Направления и методы внутреннего контроля основных средств

13

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Всероссийский заочный финансово - экономический институт

Филиал в г. Туле

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Внутренний аудит»

На тему

Направления и методы внутреннего контроля основных средств

Выполнил: студент 6 курса

Кутюрина Светлана Сергеевна

Тула 2009

Содержание

Введение

Глава 1. Характеристика предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД» 4

1) Организационная структура предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД»

2) Учетная политика предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД»

Глава 2. Система внутреннего контроля объектов основных средств на предприятии ПМС-55 ОАО «РЖД»

1) Система внутреннего контроля при приобретении объектов основных средств на предприятии ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД»

2) График документооборота

3) Оценка и выбор поставщиков для приобретения объектов основных средств

4) Процедуры внутреннего контроля основных средств

Заключение

Список литературы

Введение

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. [6]

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Однако на одних предприятиях она функционирует эффективно, а на других - нет. Из-за этого этот вопрос и является актуальным в наше время.

Контроль необходимо ориентировать не на выявление уже свершившихся потерь, а на их предупреждение. С помощью контроля на основе детального изучения деятельности предприятия разрабатываются мероприятия, направленные на предотвращение хищений, порчи материалов, продукции, сбережений денежных средств, финансовых ресурсов, на предупреждение отклонений от законодательства.

Целью данной работы является изучение внутреннего контроля объектов основных средств на примере предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД».

Для достижения цели следует рассмотреть ряд задач:

ь Характеристику предприятия ПМС-55 - филиала ОАО «РЖД», ее организационную структуру и учетную политику;

ь Система внутреннего контроля при приобретении объектов основных средств;

ь График документооборота

ь Оценка и выбор поставщиков для приобретения объектов основных средств;

ь Процедуры внутреннего контроля основных средств;

Глава 1. Характеристика предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД»

1). Организационная структура предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД».

ПМС - 55 - филиал ОАО «РЖД» осуществляет капитальный ремонт железнодорожных дорог. Предприятие является самостоятельным хозяйствующим субъектом, является юридическим лицом, имеет обособленное имущество. Так же производит покупку основных средств, запчастей к ним, материалов и т.д. для автоматизации основной базы, где проходит подготовка необходимых материалов для осуществления капитального ремонта пути.

Предприятие владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним имуществом. В состав его входят следующие классы:

ь здания;

ь сооружения;

ь силовые и рабочие машины и оборудование;

ь вычислительная техника;

ь транспортные средства;

ь инструмент;

ь инвентарь и т.д.[3]

На предприятие имеется около 500 объектов основных средств.

Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов предприятия являются: - амортизационные отчисления; - прибыль, получаемая от реализации работ, услуг, а также от других видов хозяйственной деятельности; - иные источники, допускаемые законодательством Российской Федерации.

Областью повышенного риска на предприятии является процесс закупки объектов основных средств, т.к. именно на примере этого процесса будет рассмотрена организация внутреннего контроля на предприятии.

Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется в течение всего времени эксплуатации объекта и обозначается на нем.

Бухгалтерский учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществляется на счете 01 «Основные средства». [2]

Стоимость зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств и других отдельных объектов основных средств, приобретаемых предприятием, отражается с использованием счета 08 «Вложения во внеоборотные активы «Данный счет используется для отражения в бухгалтерском учете всех затрат предприятия, связанных с приобретением и введением в эксплуатацию объектов основных средств, и, таким образом, выполняет функции калькуляционного счета. Аналитический учет по счету 08 ведется по каждому приобретаемому или создаваемому объекту.

Основные средства, поступившие от других организаций и лиц безвозмездно, отражаются по дебету счета 08 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов» по рыночной стоимости, при вводе в эксплуатацию безвозмездно полученного основного средства его стоимость списывается с кредита счета 08 в дебет счета 01 «Основные средства». Амортизация по данным основным средствам начисляется в общеустановленном порядке, одновременно на сумму начисленных амортизационных отчислений делается проводка дебет 98 и кредит 91 «Прочие доходы и расходы».

Принятие к учету основных средств, внесенных учредителями в счет их вкладов в уставный капитал, отражается проводкой дебет 08 кредит 75, затем дебет 01 кредит 08. [2]

При приобретении основных средств у иностранного поставщика (по импорту) первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических затрат на их приобретение. Затраты, понесенные организацией в иностранной валюте, отражаются на соответствующих счетах бухгалтерского учета в рублях по курсу Центрального Банка РФ на дату совершения операции. При принятии к учету полученного основного средства возникшие курсовые разницы списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

При приобретении основных средств покупатель помимо стоимости основного средства уплачивает продавцу сумму налога на добавленную стоимость. Сумма НДС при приобретении основных средств учитывается на счете 19 субсчет «Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств». После фактической оплаты и при наличии счета-фактуры данная сумма НДС списывается с кредита счета 19 --1 в дебет счета 68 «Расчеты с бюджетом».

При поступлении оборудования, требующего монтажа, его стоимость отражается по дебету счета 07 «Оборудование к установке» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Сумма НДС по поступившему оборудованию отражается по дебету счета 19 «НДС» и кредиту счета 60.

Монтаж оборудования фиксируется наличием расходов в справке об объемах выполненных работ по монтажу этого оборудования, оформленной в установленном порядке. Амортизация объектов основных средств производится линейный способ.[3]

Учет накопленного износа по основным средствам ведется на счете 02 «Износ основных средств», по кредиту которого записывается сумма ежегодных амортизационных начислений, а по дебету -- накопленный износ реализованных, ликвидированных или иным образом выбывших основных средств.

2). Учетная политика предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД».

Учётная политика предприятия - это выбор самим предприятием определённых и конкретных методик, формы и техники ведения бухгалтерского учёта исходя из установленных правил и особенностей деятельности предприятия.

При формировании учётной политики предполагаются имущественная независимость и непрерывность деятельности предприятия, а также последовательность применения выбранной учётной политики. При создании учётной политики руководитель и бухгалтер опираются на Положение «Учётная политика предприятия» - отдельный нормативный документ, в котором указаны все те особенности, что влияют на деятельность предприятия и учёт на нём.

Принятие объекта к учету

Раскрытие информации в отношении объектов основных средств осуществляется соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет основных средств».[4]

Объекты основных средств ПМС-55 принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, определяемой в зависимости от способа поступления, приобретение за плату, создания собственными силами (строительства), безвозмездное получения и иных способов.

Активы стоимостью не более 20 000 рублей за единицу отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности ПМС-55 в составе материально - производственных запасов.

Единицей бухгалтерского учета объекта основных средств признается инвентарный объект.

Переоценка основных средств

Переоценка основных средств осуществляется регулярно один раз в три года с учетом того, чтобы стоимость основных средств, по которым они отражаются в отчетности, существенно не отличалась от текущей (восстановительной) стоимости. Перечень групп однородных объектов основных средств, подлежащей регулярной переоценке, определяется распоряжением Начальника ПМС-55 или уполномоченного им лица.

Переоценка производиться путем пересчета первоначальной (восстановительной) стоимости объектов основных средств и сумм амортизационных отчислений, начисленных за все время использования соответствующих объектов основных средств.[1]

Порядок отражения результатов переоценки объектов основных средств в бухгалтерском учете, устанавливается Бухгалтерской службой.

Амортизация основных средств

ПМС-55 применяет линейный способ амортизации основных средств. Амортизация по объектам основных средств начисляется ежемесячно путем применения установленных норм, исчисленных в зависимости от срока полезного использования объекта.

Срок полезного использования объектов основных средств устанавливается при их принятии к бухгалтерскому учету комиссией и утверждается руководителем предприятия на основе паспорта объекта, иных технических документов, либо на основании оценки технических служб.

Глава 2. Система внутреннего контроля объектов основных средств на предприятии ПМС-55 ОАО «РЖД»

1). Система внутреннего контроля при приобретении объектов основных средств на предприятии ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД».

Цель внутреннего контроля при приобретении объектов основных средств заключается в обеспечении приобретения необходимых основных средств наиболее экономичным способом, верном учете, физической сохранности, безопасности работы и поддержании этих основных средств в рабочем состоянии.

Схема внутреннего контроля при приобретении основных средств представлена на рисунке 1.

Рисунок 1.

Схема внутреннего контроля при приобретении объектов основных средств.

13

Весь процесс покупки основного средства начинается с технического отдела. Который узнает, чего нет на предприятии и в чем оно нуждается. Начальник технического отдела подает заявку главному инженеру на приобретение объекта основных средств. Главный инженер рассматривает заявку и отдает на утверждение руководителю предприятия. Руководитель отдает заявку экономисту для подсчета экономических выгод данного основного средства. После просчета возвратившаяся заявка относиться в отдел снабжения. Данный отдел в свою очередь оценивает и выбирает поставщиков, заключает с ними договора, выписывает счет на оплату. Выписанные документы затем отдаются юристу. Он проверяет, правильно ли составлен договор, нет ли там «подводных камней». Затем ставит свою визу и только после этого документы попадают в бухгалтерию. Бухгалтерия оплачивает счет. После оплаты, осуществляется доставка оборудования. Полученное основное средство сдается на склад. Далее основное средство должно установиться в цех.

2). График документооборота

Документооборот - это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие решения, осуществлять учет и контроль. [5]

К вышеизложенному материалу можно составить график документооборота, который представлен в таблице 1.

3). Оценка и выбор поставщиков для приобретения объектов основных средств

Начальник отдела снабжения должен постоянно вести учет, как действующих, так и поте6нциальных поставщиков по своим направлениям и проводить выбор поставщиков по результатам оценки их возможности стабильно поставлять продукцию требуемого качества.

Процесс оценки и выбора поставщиков включает следующие этапы:

1) анализ данных о качестве продукции, поставляемой поставщиком, проводится на основании ведомостей по анализу несоответствий металлов и неметаллических материалов и покупных комплектующих изделий и электроизделий;

2) присвоение категории поставщикам;

3) составление и утверждение перечня предпочтительных поставщиков.

При оценке и присвоении категорий поставщиков используются следующие критерии:

1) способность фирмы выполнять требования государственного, отраслевого стандарта, технических условий ТМЦ;

2) степень зависимости. Имеет ли поставщик монополию на данный вид продукции или господствующее положение;

3) соблюдение поставщиком, по результатам анализа предыдущего года, договорных положений по объемам и срокам поставки. Имеет ли поставщик нужный ассортимент;

4) условие транспортировки основных средств. Каково расстояние до поставщика, состояние транспортных средств и транспортных путей;

5) наличие у поставщика сертификатов на поставляемый вид продукции;

6) наличие у поставщика системы качества: наличие документа о проверке системы качества и сертификата на систему качества;

7) существуют ли льготы для постоянных заказчиков при больших объемах поставки;

8) приемлемость цен закупаемых основных средств;

9) какова возможность заключения долгосрочных договоров (2-5 лет);

10) квалификация и компетентность сотрудников поставщика, связанных с обеспечением основных средств, их общительность и открытость;

11) политика ценообразования (адаптация и изменение на рынке);

12) кредитоспособность поставщика.

3). Процедуры внутреннего контроля основных средств.

Все приобретения основных средств должны надлежащим образом утверждаться; необходимо использовать специальные типовые бланки заказов; осуществление полномочий внутри организации должно тщательно контролироваться: основные решения принимаются Правлением, менее значительные -- руководителями отделов на основе установленных лимитов; все заказы должны сопоставляться с конкретными пунктами сметы; некоторые покупки (например, компьютеры) должны специально соответствовать стандартам или планам организации.

Все поступления основных средств должны оперативно и точно фиксироваться в журнале поступления основных средств.

Важнейшие приобретения должны утверждаться на основе детальных расчетов и оценки инвестиционных проектов. Все подробные расчеты после их завершения должны быть предметом «аудита на эффективность» для проверки технико-экономического обоснования и внесения необходимых изменений. Необходимо обеспечить полное документирование всего процесса.[7]

Метод начисления и нормы амортизации должны надлежащим образом утверждаться и применяться последовательно и неукоснительно. Амортизационные отчисления должны точно разноситься по соответствующим счетам основных средств.

При совершении крупных сделок с основными средствами следует учитывать ограничения, налагаемые на крупные сделки федеральными законами.

Основные средства должны устанавливаться и эксплуатироваться строго в соответствии с инструкцией производителя. Небрежность может вызнать сбой или остановку производства и/или травмы работников и вытекающий из этого ущерб. Проверки безопасности и рабочего со стояния основных средств должны проводиться регулярно.

Основные средства должны охраняться. Необходимо обеспечить их адекватную физическую охрану (кладовщики или охранники), контроль

за движением объектов, ограничение доступа к особо важным ценностям.

Основные средства должны быть застрахованы. Должны проводиться регулярные инвентаризации.

Все документы, подтверждающие право собственности, должны храниться в надежном месте.

Необходимо регулярно проводить мероприятия по поддержанию основных средств в рабочем состоянии и проверке их функционирования.

Заключение

В заключении можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы была достигнута цель, поставленная во введении к данной работе и отражающая актуальность данной темы.

Были рассмотрены цели и направления внутреннего контроля основных средств. Можно сказать, что преимущественные направления внутреннего контроля основных средств заключаются в следующем:

ь операции по учету основных средств должны быть отделены от учета обычных поставок и реализации;

ь основные средства не должны заказываться без соответствующей санкции;

ь приобретенные активы должны быть защищены от краж, злоупотреблений, случайной гибели или преждевременного старения;

ь основные средства должны соответствующим образам отражаться в учете;

В работе, которую я представила для рассмотрения, достаточно подробно говорилось об организационной структуре предприятия, была рассмотрена учетная политика, приведена схема системы внутреннего контроля предприятия ПМС-55 - филиал ОАО «РЖД». Приводился график документооборота, также были рассмотрены основные процедуры внутреннего контроля основных средств.

Так же был рассмотрен очень важный вопрос, посвященный оценке и выборе поставщиков при приобретении объектов основных средств.

Список литературы

О бухгалтерском учете: федер. закон: принят Гос. Думой 23 февраля 1996 года № 129-ФЗ // ПБД «Консультант плюс 3000» [электронный ресурс]: еженедельное пополнение / ЗАО «Консультант плюс», НПО «ВМИ».

План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности предприятия и инструкция по его применению: утверждена приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н // ПБД «Консультант плюс 3000» [электронный ресурс]: еженедельное пополнение / ЗАО «Консультант плюс», НПО «ВМИ».

Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01: приказ Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н // ПБД «Консультант плюс 3000» [электронный ресурс]: еженедельное пополнение / ЗАО «Консультант плюс», НПО «ВМИ».

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» ПБУ 1/2008: приказ Минфина от 06.10.2008г. № 106н/ ПБД «консультант плюс» [электронный ресурс]:еженед. Пополнение /ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ»

Аудит: Учебник для студентов вызов, обучающихся по экономическим специальностям. / под ред. В.П.Подольского. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - Дана, 2008. - 744 с.

Внутренний контроль и аудит. - Учебник / ВЗФЭИ - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. - 239 с.

Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит: Учебник/ Л.В.Сотникова- М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. - 239 с.