Документація як спосіб первинного відображення об’єктів бухгалтерського обліку

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ Й НАУКИ УКРАЇНИ

ЛУБЕНСЬКИЙ ФІНАНСОВО-ЕКОНОМІЧНИЙ КОЛЕДЖ

ПДАА

РЕФЕРАТ

З БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

НА ТЕМУ

Документація як спосіб первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку

Виконав студент 25 групи

Півторонос Євген

Лубни 2009

План рахунків бухгалтерського обліку

Оскільки бухгалтерський рахунок є основною одиницею зберігання інформації в бухгалтерському обліку, то для групування цієї інформації використовується система рахунків бухгалтерського обліку. Ця система є єдиною для всіх підприємств і організацій, крім банків та бюджетних організацій, і називається «План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій».

Інструкцією про застосування Плану рахунків визначено: «План рахунків є переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів фінансово-господарської діяльності (кореспонденція рахунків) у бухгалтерському обліку».

Головною метою його є забезпечення інформацію для контролю та прийняття управлінських рішень, складання фінансової звітності. Структура Плану рахунків узгоджена зі структурою Балансу і Звіту про фінансові результати (табл. 3.6.1).

Таблиця 3.6.1 Узгодженість плану рахунків зі структурою фінансових звітів

Залишки рахунків класів 1--3 відображаються у розділах активу, класів 4--6 -- у розділах пасиву балансу. За даними рахунків класів 7--9 без додаткових вибірок може бути складений Звіт про фінансові результати. Рахунки класу 0 надають інформацію, розкриття якої передбачено у примітках до фінансових звітів. Крім того, аналітичний облік у межах рахунків запасів, витрат і доходів дасть можливість здійснювати калькуляцію собівартості продукції (товарів), контроль витрат і визначати результати діяльності за центрами відповідальності.

Отже, кожен клас рахунків має конкретне призначення та тісно пов'язаний з інформаційними потребами зовнішніх і внутрішніх користувачів.

Кожен клас рахунків поділяється на синтетичні рахунки (рахунки першого порядку), а вони, в свою чергу, -- на субрахунки (рахунки другого порядку).

Кожен рахунок має назву і код.

Синтетичні рахунки мають двозначний код: перша цифра показує номер класу рахунків, друга порядковий номер у класі, починаючи з 0 до 9.

Субрахунки мають тризначний код, в якому перші дві цифри збігаються з цифрами відповідного синтетичного рахунка, а третя показує порядковий номер субрахунка, починаючи з 1 до 9.

Кожне підприємство також може відкривати необхідну кількість аналітичних рахунків, зберігаючи при цьому перші три цифри кодів згідно з Планом рахунків.

Отже, План рахунків бухгалтерського обліку є систематизованим переліком рахунків, який забезпечує єдність накопичення та групування облікової інформації для складання звітності та зрозумілості її всіма зовнішніми та внутрішніми користувачами.

Документація як спосіб первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку (Первинне спостереження та облікові документи)

Бухгалтерський облік здійснює суцільне й безперервне спостереження за господарськими процесами і відображає його в документах, які складають на кожну господарську операцію.

Будь-яка господарська діяльність відображається в бухгалтерському обліку способом суцільного і безперервного документування всіх господарських операцій, які здійснюють на підприємстві. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-ХІV, затверджений 16.07.99 р. та «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене наказом МФУ № 88 від 24 травня 1995 р. визначають порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку та вимоги щодо складання документів. Відображення об'єктів обліку у первинних бухгалтерських документах називається документацією.

Документ -- це безперечне письмове свідчення про здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її здійснення. Термін «документ» походить від латинського documentum і буквально означає свідоцтво, доказ. У теорії і практиці під документом розуміють матеріальний носій, на якому зафіксована інформація за допомогою різних засобів і способів.

Бухгалтерський документ -- це документ певної форми і змісту, що містить інформацію про господарську операцію та юридично підтверджує факт її здійснення або розпорядження на право її проведення.

Первинний документ -- це документ, який складено безпосередньо в процесі ведення господарської операції або відразу після її завершення.

Дані первинних бухгалтерських документів є основою первинної облікової інформації, а первинна документація -- першим етапом облікового процесу.

Зведений обліковий документ -- це документ, складений на підставі декількох первинних документів для використання їх для контролю та впорядкування оброблення даних.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

назву документа (форми);

дату і місце складання;

назву підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;

особисті підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть бути внесені й інші додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, що засвідчує особу одержувача, тощо.

Документи складаються на бланках типових форм, затверджених Державним комітетом статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України, або виготовлених самостійно бланках, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм. Нижче наведено перелік типових форм які використовують на підприємствах України для документації господарських явищ і процесів (табл. 4.1.1).

Головною складовою документа є інформація. Інформація може бути недокументальною -- не закріпленою, та документальною -- закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та передавання в просторі та часі.

Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, зберігання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або носієм інформації.

Таблиця 4.1.1 Перелік типових форм, що їх використовують для первинної документації господарських явищ і процесів на підприємствах України

Класифікація документів

Бухгалтерські документи, що використовуються для оформлення господарських операцій, на практиці класифікують за різними ознаками: за ступенем узагальнення господарських операцій; за способом використання; за місцем складання; за призначенням; за характером задокументованих операцій; за кількістю позицій (записів); за технікою складання та опрацювання (рис. 4.2.1).

Рис. 4.2.1. Класифікація бухгалтерських документів

За ступенем узагальнення господарських операцій документи поділяються на первинні і зведені. Первинні документи складають в момент здійснення господарської операції або відразу після її здійснення. Прикладом первинних документів є прибуткові й видаткові касові ордери, накладні, приймальні квитанції, вимоги, наряди тощо. Зведені документи складають на підставі первинних документів, вони узагальнюють господарські операції, які вже зафіксовані в первинних документах. Прикладом зведених документів є звіти касира, звіти про рух виробничих запасів, авансові звіти та ін. Застосування в обліку зведених документів значно зменшує обсяг облікових записів на синтетичних та аналітичних рахунках.

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні. Разові документи використовують для оформлення кожної господарської операції в момент її здійснення (вимоги, накладні, акти, чеки, касові ордери, приймальні квитанції тощо). Накопичувальні документи використовуються для відображення протягом тижня, декади, місяця однорідних господарських операцій відповідно до їх здійснення (лімітно-забірні картки, особисті картки працівників, бригадні наряди, відомості випуску готової продукції).

За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні. Внутрішні -- це такі документи, які складають на самому підприємстві (вимоги, прибуткові ордери, звіти матеріально відповідальних осіб та ін.). Зовнішні -- це такі документи, які надходять від інших підприємств і організацій (рахунки-фактури, платіжні вимоги, платіжні доручення тощо).

За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі (виправдні), бухгалтерського оформлення і комбіновані.

До розпорядчих відносять документи, які містять розпорядження на здійснення певної господарської операції. До них належать накази, письмові розпорядження, доручення, чеки на одержання грошових коштів у банку тощо. Розпорядчі документи не підтверджують факту здійснення операцій, тому не можуть бути підставою для облікових записів.

Виконавчими (виправдними) називають документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Наприклад, виписки банку з поточного рахунка, прибутковий ордер, акти, квитанції, авансові звіти та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих та розпорядчих документів для підготовки облікових записів. До них належать бухгалтерські довідки, групувальні та розробні таблиці, відомості нарахування амортизації, розподілу загальновиробничих витрат, звітні калькуляції тощо.

На практиці документи часто поєднують у собі ознаки всіх перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих і бухгалтерського оформлення), тому їх називають комбінованими. Прикладом комбінованих документів є прибуткові та видаткові касові ордери, акти на заміну матеріалів, лімітно-забірні картки, наряди на виконання робіт та ін.

Суттєве значення має побудова первинних документів за кількістю позицій, тобто кількістю рядків. За цією ознакою документи поділяються на однорядкові (однопозиційні) та багаторядкові (багатопозиційні).

За способом складання документи поділяються на документи, що складаються вручну, і документи, що складаються за допомогою ЕОМ.

Використана література

1. Сопко В.В. Бухгалтерський облік: Навч. посібник. -- К.: КНЕУ, 2000. -- 578 с.