Контроль и ревизия денежных средств

2

Содержание

Введение

1. Контрольно-ревизионная деятельность организации

1.1 Сущность и задачи контрольно-ревизионной деятельности

1.2 Виды и направления контрольно-ревизионной деятельности

2. Проверка учета и сохранности денежных средств и денежных документов

2.1 Задачи, цели и источники данных ревизии денежных средств

2.2 Ревизия денежных средств и операций с ними

Заключение

Список использованных источников

Введение

Функционирование предприятий в современных условиях требует новых подходов к управлению. Организациям предоставлены права самостоятельно действовать в соответствии с принятой учетной политикой, что влечет укрепление отношений собственности и рост ответственности собственников, менеджеров, акционеров, бухгалтеров организаций за результаты финансово-хозяйственной деятельности.

В этой связи становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных, стратегических и перспективных управленческих решений. Контроль выявляет слабые стороны, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избегать кризисных ситуаций. Основным назначением контроля является обеспечение законодательства в процессе формирования и использования финансовых ресурсов, оценка экономической эффективности финансово-хозяйственных операций во всех звеньях экономики.

Контроль - это функция управления, представляющая собой систему наблюдения и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениями, а также позволяющая выявить отклонения в намеченных целях и принимать при необходимости корректирующие меры.

Управленческая деятельность эффективна лишь в тех случаях, если выполнение принятого решения своевременно контролируется с целью установления законности и эффективности проводимых мероприятий. Контроль способствует соблюдению договорной и исполнительской дисциплины, требует от работников высокого профессионализма и компетентности.

Наряду с контролем, созданием мер по ограничению риска и безопасности хозяйственной деятельности организации, важное значение представляет ревизия как инструмент контроля. Совокупность организационных, методических и технических приемов, используемых при ревизии, образует контрольно-ревизионный процесс.

Цель данной работы -- рассмотрение понятия контрольно-ревизионной работы, ее видов, основных методов, а также особенности осуществления контроля за учетом и сохранностью денежных средств на предприятии.

Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

1. Контрольно-ревизионная деятельность организации

1.1 Сущность и задачи контрольно-ревизионной деятельности

Известно, что система управления состоит из следующих взаимосвязанных функций: планирование, учет, контроль, анализ и принятие управленческих решений.

Контроль (от франц. controle -- проверка) -- процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

- установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;

- сопоставление достигнутых результатов с ожидаемыми;

- корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль, как функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производятся оценка степени достижения организацией своих целей и необходимая корректировка намеченных действий. Контроль связывает воедино все функции управления, позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.

Цель контроля - это объективное изучение положения дел в определенных отраслях деятельности предприятия и выявление отрицательно сказывающихся факторов.

К основным задачам контроля относят:

- укрепление законности и правопорядка, государственной и финансовой дисциплины;

- обеспечение сохранности принадлежащего организации имущества, денежных средств и выявление фактов недостач, потерь и порчи;

- достижение целевого, экономного и рационального использования всех средств, находящихся в распоряжении организации;

- выявление и использование резервов роста и повышения эффективности производства;

- проверка состояния бухгалтерского учета и внутреннего контроля, достоверности бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности;

- выявление путей совершенствования работы субъектов хозяйствования.

Объектом контроля, прежде всего, являются финансовые показатели, но, так как они регламентируют процесс формирования, распределения, пере-распределения и использования финансовых ресурсов, фактически объектом финансового контроля становится весь процесс производственно-хозяйственной деятельности. Этим и определяется большая роль контроля в системе управления.

В зависимости от формы контроля используются различные приемы и способы проверок. К приемам фактического контроля относятся: инвентаризация, лабораторный анализ, экспертная оценка, очный опрос. Наряду с указанными приемами для изучения предмета экономического контроля широко используются приемы и способы документального контроля. Все перечисленные приемы и способы контроля применяются не изолированно, а в сочетании, что позволяет достаточно полно выявить положительные и отрицательные моменты в хозяйственной деятельности проверяемых организаций и отдельных должностных лиц в целях улучшения сохранности и более эффективного использования экономических ресурсов.

Одной из наиболее эффективных форм контроля является ревизия. В соответствии с Инструкцией о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов РФ, утвержденной приказом Министерства финансов РФ № 42н от 14 апреля 2000 г., «ревизия - это система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера и иных должностных лиц».

Ревизия - составная часть системы управленческого контроля, призванная установить законность, достоверность, целесообразность и экономическую эффективность совершенных хозяйственных операций.

В словосочетании «контроль и ревизия» первое понятие является общим и абстрактным, а второе - частным и конкретным. Если экономический контроль связан со всеобщим регулирование общественных отношений, то ревизия выступает всегда конкретной формой такого регулирования как в пространстве, так и во времени.

Ревизия - форма последующего контроля, представляющая собой систему взаимосвязанных документальных и фактических приемов контроля.

Цель ревизии или проверки - осуществление контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Итак, ревизия - это метод последующего периодического контроля, документальное и или фактическое исследование целесообразности и законности действий должностных лиц. При ревизии изучают только совершенные хозяйственные операции на базе зафиксированной информации.

Основные задачи ревизии:

- проверка сохранности имущества, законности и эффективности хозяйственных операций;

- выявление злоупотреблений, условий их возникновения и разработка мероприятий по их предупреждению;

- проверка исполнительной дисциплины и оценка эффективности деятельности управленческого персонала организации;

- исследование системы внутреннего контроля, выявления её узких мест и повышения её эффективности.

Основными принципами проведения ревизии являются:

- внезапность: ревизор должен применять неожиданные для контролируемых лиц средства и способы проверки их действий;

- активность: медлительность в ревизии часто позволяет скрыть нарушения (оформить соответствующие документы, завезти и вывезти ценности, оприходовать неучтенное имущество и т.д.);

- непрерывность: начатые ревизионные действия должны вестись непрерывно до полного объяснения обнаруженных факторов, возмещения выявленного ущерба, привлечение виновных к ответственности;

- обоснованность: вскрытые факты и выводы ревизии должны быть документировано обоснованы, что предполагает проверку любого факта, приводимого заинтересованными лицами в свое оправдание;

- гласность: первоначальные результаты ревизии обсуждаются с руководством проверенной организации, затем о них информируют непосредственного заказчика данной работы (собственника, руководство вышестоящей организации)

Совокупность организационных, методических и технических приёмов и навыков работы формирует ревизионный процесс, который как правило, включает в себя следующие этапы (рис.1):

1. подготовка членов ревизионной группы к предстоящей ревизии: изучение документов, имеющиеся у вышестоящей организации по объекту ревизии (фин. план, финансовая и статистическая отчетность, акты предыдущих проверок, материалы о специфике деятельности проверяемого объекта);

2. разработка программы, плана ревизии, инструктаж членов ревизионной бригады;

3. организация и непосредственное проведение ревизии на объекте:

- предъявление руководству организации полномочий и проведение инвентаризации денежных средств, материальных ценностей и расчётов;

- проверка обеспечения сохранности и обследование объектов;

4. документальная проверка операций в соответствии с программой ревизии;

5. оформление результатов ревизии (составление акта, организационных выводов и предложений);

6. реализация материалов ревизии (обсуждение и утверждение материалов ревизии и решений по ним);

7. организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Рисунок 1 - Схема последовательности ревизионного процесса

В ходе проведения ревизий широко сочетаются все приемы и способы фактического и документального контроля, что позволяет изучать проверяемые вопросы и тем самым успешно решать задачи экономического контроля. При назначении контрольного мероприятия может быть поставлена любая из общих или частных задач, и в принципе постановка задачи определяет вид контрольного мероприятия: обследование, налоговая проверка, тематическая проверка и т.д.

Полная комплексная ревизия может охватывать решение всех задач применительно ко всем операциям организации. Если такая проверка необходима и есть доводы, подтверждающие ее эффективность даже при существенных затратах на ее проведение, то столь широкий спектр задач можно включить в программу ревизии.

Однако в большинстве случаев проверка по всем направлениям сразу не проводится по многим причинам. Во-первых, концептуальной основой контроля является «подход на основе оценки риска», и вряд ли все направления деятельности организации обладают повышенным риском. Во-вторых, современный финансовый контроль строится преимущественно на выборочном методе проверки, как наиболее эффективном методе контроля.

С учетом этих факторов всеобъемлющая комплексная ревизия с изучением всех аспектов деятельности организации проводится преимущественно в ходе судебно-бухгалтерской экспертизы, когда по материалам экспертизы судом определяются величина ущерба и законность действий сотрудников организации.

1.2 Виды и направления контрольно-ревизионной деятельности

В целях более глубокого изучения сущности, принципов построения, форм организации и методов осуществления контроля возникает необходимость его классификации.

В зависимости от вида информационного обеспечения контроля различают документальный контроль и фактический контроль.

Документальный контроль -- это проверка документов. Основным методом ревизии является проверка законности и достоверности совершенных финансово-хозяйственных операций по подлинным первичным оправдательным документам за весь период, прошедший с начала проведения предыдущей ревизии, или за больший срок, установленный начальником, назначившим ревизию.

Фактический контроль предполагает проверку контролируемых объектов в натуре путем инвентаризации, осмотра материальных объектов, контрольного завеса и т.д.

В зависимости от субъекта контроля различают следующие его виды.

Государственный финансовый контроль - неотъемлемая часть государственного устройства, одна из важнейших функций управления страной, обязательное условие нормального функционирования финансово-кредитной системы. Его цель - контроль над исполнением государственного бюджета и внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего долга, государственных резервов, осуществлением финансовых и налоговых льгот; а также контроль над своевременным и полным поступлением всех видов государственных доходов, использованием кредитных и привлеченных средств на покрытие дефицита госбюджета, своевременным финансированием затрат на социальную сферу, в том числе на оплату труда, выплаты пенсий, стипендий и других социальных выплат.

Негосударственный финансовый контроль необходим как информация о результатах деятельности всех предприятий для принятия решений в области экономики, бюджетной политики и налогообложения. С этой целью создан вид контроля - аудит.

Аудит построен на принципе полного хозрасчета, проводимого на основе договора между хозяйствующим субъектом и аудитором. Целью аудита является выражение мнения о достоверности финансовой отчетности и соответствии порядка ведения бухучета законодательству РФ.

В зависимости от того, кто проводит проверку, аудит подразделяют на внутренний и внешний. Внутренний аудит осуществляется внутрифирменной аудиторской службой и направлен на повышение эффективности управленческих решений по экономичному и рациональному использованию ресурсов предприятия с целью максимизации прибыли и рентабельности. Внешний аудит выполняют специальные аудиторские фирмы. Основной задачей данного вида аудита является установление достоверности и дача заключения по финансовому отчету проверяемого предприятия, а также разработка рекомендаций по устранению имеющихся недостатков.

К негосударственному контролю относится контроль со стороны коммерческих банков, которые в соответствии с действующим законодательством обязаны контролировать соблюдение клиентами установленного государством порядка ведения расчетно-кассовых операций и валютного законодательства. В случае предоставления ссуды контролировать, платежеспособность и ликвидность клиента для большей вероятности возврата ссуды с причитающимися процентами в установленный срок. Такой контроль со стороны банков - важный элемент управления кредитным риском.

Общественный финансовый контроль осуществляется неправительственными организациями и отдельными физическими лицами на основе добровольности и безвозмездности. К общественному финансовому контролю можно отнести контроль со стороны профсоюзов. Профсоюзные организации осуществляют контроль лишь косвенно, контролируя соблюдение трудового законодательства, условий труда и оплаты на предприятиях различных форм собственности.

Внутрихозяйственный контроль осуществляется финансово-экономическими службами предприятий (бухгалтерией, финансовыми отделами и др.). В ходе проведения данного вида контроля могут проверяться вопросы, связанные с уплатой налогов в бюджет и налоговым планированием, с использованием выделенных бюджетных средств.

Правовой контроль проводится правоохранительными органами в форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы.

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Под плановой выездной проверкой понимается проверка деятельности организации, проводимая группой инспекторов по месту нахождения и/или ведения деятельности организации, включенная в план выездных проверок контрольной службы. Плановая выездная проверка проводится с предварительным уведомлением организации. Проверка организации, не включенная в план выездных проверок, является внеплановой - проводится группой инспекторов по месту нахождения и/или ведения деятельности организации и назначается с целью проверки исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений, исполнения требования законодательства и в иных случаях, предусмотренных соответствующими законами и нормативными актами.

В зависимости от момента совершения контролируемых операций различают следующие виды контроля: предварительный; текущий (оперативный); последующий.

В зависимости от охвата операций управляемого субъекта в ходе осуществления контроля различают следующие виды контроля: тематический (частичный); комплексный (полный).

Тематические контрольные проверки -- это форма текущего финансового контроля однородных хозяйственных операций, выполняемых предприятиями, например использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

При тематических проверках, в отличие от текущего обследования, где применяются в основном методы фактического контроля, - используются планово-нормативная и договорная информация, данные бухгалтерского учета, хронометражные наблюдения, проводятся выборочные инвентаризации ценностей.

Комплексными, как правило, являются ревизии всей финансово-хозяйственной деятельности предприятий, учреждений и организаций. Основные задачи комплексной ревизии -- всесторонняя проверка состояния экономики предприятий, учреждений и организаций, анализ их производственной и операционной деятельности. Для проведения комплексной ревизии создается ревизионная группа во главе с руководящим должностным лицом. В состав группы включаются специалисты, способные глубоко проверить и дать объективную оценку производственной и финансово-хозяйственной деятельности.



2. Проверка учета и сохранности денежных средств и денежных документов

2.1 Задачи, цели и источники данных ревизии денежных средств

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и мобильных активов. Завершая кругооборот средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений. Наличные денежные средства представляют наиболее рисковый объект потенциальных искажений официальных данных.

Ревизия операций с денежными средствами включает проверку кассовых, банковских и валютных операций, осуществляемых организацией. Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом. Основная цель проверки - законность, достоверность и хозяйственная целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

В составе самих денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные, движение которых оформляется посредством кассовых операций.

Учет кассовых операций осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Банк России установил единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализаций помещений касс предприятий.

1. Кассы предприятий относятся к объектам и помещениям группы «А», оборудованным по высшей категории укрепленности.

2. Хранение денежных документов и ключей - дублеров.

3. Порядок ведения кассовых операций и транспортировка денежных средств.

4. Учет денежных средств. Кассовая книга формы КО - 4.

5. Кассовые ордера: приходный кассовый ордер (форма №КО-1) и расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Работа с ними.

6. Порядок выдачи денег из кассы.

Целью ревизии кассовых операций являются проверки соблюдения:

- условий ранения и сохранности наличных денег и других ценностей в кассе и при доставке их из банка;

- установленного порядка хранения чековых книжек, корешков чеков и получения по ним денег;

- правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

- лимита хранения наличных денег в кассе;

- порядка выдачи денег в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы и другие нужды;

- своевременности и полноты оприходования наличных денег, полученных из банков, от юридических и физических лиц;

- кассовой дисциплины при производстве кассовых операций;

- учета кассовых операций и ведения кассовой книги и книг аналитического учета по другим ценностям, хранящимся в кассе;

- порядка расчета наличностью с юридическими лицами за отгруженную продукцию (работы, услуги) и другие материальные ценности;

- использования по назначению полученных по чекам из банков наличных денег;

- полноты и своевременности возврата в банки по окончании рабочего дня сверхлимитных остатков наличных денег;

- наличия случаев выдачи наличных денег посторонним лицам без оформленных доверенностей.

Источники информации при проверке кассовых операций являются:

- первичные документы по оформлению приема и выдачи наличных денег (кассовые приходные и расходные ордера, формы КО-1; КО-2);

- кассовая книга (форма КО-4);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3; КО-3а);

- книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма КО-5);

- первичные оправдательные документы к кассовым документам;

- учетные регистры по счетам 50 «Касса», 51»Расчетный счет», 56 «Денежные документы», другим расчетным счетам, корреспонденция которых связана со счетом 50; по балансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности», балансы и другие отчетные формы.

Проверяя кассовые операции, необходимо установить как соблюдается порядок ведения кассовых операций, кассовая дисциплина, законность и целесообразность совершенных операций с наличными деньгами.

Основные этапы проверки кассовых операций:

Инвентаризация фактического остатка наличных денег в кассе и соответствие его учетным данным по кассовой книге.

Проверка по приходным и расходным ордерам полноты и своевременности оприходования списания наличных денег по кассовой книге.

Проверка наличия оправдательных документов к приходным и расходным ордерам, на основании которых они оформлены.

Проверка законности совершенных хозяйственных операций.

Проверка фактического наличия других ценностей, хранящихся в кассе (ценных бумаг, ценных подарков, драгоценных вещей и других ценностей), которые в соответствии с нормативными документами надлежит хранить в кассе.

Проверка итогов в кассовой книге и других учетных регистрах (журналах-ордерах, ведомостях).

Обеспечение сохранности денежных средств при их получении, доставке из банка (предприятия), хранении и выдаче на предприятии.

Проверка полноты оприходования по местам хранения закупленных материальных ценностей и отражение прихода по соответствующим книгам учета.

Проверка наличия письменного договора о полной материальной ответственности с кассиром.

Помимо описанных выше приемов и методов проведения проверок кассовых операций в программу рекомендуется включить и следующие вопросы:

проводятся ли на предприятии внезапные проверки остатков денежной наличности в кассе. Если проводятся, то кто осуществляет такие проверки;

снимаются ли остатки денег в кассе перед составлением бухгалтерской отчетности;

на кого возложены функции оформления приходных и расходных кассовых ордеров, обращая при этом особое внимание на недопущение их оформления кассиром;

кто осуществляет прием от кассира кассовых отчетов и оправдательных документов к ним;

допускается ли кассиром внесение в кассовую книгу неоговоренных исправлений в произведенные ранее записи;

осуществляется ли надлежащий учет депонированных сумм.

Если в организации осуществляется автоматизация кассовых операций, дополнительно проверяют правильность работы программных средств, с помощью которых обрабатываются кассовые операции и документы.

2.2 Ревизия денежных средств и операций с ними

Важнейшим условием ревизии кассы является ее внезапность.

Сразу же после прибытия на предприятие и предъявления приказа о назначении ревизии должна быть незамедлительно проведена инвентаризация наличных денежных средств в кассе. Если по уважительным причинам задерживается начало ревизии, кассу необходимо немедленно опечатать. Касса проверяется ревизором совместно с представителями бухгалтерии, либо главным бухгалтером в обязательном присутствии кассира. На время ревизии все кассовые операции прекращаются.

В процессе проверки материально ответственное лицо по кассе обязано составить отчет об операциях кассы за текущий день, вывести по кассовой книге остаток денег на день ревизии и на последнем отчете, дать расписку, что все приходные и расходные кассовые документы включены в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и не списанных в расход денег не имеется. Кассир предъявляет все имеющиеся в кассе документы по движению денег.

Необходимо проверить наличие письменных договоров о материальной ответственности с лицами, которые ведут кассы, а также с лицами, на которых приказами руководителей учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, возложены обязанности по выдаче заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и др.

Денежное наличие проверяется путем полного перерасчета всех денег, находящихся в кассе. Закончив пересчет наличных денег, ревизор проверяет наличие в кассе денежных документов (марок, проездных билетов), бланков строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладыши к трудовым книжкам, квитанционные книжки судебных исполнителей), ценных бумаг (оплаченные талоны на бензин и масло, на питание и тому подобное, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины и т. п.). Фактические остатки денег, денежных документов и бланков строгой отчетности сопоставляются с остатками по данным бухгалтерского учета.

Записи кассира, частные расписки, квитанции и не полностью оформленные документы не принимаются во внимание при составлении кассового отчета для целей ревизии и подсчета остатка наличных денег, и считаются недостачей. Возникновение таких фактов следует перечислить в акте ревизии в качестве нарушения кассовой дисциплины с указанием получателей денег, суммы и целей выдачи. Если при проверке обнаружены недостача или излишек денег, денежных документов и бланков строгой отчетности, то у кассира берется письменное объяснение о причинах выявленных расхождений. В этих целях лицо, ответственное за ведение кассы, обязано дать объяснения, а ревизор должен проверить достоверность объяснений. Если недостача или излишек по кассе образовались в результате нарушения правил ведения кассовых операций или злоупотреблений, ревизор может потребовать отстранения кассира от занимаемой должности или передачи материалов на виновных лиц в правоохранительные органы

На обнаруженные излишки денежных средств составляется приходный кассовый ордер, который заносится в кассовую книгу, а излишки сдаются в доход бюджета. При выявлении в ходе ревизии недостачи наличных денег должны быть приняты меры к взысканию.

Далее проверяется соблюдение последовательности нумерации приходных и расходных кассовых документов в кассе, сопоставление этой нумерации с документами по предыдущему отчету кассира. Расхождение в номерах можно указывать на умышленное изъятие отдельных документов.

На практике встречаются следующие приемы использования недоброкачественных первичных документов:

- к отчету подшиваются первичные документы, изъятые из архива, которые могут отличаться цветом, видом (пожелтевшие, выцветшие, помятые, проколотые, со следами от подшивки), формой, подтертыми датами, подписями и т.п.;

- травление, подчистка, дописка документов и т.п.;

- качественно сделанные копии.

Ревизор должен отличать признаки копий, произведенных на средствах тиражирования. С помощью лупы или на просвет ревизор может обнаружить внесенные исправления или копирование документов. Подделку документов проще обнаружить при внимательной сверке номеров, дат, подписей. Обычно учесть в копии все отметки в документе, проходящем через многих исполнителей, не удается. Документы, не соответствующие требованиям Положения о ведении кассовых операций, не признаются оправдательными. В процессе ревизии необходимо тщательно проверять достоверность операций, отраженных в таких документах.

Приходные и расходные кассовые документы должны проверяться сплошным порядком с целью выявления: случаев хищения денежных средств; незаконного и нецелесообразного использования их; нарушений правильности оформления документов

После просмотра документов, изъятых из кассы, составляется отчет кассира на момент проверки. В ведомости на выплату заработной платы, премий и т. д., по которой не получено значительное количество денег, можно не делать операции по депонированию и таким образом не включать в отчет кассира, а учитывать эти деньги в качестве наличных. В противном случае ведомость закрывается, а денежные средства депонируются.

На следующем этапе кассир пересчитывает наличность по купюрам, а результат записывается в акт. В кассе запрещено хранить деньги, не принадлежащие предприятию. Если в кассе находятся деньги профкома, касса взаимопомощи, то ревизор перед началом проверки должен затребовать справку из бухгалтерии об остатке таких средств по данным учета.

При проверке фактического наличия ревизор должен осмотреть все отделения и ячейки кассы, чтобы не допустить сокрытия или неполного предъявления денежных средств для пересчета.

Фактическое наличие денежных средств сверяют с остатками по данным бухгалтерского учета и выводят результат инвентаризации кассы, в котором излишек приходуется, а недостача списывается на кассира.

На следующем этапе ревизору необходимо ознакомиться с актами проверки кассы иными проверяющими и установить наиболее характерные недостатки и нарушения. Одновременно устанавливают наличие актов внезапной ревизии главным бухгалтером или уполномоченным лицом. После изучения указанных документов целесообразно рассмотреть журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и оценить его соответствие данным кассовой книги.

На следующем этапе проверяется соблюдение лимита остатка денежной наличности.

Непосредственную проверку кассовых операций начинают с оценки полноты оприходования полученных в банке наличных денег. Такая проверка проводится путем сравнения записей в кассовой книге и отчете кассира с чековыми книжками и выписками банка. В выписках банка получение наличных денег отражается отдельным шифром. Для ускорения проверки операции по этому шифру выписываются и сравниваются с суммами на корешках чеков и оприходованными суммами по кассовой книге на основании приходно-кассовых ордеров. Испорченные и аннулированные чеки должны быть прикреплены к корешкам чеков в чековой книжке с соответствующими пометками на них. В случаях исправлений, подчистки следует провести сверку записей в выписках банка с подлинными записями в лицевых счетах, хранящихся в обслуживаемом банке.

Далее проверка продолжается по однородным поступлениям денег в кассу.

Продажа ТМЦ за наличный расчет. Такие операции проверяются путем сравнения записей в кассовой книге со стоимостью проданных ТМЦ. Важно сравнивать со стоимостью ТМЦ, определенной по данным отпуска ценностей, определенным по отчетам и расходным документам склада. Аналогично проверяется полнота оприходованной наличной выручки за выполненные работы и услуги, когда сверяются суммы прошедшие по кассе, с данными, указанными в актах выполненных работ и отраженными в книге продаж в качестве доходов.

Выплата заработной платы. Документы на выплату заработной платы рассматриваются с позиции правильности арифметических расчетов, наличия подписей в получении денег. Выявление незаконных выплат и списание денежных средств из кассы осуществляется путем сравнения платежных ведомостей и РКО, а также сравнения этих документов с ведомостями по начислению заработной платы. При появлении сомнений ведомости могут быть сопоставлены с информацией о должностных окладах, табелем учета рабочего времени, приказами на отпуска, увольнение работников. При возникновении неоднозначных ситуаций можно произвести сверку подписи одних и тех же лиц в различных платежных документах и в личном деле по учету кадров.

Выплата депонированной заработной платы. Суммы такой заработной платы следует сопоставить с числящейся задолженностью в разрезе отдельных лиц.

Выплата премий. Необходимо наличие приказов и решений по предприятию. При многократной выплате премий одним и тем же лицам целесообразно включить в накопительную ведомость все выплаченные премии с указанием номеров приказов. Это позволит выявить факт двойной оплаты по одному приказу.

Приобретение ТМЦ за наличный расчет. Правильность отражения этих операций определяется путем сравнения приходных документов складов с документами, предоставленными подотчетными лицами и кассовыми документами на выдачу средств в подотчет. Если у ревизора возникли сомнения о достоверности рассматриваемых документов, на данном этапе он может лишь ограничиться опросом лиц, на которых оформлена выдача денежных средств.

Расходование наличных денег с одновременным списанием их на счета затрат (Д20, 25, 26, К50). Необходимо проверить фактическое получение и подтверждение расходования денег у тех лиц, которыми были получены денежные средства. Это необходимо для того, чтобы установить правовой статус нарушения - неправильная корреспонденция счетов, либо факты подложных хозяйственных операций.

Оплата наличных другими организациям. Эти выплаты сверяют с данными о состоянии расчетов с этими организациями, наиболее действенный метод здесь - встречная проверка.

Подвергается проверке также правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы, оплаты коммунальных услуг, за содержание детей в дошкольных детских учреждениях и других поступлений. В этом случае пользуются встречной проверкой операций, получают письменные и устные объяснения соответствующих лиц.

При проверке кассовых операций уточняют правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствие остатка по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге. Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета без оправдательных документов.

На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.

Одновременно с кассовыми операциями следует проверять реальность денежных средств в пути, к которым относятся:

- денежные средства, сданные в банк, по которым еще нет банковской выписки о зачислении на расчетный счет организации;

- денежные средства, сданные инкассаторам на перевозку в банк или из банка;

- денежные средства, перевозимые инкассаторами из операционной кассы в кассу организации.

При ревизии этих средств сначала проверяется фактическое состояние денежных средств в пути на день ревизии (или на другое ближайшее число) путем тщательной проверки каждой квитанции банка или копии препроводительной ведомости на выручку, сданную в банк, но не зачисленную на расчетный счет организации на эту дату. Затем проверяются обороты, т.е. операции с денежными средствами в пути, посредством сверки квитанций банка или копий препроводительных ведомостей на сданную выручку с выписками банка о зачислении сумм на расчетный счет организации. В результате этого выясняются полнота и своевременность зачисления, а также отражения банком денежной выручки организации на его расчетном счете

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

При проверке кассовых операций наиболее часто выявляются следующие нарушения:

1. Прямое хищение денежных средств; оно может быть прикрытым, т.е. оформленным незаконными документами (расписками частных лиц, просьбами о выдаче денег и т.д.). Данный расход, по сути, является растратой. Ничем не прикрытое хищение может быть не только вследствие прямой растраты, но временным незаконным заимствованием денег. В обоих случаях нарушение легко выявляется посредствам внезапной инвентаризации, а впоследствии ревизор выясняет обстоятельства, способствующие подобной ситуации.

2. Неоприходование и присвоение полученных денег:

а) из банка, что проверяется встречной проверкой кассы и банка;

б) от разных лиц и организаций, что также выявляется встречной проверкой. Одно из нарушений - присвоение денежных средств, полученных в качестве оплаты задолженности от уволенных лиц. Поэтому, когда за уволившимся числится значительная задолженность, требуется проводить детальные процедуры проверки.

3. Излишнее списание денег по кассе - возможно неоднократное использование одних и тех же кассовых документов, поэтому особое значение имеет наличие особых приложений к кассовым ордерам. Здесь возможен неправильный подсчет итогов, списание денежных средств без оснований или по подложной документации. Подлоги в законно оформленном документе связаны с увеличением денежных средств по списанию.

4. Присвоение денежных средств законно начисленных разным лицам организациям. К числу методов проверки относится опрос и встречная проверка документов.

Результаты ревизии кассы оформляются отдельным актом. Один экземпляр акта вручается главному бухгалтеру или заместителю руководителя проверяемого учреждения.

Для его составления ревизор в процессе проверки должен записывать в особую тетрадь, называемую рабочим дневником ревизора, все выявленные им факты нарушений законодательства, нормативных актов и устава предприятия.

В акте ревизии ревизующие должны соблюдать объективность и обоснованность, четкость, лаконичность, доступность и системность изложения. Результаты ревизии излагаются в акте на основе проверенных данных и фактов, подтвержденных имеющимися в ревизуемых и других организациях документами, результатами произведенных встречных проверок и процедур фактического контроля, других ревизионных действий, заключений специалистов и экспертов, объяснений должностных и материально ответственных лиц.

Описание фактов нарушений, выявленных в ходе ревизии, должно содержать следующую обязательную информацию: какие законодательные, другие нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой период, когда и в чем выразились нарушения, размер документально подтвержденного ущерба и другие последствия этих нарушений.

В акте ревизии не допускаются выводы, предположения и факты, не подтвержденные документами или результатами проверок, сведениями из материалов правоохранительных органов и ссылками на показания, данные следственным органам. В акте не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных, материально ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их поступки, намерения и цели.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к краткости изложения.

Акт подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемой организации. Один экземпляр акта ревизии, подписанного руководителем ревизионной группы, вручается руководителю ревизуемой организации под роспись в получении с указанием даты получения.



Заключение

Итак, завершая работу, кратко отметим следующее.

Известно, что система управления состоит из следующих взаимосвязанных функций: планирование, учет, контроль, анализ и принятие управленческих решений. Таким образом, контроль - это самостоятельная функция управления, представляющая собой системы и проверки процесса функционирования объекта в соответствии с принятыми управленческими решениям, а так же позволяющие видеть отклонения от намеченных целей и принимать при необходимости корректирующие меры. Содержание контроля трактуют в широком и узком смысле.

В узком смысле контроль связывают с какой-либо функцией управления, например с планированием, т.е. когда с помощью контроля выявляются те или иные погрешности в плане и исправляются, а так же проверку деятельности чего-либо или кого-либо. В широком смысле контроль рассматривают как проверку соблюдения и выполнения поставленных задач, планов и решений.

Ревизия - составная часть системы управленческого контроля, призванная устанавливать законность, достоверность, целесообразность и экономическую эффективность совершенных хозяйственных операций. Ревизия позволяет изучить все стороны финансово-хозяйственной деятельности организации.

Для ревизии важно выявить и установить:

- контроль за соблюдением государственной дисциплины;

- правильность использования государственных средств;

- сохранность денежных средств и материальных ценностей;

- правильность ведения бухгалтерского учета;

- выявить факты бесхозяйственности, расточительства, хищений;

- установить виновных для возмещения вреда государству.

Организация ревизионной работы включает следующие этапы:

1. Подготовительная работа.

2. Установление делового контакта.

3. Общее ознакомление с объемом контроля.

4. Организация и проведение ревизии.

5. Документальное оформление результатов.

6. Реализация решения по результатам.

7. Организация контроля за выполнением решений, принятых по результатам ревизии.

Важнейшими задачами ревизии денежных средств является контроль за ведением кассовых операций, расходованием средств по целевому назначению, соблюдением установленных лимитов и др. задачи.

Источники информации: отчет о движение денежных средств, положение по учетной политике, график документооборота, первичные документы, регистры учета, инвентаризация описи, сличительность ведомости и др.

В процессе ревизии проверяют сохранность денежных средств, операции с наличными денежными средствами, операции с денежными средствами на счетах в банках, бухгалтерский учет денежных средств и операций с ними.

Ревизия кассовых операций предусматривает установление контроля сохранности денежных средств в кассах, поэтому первой процедурой является внезапная инвентаризация.

Если установлены излишки и недостатки, ревизор обязан потребовать у кассира объяснительную записку в причинах расхождений.

В процессе ревизии также устанавливается каковы результаты прошлых инвентаризаций кассы и порядок их оформления, наличие договора с кассиром о полной материальной ответственности, наличие и правильность ведения кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, правильность документального оформления кассовых и сохранность кассовых документов, соблюдение лимита денежных средств в кассе и т.д.

В процессе проверки ревизор выясняет правильность оформления (документального) кассовых операций, полноту заполнения реквизитов приходных и расходных кассовых документов, их обязательную регистрацию, наличие подписей ответственных лиц и законность совершения хозяйственных операций. Особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежных средств в результате поступления из банка возврата подотчетных сумм, выручки и т.д.

Наиболее распространенные ошибки:

1. отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушениями.

2. выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы без оформления авансовых счетов.

3. не соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

4. некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах.

5. арифметические ошибки.

По результатам ревизии составляется акт. Выявленные недостатки и нарушения систематизируются в ведомости нарушений и обобщаются в отдельном разделе акта комплексной ревизии организации.

Список использованных источников

Нормативные документы:

1. Письмо Банка России от 5.01.98г. №14-П «Положение о правилах организации начального денежного обращения на территории Российской Федерации».

2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н.

3. Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ 22.09.93. №40.

4. Инструкция о порядке проведения ревизии и проверки контрольно-ревизионными органами Министерства финансов Российской Федерации. Приказ Минфина РФ от 14.04.2000 г. № 42н.

5. Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденные письмом Центробанка РФ от 29 сентября 1994г. №113.

Литература:

6. Иванова Е.Л. Контроль и ревизия. Конспект лекций / Е.Л.Иванова. - М.: Эксмо, 2007. - 160 с.

7. Маренков Н.Л. Контроль и ревизия / Н.Л.Маренков. - Ростов на Дону: Феникс, 2004. - 416 с.

8. Мельник М.В. Ревизия и контроль: Учебное пособие / М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003. - 512 с.

9. Мещеряков С.А. Контроль и ревизия Учебное пособие для самостоятельной работы студентов / С.А.Мещеряков. - СПб: Питер, 2008. - 77 с.