Контроль в системе управления предприятием

39

Содержание

Вступление

1. Суть и значение контроля в системе управления предприятием

2. Характеристика финансово-хозяйственной деятельности и организация внутреннего контроля ОАО «Партизан» Симферопольского района

3. Виды и функции контроля

4. Методические приемы контроля

5. Обобщение результатов контроля и их использование в системе управления предприятием

Выводы и предложения

Список использованных источников

Приложения

Вступление

Термин «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный документ, оформленный в двух экземплярах или в двух записях.

В течение длительного времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с деятельностью главным образом бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

В словарях и энциклопедиях контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости и достоверности документов. Следующим этапом стало представление о контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства, т. е. уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Целью данной работы является рассмотреть контроль в системе управления предприятием. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

-определить суть и значение контроля в системе управления предприятием;

-изучить виды и функции контроля, а также его методологические приемы;

- освоить порядок обобщения результатов контроля и их использование системой управления предприятия;

- изучить организацию контроля на конкретном предприятии.

В качестве объекта исследования в данной курсовой работе выступает контроль в системе управления предприятием. Субъектом исследования является предприятие ОАО «Партизан» Симферопольского района.

В ходе написания курсовой работы использовались различные литературные источники: книги и учебники, монографии и периодические издания.

Основными методами исследования в курсовой работе являются анализ и синтез, индукция и дедукция, анализ финансовых коэффициентов, табличный и графический приемы и другие.

1. Суть и значение контроля в системе управления предприятием

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного.

По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.

Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В отличие от внешнего контроля, в задачи которого входят подтверждение достоверности данных внешней отчетности хозяйствующего субъекта (аудит), правильности исчисления и уплаты налогов (налоговый контроль), расходования средств бюджета (государственный финансовый контроль) и т.п., внутрихозяйственный контроль является неотъемлемой частью системы управления экономического субъекта и решает задачи непосредственного управления текущей, инвестиционной и финансовой деятельностью.

В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов.

Посредством механизма контроля осуществляется обратная связь между объектом и субъектом управления, к органам руководства поступает информация о состоянии объекта управления. Качество системы управления во многом определяется качеством работы механизма контроля. От эффективности действия механизмов контроля во многом зависит эффективность функционирования объекта управления. Всем этим и определяется важное место контроля в системе государственного управления.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля демонстрирует, насколько близко, в сущности, слиты функции контроля и планирования. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддаётся изменению. Эти цели явным образом выступают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуется наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению, к которому можно оценить степень выполнения работы.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом менеджер принимает еще очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии процедурам контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Масштаб допустимых отклонений и принцип исключения. Показатель результативности дает четкую и ясную цель для направления усилий членов организации. За исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметров цели.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводится до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимое решение и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показать масштаб отклонения от стандартов и точно указывать его причину.

Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы сразу понять причину отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних перемен факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов.

2. Характеристика финансово-хозяйственной деятельности и организация внутреннего контроля ОАО «Партизан» Симферопольского района

ОАО «Партизан» расположено в центральной части Симферопольского района. Предприятие функционирует на базе расформированного ЧСХП «Партизан» с 2000г. Основным направлением деятельности предприятия -является сельское хозяйство.

Рассмотрим основные экономические показатели размера производства и деятельности предприятия за 2006-2008гг. и дадим их краткую характеристику.

Таблица 2.1

Размер, состав и структура земельных угодий ОАО «Партизан» Симферопольского района за 2006-2008гг.

Виды угодий	2006	2007	2008
	Площадь, га	Структура, %	Площадь, га	структура, %	площадь, га	структура, %
Площадь с.-х. угодий	3583	100,0	3578	100,0	3554	100,0
в т.ч. - пашня	3580	99,9	3575	99,9	3551	99,9
- многолетние насаждения	-	-	-	-	-	-
- пастбища	3	0,1	3	0,1	3	0,1
Наличие орошаемых земель	2265	Х	2265	Х	2265	Х

В землепользовании ОАО «Партизан» Симферопольского района находятся земли, арендуемые у арендодателей. Общая площадь с.-х. угодий составляет 3554га в 2008г. Площадь с.-х. угодий в 20г. по сравнению с 2006г. несколько сократилась на 29га или 0,8%.

Уменьшение площади с.-х. угодий произошло за счет соответствующего уменьшения площади пашни. Доля пашни в структуре с.-х. угодий составляет 99,9% и по годам не изменяется. Небольшая площадь пастбищ - 3га, составляет всего 0,1% от всего размера с.-х. угодий. На протяжении анализируемого периода площадь пастбищ не изменилась.

Таблица 2.2

Динамика показателей размеров ОАО «Партизан» Симферопольского района

Показатели	2006	2007	2008
Валовая продукция в сопоставимых ценах 2000г.,тыс.грн	10888,5	13065,5	16475,4
Товарная продукция, тыс.грн	11433,8	15581,5	15063,7
Среднегодовая стоимость основных фондов с.-х. назначения, тыс.грн	21527,2	21886,1	21660,4
Площадь с.-х.угодий, га	3583	3578	3554
в т.ч. пашни	3580	3575	3551
Среднегодовая численность работников, чел.	284	294	293
Поголовье скота, усл.гол	4761,6	3660,2	5675,1

Показатели объемов производства в течение 2006-2008гг. свидетельствуют об увеличении размеров производства. Стоимость валовой продукции в сопоставимых ценах 2000г. составила в 2008г. 16475,4тыс.грн или 151,3% от уровня 2006г., а значит увеличилась больше чем в половину. Данное увеличение свидетельствует о том, что возросли объемы производства в физическом выражении.

Наряду с ростом валовой продукции, увеличилась сумма товарной продукции и в 2008г. составила 15063,7, что на 31,7% больше чем в 2008г.

Среднегодовая стоимость основных фондов несколько возросла в 2008г. по сравнению с 2006г. на 358,9тыс.грн, а затем уменьшилась на 225,7тыс.грн и составила в 2008г. 21660,4тыс.грн.

Среднегодовая численность работников увеличилась на 3,2%, что составило 9 человек.

В течение 2006-2008гг. наблюдается также увеличение поголовья скота на19,2%, которое в 2008г. составило 5675,1усл.гол.

В целом ОАО «Партизан» Симферопольского района можно охарактеризовать как хозяйство, специализирующееся на производстве продукции птицеводства яичного направления, так как доля выручки от реализации птицеводческой продукции составляет в среднем за три года 89,8%.

В хозяйстве также имеют место такие животноводческие отрасли как скотоводство молочного направления и свиноводство.

Предприятие ОАО «Партизан» Симферопольского района получает прибыль и работает рентабельно. Уровень рентабельности деятельности в 2007г. составил 10,0%.

Таблица 2.3

Показатели экономической эффективности сельскохозяйственного производства в ОАО «Партизан» Симферопольского района

Показатели	2006	2007	2008
Получено в расчете на 100га с.-х. угодий: -валовой продукции в сопоставимых ценах 2000г., тыс.грн	303,9	451,5	463,6
-денежной выручки, тыс.грн	319,1	435,5	423,9
-прибыли, тыс.грн	21,6	73,7	42,4
Произведено валовой продукции в сопоставимых ценах 2000г., грн:
- на 1гривну текущих затрат	0,83	0,99	0,91
- на 1 среднегодового работника	38,3	54,8	56,2
- на 1 человеко-час.	0,020	0,028	0,030
в т.ч.: в растениеводстве	0,015	0,017	0,020
в животноводстве	0,025	0,039	0,040
Фондоотдача, грн	0,53	0,71	0,70
Рентабельность, %	6,7	16,9	10,0

Фондоотдача возросла на 0,17грн или 32,1%, и в 2008г. составила 0,70грн, что означает, что на 1грн основных производственных фондов с.-х. назначения приходиться 0,70грн выручки.

Увеличение рентабельности идет параллельно с увеличением объемов производства и реализации: валовая продукция в сопоставимых ценах в расчете на 100га увеличилась на 52,6%, денежная выручка - на 32,8%.

Таким образом, ОАО «Партизан» Симферопольского района характеризуется как среднее по размеру хозяйство. Общая площадь с.-х. угодий в 2008г. составила 3554га. Анализируемое хозяйство специализируется на производстве яиц. Размеры производства в течение 2006-2008гг. возросли. Так, валовая продукция в сопоставимых ценах 2000г., возросла на 51,3%. Наращивание объемов производства сопровождается ростом уровня интенсификации.

ОАО «Партизан» на протяжении 2006-2008гг. получает прибыль и работает рентабельно. Уровень рентабельности в 2008г. составляет 10,0%.

С целью успешного функционирования предприятия, повышения уровня рентабельности, сохранения и обогащения его активов необходим настроенный механизм управления, важнейшим элементом которого является повседневный внутренний контроль.

Система контроля должна быть экономически выгодной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше расходов предприятия из-за ее отсутствия. Если система внутрихозяйственного контроля будет функционировать эффективно, это даст возможность сократить расходы на проведение внутреннего аудита.

Система внутреннего контроля определяет все внутренние правила и процедуры контроля, внедренные руководством предприятия для достижения поставленной цели - обеспечение (в пределах возможного) стабильного и эффективного функционирования предприятия, соблюдения внутрихозяйственной политики, сохранения и рациональное использование активов предприятия, предотвращения и разоблачения фальсификаций, ошибок, точность и полнота бухгалтерских записей, своевременная подготовка надежной финансовой информации.

Во время аудиторской проверки аудитор исследует только ту методику и процедуры бухгалтерского учета, которые относятся к утверждениям отчетности.

Система внутреннего контроля на анализируемом предприятии ОАО «Партизан» включает три основных элемента: среду контроля, систему бухгалтерского учета и независимые процедуры проверки.

1. Организационная структура управления в ОАО «Партизан» линейно-функциональная. Она является эффективной, потому что отвечает необходимым показателям. В первую очередь тем, которые характеризуют эффективность системы управления: наблюдается увеличение объема выпуска продукции, увеличение прибыли, улучшение качества продукции.

Данная структура управления характеризуется производительностью аппарата управления, адаптивностью системы управления, оперативностью принятия решений, что в свою очередь говорит об эффективности данной структуры.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. В данном случае - соответствует. Наблюдается сбалансированность состава функций и целей управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, мощности и быстродействие.

На предприятии главным руководящим органом управления является собрание акционеров, которое назначает директора предприятия. В соответствие с законодательством в Украине в ОАО «Партизан» выделена штатная единица - главный бухгалтер, который является ответственным лицом за правильностью, полнотой и своевременностью ведения бухгалтерского учета в хозяйстве. Бухгалтерия предприятия состоит из 5 человек. Распределение обязанностей в бухгалтерии осуществляется по функциональному признаку.

На предприятии применяются следующие процедуры контроля:

- периодическое сопоставление, анализ и проверка счетов;

- проверка арифметической точности записей;

- контроль за условиями функционирования и использования компьютерных информационных систем, в частности поддержание контроля за периодическими изменениями компьютерных программ, доступом к базе информационных данных;

- введение и проверка контрольных счетов и проверочных учетных регистров по счетам;

- порядок прохождения и утверждения документов (график документооборота);

- соответствие принятых внутренних правил требованиям законодательных актов и внешним источникам информации;

- сравнение общей суммы имеющихся денежных средств, стоимости ценных бумаг и товарно-материальных ресурсов с записями в учетных регистрах;

- сравнение и анализ финансовых результатов деятельности предприятия с показателями финансового плана (прогноза).

В ОАО «Партизан» используется автоматизированная форма учета на базе программного комплекса 1С-Предприятие. Учетная политика предприятия зафиксирована в Приказе об учетной политике №1 от 03.01.09г. В этом документе зафиксированы основные принципы бухгалтерского учета применяемые в течение отчетного года на предприятии в процессе учета. В случае необходимости учетная политика предприятия уточняется в начале отчетного года. В течение года предприятие придерживается утвержденной учетной политики.

3. Виды и функции контроля

Контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно - хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются, изменение доли фирмы на рынке, как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль - децентрализации.

Вместе с тем система контроля дает возможность использовать преимущества, как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания децентрализации в управлении фирмой в целом.

ШИРОТА КОНТРОЛЯ.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации.

Предварительный контроль. Цель: предупреждение нарушений не целесообразности, необычности действий и решений Контроль напоминает айсберг, большая часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Человеческие ресурсы.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Материальные ресурсы.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также

предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль. Цель: выявить и своевременно просечь нарушения и отклонения. Основывается на обратной связи как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Системы обратной связи.

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение

начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Все системы с обратной связью:

1. Имеют цели;

2. Используют внешние ресурсы;

3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

4. Следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

5. Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Заключительный контроль. Цель: Установить результативность, законченность, экономичность, целесообразность. Скрыть упущения и недостатки. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичны работы предполагается проводить в будущем.

Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации.

Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Таким образом, можно обобщить и сделать вывод, что эффективное управление организацией невозможно без четко отлаженной системы контроля за результатами деятельности и процессами, протекающими внутри нее и во внешнем окружении. Контроль является одной из основных функций управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Сущность процесса контроля состоит в установке стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

4. Методические приемы контроля

Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Несмотря на множество видов деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля.



Рис 3.1. Состав методов контроля на предприятии

Предприятия достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.

Некоторые процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается, если проводится их регулярная проверка и если распределение функций способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля, обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам, но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.

При отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно, выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля получили название «программируемые». Одной из программируемых процедур контроля является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению, занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам.

Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: «соответствия нет».

Это свидетельствует о том, что либо счет-фактура не указана в перечне полученных счетов-фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник, проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая, что либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача заключения -- ручные процедуры контроля. Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег продавцу.

В компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать некоторые документы без выполнения каких-либо работ вручную. С использованием компьютера могут быть, например, проведены следующие операции: перенос в журнал следующего месяца записей, сделанных в текущем месяце; аннулирование предварительно оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная плата и т.п.).

Для обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы, использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны оптимизироваться и под-держиваться на соответствующем уровне.

Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.

Сочетание атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы внутреннего контроля в любой организации или на предприятии.

5. Обобщение результатов контроля и их использование в системе управления предприятием

Обобщение результатов контроля и аудита включает комплекс методических приемов группировки и систематизации его результатов, необходимых для принятия решений к устранению обнаруженных недостатков в деятельности предприятия, которое контролируют. В частности, составляют ведомости инвентаризации ценностей, акты ревизии кассы, аудиторского контроля деятельности предприятия и предпринимательской деятельности, ограничения мест хранения ценностей. Однородные недостатки обобщают в таблицах, схемах, графике, сведениях, машинограмах но других документах с помощью таких методических приемов:

- группировка недостатков;

- документация результатов промежуточного контроля;

- аналитическое группирование;

- следственно-юридическое обоснование недостач;

-систематизированная группировка недостач в актах аудиторского контроля деятельности предприятия и предпринимательской деятельности.

Результаты аудиторского исследования группируются и систематизируют в журнале аудитора, где разрабатываются также мероприятия по профилактике правонарушений в предпринимательской деятельности.

Кроме этого, эти мероприятия дают возможность контролирующему органу лучше разобраться в причинах недостатков и принять обоснованные решения по результатам аудита.

Своевременное устранение руководством предприятия недостатков, обнаруженных аудитом, которые касаются неполной и несвоевременной уплаты налогов в бюджет, освобождает от уплаты штрафных санкций налоговым органам. Поэтому предприятия заинтересованы в действенном контроле, который предотвращал бы недостатки в финансово-хозяйственной деятельности.

Обобщение недостатков в журнале аудитора осуществляется с использованием хронологических, систематизированных и хронологически-систематических группировок.

Хронологическая - группировка недостатков последовательно по периодам возникновения их в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которое контролируют. Недостатком этого метода является то, что контролеру придется одновременно исследовать за месяц, квартал все хозяйственные операции, используя много нормативных документов. Кроме того, при проведении комплексного аудита возникают определенные трудности во взаимном контроле операций и документов.

Систематизировано - это группировка обнаруженных недостатков в деятельности предприятия, которое контролируют, по однородности и содержанию и предварительно зафиксированных аудитом в хронологической последовательности. Недостатком является то, что при этом дублируются недостатки в хронологической и систематизированной группировках.

Хронологически-систематизированная группировка дает возможность обобщить недостатки, обнаруженные аудитом, по времени возникновение и их однородности. Этот вид группировка применяется при проведении комплексного аудита, когда недостатки систематизируют по разделам акта или вопросами, поставленными на исследование аудита.

Документирование результатов промежуточного контроля используется в качестве методического приема при оформлении контрольных процедур в процессе выполнения их на промежуточных стадиях, чтобы зафиксировать состояние объектов контроля на момент проверки (ревизия кассы, выборочная инвентаризация материальных ценностей, хронометражные наблюдения аудита, тематические обследования аудита и др.).

Аналитическая группировка - составление ведомостей, таблиц, обобщение однородных недостатков, обнаруженных в процессе аудита, с помощью таких методических приемов, как экономический анализ, статистические расчеты, экономико-математические методы. Этот вид группировки применяется при составлении ведомостей на забракованные изделия и работы, переплату заработной платы, сверхнормативные затраты сырья за конкретный период (квартал, полугодие) и связанные с ними материальные убытки, оплаченные штрафные санкции при нарушении договорных обязательств, а также графике ритмичности производства продукции, работ и услуг и тому подобное.

Следственно-юридическое обоснование недостатков применяется тогда, когда необходимо обосновать доказательствами сумму причиненного убытка или установить ответственность должностных лиц предприятия, которое контролируют. При этом аудитор выполняет определенные следственно-юридические процедуры. Он собирает доказательства, которые удостоверяют юридические факты, то есть такие, с которыми закон связывает возникновение, изменение или прекращение правоотношений объекта с субъектом. По источникам обобщения юридические доказательства разделяют на личные и вещественные, первичные и производные.

При обобщении доказательств важной процедурой, которую выполняет внутренний аудит, является изъятие оригиналов документов из текущего архива предприятия, которое контролируют. Аудитор может изымать документы в порядке, предусмотренном законом, на основании постановления правоохранительных органов. Вместо оригинала по делам предприятия оставляют копии изъятых документов. Процедуру изъятия документов оформляют специальным актом, составленным аудитором при участии руководителя и главного бухгалтера предприятия, а также понятых, которые не имеют отношения к контрольно-аудиторского процессу. Для того, чтобы не загружать акт описательностью реквизитов документов, составляют отдельный реестр изъятых оригиналов документов, который является приложением к акту

Изымать оригиналы документов могут также ревизоры, которые осуществляют внутренний аудит. Внешний аудитор может выполнять эти функции в виде исключения.

При выполнении следственно-юридических процедур обосновывают судебно-арбитражные иски на возмещение материального ущерба, причиненного предприятию, которое контролируют.

Систематизированная группировка результатов контроля - изложение в акте комплексного аудита, тематической проверки, обследования в систематизированном виде обнаруженных недостатков в деятельности предприятия, которое контролируют. Результаты служебного расследования внутренний аудитор оформляет справкой.

Обобщение и изложение результатов аудита в акте осуществляется аудиторами по данным записей в журнале аудитора, группировка недостатков, согласованных с руководством, деятельность которого контролируют.

Контрольно-аудиторские приемы в процессе контроля и анализа хозяйственной деятельности предприятия выполняется с помощью как самых простых приборов вычисления и организационной техники, так и МИКРО-ЕОМ, персональных и универсальных ЭВМ и вычислительных комплексов.

Усовершенствование контрольно-аудиторского процессу с применением ЭВМ разных классов, что дает возможность автоматизировать контроль производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия, включая стадию обобщения и реализации результатов контроля.

Для решения комплекса задач контроля и аудита финансово-хозяйственной деятельности предприятий на ЭВМ создают информационную систему в виде упорядоченных массивов информации, поиск информации, внутренние взаимосвязи между массивами осуществляется с помощью технических средств с максимальной автоматизацией информационно-поисковых работ на ЭВМ по специальным программам.

Результаты аудиторского контроля обобщают и излагают в акте комплексного аудита на основе записей в журнале группировки недостатков (журнал аудитора), согласованных с руководителем предприятия, которое подлежит контролю.

Выводы и предложения

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, т.к. по его данным производится корректировка ранее принятых решений и планов.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Анализ хозяйственно-финансовой деятельности субъекта исследования показал, что ОАО «Партизан» Симферопольского района характеризуется как среднее по размеру хозяйство. Общая площадь с.-х. угодий в 2008г. составила 3554га. Анализируемое хозяйство специализируется на производстве яиц. Размеры производства в течение 2006-2008гг. возросли. Так, валовая продукция в сопоставимых ценах 2000г., возросла на 51,3%. Наращивание объемов производства сопровождается ростом уровня интенсификации. На протяжении 2006-2008гг. предприятие получает прибыль и работает рентабельно. Уровень рентабельности в 2008г. составляет 10,0%.

Организационная структура управления в ОАО «Партизан» линейно-функциональная. Она является эффективной, потому что отвечает необходимым показателям. В первую очередь тем, которые характеризуют эффективность системы управления: наблюдается увеличение объема выпуска продукции, увеличение прибыли, улучшение качества продукции.

Данная структура управления характеризуется производительностью аппарата управления, адаптивностью системы управления, оперативностью принятия решений, что в свою очередь говорит об эффективности данной структуры.

На предприятии главным руководящим органом управления является собрание акционеров, которое назначает директора предприятия. В соответствие с законодательством в Украине в ОАО «Партизан» выделена штатная единица - главный бухгалтер, который является ответственным лицом за правильностью, полнотой и своевременностью ведения бухгалтерского учета в хозяйстве. Бухгалтерия предприятия состоит из 5 человек. Распределение обязанностей в бухгалтерии осуществляется по функциональному признаку.