Оформление документов

Содержание

1. Формуляр-образец документа, состав и расположение реквизитов

2. Составить докладную записку о необходимости замены в цехе (отделе, мастерской) устаревшего оборудования на современное

3. Составить рекомендательное письмо со всеми необходимыми реквизитами

4. Составить ответ в виде телеграммы, в которой вы сообщаете своему партнеру, что вы не можете снизить цену. Сообщите, что вы согласны на предложенные покупателем условия платежа, а именно 80% против документов безотзывным аккредитивом, а остаток - в течение трех дней после разгрузки парохода. Подробности письмом.

Укажите все недостающие реквизиты

5. Составить письмо-приглашение на презентацию (банкет, юбилей)

Список использованной литературы

Приложение

1. Формуляр-образец документа, состав и расположение реквизитов

Формуляром документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец.

Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов и определяет необходимые для их размещения площади. Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца:

- форматы бумаги - от A3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- служебные поля, поле подшивки - не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля - не менее 10 мм.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми. При подготовке и оформлении документов, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, используются следующие реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14- место составления или издания документа;

15-адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17-резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата документа, подпись, печать, гриф утверждения документа, которые придают документу юридическую силу. Расположение основных реквизитов документа приведено в Приложении.

2. Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. 

Цель инициативной докладной записки -- побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: вводная часть, в которой описываются события или факты, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации и заключительная часть, в которой излагаются выводы, предложения, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Информационная докладная записка составляется с определенной регулярностью и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Информационные и отчетные докладные записки могут включать только первую часть текста.

Докладные записки бывают внешние и внутренние.

Внутренние докладные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. Основные реквизиты докладной записки: наименование структурного подразделения; наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА); дата документа; регистрационный индекс документа, если в организации регистрируются внутренние докладные записки; адресат; заголовок к тексту, если текст достаточно объемный или если составитель считает целесообразным его оформление; текст документа; подпись составителя.

Докладная записка о замене устаревшего оборудования на современное относится к внутренним инициативным докладным запискам.

ООО «Люком» Директору

Отдел сбыта готовой продукции  А.С.Гаврютину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Резолюция руководителя

03.02.2009 №__

О необходимости замены устаревшего оборудования

Довожу до Вашего сведения, что отдел сбыта готовой продукции оснащен компьютерами, которые в настоящее время морально устарели, некоторые из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении двух новых системных блока и двух мониторов.

Начальник отдела сбыта

готовой продукции Подпись И.Л.Сидоров

Антонова 4 76 99

3. Рекомендательное письмо

Часто при приеме на работу требуется наличие рекомендательного письма с предыдущего места работы.

Рекомендация пишется в произвольной форме, на усмотрение рекомендателя. Однако все же существуют определенные требования к его составлению и оформлению.

Рекомендательное письмо - это деловое письмо, и на него распространяются все правила составления и оформления деловых документов. Письмо должно быть легкочитаемым, аккуратно и грамотно написанным, оформление - строгим.

Желательно, чтобы вся рекомендация поместилась на одну страницу.

Письмо оформляется на бланке предприятия, конечно, если это не рекомендация от частного лица.

Рекомендация - это отзыв работодателя о работнике, поэтому, прежде всего, это информация о квалификации и профессиональных достижениях.

Письмо содержит также информацию о том, как человек себя зарекомендовал в качестве специалиста, а потом описываются личностные характеристики.

Необходимо помнить, что часто рекомендательное письмо не имеет конкретного адресата. Поэтому в рекомендательном письме можно указать позиции и область, где работник принесет максимальный результат.

Рекомендательное письмо составляет и подписывает непосредственный руководитель. Если он имеет право первой подписи, то этого достаточно, если - нет, то обязательно должна присутствовать подпись первого лица.

Документ заверяется печатью предприятия. Все подписи идут с расшифровкой должности и фамилии.

ООО «Вектор»

ул. Парковая, 11, оф.212

г.Зеленогорск, 663690

тел (269) 4 78 19

ОКПО …………………………

ОГРН ………………………….

ИНН/КПП …………………….

20.02.2009 № __

На № _____ от _____________

Рекомендательное письмо

Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор», с 12 марта 1998 года по 16 декабря 2008 года, в том числе с 12 марта 1998 по 16 марта 2002 гг. - в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта 2002 по 25 ноября 2008 гг. - в должности старшего менеджера того же отдела.

Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера - в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством. Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией работы с корпоративными клиентами, имеет большой опыт работы с программным обеспечением.

За время работы в компании Сидоров Владимир Александрович зарекомендовал себя трудолюбивым, добросовестным, исполнительным и инициативным работником, пользующемся уважением и авторитетом в коллективе. Успешно сочетает профессионализм, знание рынка, хорошие коммерческие способности с качествами достаточно сильного организатора. Умеет организовать и оптимизировать свою работу таким образом, чтобы успевать сделать всё вовремя или даже раньше установленного срока. Работа отдела закупок и лично Сидоров Владимир Александрович положительно оценивается руководством.

Считаю, что Сидоров Владимир Александрович обладает всеми необходимыми качествами и профессиональными навыками, чтобы эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях заместителя начальника отдела, начальника отдела предприятия.

Директор ООО «Вектор» Подпись П.Е.Семеряков

Тел. тел (269) 4 78 22 Печать

4. Ответ в виде телеграммы

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Текст телеграмм излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: зпт., тчк., двтч., квч., тире и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами.

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) следует печатать прописными буквами (кроме знаков препинания) через два интервала без абзацев, нижнюю часть (под чертой) - обычным шрифтом.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Телеграмма

СТРЕЖЕВОЙ 4

БУРОВИКОВ 23

ОАО ТОМСКНЕФТЬ

УПРАВЛЯЮЩЕМУ ПРОИЗВОДСТВОМ

ШИТОВУ

СНИЗИТЬ ЦЕНУ НЕ МОЖЕМ тчк СОГЛАСНЫ ВОСЕМЬДЕСЯТ ПРОЦЕНТОВ БЕЗОТЗЫВНЫМ АККРЕДИТИВОМ зпт ОСТАТОК ТЕЧЕНИЕ ТРЕХ ДНЕЙ ПОСЛЕ РАЗГРУЗКИ тчк ПОДРОБНОСТИ ПИСЬМОМ тчк

КРИВОЛУЦКИЙ

__________________________________________________________________________________

118/231Энгельса, 8, Керчь, 224006УП «Омега»Директор предприятия Подпись С.П. Криволуцкий 27.02.2009 Печать Требушенко 26 59 29

5. Письмо-приглашение на презентацию (банкет, юбилей и т.д.)

Письмо-приглашение может оформляться не на бланке, иметь различный цвет и формат, могут применяться различные элементы шрифта, орнамент, рисунки и т.д.

Письмо-приглашение на презентацию обязательно должно содержать логотип компании, должно быть четким и конкретным. Письмо необходимо составлять так, чтобы на презентацию приходили именно те люди, которые вам нужны.

Московская академия государственного и муниципального управления

г. Москва, Товарищеский пер., д. 19

+ (495) 911 99 92

 

Уважаемые коллеги!

Приглашаем Вас на презентацию

«Информационно-консультационного центра МАГМУ»

 

Социальные реформы ставят государственных и муниципальных служащих в ситуацию инновационной деятельности. С одной стороны, необходимо обеспечивать устойчивость функционирования административных структур. С другой стороны - создавать среду и условия для развития бизнеса.

Для обеспечения одновременно устойчивости и развития управленцы нуждаются в разработке технологий сопровождения инновационных проектов и технологий регулирования социальных конфликтов.

 

На презентации будет:

- раскрыт смысл и суть социальных технологий в управлении инновационными проектами;

- показана перспектива консультационного сопровождения инновационной деятельности;

- раскрыта специфика муниципального консалтинга;

- знакомство с подходами в технологиях регулирования социальных конфликтов;

- показана значимость индивидуального сопровождения карьеры специалистов.

Презентация состоится 22 марта в 12:00, в здании МАГМУ, аудитория 301

по адресу: г. Москва, Товарищеский переулок, 19 (м. Марксистская).

Ректор МАГМУ В.В. Горлопанов

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

2. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. - 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К .Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

3. Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б. Квеско, В.Е. Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

4. Краткий словарь видов и разновидностей документов / М.: ВНИИДАД, 1974. - 80 с.

5. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В. Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

6. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение. Учебник / Н.Н. Кушнаренко. - М.: Знание, 2004. - 460 с.

7. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Приор, 2004. - 592 с.

8. Серикова, Г.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г.Н.Серикова. - Томск: ТПУ, 2005. - 112 с.

Приложение

Схема расположения основных реквизитов

на угловом бланке