Организация ревизии кассовых операций

Содержание

Введение

1. Инвентаризация как способ контроля за сохранностью наличных денежных средств в кассе предприятия

2. Методика проведения проверки сохранности и использования

денежных средств

2.1 Последовательность выполнения работ при инвентаризации

2.2Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

3.Оформление результатов ревизии наличных денежных средств

Заключение

Список литературы



Введение

Денежные средства организации - это наиболее подвижные и легкореализуемые активы. Завершая кругооборот средств хозяйства и будучи исходным пунктом нового кругооборота, денежные операции носят массовый характер применения и наиболее уязвимы с точки зрения различного рода нарушений и злоупотреблений.

Операции, связанные с движением денежных средств, должны проверяться, как правило, сплошным методом.

Основная цель проверки - законность, достоверность и хозяйственная целесообразность совершенных операций на счетах, отражающих движения денежных средств.

В зависимости от вида денежных средств детализируются цели проверки и используемые документы как источник информации.

В составе денежных средств наиболее подвижный характер имеют наличные деньги, движение которых совершается посредствам кассовых операций. Последние охватывают такие хозяйственные факты, как выдачу заработной платы, значительную часть административно-хозяйственных расходов, операции по подотчетным суммам и т.д.

Операции с денежной наличностью требуют тщательной проверки, осуществляемой четко разработанными методами.

Выявление злоупотреблений являются одной из важнейших задач ревизии кассовых операций. Необходимо не только выявить факты недостач (хищений), но и определить условия, которые их подготовили, способствовали им и мешали их своевременному выявлению.



1.Инвентаризация как способ контроля за сохранностью наличных денежных средств в кассе предприятия

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

1. При инвентаризации предприятия (организации) руководствуются следующими нормативными документами:

Закон "О бухгалтерском учёте" от 21.11.96 № 129-ФЗ

Положение "О ведении бухгалтерского учёта и отчётности" (1998г)

Положением по бухгалтерскому учёту "Учётная политика предприятия" ПБУ 1/94, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 28.07.94

Положением "О бухгалтерском учёте и отчётности в РФ, утверждённым приказом Министерства Финансов России от26.12.94

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств (Приказ Министерства Финансов России №49 от 13 июня 1995г).

Приказом Минсельхозпрома России от25.09.95 №271 "Об утверждении ведомственных форм по инвентаризации"

Инвентаризация - метод бухгалтерского учёта, который позволяет обеспечить соответствие данных бухгалтерского учёта об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию.

С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учёта и выявляют ошибки, допущенные в учёте: учитывают неучтённые хозяйственные операции, контролируют сохранность тех или иных хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц. Инвентаризация - это обязательное дополнение к документации.

Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемой при каждой из них, устанавливаются самим предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

При реорганизации предприятия, т.е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим;

Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;



2.Методика проведения проверки сохранности и использования денежных средств

2.1Последовательность выполнения работ при инвентаризации

Проверка на предприятии начинается, как правило, с инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия ревизора на предприятие. И это естественно, так как инвентаризация является основным приемом фактического контроля при проверке кассовых операций, позволяет наглядно оценить соблюдение кассиром законодательства и насколько ответственно он подходит к своим обязанностям.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за полученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии ревизора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости.

Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

· если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

· если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями ревизор, кассир и главный бухгалтер. При этом ревизор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

· выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Ревизор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов ревизор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета ревизор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того, чтоб не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный ревизором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительно количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира.

Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета по счету 50/3 «Денежные документы» и забалансовым счетом 006 «Бланки строгой отчетности».

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские записи:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К «50 «Касса»

Д 73/3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» К94

Выявленные в кассе излишки денежных средств подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью

Д 50 «Касса» К 92/2 «Внереализационные доходы».

Одновременно устанавливается причина излишков и недостач денег в кассе. Таким образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

2.2Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений о лицах, принимаемых на работу кассира, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

· ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

· страдающие хроническими психическими заболеваниями;

· систематически нарушающие общественный порядок;

· злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, -- транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

· разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

· допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

· следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

· посещать магазины, рынки и другие места;

· выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Ревизор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

· Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.

· Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими тон деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

· Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

· Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а)внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

б)внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

· Оборудована ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом.

· Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

· Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

· Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

Ревизору необходимо проверить, как соблюдаются правила ведения кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год -- общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, и книга опечатывается.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций -- заперты с внутренней стороны. доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях -- в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

3.Оформление результатов ревизии наличных денежных средств

По результатам ревизии кассы, в ходе которой были выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт проверки соблюдения предприятием Правил ведения кассовых операций, а также актом ревизии. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

Каждая ревизия - это отдельное самостоятельное исследование ревизора (группы ревизоров). В акте ревизии излагаются результаты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии. Поэтому дать какие-то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий невозможно.

Однако содержание документов, составляемых по результатам ревизий, как правило, однообразно.

Так, в акте соблюдения предприятием кассовой дисциплины перечисляются нарушения, выявленные в ходе предыдущих и текущей проверок, сумма штрафа, подлежащего к взысканию и статьи законодательных и нормативных актов, в соответствии с которыми к предприятию применяются санкции. Сам акт ревизии состоит из двух частей: вступительной и результативной.

Назначение вступительной части акта ревизии состоит в том, чтобы показать, как была организована документальная ревизия и что собой представляет объект ревизии. Это имеет важное юридическое значение при использовании такого документа в качестве источника доказательства.

В ней указываются полное наименование документа, дата и место его составления; основание для проведения ревизии, ее начало и окончание; наименование ревизуемого предприятия; период производственной и финансово-хозяйственной деятельности, за который проводилась ревизия; фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия.

Здесь же приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и виде деятельности, указывают способы документальной проверки, какие операции проверены сплошным способом, какие - выборочным. Также приводятся способы проведения инвентаризаций материальных ценностей, основных средств, а также расчетов с дебиторами и кредиторами и т.д.

Заканчивается вступительная часть акта стереотипной фразой: «Настоящей ревизией установлено следующее…», после чего следует изложение результативной части.

Результативная (исследовательская) часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым разделом ставятся соответствующая римская цифра и его название.

Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.

Акт ревизии, как правило, составляется в двух экземплярах, а при необходимости передачи материалов ревизии соответствующим органам (следственным и др.) - плюс по одному экземпляру в каждый адрес.

В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

Акт ревизии оформляется таким образом, чтобы по каждому отраженному факту можно было четко ответить на следующие вопросы: содержание нарушения со ссылкой на соответствующие законы, постановления правительства, приказы, ведомственные инструкции и другие нормативно-правовые акты; кто допустил нарушение; по чьему указанию или разрешению совершившего правонарушение; когда и где допущено нарушение, каким способом оно совершено, его последствия.

В случае выявления недостач, растрат, злоупотреблений и других недостатков материально ответственные и должностные лица предъявляют ревизору письменное объяснение по существу вскрытия фактов недостач и излишков денежных средств и товароматериальных ценностей, нарушений и злоупотреблений. Такие объяснения прилагаются к основному акту ревизии.



Заключение

Задачи ревизии денежных средств в кассе заключаются в проверке обеспечения сохранности денежных средств и контроле за использованием их по целевому назначению в соответствии с лимитами, сметами; полном и своевременном документировании всех операций по движению денежных средств в кассе; соблюдении расчетной и финансовой дисциплины, а также полном и своевременном проведении инвентаризации денежных средств.

Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе. Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается не только на руководителей субъектов хозяйствования, но и на главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров, самого предпринимателя. При этом руководители и главные бухгалтеры субъектов хозяйствования, предприниматели с применением наемного труда за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В заключении проделанной работы можно сделать следующие выводы:

· Для поддержания кассовой дисциплины на должном уровне, важно руководствоваться соответствующими нормативными документами, не нарушать законодательства и не злоупотреблять должностными полномочиями. Задача ревизии состоит в проверке соответствия данным требованиям.

· Инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

· В период проведения ревизии все объекты кассовых операций проверяются самым тщательнейшим образом, поэтому от правильного соблюдения кассовой дисциплины будут зависеть и меры ответственности, применяемые к её нарушителям.

· При систематических грубых нарушениях требований ведения кассовых операций предприятие сильно рискует потерять часть своих активов на выплату штрафных санкций и впоследствии даже обанкротиться.

Список литературы

1. Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия: Учеб. пособие. Ї М.: Изд-во «ИНФРА-М», 2007.

2. Инструкция о порядке проведения ревизий и проверок Федеральной службой финансово-бюджетного надзора. Приложение к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 2 мая 2007 года № 39н.

3. Кулинина Г.В., Мельник М.В., Бровкина Н.Д. Контродб и ревизия / Под ред. Новикова А.В.: Изд-во «Экономистъ», 2007.

4. Маренков Н.Л. Ревизия и контроль: Учеб. пособие. Ї Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2005.

5. Овсийчук М.Ф. Контроль и ревизия: Учеб. пособие. Ї М.: «КноРус», 2006.

6. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учеб. пособие. Ї М.: Изд-во «Книжный дом», 2005.