие их в деловом языке -- следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Владение деловым стилем -- это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов.

2.3 Деловой этикет в переписке

Деловой этикет вообще -- это порядок поведения, установленный в деловом общении. Деловой этикет, в частности, проявляет себя в форме изложения текста письма, прежде всего в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний, отказов, претензий, в способах аргументации, формулировках указаний, в заключительных словах.

Обращение -- обязательный элемент коммерческой переписки. Распространенными формулами обращения являются, например, такие: Уважаемый господин (госпожа) с указанием фамилии; Уважаемые коллеги (при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности); Уважаемый Сергей Иванович (в письмах-приглашениях, в обращениях к известным лицам) и т. д.

В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Большое значение для формирования положительного имиджа организации имеет соблюдение такой нормы делового этикета, как своевременность ответа на запрос, деловое предложение и т. д. Если по объективным причинам невозможно дать ответ в установленный срок, нужно сообщить адресату об этом, а также о том, когда будет дан окончательный ответ.

Если требуется напомнить партнеру о необходимости выполнения его обязательств, напоминание формулируется в спокойной манере, без резких выражений, например: «Напоминаем Вам, что срок выполнения договора от 16.12.2004 № 25/42 истекает ...» В ответ на жесткое письмо-претензию также нужно придерживаться этой нормы: «Мы должны извиниться за неудобства, причиненные как Вам, так и Вашим заказчикам вследствие несвоевременной отправки груза...»

При подготовке ответного письма нужно обращать внимание на оформление реквизита «адресат». Если поступившее письмо подписал руководитель, ответ следует адресовать на его имя, если другое должностное лицо -- отвечает на его имя.

Проявлением этикета является также употребление заключительных формул вежливости. Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением ...»; в отдельных случаях-- «Ваш...», «Искренне Ваш...». Для образца можно привести следующий пример благодарственного письма:

МЕЖДУНАРОДНЫЙ АЭРОПОРТ САМАРА

Г-ну П. Кутю, 443025, РОССИЯ, САМАРА,

вице-президенту IAMTI АЭРОПОРТ,

ОТДЕЛ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ

ТЕЛ/ФАКС (8462) 227 545

ТЕЛЕКС 214 258 START SU

ТЕЛЕГРАФ 214 173 ПОРТ

от Чернавина В. Ф., НАШ НОМЕР ДАТА______

генерального директора ВАШ НОМЕР_____ДАТА______

Международного аэропорта Самара

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного аэропорта Самара. Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэропорта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинтересованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслуживания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгодным.

С уважением, В. Ф. Чернавин

3. КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку -- они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т. е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска

(письмо-договор, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация).

Письма-договоры (контракты)

Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули -- текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Вот типичный пример договора о поставках:

ДОГОВОР О ПОСТАВКАХ

г. Самара 10 октября 1995 г.

Торговый Дом «Глория» в лице директора Вайнберга О. Е., действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и ООО «Coda» в лице директора Дуболазова Г. Н., действующего на основании Устава, именуемого в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, заключили настоящий договор о встречных поставках:

1. ПРЕДМЕТ «ДОГОВОРА О ПОСТАВКАХ»

1. «Исполнитель» обязуется поставить (продать) товар в установленном количестве и качестве, а «Заказчик» принять и оплатить товар в установленный срок. «Исполнитель» имеет право на досрочную поставку в любой срок с момента заключения и вступления его в силу.

1.1. Наименование: сахар-песок.

1.2. Единица измерения: кг.

1.3. Цена за единицу: три тысячи сто рублей.

1.4. Количество: десять тысяч кг.

1.5. Стоимость товара: Тридцать один миллион рублей с учетом НДС и СН.

1.6. Качество: Сертификат ЦСМС.

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТА ЗА ТОВАР

2.1. Срок отгрузки: в течение 3-х дней со дня подписания Договора со дня поступления денег на расчетный счет «Исполнителя».

2.2. Вид транспорта и базис поставки за счет «Заказчика».

2.3. Упаковка: мешки.

2.4. Срок, порядок и форма расчетов.

2.4.1. Срок оплаты: в течение 7 календарных дней со дня получения товара.

2.4.2. Порядок оплаты: 100% суммы до 17.10.95 г.

2.4.3. Форма оплаты: безналичный расчет (платежное поручение).

2.5. При предварительной оплате «Заказчик» обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить «Исполнителю» заверенную банком копию платежного документа или известить его официальной (заверенной с уведомлением) телеграммой с номером, датой и суммой банковского авизо. При невыполнении «Заказчиком» требования настоящего пункта «Исполнитель» вправе по истечении__ дней с момента заключения договора реализовать товар.

3. ГАРАНТИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

3.1. За просрочку поставки товара «Исполнитель» уплачивает «Заказчику» соответственно 10% от стоимости непоставленного товара в безакцептном порядке.

3.2. За безосновательный отказ или уклонение от оплаты товара, в том числе при предварительной оплате, «Заказчик» уплачивает «Исполнителю» штраф в размере 10% суммы, от оплаты которой он отказался в безакцептном порядке, за просрочку оплаты -- 1% от суммы сделки за каждый день просрочки.

3.3. За отказ от принятия товара в установленный срок «Заказчик» уплачивает «Исполнителю» неустойку в размере 10%, а также возмещает убытки в размере 10% от суммы сделки в безакцептном порядке.

3.4. Торговая наценка «Заказчика» не более 25%.

3.5. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим договором, стороны руководствуются Постановлением ПВС РФ и правительства РФ № 2837-1 от 25.05.92 г. и действующим законодательством РФ.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

4.1. Договор вступает в силу со дня подписания договора.

4.2. Срок действия договора до декабря месяца.

4.3. Настоящий договор может быть изменен, расторгнут и т. п. при форс-мажоре (обстоятельства непреодолимой силы: стихийные бедствия, правительственные постановления, военные действия, изменение отпускной цены производителя, и т. п.).

4.4. «Исполнитель» не несет ответственности перед «Заказчиком» за отказ и прием к перевозке товара МПС (железной дорогой).

4.5. В случаях п. 4.3., п.4.4. «Исполнитель» обязан сообщить «Заказчику» в______дневный срок и в____дневный срок вернуть средства без штрафных санкций.

4.6. Разногласия, споры, расторжение договора, согласование сроков решаются путем переговоров, в противном случае через арбитраж.

5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ

______________________________________________________

______________________________________________________

Письмо-запрос

Письмо-запрос -- это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

443022, ПО «Экран» АО «Кольмекс»

Самара, пр. Кирова, 24

03.03.97. № 50-279/561

О запросе предложения

на запасные части

Просим Вас выслать в наш адрес предложение в 3-х экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки Вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Коммерческий директор Л. Н. Шишаков

Письмо-предложение (оферта)

Предложение (оферта) -- это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение о заключении сделки может быть направлено в ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или в порядке инициативы.

В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.

ООО «НОУКРУС» Директору рекламной

07.02.97. М21/ОР-03 фирмы «Прайм-тайм»

Шляпину С.А.

Предложение о размещении рекламы

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о проведении рекламной кампании для продвижения на рынке нашей новой продукции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Сроки проведения рекламной кампании -- I квартал 1997 года. Условия сделки -- предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

Наш адрес:

Письмо-рекламация

Рекламация -- это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта.

Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.

К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.

Директору ОАО «Бумлесторг»

Фиклистову О.А.

О просрочке поставки товара

Олег Алексеевич!

По контракту № 24 от 17.10.97. Ваше предприятие должно было поставить товар не позднее 01.09.97. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.

На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в размере ...руб.

Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № ... в Инкомбанке.

В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуждены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров от 23.09.97.

Директор фирмы... Подпись

4. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Составить письмо-запрос на рекламные проспекты, письмо-запрос о пробной поставке, письмо-запрос относительно условий поставки и платежа.

Письмо-запрос на рекламные проспекты

ООО «Карина» Директору рекламного агентства

Москва, ул. Победы, 15. А.Н.Соколову

Тел./факс 1589634 Остоженка, 9

15.09.2007 №21/1-3 Москва, 121105

О рекламных проспектах

Уважаемый Алексей Николаевич!

Просим Вас подтвердить возможность изготовления 1000 экземпляров рекламных проспектов для нашей компании. Наши требования и пожелания отправляем на Ваш электронный адрес. Подтвердите Ваше согласие и условия платежа по факсу 145-23-64.

Мы заинтересованы в их получении до конца текущего месяца.

Директор Подпись Л. В. Корин

Письмо-запрос о пробной поставке

ВОСКРЕСЕНСКОЕ ПАССАЖИРСКОЕ Директору завода «ЭКРАН»

АВТОТРАНСПОРТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ 443022, г.Самара, ул.Кирова, д.24

г.Воскресенск, ул.Заводская, д. 7

тел. 2-37-18

Расчетный счет № 4259022131354

в Воскресенском отделении

Промстройбанка

от 20.10.93 № 250

Просим продать нашему предприятию пробный экземпляр ультразвукового счетчика «Расход- 7» для измерения расхода холодной питьевой воды.

Диаметр трубопровода -- 80 мм.

Максимальный расход -- 1,2 м³/ч

Минимальный расход --0,1 м³/ч

Максимальное давление воды в трубопроводе --0,5 МПа

Максимальное удаление счетчика

от измерительного участка - 145 м.

Температура воды -- от 7°С до 20°С

Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском филиале ММКБ, МФО № 211059. Код С-6.

Директор Воскресенского ПАТП В. В. Сиволобов

Главный бухгалтер М. И. Притула

Письмо-запрос относительно условий поставки и платежа.

443022, ПО «Экран» АО «Кольмекс»

Самара, пр. Кирова, 24

03.03.97. № 50-279/561

Об условиях на поставку

на запасные части и условий платежа

Просим Вас выслать в наш адрес предложение в 3-х экземплярах на поставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указать отдельно стоимость упаковки и транспортировки и условия платежа.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки Вашего предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за ваше сообщение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Коммерческий директор Л. Н. Шишаков

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение можно сделать следующие выводы:

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость.

Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Деловое письмо выполняет ряд важных функций.

Прежде всего, это -- информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности.

Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

ЛИТЕРАТУРА

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие - М., 2005.

2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. -- 5-е изд., перераб. и доп. Серия «Учебники и учебные пособия». -- Ростов н/Д: Феникс, 2008.

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003.

4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2006.

5. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004.

6. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - 5-е изд., перераб. и доп. -М.: Ось-89, 2001.

7. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (практическое пособие). Изд. 9-е, перераб. и доп. - М.: «Издательство ПРИОР», 2007.

8. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, «Проспект», 2004.