1. Облікові регістри та їх класифікація

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку в облікових регістрах.

Облікові регістри -- це носії інформації встановленої форми і змісту, призначені для реєстрації, відображення, накопичення, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами, на рахунках бухгалтерського обліку.

Записи господарських операцій у регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Для обліку та реєстрації господарських операцій підприємства застосовують різноманітні за формою, змістом, способом відображення і нагромадження інформації облікові регістри. Склад облікових регістрів залежить від прийнятої на підприємстві форми бухгалтерського обліку.

У бухгалтерському обліку за зовнішнім виглядом використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки.

За характером записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні та комбіновані.

Хронологічними називають такі облікові регістри, в яких записи здійснюють у календарній послідовності відповідно до часу здійснення і оформлення господарської операції (реєстраційний журнал операцій, касова книга тощо).

Систематичні облікові регістри призначені для відображення у визначеній послідовності з певним групуванням однорідних за економічним змістом операцій на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках (Головна книга, картки складського обліку та ін.).

Комбіновані -- це такі регістри, в яких поєднано хронологічні та систематичні записи (книга Журнал-Головна, журнали-ордери, відомості тощо).

За обсягом змісту облікові регістри поділяються на регістри синтетичного, аналітичного обліку та комбіновані.

У регістрах синтетичного обліку ведеться облік в узагальненому вигляді за синтетичними рахунками у грошовому вимірнику, аналітичного -- за аналітичними, де інформацію подають у натуральних, трудових і вартісних вимірниках. Регістром синтетичного обліку є Головна книга, реєстраційний журнал операцій, до регістрів аналітичного обліку належать картки, книги тощо. У комбінованих регістрах синтетичний та аналітичний облік поєднуються. До комбінованих регістрів можна віднести окремі журнали-ордери, відомості, машинограми.

За своєю будовою (формою) облікові регістри розрізняються односторонні, двосторонні, багатографні та шахові.

В односторонніх регістрах уся облікова інформація розміщена з однієї сторони (як правило, праворуч). Прикладом можуть бути усі типові картки аналітичного обліку.

Двосторонні регістри складаються з двох частин: ліва призначена для обліку дебетових записів, права -- для кредитових.

До таких регістрів належить Головна книга.

У багатографних регістрах одна із граф (найчастіше дебетова) поділена на кілька граф для деталізації записів. Прикладом такого регістру є картка аналітичного обліку витрат виробництва, в якій за дебетом рахунка «Виробництво» розшифровуються витрати, що списуються з багатьох інших рахунків.

Шахові облікові регістри побудовані за принципом шахової дошки. Записи суми господарських операцій в таких регістрах роблять тільки один раз у клітинці на перетині стовпчика і рядка таблиці, що означає кредит одного рахунка та дебет іншого. Така будова значно скорочує кількість записів, оскільки подвійний запис здійснюється в один робочий прийом. Шахова форма є характерною ознакою журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку.

Класифікація облікових регістрів представлена на рис. 2.

Рис. 2. Класифікація облікових регістрів

Порядок облікової реєстрації регламентується Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій та інструкцією про його застосування.

У регістрах синтетичного та аналітичного обліку систематизується інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах. Дані аналітичних рахунків повинні бути тотожні відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Облікові регістри повинні мати назву, період реєстрації господарських операцій, прізвище і підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.

Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

У разі складання та зберігання облікових регістрів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їхні копії на паперових носіях на вимоги інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами.

Підприємство повинне вживати всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку та забезпечувати їхнє належне зберігання протягом встановленого строку.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні документи та облікові регістри можуть бути вилучені у підприємства тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень. Посадова особа підприємства має право в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучають. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством.

2. Характеристика інвентаризації та її значення

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Здійснюється інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства (зважуванням, переліком, обміром тощо) і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі (якщо вони мали місце), які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Періодичне проведення інвентаризації є не лише засобом уточнення показників обліку, а й засобом боротьби із зловживаннями матеріально відповідальних осіб, а також упорядкування складського господарства, оскільки при її проведенні одночасно перевіряють стан складських приміщень, правильність зберігання матеріальних цінностей, справність ваговимірних приладів.

Інвентаризація фінансових розрахунків допомагає уточненню розрахункових відносин з дебіторами і кредиторами, зміцненню розрахунково-фінансової дисципліни.

Залежно від повноти охоплення перевіркою засобів господарства розрізняють інвентаризацію повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всього майна підприємства і стану розрахункових відносин. Часткова інвентаризація охоплює окремі види засобів (грошових коштів у касі, готової продукції на складах тощо). Повна інвентаризація проводиться, як правило, перед складанням річного звіту, а також у випадках, передбачених чинним законодавством (при зміні матеріально відповідальних осіб, приватизації державних підприємств тощо). Вона дає найбільш повну інформацію, проте не завжди доцільна, оскільки трудомістка і відволікає значну кількість працівників від основної роботи.

За характером інвентаризації-поділяють на планові і позапланові. Планова інвентаризація проводиться за завчасно складеним планом відповідно до розробленого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника господарства (за вимогою перевіряючого органу, у випадках пожежі, стихійного лиха тощо). Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.

Список літератури

1. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік / Підручник. - Житомир: ПП “Рута”, 2009. - 828 с.

2. Бухгалтерський облік за національними стандартами: Практ. посіб., нормативне забезпечення / Я.Д. Крупка (уклад.) -- Т.: Економічна думка, 2007. -- 236с.

3. Голов С. Ф., Костюченко В. М. Бухгалтерський облік та фінансова звітність за міжнародними стандартами: Практ. посіб. -- К.: Лібра, 2004. -- 880с.

4. Даньків Й. Я., Лучко М. Р., Остап'юк М. Я. Бухгалтерський облік у галузях економіки: навч. посібник. -- 3-тє вид., перероб. і доп. -- К.: Знання, 2007. -- 243c

5. Красовська І. «Регістри бухгалтерського обліку: розрахунки за кредитами та позиками» // «ГоловБух», 7 березня 2007 р., № 14 (493), с. 25.

6. Плєшонкова Л. «Регістри бухгалтерського обліку і виправлення помилок» // «Баланс», 29 травня 2001 р., № 22 (355), с. 41;

7. «Як правильно вести регістри бухгалтерського обліку» // «Галицькі контракти - Дебет-Кредит», 16 квітня 2001 р., № 16, с. 23