Учёт, анализ, аудит оплаты труда

- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счёт заработной платы;

- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращённого аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

- для возврата сумм излишне выплаченных работнику вследствие счётных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;

- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счёт которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Администрация вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или со дня неправильно начисленной выплаты.

При этом удержание производится из заработной выплаты при последующих выплатах.

Удержания из заработной платы могут производиться при возмещении ущерба, причинённого по вине работника предприятию, в размере, не превышающем его среднемесячного заработка (ст.241 ТК).

Основными документами, регламентирующими материальную ответственность, являются ТК и Положение о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причинённый предприятию.

Материальная ответственность - это обязанность работника возместить ущерб, нанесённый предприятию в результате ненадлежащего выполнения им своих трудовых обязанностей.

К материальной ответственности могут быть привлечены все работники, но при этом, как правило, устанавливается предельный размер возмещения ущерба (ограниченная материальная ответственность). Полная материальная ответственность наступает только в определённых законодательством случаях.

Полная материальная ответственность означает, что работник или работники предприятия, по вине которых этому предприятию нанесён ущерб, несут ответственность в полном размере такого ущерба. Ограниченная материальная ответственность - в размере прямого действительного ущерба, но не более среднего месячного заработка.

Порядок возмещения ущерба, причинённого предприятию, установлен действующим законодательством (ст.248 ТК). Взыскание с виновного работника суммы причинённого ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причинённого работником ущерба.

Если месячный срок истёк или работник не согласен добровольно возместить работодателю ущерб, а сумма причинённого ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Расчёты по возмещению материального ущерба должны отражаться по субсчёту «Расчёты по возмещению материального ущерба» счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».

Пример: работник, вследствие ДТП, разбил автомобиль, принадлежащий предприятию. Он соглашается добровольно возместить стоимость автомобиля по частям - ежемесячно удерживать сумму возмещения из его заработной платы. На основании его личного заявления, бухгалтер начинает ежемесячно удерживать часть от общей суммы нанесённого ущерба до тех пор, пока вся стоимость основного средства не будет возмещена. При этом делают бухгалтерские проводки:

Д 732 К 940 - на всю остаточную стоимость автомобиля;

Д 700 К 732 - долг удерживается из зарплаты работника.

Когда все долги будут возмещены, накопленная сумма в кредите 732 станет равной остаточной стоимости разбитой машины. 732 обнулится, и долг работника будет считаться погашенным.

По добровольному заявлению работника, представленному в письменном виде в бухгалтерию предприятия, из заработной платы могут производиться удержания:

- на добровольное страхование;

- за оплату коммунальных услуг;

- за пребывание ребёнка в детском саду и др.

На ОАО КЧХК из заработной платы работников на основании личных заявлений удерживается квартплата, проживающих в общежитиях химкомбината и добровольное страхование.

Проводка: Д 700 К 767.

2.5 Синтетический учёт заработной платы

Синтетический учет заработной платы и расчетов с рабочими и служащими ведется на едином пассивном счете 70 (700).

Таблица 7 - Бухгалтерские проводки при начислении зарплаты

Таблица 8 - Сводные бухгалтерские проводки

Бухгалтерские проводки отчислений в ЕСН

1). Фонд социального страхования РФ 4,0%.

С видов: 001, 012, 040, 042, 056, 263, 300. С суммы = 1370,80

1370,80 Ч 4,0% = 54,83

Д-т 200, 230, 250, 260 К-т 691 = 54,83

расходы идут на выплату больничных листов.

выплачено по больничному листу: Д-т 695 К-т 700

2). В пенсионный фонд РФ 28%.

С видов: 001, 012, 040, 042, 056, 263, 300. С суммы = 1370,80

1370,80 Ч 28% = 383,82

Д-т 200, 230, 250, 260 К-т 692 = 383,82

3). В Федеральный фонд обязательного медицинского страхования 0,2%.

С видов: 001, 012, 040, 042, 056, 263, 300. С суммы = 1370,80

1370,80 Ч 0,2% = 2,74 Д-т 200, 230, 250, 260 К-т 693 = 2,74

4). В Территориальный фонд обязательного медицинского страхования 3,4%

С видов: 001, 012, 040, 042, 056, 263, 300. С суммы = 1370,80

1370,80 Ч 3,4% = 46,61 Д-т 200, 230, 250, 260 К-т 693 = 46,61

5). В Фонд обязательного медицинского страхования от несчастного случая 1,2%.

С видов: 001, 012, 040, 042, 056, 263, 300. С суммы = 1370,80

1370,80 Ч 1,2% = 16,45 Д-т 200, 230, 250, 260 К-т 694 = 16,45

Таблица 9 - Бухгалтерские проводки отчислений в ЕСН

В конечном итоге работнику начислено заработной платы за месяц 1779,33 руб. Д-т 260, 690, 913 К-т 700

После обработки всех поступивших на начисление первичных документов подводят итоги по начислению по каждому работнику и приступают к удержаниям из зарплаты.

Проводки по удержаниям из заработной платы

1) 1% профсоюзные взносы Д-т 700 К-т 767 = 9,00 руб.

2) 13% налог на доходы физических лиц Д-т 700 К-т 686 = 55,00 руб.

С видов: 001, 012, 029, 040, 042, 040, 056, 263. С суммы = 1119,33

Материальная помощь (300 вид оплаты ) < 2000 руб.;

Предоставлен стандартный вычет на работника в размере 400 руб. и на одного ребёнка в размере 300 руб.

(1119,33 - 400,00 - 300,00) * 13% = 55,00 руб.

3) 25% алименты Д-т 700 К-т 767 = 431,00

(заработная плата - налог на доходы физических лиц) *25%:

(1779,33 - 55,00) * 25% = 431,00

Итого удержано из зарплаты: 495,00

Таблица 10 - Бухгалтерские проводки удержаний из заработной платы

К выдаче: Начисления - удержания

1779,33 - 431,00 = 1348,33 руб.

Получено с расчетного счета в кассу на зарплату:

Д-т 500 К-т 510

Выдана зарплата: Д-т 700 К-т 500

2.6 Порядок оформления документов на выдачу заработной платы

Заработная плата выплачивается работникам предприятия по платёжной ведомости (Приложение №14) или по расходному ордеру (Приложение №15).

Бухгалтер по заработной плате заполняет лицевую сторону платёжной ведомости:

1) организация;

2) структурное подразделение;

3) корреспондирующий счёт;

4) в кассу для оплаты в срок;

5) дата составления платёжной ведомости;

6) в подотчёт через;

7) номер документа;

8) дата составления;

9) расчётный период;

10) количество листов.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

На ОАО «КЧХК» выдачу заработной платы производят цеховые кассиры, с которыми заключён договор о полной материальной ответственности.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы (2 -3 рабочих дня) цеховой кассир должен:

1) в платёжной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп «Депонировано» и обвести сумму красной пастой;

2) составить реестр депонированных сумм;

3) на лицевой стороне платёжной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платёжной ведомости и скрепить своей подписью.

Бухгалтер производит проверку отметок, сделанных кассиром в платёжных ведомостях, и подсчёт выданных и депонированных по ним сумм. Пишет должность руководителя организации и расшифровывает подписи: руководителя организации и главного бухгалтера. Внизу, где «Проверил бухгалтер» ставит свою подпись, расшифровку подписи и текущую дату.

На сумму выданной по платёжной ведомости заработной платы составляется расходный кассовый ордер.

Расходные кассовые ордера, а также приходные кассовые ордера (Приложение №16) и приложения к ним должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжные (расчётно-платёжные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Ведение журнала регистрации расходных кассовых ордеров производится в отделе по учёту заработной платы и расчётам с физическими лицами

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег, а также выдача депонированных сумм. Разовые же выплаты денег на оплату отдельным лицам производятся, как правило, по отдельным расходным кассовым ордерам.

2.7 Депонирование зарплаты: учёт и оформление

Заработная плата выдаётся в течении трёх дней, но не все работники могут получить её вовремя. Кто-то заболел, кто-то был в командировке. В этом случае невыплаченная зарплата депонируется.

Если работник заранее знает, что не сможет получить зарплату, когда её будут выдавать на предприятии, то он вправе оформить доверенность на эту сумму. Доверенность должна быть заверена печатью данного предприятия либо у нотариуса. Оформить её можно на кого угодно: коллегу, родственника, приятеля. Когда этот человек будет получать деньги, он обязан предъявить кассиру доверенность и документ, удостоверяющий личность. В платёжной ведомости в графе «Примечание» кассир должен указать - «по доверенности», а получатель - расписаться в графе «Подпись». После того как сумма будет выплачена, доверенность остаётся в бухгалтерии предприятия и прилагается к ведомости.

В том случае, если работник не явился за зарплатой и никто не получил за него деньги по доверенности, тогда кассир должен:

- в платёжной ведомости поставить штамп «депонировано» напротив фамилий тех работников, которым не выдана зарплата;

- в конце ведомости указать, сколько денег выплачено и сколько депонировано;

- записать в кассовую книгу, выплаченную работникам сумму;

- составить реестр депонированных сумм (Приложение №17) и на следующий день сдать их в банк.

Согласно письма Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59 «О рекомендациях по применению учётных регистров бухгалтерского учёта на предприятиях», депонированная зарплата учитывается в реестре по форме № РТ-11 или в книге учёта по форме № 8. Где именно - предприятие выбирает самостоятельно.

На ОАО КЧХК ведётся книга учёта депонированной заработной платы. Книга открывается на год. Для каждого депонента в неё отводится отдельная строка, по которой указывается табельный номер, фамилия, имя и отчество работника, депонированная сумма, а в дальнейшем делается отметка о её выдаче. Для отметок о выдаче сумм предусмотрены двенадцать граф по количеству месяцев, отметки о выдаче производятся в соответствующей графе, в зависимости от того, в каком месяце была произведена выплата причитающейся суммы.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов депонированная зарплата отражается на счёте 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчёт «Расчёты по депонированным суммам»).

Депонированная зарплата отражается проводками:

Д 700 К 764 - депонирована сумма;

Д 510 К 501 - внесена депонированная сумма на расчётный счёт.

Депонированную зарплату предприятие обязано выдать по первому требованию работника. Для этого работник должен обратиться в бухгалтерию. Выплачивая суммы по депоненту, бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер и прикладывает к нему карточку депонента (Приложение №18). А если нужно выдать деньги нескольким лицам, то можно составить платёжную ведомость.

Зарплата, не востребованная работником, хранится три года (пока не истечёт срок исковой давности). Затем невостребованная сумма списывается на внереализационные доходы на основании приказа руководителя предприятия. Согласно Плану счетов бухгалтерского учёта, внереализационные расходы учитываются на счёте 91 «Прочие доходы и расходы».

Таблица 11 - Бухгалтерские проводки по кассе и депонентам