15

Содержание

1. Описать, как происходит формирование документов дела

2. Составить протокол производственного совещания (заседания, собрания) в соответствии с типовым формуляром протокола

3. Составить сопроводительное письмо к рассылаемому Вами каталогу со всеми необходимыми реквизитами

4. Составить письмо-предложение на отгрузку 5000 т пшеницы. Сообщить, что платеж должен быть произведен наличными против отгрузочных документов в Москве. Сообщите в течение, какого срока будет действительно ваше предложение. Покупатель акцептирует ваше предложение по телеграфу. Составить ответ в виде телеграммы

5. Составить и оформить личную доверенность на получение причитающихся вам заработанных денег в другой организации

Список использованной литературы

1. Описать, как происходит формирование документов дела

Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку с соответствующим заголовком (например, документы, относящиеся к руководству, планированию, учету, кадрам, сбыту и т.д.).

Чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел.

Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. При формировании дел придерживаются определенного порядка:

1. в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;

2. подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии в дело не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);

3. в дело включается один экземпляр документа;

4. документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;

5. документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

6. в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);

7. документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);

8. в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

9. документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;

10. документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;

11. приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

12. документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

13. документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, письма), относящиеся к одной организации. Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса.

Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела.

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности:

1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

2. Заявление о приеме на работу, направление или представление.

3. Анкета, листок по учету кадров.

4. Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении.

5. Дополнение к личному листку по учету кадров.

6. Дополнение к личному листку по учету поощрений.

Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров.

Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Документы, сформированные в дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем. Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

2. Составить протокол производственного совещания (заседания, собрания) в соответствии с типовым формуляром протокола

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

Чаще всего ведется краткая форма протокола без текстов докладов, хотя полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы заседания. Протокол может оформляться как на общих бланках, так и на чистых стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа и его порядковый номер; дата; место составления протокола; заголовок к тексту; текст; подписи председателя и секретаря. Заголовок к тексту обычно содержит название собрания.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Во вводной части перечисляются присутствовавшие на собрании, в том числе указывается кто был председателем и кто секретарем собрания. Для всех присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ приводятся: инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части), ставиться тире и с прописной буквы - краткая запись содержания доклада, сообщения.

В разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения та же.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам излагаются принятые постановления.

Текст протокола подписывается председателем и секретарем.

ОАО «МЕРКУРИЙ»

ПРОТОКОЛ

25.03.2009 №28

Заседания Совета директоров

г. Зеленогорск

Председатель - Кондратьев А.С.

Секретарь - Зезюля Н.А.

Присутствовали: Конюшкин А.М., Юдин М.Л., Иванов Е.В., Иванова О.Б., Брик М.Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О созыве годового общего собрания акционеров. Докладчик генеральный директор Юдин М.Л.

2. О голосовании по поводу избрании в члены совета директоров. Докладчик исполнительный директор Иванов Е.В.

СЛУШАЛИ:

Юдина М.Л. - предложил место, время и форму проведения годового общего собрания акционеров.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванова О.Б. - поддержала предложение о месте, времени и форме проведения годового общего собрания акционеров.

РЕШИЛИ:

1.1 Провести годовое общее собрание акционеров в г.Зеленогорске, в конференц-зале Профилактория «Березки» ОАО ПО ЭХЗ.

1.2 Время проведения собрания - 18.05.2009, начало в 10.00.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова Е.В. - предоставил список кандидатов для голосования по поводу избрания в члены директоров.

ВЫСТУПИЛИ:

Брик М.Н. - предложила свой список кандидатов, включаемых в бюллетени для голосования по поводу избрания в члены директоров (прилагается).

РЕШИЛИ:

Выбрать список кандидатов, включаемых в бюллетени для голосования по поводу избрания в члены директоров, предложенный Поляковой М.Н.

Председатель подпись А.С.Кондратьев

Секретарь подпись Н.А.Зезюля

3. Составить сопроводительное письмо к рассылаемому Вами каталогу со всеми необходимыми реквизитами

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.

Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

Представляем Вам… (в вышестоящую организацию),

Направляем Вам… (в подведомственную организацию),

Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.

В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

ОАО «Смелый» ул.Парковая, 25, г. Зеленогорск, 663690 Тел/факс. 2-76-00 e-mail: cmelyi@mail.ru ОКПО 450675 12.03.2009 № 221 На № ____ от _____	Директору Выставочного центра «Маркетинг и реклама» г-ну Ю.В.Страшнову ул. Краснопресненская, 12 г. Москва, 111020

О направлении каталога для участия в выставке

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись с программой работы Выставочного центра, направляем Каталог нашей продукции на рассмотрение для возможности участия в экспозиции Центра. Подробный прейскурант убедит вас в разнообразии нашего ассортимента.

Надеемся на включение нашей организации в число участников выставки.

Приложение: Каталог на 95 листах в 1 экземпляре.

С уважением,

Генеральный директор В.В. Петров

В дело № 01-12

Дыкина

12.03.2009

4. Составить письмо-предложение на отгрузку 5000 т пшеницы. Сообщить, что платеж должен быть произведен наличными против отгрузочных документов в Москве. Сообщите в течение, какого срока будет действительно ваше предложение. Покупатель акцептирует ваше предложение по телеграфу. Составить ответ в виде телеграммы

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме.

Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

ООО «ИСКРА»

663690, Зеленогорск,

ул. Бережковская., д.4

Тел/факс 4-05-16

от 12.03.2009 № 221

на № 12/37 от 01.03.2009

Уважаемые господа!

Благодарим за запрос и сообщаем, что можем предложить Вам пшеницу в количестве 5000 тонн, высшего качества.

Упаковка стандартная, в соответствии с ГОСТом.

Цена 5500 руб. за тонну.

Товар будет поставляться в течение трех месяцев (начиная с даты получения Вашего заказа) одинаковыми месячными партиями.

Качество полностью будет отвечать представленным образцам.

Платеж должен быть произведен наличными против отгрузочных документов в Москве.

Настоящее предложение действительно до 31.12.2009 года.

С нами можно связаться по телефаксу (269) 4-05-16.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением

Управляющий подпись О.Б.Широков

Телеграмма

ЗЕЛЕНОГОРСК

БЕРЕЖКОВСКАЯ 4

ООО ИСКРА

УПРАВЛЯЮЩЕМУ

ШИРОКОВУ

УСЛОВИЯМИ СОГЛАСНЫ тчк ПРОСИМ ИНФОРМИРОВАТЬ О ВЫПОЛНЕННЫХ ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ ПРОДУКЦИИ тчк

КРАСНОВ

118/231Ленина 15, Бородино, 663006ПФФК «Смена»Директор Подпись С.П.Краснов 20.03.2009 ПечатьСлесаренко 2 59 29

5. Составить и оформить личную доверенность на получение причитающихся вам заработанных денег в другой организации

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится) или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства.

Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.

В тексте доверенности указываются: фамилия, имя, отчество и должность лица, получающего полномочия; паспортные данные уполномоченного должностного лица; перечисление предоставляемых полномочий; срок действия доверенности.

Доверенности не принимаются к исполнению:

- при наличии подчисток, следов правки, приписывания или зачеркивания слов;

- при оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка о заверении).

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает:

- наименование вида документа;

- дату выдачи;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи;

- отметку о заверении.

Доверенность

Я, Василевич Галина Сергеевна, доверяю получить в бухгалтерии ООО «Магма» г.Зеленогорска надлежащие мне деньги за март 2009 года Свиридову Максиму Ивановичу по его паспорту серии 0404 № 410017, выданным ОВД администрации города Зеленогорска 14 сентября 2005 года, зарегистрированному по адресу: ул. Молодежная, 4, кв.17, г.Зеленогорск, Красноярского края.

31 марта 2009 г. подпись Г.С.Василевич

Подпись Васильевич Г.С. заверяю:

Директор ООО «Магма» подпись О.О.Олеша

31.03.2009 г.

Список использованной литературы

1. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. - М.: ТК Велби, 2004. - 456 с.

2. Квеско, С.Б. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие / С.Б.Квеско, В.Е.Киреенко. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.

3. Кривошеева, Н.А. Документационное обеспечение управления: Методические указания / Н.А.Кривошеева. - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2003. - 36 с.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В.Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 408 с.

5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Приор, 2004. - 592 с.

6. Серикова, Г.Н. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / Г.Н.Серикова. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 112 с.