Современный документооборот: проблемы организации и управления

Современный документооборот: проблемы организации и управления

1. Понятие документооборота, общие принципы организации в учреждениях различных уровней управления и масштабов деятельности

Согласно ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления вдело. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности ГСДОУ, рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

2. Документопотоки, их общая характеристика. Структура. Правила и порядок учета. Факторы роста объемов документооборота

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей. Так что начало пути - это отправка документов, а продолжение - получение документов.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

· Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций;

· Акты и справки проведения вневедомственных проверок;

· Статистическая отчетность;

· Письма-запросы о деятельности организации;

· Письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

· Материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно определить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологические обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяются количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

В целях определения:

· Условного объема обрабатываемой документной информации;

· Интенсивного труда сотрудников;

· Составления табеля документов;

· Планирования мероприятий по совершенствованию ДОУ;

· Технологической оснащенности процессов работы с документами;

· Сезонной загрузки службы ДОУ и других аспектов

Для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется подсчет числа полученных и созданных документов.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество копий: 34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

· Сведения об объеме документооборота, как правило, занижены из-за несовершенной методики их сбора;

· Сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

· Сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач: с какой целью собираются сведения, какой хронологический период и какая глубина проведения учета необходимы, каково будет их дальнейшее использование.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут определяться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответствии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в 2 - 3 адреса - по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для принятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временный период, формы предоставления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавливаются в инструкции по ДОУ организации.

3. Управленческие документы: система, оформление и использование

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и другие.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

ОПД в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

ОПД, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в ОПД могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности ОПД перерабатываются и утверждаются заново.

Для различных видов ОПД установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Разрабатываются ОПД руководством учреждения и подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

ОПД оформляются на листах бумаги формата А 4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требованиями к оформлению документов являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой ОПД является дата его утверждения.

Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки ОПД в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

Видами управленческих документов являются:

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным документом, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами; по своему назначению в управленческой деятельности он является организационным документом.

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятий, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности (ветеринарный устав, строевой устав, дисциплинарный устав, устав ОАО, устав общества с ограниченной ответственностью и др.).

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и некоммерческие муниципальные организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций. Различают положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений. Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность. Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается зам. руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. В штатном расписании фиксируются сведения: структурное подразделение (наименование и код); профессия (должность); количество штатных единиц; оклад (тарифная ставка); надбавки; месячный фонд з/п; примечания. Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации «О внесении изменений в штатное расписание».

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) - правовой акт устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия. Различаются положения о: структурных подразделениях; коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).

Положения о подразделении могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения, конкретные разрабатываются на его основе.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются ее руководителем, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа. Обязательными реквизитами положения о подразделении: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующем данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми подразделение взаимодействует в работе. Текст положения о подразделении состоит из разделов: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно - правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующем данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: с инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Текст должностной инструкции состоит из разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения.