Основы делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение

2. Понятие о документации, унификации, стандартизации

3. Необходимость унификации и стандартизации

4. Область Применения ГОСТа Р 6.30-97

5. Заключение

6. Список литературы

1.ВВЕДЕНИЕ

Документы появились с возникновением письменности.

Документ - латинское слово, которое переводится как «поучительный пример», «свидетельство».

Документы, сохранившиеся с древнейших времен, свидетельствуют о документировании отдельных сторон жизнедеятельности отдельных государств и людей. В них зафиксировались договорные отношения с иностранными государствами, закреплялись права на владения, например, в жалованных, вкладных грамотах. В Новгороде в 1950-е гг. найдены берестяные грамоты, изучение которых показало, что документ использовался как средство общения для передачи информации, т.е. как переписка не только между представителями власти и управления, но и между частными лицами.

В период существования Древнерусского государства и период феодальной раздробленности идет процесс накопления опыта в области документирования: вырабатываются отдельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.

В истории делопроизводства России выделяются два периода:

История дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

Делопроизводство дореволюционной России включает три этапа развития, каждый из которых получил свое название по центральным органам управления соответствующего периода:

Первый этап - приказное делопроизводство (16 - 17в.);

Второй этап - коллежское делопроизводство (18в.)

Третий этап - министерское делопроизводство (начало 20в.)

Государственное делопроизводство советской эпохи начинается в октябре 1917г. и заканчивается в 1991г.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в 10в. в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, житийные записи и т.п.)

Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине 16в.

Первым к началу 17в. в России сложилось приказное делопроизводство.

Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение 1649г. было длиной 309 метров. В этот период начали складываться основы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале19в. в коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось министерское делопроизводство.

Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создались архивы.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов.

Была предпринята попытка создания и внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялись разработка и применение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

2. ПОНЯТИЕ О ДОКУМЕНТАЦИИ, УНИФИКАЦИИ, СТАНДАРТИЗАЦИИ

Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые.

Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию - иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации.

Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

УДС - совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности.

В основе создания УСД лежит метод унификация.

Унификация включает 2 определения:

Унификация бухгалтерских документов - установление единых форм бухгалтерских документов, предназначенных для оформления однородных хозяйственных операций в различных предприятиях и организациях.

Унификация учета - ведение учета в различных предприятиях по единой методологии, единым формам учетных регистров и типовому плану счетов. У.у. имеет большое значение для организации бухгалтерского учета, получения сводных показателей, механизации учетных работ, подготовки и использования учетных кадров

Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях.

Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами.

3. НЕОБХОДИМОСТЬ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ.

Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов; сокращение документопотоков; повышение культуры управления и создание оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

Стандартизация и унификация управленческой документации должны проводиться на научной основе. Высокая степень стандартизации и унификации достигается при установлении единых общесоюзных правил создания документации и утверждения на неё государственных стандартов.

К основным этапам унификации и стандартизации в любой организации относятся:

- установление круга документов, циркулирующих в данной организации;

- стандартизация формуляров и текстов документов;

- трафаретизация формуляров и текстов документов.

В настоящее время ведется разработка двенадцати унифицированных систем документации. Это стандарты и технические условия, проектная документация по капитальному строительству, плановая документация, отчетно-статистическая и первичная учетная документация, организационно-распорядительная документация, документация по материально-техническому снабжению и сбыту, документация по ценообразованию, по внешней торговле, расчетно-денежная документация, документация по торговле, бухгалтерская, финансовая и первичная учетная документация бюджетных учреждений, проектно-конструкторская и технологическая документация.

С целью стандартизации управленческой документации была утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, в которую вошли: ГОСТ 6.38-72 «Основные положения», устанавливающие общие требования к стандартизации документов; ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец», устанавливающий типовую структуру управленческих документов, а также ряд стандартов на часто встречающиеся виды управленческих документов, например положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, служебное письмо.

4.ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ ГОСТа Р 6.30-97

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации и используемые в деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

5.ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Стандартизация является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики, таких как конкуренция, внедрение инноваций, устранение торговых барьеров, расширение торговли, защита интересов потребителей, защита окружающей среды и многих других направлений.

Стандартизация, совмещаемая с законодательством, способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.

Международная стандартизация позволяет сэкономить время и средства необходимые для разработки национальных стандартов. Таким образом, развитие международной стандартизации предопределяет развитие мировой торговли.

Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.

Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

6.СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов. 1997.

2. Изменение № 1 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с датой введения с 1 апреля 2000 года.

3. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М.: Издательство стандартов, 1984.

4. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Издательство стандартов, 1983.

5. Белов А.Н., Белов В.Н. Корреспонденция и делопроизводство. - М.: Лёгкая и пищевая промышленность, 1999. - 168 с.

6. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 2002. - 384 с.

7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 256 с.