Делопроизводство
Требования к объему, структуре, форме изложения текста в соответствии со спецификой назначения документа. Информативность и убедительность делового письма. Процедуры перемещения кадров. Хранение документов в архиве. Использование факсимильной аппаратуры.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 07.06.2010 |
| Размер файла | 22,3 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
13
Требования к объему, структуре, форме изложения текста в соответствии со спецификой назначения документа
Содержание документа формулируется в его заголовке(реквизит 19), помещаемом перед текстом. Заголовок должен коротко, точно, одной фразой дать представление об информации, включаемой в документ.
Заголовок составляется к документам формата А4 независимо от вида документа и его назначения. Формулируется заголовок обычно с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем?": "О подготовке к зимней экзаменационной сессии", "Об изменении...", "Об исполнении...".
В документах большого объема или сложных, отражающих несколько вопросов, наряду с заголовком составляются подзаголовки. Заголовок не составляется на документах форматом А5 и менее и на телеграммах, телефонограммах, извещениях.
Наличие заголовка облегчает обработку документа: его регистрацию, распределение по исполнителям, исполнение и контроль. Заголовок облегчает классификацию документов, их организацию, хранение и использование в делопроизводстве и архиве. Составление заголовков к документам способствует более совершенной организации управленческого труда, освобождая руководителей и специалистов от чтения документа в случаях, когда в этом нет необходимости.
Текст документа является его главным, основным реквизитом.
К тексту служебных документов предъявляется ряд требований.
Пишите кратко, телеграфным стилем, выделяя особо приложения, если надо. Если есть практические предложения, выделяйте их в особый листок. Многословие не делает документ более убедительным. Однако краткость не должна идти в ущерб полноте изложения вопроса.
Краткости можно достигнуть за счет применения простых предложений, исключения повторений, использования стандартизированных оборотов, общепринятых сокращений и т.п.
Особое значение имеют при этом типовые (трафаретные) тексты. Краткости изложения способствует также применение простых документов в которых рассматривается один вопрос. Простые документы легче обрабатывать, удобнее использовать в оперативной работе, в практических и научных целях.
Работа со сложными документами, в которых освещается несколько вопросов, вызывает ряд трудностей, начиная с момента поступления в учреждение и кончая сдачей в архив. При регистрации сложных документов в графу "содержание" приходится записывать несколько вопросов, которые нередко требуют исполнения в разных структурных подразделениях. В этом случае их либо направляют последовательно из одного подразделения в другое, либо снимают копии с документа для одновременного исполнения подразделениями. Все это усложнает и увеличивает срок исполнения. Затруднен и контроль за исполнением сложных документов. Вызывает трудности формирование сложных документов в дела, так как наличие различных вопросов вызывает необходимость подшивки их в разные дела. При описании обложек дел со сложными документами необходимо уточнять заголовки этих дел.
Таким образом, применение простых документов способствует совершенствованию документационного обеспечения управления.
Краткость связана с точностью изложения содержания. Точность изложения предусматривает, что все записанное в документе должно строго соответствовать действительности.
Точность изложения связана с юридической силой документа, которая является одной из его важнейших функций. Любая неточность, допущенная в тексте, делает документ недостаточно доказательным, а значит, и лишает его юридической силы.
Содержание документа должно соответствовать действующему законодательству, что является необходимым условием соблюдения законности. Поэтому документы сверяют с законами и нормативными актами. В этих целях в учреждениях ведется кодификационная работа, заключающаяся в систематическом учете законов, постановлений и распоряжений правительства, директивных указаний вышестоящих органов управления, дополнений, изменений в связи с принятием новых документов. Такой учет проводится путем росписи этих актов на карточках и расстановки в картотеке по тематике вопросов. Издавая новый распорядительный документ, проверяют по данной картотеке, не противоречит ли он ранее изданному и соответствует ли законам.
Законы и нормативные акты доводятся до сведения учреждений и отдельных граждан путем публикации их в периодической печати и специальных изданиях.
Точность изложения содержание предполагает также точное употребление слов, выражений, исключающих возможность различного толкования текста документа или отдельных его частей. Последнее обстоятельство связана с ясностью изложения. Ясность изложения означает, что текст документа изложен грамотно, литературным языком. В служебных документах применяется официально-деловой стиль, характеризующийся наличием слов, применяющихся в основном в официальных документах, терминов и профессионализмов, стандартизацией деловой речи.
Требования к изложению определяются назначением документа, спецификой деятельности учреждения, содержанием вопросов, взаимоподчиненностью учреждений и подобными факторами. Вместе с тем имеется ряд общих норм, рекомендуемых при изложении содержания.
Единая государственная система делопроизводства рекомендует " - заменять сложные предложения простыми; применять устойчивые (трафаретные) словосочетания; использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами, дополнения стоят после управляющего слова, обстоятельственные слова стоят ближе к слову, к которому они относятся, вводные слова стоят в начале предложения) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на объект действия;
- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое ударение) падает на само действие или на субъект действия;
- заменять отглагольные существительные, особенно в распорядительных документах, соответствующими глаголами; употреблять распорядительных документах глаголы неопределенной формы ("утвердить", "обязать", "отметить"; заменять местоимения существительными, например: "Институт просит", "Заводу требуется", а не "нам требуется";
- использовать в распорядительных документах языковые конструкции повелительного (императивного) характера; применять устойчивые словесные формулы, например: "приказываю" (в приказе), "предлагаю" в (указании), "решил" (в решении)".
В тексте документа рекомендуется избегать личных оценок, архаичных терминов и оборотов, применять только те иностранные слова, которые получили международное признание.
В содержание некоторых управленческих документов могут включаться таблицы. За счет их сокращается объем документа.
Таблицы применяются тогда, когда нужно сравнить однородный материал, однородные сведения.
При приложении текста надо правильно использовать аббревиатуры, числительные, прописные буквы, названия учреждений, должностей, сокращенных слов и т.д.
В служебных документах не употребляются жаргонные эмоционально окрашенные слова, выражения, междометия.
Важнейшим требованием к тексту документа является последовательность изложения отдельных его положений. Она облегчает чтение и усвоение содержания документа.
Текст документа рекомендуется разделять на две части. В первой излагаются основания, цели и задачи создания документа.
Во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Иногда текст документа может содержать только заключительную часть - предложение, указание, просьбу. Конкретные виды документов имеют заранее установленную схему построения текста.
Служебные письма. В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление писем. Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их соподчиненности.
Письма составляются в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к другим документам. Письмо составляют по одному вопросу. Текст его состоит из двух логически взаимосвязанных частей. В первой указываются причины, факты, события, послужившие основанием к письму. Если письмо составлено во исполнении директивных указаний вышестоящих организаций, дается ссылка на название, дату и номер указания.
Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения. Текст письма должен быть убедительным, чтобы не было сомнения в обоснованности поставленных вопросов.
В зависимости от назначения письма, соподчиненности учреждений могут применяться и другие схемы составления, в которых, например, первая часть может отсутствовать, изложение начинается со второй части.
Вне зависимости от назначения письма изложение его надо начинать с существа вопроса, а не с наименования учреждения, автора, поскольку это видно из бланка. В тексте письма не следует повторять содержание предыдущих писем. Ссылка на инициативный документ (реквизит 13) помещается перед текстом.
Информативность и убедительность делового письма
Переписка -- обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или посредством факсимильной связи. При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
· деловое письмо составляется на специальном бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;
· деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, в письме может рассматриваться два и более вопросов, только если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;
· письмо не должно быть большим по объему, основная масса писем -до одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);
· инициативное письмо (просьба, запрос, требование и др.) требуют обязательного ответа, даже если этот ответ отрицательный;
· письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;
· независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.
Даже прекрасно владеющие языком люди подчас испытывают трудности при составлении простого делового письма. Этому много причин. Для того чтобы их понять, давайте ответим на вопрос: для чего пишутся деловые письма?
Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые могут быть ему чрезвычайно важны или иметь потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять совместную деятельность, совершать сделки и т. д. Деловое письмо - это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения взятых на себя условий, как напоминание и т. д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо - это всегда способ презентации фирмы. Так же как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны произвести благоприятное или неблагоприятное воздействие на получателя письма. Так что, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях. Р. Теппер - автор книги «Как овладеть искусством делового письма...» - пишет; «У вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление».
Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. В деловых отношениях подчас дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, понятно. В письме должна быть только та информация, которая непосредственно относится к делу. Письмо должно быть написано по возможности просто, логично, понятно. В деловом письме не нужно употреблять сложные языковые обороты, сложные понятия, письмо не должно быть сухим, оно должно заинтересовать адресата. Вместе с тем это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, тем более экспрессивным. Даже если сама ситуация достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, в письме следует сдерживать эмоции, тон письма должен быть внешне спокойным. Тем более в письме не допустима фамильярность. Разговорная манера общения, неофициальный стиль - не для делового письма.
Документирование процедур перемещения кадров внутри предприятия
Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:
· законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;
· плановую документацию;
· организационно-правовую документацию;
· персональную документацию;
· договорную документацию;
· распорядительную документацию;
· учетную кадровую документацию;
· документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
· отчетную и отчетно-справочную документацию.
Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.
Наиболее обширные по составу видов, информационному содержанию, форме и объемам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, договорной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают реализацию функций службы кадров или референта.
Комплекс плановой документации включает себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами фирмы, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования труда, повышения квалификации работников и т. п. Плановые документы составляются совместно руководством фирмы, сотрудниками финансового подразделения, референтом и руководителями других заинтересованных подразделений фирмы. Программы и планы подписываются обычно руководителем финансового подразделения и утверждаются первым руководителем фирмы.
Хранение документов в архиве предприятия
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.
Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.
Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.
Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела -- нужную папку с документами.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного {свыше Шлет) хранения составляется внутренняя опись.
Внутренняя опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.
Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи:
Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.
После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.
Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата
выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.
Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.
Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия.
Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.
Понятие, технические возможности, режимы использования факсимильной аппаратуры
Факсимильная связь (от латинского fac simile -- делай подобное) -- процесс дистанционной передачи неподвижных изображений и текста. Основной ее функцией является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей; в качестве таких документов могут быть тексты, чертежи, рисунки, схемы, фотоснимки и т. п. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.
В подавляющем большинстве случаев для передачи факсимильных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляется точно таким же образом, как и при обычной телефонии. В зависимости от количества поступающей и отправляемой корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдельный телефонный канал, либо используют один и тот же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, переключая режим работы аппарата.
Факсимильный аппарат функционально состоит из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе:
· сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата;
· приемо-передающая электронная часть (обычно модем), обеспечивающая передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента;
· принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги.
Выпускаемые в настоящее время факсимильные аппараты отличаются способом воспроизведения изображения, видом развертки и разрешающей способностью. По способу воспроизведения изображения (по типу используемого принтера) факсимильные аппараты делятся на термографические, струйные и лазерные.
Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты (телефаксы) и каналы связи: чаще всего телефонные каналы. Телефакс -- это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное наименование «факс» стало практически узаконенным дли обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или переданного с помощью телефакса. Однако термин
"факс", используемый для обозначения факсимильного аппарата, пока рассматривается как жаргонный. В английском языке слово "fax" применяется в том же значении.
Факсимильная связь не только намного быстрее обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях еще и намного дешевле. (Справедливости ради следует отметить, что в последние годы все более серьезную конкуренцию факсимильной связи составляет электронная почта -- «E-mail»).
В факсимильной связи используются различные стандарты передачи данных и режимы разрешающей способности (полностью поддерживаемые только самыми совершенными телефаксами).
Согласно международной классификации существует 4 группы стандартов передачи сообщений. Скорости передачи факсимильной информации по телефонным каналам связи лежат в пределах от 4800 до 28 800 бит/с.
Факсимильные аппараты могут автоматически устанавливать скорость передачи данных в случае, если принимающий телефакс или канал связи имеют высокий уровень помех. В этих случаях первоначально установленная, обычно максимально возможная, скорость передачи снижается до тех пор, пока не будет достигнут уверенный прием сообщений, подтвержденный принимающим телефаксом (в начале сеанса передачи передающий телефакс посылает специальный сигнал; принимающий аппарат, распознав этот сигнал, посылает подтверждающее прием сообщение).
Факсимильная связь может использоваться для автоматического ввода передаваемой информации в персональный компьютер, если последний оборудован факсмодемом, а передающий аппарат специальным устройством PC fax.
Большинство современных факсимильных аппаратов термографического типа: они недорогие и имеют достаточно хорошие характеристики: разрешающая способность 7--10 точек на мм, могут передавать 16--32 уровней серого, чаще всего оборудуются модемом на 9600 бит/с; но в них используется специальная термобумага, которая со временем выцветает.
Кроме традиционных однофункциональных устройств, в офисах можно встретить так называемые многофункциональные центры (мультифаксы). Название «многофункциональный» говорит само за себя -- это устройство, которое совмещает в себе несколько функций. Как правило, это функции принтера, аппарата факсимильной связи, копировального аппарата, сканера и факс-модема, т. е. устройств, наиболее часто используемых для работы в офисе. Набор функций может быть различен, в зависимости от модели центра и фирмы-производители. О популярности многофункциональных центров в средних и малых офисах свидетельствует увеличение спроса на этот тип оборудования.
Автоматизация рабочего места секретаря-референта
Организация рабочего места секретаря-референта с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания. Секретарь составляет протоколы, постановления, описи дел, выписывает повестки, извещения требования, составляет справки вступления приговора в законную силу, справки в военкомат, направляет запросы в различные организации.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
1. рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
2. в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
3. мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение. Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.
При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.
А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.
1. конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
2. высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.
3. рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
4. конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
5. рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
6. поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
7. клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.
8. для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее света - отражение чтобы обеспечить нормальную работу оптической системы мыши, а также не затруднять движения мыши.
9. центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
10. по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
11. от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).
Оборудование секретаря.
На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.
Выделяют следующие виды (классы) средств труда:
1. средства составления документов: персональные компьютеры, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
2. средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
3. средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, дискет, сd-дисков, машины для уничтожения ненужных документов;
4. средства выполнения вычислительных операций: микрокалькуляторы разных видов;
5. средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, мобильные телефоны, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, факсы, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
6. специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.
На рисунке 2 представлен схема кабинета, отвечающая основным требованиям. Секретарь прекрасно видит все, что происходит у него в приемной.
В состав рабочего места секретаря должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей. Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. Зона посетителей должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.
Компьютер стал незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю, он помогает выполнять широкий круг задач:
1. составление и редактирование документов;
2. регистрация и контроль исполнения документов;
3. хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4. прием и передача документов по каналам связи;
5. архивное хранение документов;
6. организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Список литературы
1. Секретарское дело учеб.-практ. Пособие/ В.В. Галахов, И.К. Корнеев. - М. 2005.-608с.
2. Делопроизводство/ И.Н. Кузнецов. - М. 2005.-504с.
3. Делопроизводство/ Т.В. Кузнецова. - М. 2003.-359с.
Подобные документы
Подготовка документов к архивному хранению. Обработка дел, экспертиза ценности документов. Оформление обложки дел, составление описи. Сдача дел в ведомственный архив. Хранение документов в электронной форме. Быстрый поиск и использование документов.
реферат [53,7 K], добавлен 12.06.2014Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.
контрольная работа [31,4 K], добавлен 27.07.2008Систематизация документов на предприятии. Типовой формуляр приказа и виды приказов. Раскладка документов в дела. Части делового письма и их расположение. Основные требования к тексту письма. Составление и оформление заявления о переводе на другую работу.
контрольная работа [38,4 K], добавлен 11.07.2011Изучение нормативно-правового регулирования делопроизводства в России. Правила работы с входящими документами. Их учет (получение, обработка, регистрация, текущее хранение, отправка). Внедрение стандартных требований к форме, структуре документов.
курсовая работа [270,8 K], добавлен 10.01.2014Экспертиза ценности и передача документов на архивное хранение. Регламент Еврокомиссии "Сохранение дел организации". Юридическая сила электронных документов. Процедуры оцифровки документов. Основные функциональные требования к электронному хранилищу.
реферат [18,6 K], добавлен 19.06.2010Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Экспертиза ценности документов. Критерии оценки. Составление описи и порядок передачи дел. Хранение документов в электронной форме.
реферат [123,5 K], добавлен 03.07.2008Понятие учета документов в государственном архиве. Учет особо ценных документов и создание страхового фонда их копий. Порядок размещения и топографирование документов в архиве, выдачи дел из хранилища. Поверка наличия и состояния документов в архивах.
курсовая работа [39,8 K], добавлен 22.02.2010Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.
контрольная работа [21,8 K], добавлен 16.11.2009Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа [42,1 K], добавлен 19.07.2008Особенности комплектования архивного фонда. Передача дел на хранение в государственный и ведомственный архивы. Виды архивных коллекций. Характеристика фондов личного происхождения. Организация документов в Государственном архиве Оренбургской области.
курсовая работа [44,0 K], добавлен 03.06.2014
