Понятие "документ" и его развитие

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.[5, с. 3]

Этот стандарт даёт информацию о том, как было бы правильнее оформить документ, но , каждая, организация в праве сделать это по-своему.

3 Документ будущего

3.1 От традиционного документа - к электронному документу

Переход от постиндустриального к информационному обществу характеризуется превращением информации в фактор, оказывающим реальное воздействие на окружающую среду. Уже в ближайшем десятилетии более 90% от общего количества будут составлять электронные документы (ЭлД), связанные с обслуживанием экономических и общественных процессов. Эти документы создаются, проверяются, обрабатываются, передаются и хранятся на ЭВМ без прямого участия человека. Лишь время от времени, как исключение, на основе множества ЭлД формируется один ЭлД, сводный документ, аналоговое отображение которого на экране монитора или принтере анализируется человеком. Создание сводного ЭлД также выполняется без участия субъекта, компьютером, но на основе алгоритмов, разработанных и верифицированных человеком. [13, с 122]

Наступает эпоха, когда подавляющее количество документов будет создаваться, взаимодействовать и уничтожаться в рамках электронного взаимодействия без какого-либо участия человека. Эти документы никогда не будут увидены (тем более - прочитаны), человеком. Уже сейчас подобная ситуация наблюдается в информационных технологиях кредитно-финансовой сферы. Электронный документооборот приобретает массовый характер, наступает эра электронного взаимодействия. [13, с 122]

На предыдущих этапах развития вычислительной техники при создании документа компьютер использовался как "большая пишущая машинка", так, что воспринимаемое человеком изображение на экране было вполне адекватно электронному документу. Аналогия между традиционной (текст на бумаге) и электронной технологией отображения документа, между традиционным и электронным взаимодействием, была оправданной. Но уже сейчас, тем более в перспективе, адекватность электронного документа и его визуального отображения скорее исключение, чем правило: представленный на экране или распечатанный документ кардинально отличается от исходного ЭлД, хотя и сформирован компьютером на его основе. [13, с 123]

Налицо структурный, качественный сдвиг, переход на более высокую ступень абстрактного отображения - документ, ранее исключительно прерогатива человека, теряет субъективизм, становится безличным, в каком-то смысле не зависящим от воли и сознания субъектов. Документ перестает восприниматься человеком, но должен отвечать жестким детерминированным стандартам машинного интерфейса. Документированная информация лишается содержания, смысла, знания и превращается в маркированную извне заданным способом последовательность символов. Человек перестает формировать документы, и ограничивается созданием правил формирования и преобразования ЭлД компьютером. [13, с 123]

3.2 Перелом с изобретением ЭВМ

В настоящее время доминирует поверхностный подход, базирующийся на понятийной базе традиционного информационного взаимодействия субъектов на основе бумажного документа.

Подход отвечает практическим потребностям предыдущих и, в значительной степени, настоящего, этапов развития вычислительной техники, позволяет решать частные прикладные задачи. Но уже сейчас подобная трактовка неудовлетворительна при решении крупных перспективных задач "обустройства" электронного взаимодействия - создании адекватной инфраструктуры в региональном и национальном масштабе. Решающее значение приобретают глубинные отличия традиционного и электронного документов: традиционный документ предназначен для обработки мыслящими субъектами, людьми; электронный документ - для обработки техническими объектами, аппаратными и программными средствами ВТ.

Концепция аналогии электронного и традиционного (бумажного) документа начинает тормозить развитие электронного взаимодействия. Например, предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги.

Темпы развития вычислительной техники оказались столь стремительными, что подавляющее большинство людей не успело осознать качественное различие традиционного и электронного обмена информацией.

В течение многих веков отображение и восприятие информации осуществлялось на аналоговой, образной основе - передавались, принимались и первично обрабатывались образы. Человек воспринимает и читает не буквы, а слова, фразы, слышит не отдельные гармоники спектра, а звук в целом. Аналоговый мир - мир приблизительности, "похожести", и потому "узнаваемости" образов. В мире человека действуют законы аналогового взаимодействия, живой мир базируется на восприятии образов, но не цифр. Аналитическое мышление вторично, не случайно цифровую информацию может воспринимать только конечная ступень эволюции - человек. [13, с. 3]

Аналоговое и цифровое отображение информации неразрывны. Потеря или добавление всего одного бита в неизбыточное сообщение полностью меняет его интерпретацию, тогда как удаление или ввод одной буквы в текст обычно не влияет на содержание. [13, 10]

3.3 Электронный документ - новая культура. Переход от «похожего» к «точному», от аналога - к цифре

Традиционные (аналоговые) документы создаются и используются только в аналоговом мире человека. И если компьютер всего лишь пишущая машинка, то, действительно, электронный документ можно рассматривать как аналоговый, только "напечатанный" на своеобразной "бумаге» - машинном носителе. Но этот период заканчивается, электронные документы действуют в новом, цифровом, мире. Игнорирование качественного отличия сущности электронного документа при решении крупных задач в сфере электронного взаимодействия может привести к крупным ошибкам, и даже сделать решение невозможным.

Локальный масштаб отдельных задач и вопросов, характерный для традиционного (аналогового) документооборота, перерастает в проблемы при электронном взаимодействии. Отмечу только две важнейшие проблемы: первая имеет общественно-социальный характер - правоотношения субъектов, обусловленные использованием для взаимодействия электронного документа; вторая носит технический характер - защита электронного документооборота. Для их решения нужна системно увязанная, достаточно полная, с прикладной точки зрения, теория электронного документа. Назрела необходимость коренного уточнения и создания системно увязанного комплекса исходных понятий в сфере электронного взаимодействия.[13, с. 126]

3.4 Применение Электронно-цифровой подписи в документах

Наша национальная черта - уважение к подписям и печатям, к форме документа. И, наверное, совсем не случайно у нас свирепствует, особенно среди специалистов ИТ, тяжёлый недуг, когда люди соглашаются считать электронными документами только документы, заверенные цифровой подписью (а лучше несколькими) .

Факт экономической жизни развитых стран - лишь очень небольшая часть электронных документов имеет цифровые подписи. Главная причина в том, что затраты на цифровые подписи, шифрование и т.п. методы защиты в подавляющем большинстве случаев себя не окупают. Прекрасный пример - электронная почта. Примерно за 15 долларов в год любой желающий (и россияне в том числе) может получить в солидной организации ключ, позволяющий подписывать свои сообщения электронной подписью. Многие ли этим воспользовались? Многие ли шифруют свои электронные письма? На самом деле - почти никто, тем более, что в наше неспокойное время шифрованные сообщения могут привлечь к автору нежелательное внимание со стороны инстанций, борющихся с терроризмом, отмыванием денег и т.п.

В развитых капиталистических странах исходят, прежде всего, из удобства ведения бизнеса и сокращения накладных расходов. Хорошим примером может служить Канада, где в конце 2004 года вышел стандарт, определяющий требования к электронным документам и системам электронного документооборота, с тем, чтобы электронные документы можно было предъявлять в суде в качестве доказательств.

В этом стандарте применение технические средств защиты отдельного документа (включая ЭЦП), - это лишь один из возможных способов доказательства подлинности электронного документа. Другим, предпочтительным способом доказательства подлинности документа служит доказательство целостности системы электронного документооборота, в которой этот документ находится.[9, с. 4]

Заключение

В данной курсовой был рассмотрен путь развития документа. Постепенное совершенствование государственного и общественного строя, общей культуры, языка вело к все большему усовершенствованию документа.

Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации.

Появление документа - это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей.

Документ на раннем этап развития человечества выполнял те же функции, что и сейчас. В нем отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д.

Многие этого не замечают, но мы живём в эпоху революционных перемен в мировой экономике, которые по своим масштабам и последствиям не имеют равных в истории. В этих условиях даже такие, казалось бы, чисто теоретические вещи, как определение понятия «документ», могут порой повлиять на реальные результаты коммерческой деятельности.

Понятие документ можно рассматривать с нескольких сторон в зависимости от стороны рассмотрения (история, ИТ., экономика…). Можно проанализировать определения в словарях и термины «документ» будут разные. До сих пор не могут подобрать определение, которое бы устроило все отрасли производства. Проанализировав понятие документ, сразу можно выделить в первую очередь то, что документ, прежде всего юридическое понятие. Неправильно оформленный документ, зачастую не имеет юридической силы. Законодательные нормы, правила, ГОСТы…помогают правильно составить тот или иной документ. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Информация фиксируется в документах, и перемещается во времени и пространстве. Работа с документами является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Отвечая на вторую поставленную задачу, можно определить то, что в понятие «документ» постоянно вкладывается новый смысл, более широкий, включающий в себя, как можно, более максимально уточняющий смысл, что же такое документ на самом деле. Сейчас происходит, медленный переход от «аналога - к цифре», от бумажного документа к электронному. В связи с этим появляются новые нормативные акты, федеральные законы, нормы. Но все равно тонкости остаются. Предписания государственных законов допускают существование множества подлинников (оригиналов) электронного документа, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Трудно вообразить, что произойдет в кредитно-финансовой сфере, если бы там закон соблюдался: дважды отправленное одно и то же электронное платежное поручение формально позволяет дважды получить деньги. В законе "Об информации, информатизации и защите информации" утверждается: " Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа ". Новая редакция Федерального закона предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с документами.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 10 января 2002 № 1- ФЗ. «Об электронно-цифровой подписи»

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации"

3. Закон от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации"

4. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003. - С. 3.

6. Андреева В.И."Справочник секретаря и офис-менеджера

7. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.

8. Плешкевич Е.А. О понятии "документ" в документоведении и других науках // НТИ. Сер.1. - 2004. - № 4. - С. 10-15.

9. Храмцовская Н.А «Делопроизводство и документооборот на предприятии» N7, июль 2004 г.

10. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991 - 271 с

11. «Документирование управленческой деятельности: курс лекций» / Л.Н.Коршунова -.Ростов-на-Дону,2007-190 с.

12. «Организация работы с документами»/Под.ред. Кудряева В.А.-2-е изд., перераб. И доп. - М.: Инфра-М.-2004.-529с.

13. «Основы понимания феномена электронного обмена информацией»/ В. А. Конявский, В. А. Гадасин-М. Беллитфонд, 2004 год

14. http://ido.tsu.ru/other_res/hischool/document/23.htm

15. http://www.if.tsu.ru/chair5/works/stati/st(larkov_1).htm

Приложение А

Схема расположения реквизитов документов

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка