Документационное обеспечение управления

22

1. Назначение деловой переписки в системе ДОУ

Деловая (служебная) переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом. Служебная переписка включает в себя разные виды документов, каждый из которых имеет свою цель. Рассмотрим их подробней.

Письмо -- обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.

Подготовка письма включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса;

- сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

- подготовка проекта письма;

- согласование проекта (при необходимости);

- подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Письмо должно имеет реквизиты:

1. наименование организации и ее справочные данные;

2. дата, регистрационный номер;

3. ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

4. адресат;

5. заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);

6. текст;

7. отметка о наличии приложений;

8. подпись;

9. отметка об исполнителе.

В письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Необходимо придерживаться доброжелательного и вежливого тона, использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. В переписке используется следующие формы изложения:

1. от первого лица единственного числа (прошу);

2. от первого лица множественного числа (просим);

3. от третьего лица единственного числа (организация просит);

4. от третьего лица множественного лица (трудовой коллектив просит);

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем

Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

1. Просим оказать содействие…

2. Прошу Вас…

3. Просим принять участие…

4. Прошу довести до сведения…

5. Просим выслать в наш адрес…

Письмо-запрос - представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

1. Просим предоставить…

2. Просим отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

1. Прошу высказать Ваше мнение о…

2. Прошу Вас дать поручение разработать…

3. Просим Вас выразить письменную поддержку…

4. Надеемся на плодотворное сотрудничество…

Сопроводительное письмо - сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

1. Направляем информацию…

2. Представляем на утверждение…

3. Посылаем литературу…

4. Высылаем план…

Гарантийное письмо - составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

1. Оплату гарантируем…

2. Качество услуг гарантируем…

3. Предприятие гарантирует…

Письмо-подтверждение - направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей. В случае необходимости приводится краткий перечень полученных документов и ценностей. Ключевым словом в таком письме является слово «Подтверждаем».

Эти письма начинают так:

1. Подтверждаем…

2. Организация подтверждает…

3. С благодарностью подтверждаем…

Письмо-извещение - сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

1. Сообщаем…

2. Доводим до вашего сведения…

3. Ставим Вас в известность…

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. В этих письмах используются такие модели:

1. Напоминаем, что…

2. Напоминаем Вам, что…

Письмо-приглашение и письмо-поздравление может адресоваться конкретному должностному лицу или нескольким лицам. Они могут начинаться словами:

1. Просим принять участие…

2. Приглашаем Вас на …

3. Просим направить представителя…

4. Поздравляем Вас…

5. Сердечно поздравляем Вас…

Эти письма могут оформляться на любом формате, с использование любого шрифта и цвета.

Циркулярные письма - это письма от вышестоящей организации. Как правило, они носят распорядительный характер. Письма оформляются не менее чем в 2-х экземплярах.

При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.

Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.

Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы служебные документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.

Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).

Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов. Однако это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть всегда объективно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, может быть предъявлено требование (иногда в категорической форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов (служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.)

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

В служебной переписке следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура, коносамент, консигнация, клиринг, дистрибьютор и др.). Эти термины употребляются тогда, когда они известны и понятны адресату.

Не рекомендуется также употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики.

В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций.

Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента - заключение, доказательство и введение.

2. Особенности составления характеристики

Характеристика - документ, выдаваемый администрацией организации своему сотруднику, содержащий описание характерных качеств, особенностей, достоинств и недостатков. Характеристика содержит в себе ряд пунктов, необходимых для раскрытия их в документе. Приведем пример.

Пример оформления характеристики

Открытое акционерное общество

«Тюменьгосплем»

ул. Червишевский тракт, д. 64а

г. Тюмень, 625041;

Тел./факс: (3452) 36-75-40;

E-mail: tyumengosplem@mail.ru;

ОГРН 05733803

ИНН/КПП 8817145643/790065296

ХАРАКТЕРИСТИКА

15.05.2009 № 02/02-03

На № 25 от 10.05.2009

На секретаря

Захарову В. В.

Захарова Валентина Васильевна, 1980 года рождения, имеет высшее образование, в 2002 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

На службу в ОАО «Тюменьгосплем» поступила в 2002 году на должность секретаря. За время работы Захарова В.В. проявила себя как высококвалифицированный специалист в области документационного обеспечения управления, хорошо знающий документооборот. К исполнению должностных обязанностей Захарова В.В. относится добросовестно и ответственно. Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность. Старательна при выполнении распоряжений руководства.

Захарова В.В. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений. Умеет творчески подходить к делу.

В общении открыта, всегда старается высказать свое мнение. Терпелива и вежлива с коллегами, внимательна к их просьбам.

Генеральный директор Викулова Л.Н. Викулова

Начальник отдела кадров Дмитриева Д.Д. Дмитриева

Оттиск печати

Существуют специально разработанные характеристики-представления, которые необходимо заполнить. Например, при оценивании стажера, студента. Приведем образцы таких характеристик. Из них явно видно, какие пункты необходимо отразить при характеристике человека.

Правила заполнения характеристики-представления:

При заполнении графы «Оценка» необходимо поставить «+» или «V» в строке, которая соответствует прокомментированной слева позиции. В каждом из разделов необходимо выбрать только одну позицию. Пример заполнения таблицы:

№ п/п	Показатели	Оценка
Результаты общеметодической подготовки выпускника-стажёра (информация заполняется методистом, курировавшим стажёра в период практики).
1. Знание стажёром основных законодательных и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся
1.1.	Стажёр плохо знает основные законодательные и нормативные документы по вопросам образования и защите прав обучающихся, не умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
1.2.	Стажёр знает основные законодательные и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся, но не умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
1.3.	Стажёр знает основные законодательные и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся, частично умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
1.4.	Стажёр знает основные законодательные и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся, оптимально полно умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности

Характеристика-представление от педагогического вуза

(Ф.И.О.) аттестуемого выпускника, полная дата его рождения;

название факультета,

специальность и квалификация по диплому,

где проходил стажёрскую практику (№ , тип (вид) образовательного учреждения, округ/город (указать подчинение)).

Информационный блок содержит общие сведения об аттестуемом (заполняет секретарь деканата).

Образование. Указать полное название высшего педагогического, психологического (либо другого) учебного заведения, в котором обучается аттестуемый, дату его окончания, факультет, специальность и квалификацию по диплому.

Общий трудовой стаж выпускника.

Общий педагогический стаж выпускника (если выпускник работал в ОУ либо до поступления в вуз, либо в ходе обучения в вузе).

II блок: аналитический. Показатели оценки результативности деятельности выпускника-стажёра (все факультеты)



№ п/п	Показатели	Оценка
Результаты общеметодической подготовки выпускника-стажёра (информация заполняется методистом, курировавшим стажёра в период практики).
1. Знание стажёром основных законодательных и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся
1.1.	Стажёр плохо знает основные законодательные и нормативные документы по вопросам образования и защите прав обучающихся, не умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
1.2.	Стажёр знает основные законодательные и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся, но не умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
1.3.	Стажёр знает основные законодательные и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся, частично умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
1.4.	Стажёр знает основные законодательные и нормативных документов по вопросам образования и защите прав обучающихся, оптимально полно умеет реализовывать требования нормативных документов в своей практической деятельности
2. Знание содержания и структуры Базисного учебного плана, его компонентов и требований Обязательного минимума содержания (в соответствии со специальностью стажёра), умение обеспечивать реализацию Базисного учебного плана и Обязательного минимума содержания (в соответствии со специальностью стажёра) - если специальность выпускника связана с учебной деятельностью
2.1.	Стажёр не знает содержание и структуру современного Базисного учебного плана и требований Обязательного минимума содержания (в соответствии со своей специальностью), не реализует их в своей практической деятельности.
2.2.	Стажёр знает содержание и структуру современного Базисного учебного плана и требований Обязательного минимума содержания (в соответствии со своей специальностью), но реализует их в своей практической деятельности ситуативно, без системы.
2.3.	Стажёр знает содержание и структуру современного Базисного учебного плана и требований Обязательного минимума содержания (в соответствии со своей специальностью), планомерно и системно обеспечивает их реализацию в своей практической деятельности
3. Знание стажёром основных положений современной дидактики и теории воспитания и умение рационально использовать их в учебном процессе
3.1.	Об основных положениях современной дидактики и теории воспитания педагог - стажёр имеет лишь некоторое представление, ограничивается применением лишь некоторых из них.
3.2.	Стажёр об основных положениях современной дидактики и теории воспитания хорошо осведомлён и в меру возможного применяет их в реальной практике учебного процесса
3.3.	Стажёр рационально использует в учебном процессе знание основных положений современной дидактики и теории воспитания, что обеспечивает эффективность его профессионально - педагогической деятельности в ОУ
4. Знание стажёром понятийного аппарата и терминологии по специальности, уровень использования научных понятий в УВП
4.1.	Выпускник-стажёр в целом владеет понятийным аппаратом и терминологией по своей специальности, но не использует научные понятия в своей практической деятельности, не развивает у учащихся умения пользоваться научной понятийной терминологией
4.2.	Выпускник-стажёр хорошо владеет понятийным аппаратом и терминологией по своей специальности, умеет использовать научные понятия в своей практической деятельности, успешно развивает у учащихся умения пользоваться научной понятийной терминологией
5. Знание и понимание целей обучения и воспитания в ОУ, степень достижения поставленных целей в педагогической деятельности стажёра-выпускника
5.1.	Цели обучения и воспитания не ставятся стажёром и вызывают трудности у него при их формулировке, цели не достигаются.
5.2.	Цели обучения и воспитания ставятся на отдельных урочных (внеучебных) мероприятиях, но не всегда достигаются
5.3.	Цели обучения и воспитания ставятся стажёром на отдельных уроках отдельных урочных (внеучебных) мероприятиях и регулярно достигаются
5.4.	Цели обучения и воспитания формулируются всегда, однако учащиеся (воспитанники) не привлекаются к формулировке личных целей; но поставленные стажёром цели регулярно достигаются
5.5.	Цели обучения и воспитания формулируются всегда, учащиеся привлекаются к формулировке личных целей, подведению итогов по достижению личных и коллективных целей в ОУ
6. Знание (уроков, технологий ВР, коррекционной работы, работы с клиентами и т.п.), умение стажёра использовать различные типы (уроков, технологий ВР, работы с клиентами, коррекции и т.п.) в зависимости от поставленных целей
6.1.	Не знает типологий, не владеет навыками работы с учащимися, их родителями.
6.2.	В процессе профессионально-педагогической деятельности стажёр лишь частично реализует потенциал различных типологий
6.3	В процессе профессионально-педагогической деятельности стажёр достаточно широко использует потенциал различных типологий (уроков, технологий ВР, работы с клиентами, коррекции и т.п.) в зависимости от поставленных целей
7. Наличие у стажёра знаний о формах и принципах планирования различных видов профессионально-педагогической деятельности, умения применять различные формы и структуры разнообразных мероприятий в процессе УВР
7.1.	Такая система знаний о формах и принципах планирования различных видов профессионально-педагогической деятельности у выпускника отсутствует, мероприятия им проводятся эпизодически, не соблюдаются принципы структурирования.
7.2.	Знаниями о формах и принципах планирования различных видов профессионально-педагогической деятельности стажёр владеет, однако уровень их реализации удовлетворительный
7.3.	Знаниями о формах и принципах планирования различных видов профессионально-педагогической деятельности стажёр владеет отлично, уровень их реализации высокий: функционирует эффективная система работы
8. Знание стажёром возрастных и индивидуальных особенностей учащихся (воспитанников), умение учитывать в ходе обучения или воспитания психологический тип учащихся (воспитанников), стиль учения (воспитания) и другие особенности
8.1.	Стажёр плохо владеет знаниями о возрастных и индивидуальных особенностях учащихся (воспитанников), не умеет учитывать в ходе обучения или воспитания психологический тип учащихся (воспитанников), стиль учения (воспитания) и другие особенности
8.2.	Стажёр в целом владеет знаниями о возрастных и индивидуальных особенностях учащихся (воспитанников), но не всегда умеет учитывать в ходе обучения или воспитания психологический тип учащихся (воспитанников), стиль учения (воспитания) и другие особенности
8.3.	Стажёр хорошо владеет знаниями о возрастных и индивидуальных особенностях учащихся (воспитанников), умеет учитывать в ходе обучения или воспитания психологический тип учащихся (воспитанников), стиль учения (воспитания) и другие особенности, что позволяет ему добиться наибольшей эффективности УВП
9. Знание стажёром содержания, форм и методов проведения воспитательной работы, степень умения осуществлять индивидуальный подход к учащимся (воспитанникам), формирования в процессе работы социально-значимых качеств личности учащихся (воспитанников).
9.1.	Стажёр не знает содержания, форм и методов проведения воспитательной работы, не осуществляет индивидуальный подход к учащимся (воспитанникам), не формирует в процессе работы социально-значимые качества личности учащихся (воспитанников)
9.2.	Стажёр удовлетворительно знает содержание, формы и методы проведения воспитательной работы, пытается осуществлять индивидуальный подход к учащимся (воспитанникам) формировать в процессе работы социально-значимые качества личности учащихся (воспитанников). Однако работа ведётся стажёром бессистемно, часто интуитивно.
9.3.	Стажёр хорошо знает содержание, формы и методы проведения воспитательной работы, умеет осуществлять индивидуальный подход к учащимся (воспитанникам) формировать в процессе работы социально-значимые качества личности учащихся (воспитанников).
10. Знание выпускником-стажёром современных средств обучения, уровень использования электронных и экранных технических средств обучения для классных и внеклассных мероприятий.
10.1.	Стажёр не владеет знаниями о различных ТСО, не умеет с ними работать на практике.
10.2.	Стажёр владеет знаниями о различных ТСО, умеет с ними работать на практике, но применяет их не всегда регулярно и к месту
10.3.	Стажёр знает различные ТСО, умеет с ними работать на практике, применяет регулярно, к месту
11. Знание стажёром технологий диагностики и мониторинга уровня овладения учащимися (воспитанниками) основными компонентами содержания базового образования, уровня развития воспитания, степень владения методиками проведения диагностик и мониторингов
11.1.	Стажёр не имеет базовых знаний по основам технологий диагностики и мониторинга уровня овладения учащимися (воспитанниками) основными компонентами содержания базового образования, уровня развития воспитания, не применяет диагностику в практике своей деятельности.
11.2.	Стажёр имеет базовые знания по основам технологий диагностики и мониторинга уровня овладения учащимися (воспитанниками) основными компонентами содержания базового образования, уровня развития воспитания, применяет отдельные методики диагностики и мониторинга в практике своей деятельности без системы
11.3.	Стажёр имеет базовые знания по основам технологий диагностики и мониторинга уровня овладения учащимися (воспитанниками) основными компонентами содержания базового образования, уровня развития воспитания, регулярно использует методики диагностики и мониторинга в практике своей деятельности
12. Знания стажёром методологии общения, теории и практики коммуникации с развивающейся личностью, технологии коммуникативности УВП, уровень умения регулировать процесс общения
12.1.	Стажёр не владеет методологией общения, теории и практики коммуникации с развивающейся личностью, технологией коммуникативности УВП в достаточной степени, чтобы уметь регулировать процесс общения и эффективно строить общение с различными участниками образовательно-воспитательного процесса
12.2.	Стажёр владеет методологией общения, теории и практики коммуникации с развивающейся личностью, технологией коммуникативности УВП в достаточной степени, чтобы уметь регулировать процесс общения и эффективно строить общение с различными участниками образовательно-воспитательного процесса, однако испытывает затруднения (чаще всего - психологического характера)
12.3.	Стажёр хорошо владеет методологией общения, теории и практики коммуникации с развивающейся личностью, технологией коммуникативности УВП, умеет регулировать процесс общения и эффективно строить общение с различными участниками образовательно-воспитательного процесса
13. Знание стажёром основной психолого-педагогической и методической литературы по специальности, умение использовать в профессионально-педагогической деятельности данные современной психолого-педагогической и методической литературы
13.1.	Стажёр плохо знает основную психолого-педагогическую и методическую литературу по специальности, не использует в профессионально-педагогической деятельности данные современной психолого-педагогической и методической литературы
13.2.	Стажёр знает основную психолого-педагогическую и методическую литературу по специальности, но не использует в системе своей профессионально-педагогической деятельности данные современной психолого-педагогической и методической литературы
13.3.	Стажёр хорошо знает основную психолого-педагогическую и методическую литературу по специальности, умело использует в профессионально-педагогической деятельности данные современной психолого-педагогической и методической литературы
14. Знание стажёром своих функциональных обязанностей в ОУ, степень умения организовывать собственную деятельность, познавательную и практическую деятельность учащихся (воспитанников)
14.1.	Стажёр плохо знает свои функциональные обязанности в ОУ, степень умения организовывать собственную деятельность и деятельность учащихся (воспитанников) низкая
14.2.	Стажёр знает свои функциональные обязанности в ОУ, но степень умения организовывать собственную деятельность и деятельность учащихся низкая, так как стажёр не умеет оценивать и анализировать результаты своей деятельности по разным направлениям; ИТ (ЭВМ) в работе при организации профессиональной деятельности не используются
14.3.	Стажёр знает свои функциональные обязанности в ОУ, в целом продемонстрировал умение организовывать собственную деятельность, но организация деятельности учащихся низкая; ИТ (ЭВМ) используются без системы
14.4.	Стажёр хорошо знает свои функциональные обязанности в ОУ, степень умения организовывать собственную деятельность и деятельность учащихся высокая, так как стажёр умеет оценивать и анализировать результаты своей деятельности по разным направлениям, а также использует информационные технологии и ЭВМ в организации профессиональной деятельности
Профессионально-педагогическая деятельность стажёра в вузе (заполняется деканом):
15. Личностные достижения студента (разработка программ, организация и проведение семинаров, участие в творческих педагогических конкурсах).
15.1.	Стажёр не принимал участия в деятельности СНО, ОЭР, в различных вузовских и межвузовских мероприятиях и конкурсах.
15.2.	Стажёр принимал участие в деятельности СНО, ОЭР, в различных вузовских и межвузовских мероприятиях и конкурсах (указать, каких и где, когда), однако призовых мест не занимал
15.3.	Стажёр принимал участия в деятельности СНО, ОЭР, в различных вузовских и межвузовских мероприятиях и конкурсах (указать, каких и где), является призёром (указать место, чего, где, когда)
16. Коммуникативные организаторские способности стажёра
16.1.	Не стремится к контактам с людьми, замкнут, застенчив, робок, безынициативен.
16.2.	Стремится к контактам с людьми, не ограничивает круг знакомств; отстаивает своё мнение; планирует свою работу, однако потенциал его склонностей не отличается высокой устойчивостью.
16.3.	Быстро находит друзей, постоянно стремится расширить круг своих знакомых; помогает близким, друзьям; проявляет инициативу в общении; с удовольствием принимает участие в организации общественных мероприятий; способен принять самостоятельное решение в трудной ситуации. Всё делает не по принуждению, а согласно внутренним устремлениям. Настойчив в деятельности, которая его привлекает.
16.4.	Испытывает потребность в коммуникативной и организаторской деятельности и активно стремится к ней; быстро ориентируется в трудных ситуациях; непринуждённо ведёт себя в новом коллективе; инициативен, предпочитает в важном деле или в создавшейся сложной ситуации принимать самостоятельные решения; отстаивает своё мнение и добивается, чтобы оно было принято. Сам ищет такие дела, которые бы удовлетворяли его потребность в коммуникации и организаторской деятельности.
17. Чувство такта стажёра.
17.1.	Не обладает чувством такта ни по отношению к студентам, ни по отношению к преподавателям.
17.2.	Обладает чувством такта, некоторые его нарушения не сказываются отрицательно на отношениях со студентами, преподавателями.
17.3.	Отношения со студентами и преподавателями строит на доверии, уважении, требователен к себе и окружающим, справедлив.
18. Культура речи стажёра
18.1.	Культурой речи не владеет.
18.2.	Знает элементарные требования к речи; специфику интонирования речи, темп речи соблюдает не всегда.
18.3.	Умеет ясно и логично выражать мысли в устном, письменном и графическом виде. Имеет богатый словарный запас, хорошую дикцию, правильную интонацию.
18.4.	Свободно владеет своей речью, словом, профессиональной терминологией.
Полученное стажёром количество баллов:

Какие качественные приращения в деятельности аттестуемого выпускника произошли после прохождения практики, в чём они проявляются? (заполняет методист по практике) __________________________________________________________________

Другие достижения аттестуемого выпускника (если они есть и значимы для присвоения разряда)_________________________________

__________________________________________________________________

Какие основные проблемы и трудности испытывал(ет) молодой педагог, как их преодолевал(ет)?

_____________________________________________________________

Рекомендации выпускнику

Подпись декана факультетаМ.П.

Подпись методиста по практике

Дата составления характеристики-представления

С характеристикой-представлением

ознакомлен /подпись аттестуемого выпускника/

Дата ознакомления стажёра с характеристикой «___» ________.......год.

3. Стандартизация и унификация документов

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются стандартизация и унификация.

Существует несколько формулировок определения понятия стандартизации, но все они отражают суть одного и того же процесса:

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов ресурсов.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны, объединены в единую государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единой формы, правил их составления, оформлений и создания трафаретных текстов.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Работа по унификации включает в себя:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

· внедрение разработанных ОКТЭИ;

· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

В основе создания УСД лежит метод унификация - установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных.

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочивание документооборота организации, сокращение количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

Различают следующие виды документов:

- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы, указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Виды документов по степени унификации:

• индивидуальные;

• трафаретные;

• типовые;

• примерные;

• унифицированные.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет - это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создается ряд приказов, заявлений.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.

В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

«Требования к оформлению документов» входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в России действуют унифицированные системы банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования к разработке унифицированных форм документов:

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

-- государственные (общероссийские);

-- отраслевые (ведомственные);

-- субъектов Российской Федерации;

-- формы документов объединений, предприятий, организаций.

Список использованной литературы

1. Вялова Л.М. Рекомендательное письмо, характеристика и отзыв: составление и оформление / Л. М. Вялова // Справочник кадровика. - 2003. - № 3. - С. 49-51.

2. Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. - М., 1999.

3. Справочник секретаря-референта. Практическое пособие. Автор-составитель М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2005. - 464 с.

4. Т.А. Панфилова, Т.Н. Кондратьева. Документоведение и делопроизводство. Учебно-методический комплекс. - Тюмень, 2002. - 260 с.