Правила оформления документов

15

1. Описать, как должна происходить систематизация документов на предприятии

При больших потоках информации только систематизированное размещение и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства.

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. Чтобы не происходило переполнения помещения папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок хранения.

Исторически такие папки получили название «Дело» - это папка с документами, имеющая на лицевой стороне регистрационный номер, название, указание на принадлежность, год начала комплектования и срок хранения содержащихся в ней документов. Включаемые в папку документы должны соответствовать названию дела, поэтому рекомендуется это название делать кратким и четко сформулированным.

Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида - приказов, протоколов, актов и т.д.

Предметно-вопросный признак - это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебного корпуса».

Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.).

Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет».

В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район). Такая группировка дела ведется по географическому признаку, например: переписка с дилерами Красноярского края о проведении совместной рекламной кампании.

Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь (чаще всего этот признак используется при группировке бухгалтерских документов).

Кроме того, при раскладке документов в дела учитываются сроки их хранения - экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Например: Приказы директора института за 2001 год (номинальный, авторский, хронологический), Заявки дилеров Липецкой области на поставку холодильников (номинальный, географический, предметно-вопросный).

Желательно группировать в папках документы одного календарного года исполнения, а для документов со сроками исполнения в последующие годы заводить отдельные папки. Все документы в них должны иметь подпись, номер и дату регистрации, отметку об исполнении и направлении на хранение в дело №...

Запрещается подшивать в дело неисполненные или незаконченные в производстве документы, разрозненные экземпляры из комплектов, дублирующие друг друга документы и документы, подлежащие возврату.

Приложения, независимо от даты их утверждения или регистрации, присоединяются к документам, с которыми они пересылались по почте или для пополнения которых они предназначались. Таким образом, все исполненные документы хранятся в папках с названием «Дело».

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы, затем переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации. Номенклатура дел подписывается составителем и утверждается руководителем предприятия. В конце года делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

2. Типовой формуляр приказа. Виды приказов. Составить приказ о зачислении работников в штат предприятия (о приеме на работу)

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия). Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Виды приказов: по организационным вопросам, по основной деятельности; по личному составу (кадровые).

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (например, приказы), называется типовым формуляром. В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты: наименование организации; название вида документа (ПРИКАЗ); дата; рег. номер; место составление или издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации - автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографическим способом, как правило, центровано.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и располагается через два межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте).

Регистрационный номер приказ по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким, напечатанных через один интервал. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», пример: «Об изменении графика работы», «О реорганизации предприятия» и т. д. Недопустимо использовать заголовки типа «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа, необходимости совершения распорядительных действий. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую (распорядительную) часть.

Распорядительная часть текста (поручения: наименование исполнителя (исполнителей); предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения) составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу) «какого числа» (сроки ее окончания).

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.

Приказ о зачислении работника в штат предприятия

ООО «Ренессанс»

ПРИКАЗ

27.07.2007 № 122 л/с

г. Зеленогорск

по личному составу

ПРИКАЗЫВАЮ

Принять Сидорову Клавдия Ивановну на должность старшего экономиста с 27.07.2007 с испытательным сроком на три месяца и окладом на испытательный срок 4500 рублей в месяц согласно заключенному договору.

Основание: договор №15 от 27.07.2007.

С приказом ознакомлен: _____________ К.И.Сидорова Дата 27.07.2007

Подпись Дата

Директор _____________ А.С. Кондратьев

Подпись

Юрисконсульт _____________ Г.В.Баранов

Подпись

В дело № 30/п

27.07.07

3. Части делового письма и их расположение

Основные требования к тексту письма

Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. По тематическому признаку письма условно делятся на деловую и коммерческую.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Оформление деловых писем должно соответствовать общим требованиям унификации и стандартизации. Согласно требованиям ГОСТ официальная переписка компании ведется с использованием специальных бланков для писем (горизонтальный или угловой), который должен содержать следующие реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - оттиск печати.

Наиболее простая структура письма - это две части - вводная и основная. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения.

Типовая структура делового письма приведена на рисунке.

При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Например, структура письма-запроса:

- обоснование актуальности запроса;

- содержание запроса;

- ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Письмо-ответ:

- повторение изложения просьбы;

- обоснование причины неудовлетворения просьбы;

- констатация отказа или отклонения предложения

Главная цель письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить.

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования: достоверность; актуальность; аргументированность; полнота информации; лаконизм (краткость) изложения.

1. Достоверность. Факты, приведенные в документе, должны быть правильно отобраны и тщательно проверены. В каждом факте должна содержаться только объективная информация, необходимая для конкретного случая.

2. Актуальность. Количество приводимых в документе фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения, а сами факты - важны именно в данный момент и в данной ситуации.

3. Аргументированность. Любое деловое письмо и служебный документ должны быть аргументированными, т.е. убедительными. "Искусство убеждать" в деловой переписке особенно важно, так как оно обусловлено необходимостью приобрести заказчика или потребителя продукции, сторонника или единомышленника в деловых взаимоотношениях. Основным условием придания аргументированности документу является доказательность. Правильно отобранные и точные факты, убедительные доказательства - то, что необходимо любому деловому служебному документу или деловому письму.

4. Полнота информации. Информация в деловой переписке не должна быть избыточной, здесь нет места повторам и сведениям, не имеющим прямого отношения к делу. Полнота информации - одно из главных условий, обеспечивающих практическую и правовую ценность документа.

5. Лаконизм в официальной переписке достигается с помощью готовых речевых формул и сочетается с принципом достаточности информации. Документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию, но в то же время быть кратким, написанным по существу.

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме, например, 15 000 записывается так: 15 тыс.

Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами, например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды, например: испытания должны продолжаться два-три месяца.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами, например: требуется 3 кг муки. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы, например: 123 456 р.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных; если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее надежному окончанию, например: шероховатость поверхности по 3-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз, например: изделия 1,2 и 3-го сорта.

Порой в письмах необходимо использование сокращенных слов (аббревиатур), чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний. В настоящее время некоторые виды сокращений стандартизированы.

4. Составить письмо-запрос в АО «Северприбор» о поставке в 1 кв. 200...г. автоматической системы управления и управляющих вычислительных комплексов с указанием рода упаковки, цены и условий платежа. При этом покупатель просит выслать ему последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции. Продавец сообщает о возможности поставки с изменением условий запроса (изменение срока поставки) и обещает выслать интересующий покупателя каталог. Укажите все недостающие реквизиты во всех письмах

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг).

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-запрос является письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении, однако допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (например, на Ваше письмо от_______№__...). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Письмо-ответ также оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

О запросе предложения на автоматическую систему управления и управляющих вычислительных комплексов

Уважаемый Иван Петрович!

На основании Торгового соглашения, заключенного в Москве 04.12.07, просим прислать нам Ваше предложение на автоматическую систему управления и управляющих вычислительных комплексов с поставкой в течение I квартала 2008 г.

Поставка может быть произведена на условиях:

Упаковка - заводская.

Цена -16500000 руб.

Условия платежа - предоплата.

Просим выслать последний иллюстрированный каталог, содержащий подробное описание запрашиваемой продукции.

С уважением,

Директор ________________ А.С.Сидоров

Буц Анна Ивановна

181-05-06

О получении информации

Уважаемый Александр Сергеевич!

Благодарим Вас за запрос. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию на автоматическую систему управления и управляющих вычислительных комплексов.

Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение:

1. Прайс-лист на 5 л. в 1 экз.

2. Каталог на 40 л. в 1 экз.

С уважением,

Генеральный директор __________________ П.И.Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 66 36 55

5. Составить и оформить заявление о переводе на другую работу

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий какую-либо просьбу заявителя; относится к документам личного происхождения.

Заявление о переводе на другую работу может быть написано произвольно, однако обязательно должно иметь следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, дату и подпись.