Основы организации учета наличных и безналичных расчетов

1

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Методические основы организации учета наличных и безналичных расчетов

1.1 Задачи и основы организации учета денежных средств

1.2 Основные нормативные документы учета наличных и безналичных расчетов

1.3 Особенности деятельности организации и их влияние на организацию учета наличных и безналичных расчетов

1.4 Применение ЭВМ в организации учета денежных средств и расчетов

Глава 2. Учет наличных и безналичных расчетов

2.1 Порядок осуществления и бухгалтерский учет наличных форм расчетов

2.2 Порядок осуществления и бухгалтерский учет безналичных форм расчетов

Глава 3. Аудит наличных и безналичных расчетов предприятия

3.1 Аудит кассовых операций

3.2 Аудиторская проверка операций по расчетному счету

3.3 Аудит расчетов с поставщиками, покупателями и заказчиками

3.4 Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Рыночные отношения предусматривают хозяйственные связи - это необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которых одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком.

Такая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия возникают взаимоотношения с персоналом, выполняющим производственное задание, что также влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты производятся безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие)

Отношения между банком и клиентом носят договорный характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном (по расчетным операциям или нескольких банках по кредитным операция).

Кредитные отношения банков с предприятиями оформляются кредитными договорами. Кроме расчетных счетов, в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения (приватизационный фонд, аккредитивы и чековые книжки).

Вообще рациональная организация контроля за состоянием наличных и безналичных расчетов способствует укреплению и соблюдению платежной дисциплины, выполнению обязательств перед поставщиками и заказчиками, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств и, следовательно, улучшению финансового состояния предприятий.

1.Методические основы организации учета наличных и безналичных расчетов

1.1 Задачи и основы организации учета денежных средств

У предприятий в процессе деятельности происходят денежные расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами.

Расчеты между предприятиями, как уже отмечалось выше, осуществляются в безналичном порядке, а также наличными через кассу предприятия в пределах установленных в законодательном порядке лимитов. Следует помнить, что Центробанк России указанием от 29.09.97г. № 525 установил предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу:

- между юридическими лицами - в сумме 10 тыс. руб.;

- для предприятий потребительской кооперации за приобретаемые у юридических лиц товары, сельскохозяйственные продукты, сырье - в сумме 15 тыс. руб.;

Предприятие торговли, как любое юридическое лицо, само выбирает банк для кредитно-расчетного обслуживания. Кроме расчетных счетов в банках могут открываться текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения. Кредитные отношения предприятия с банками оформляются кредитными договорами.

Основными задачами организации учета денежных средств являются:

- своевременное полное и точное отражение операций по учету денежных средств;

- постоянный контроль за наличием и сохранностью денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

- контроль за использованием денежных средств;

- контроль за правильностью договорных расчетов с поставщиками и покупателями;

- контроль за своевременными и правильными расчетами с бюджетами, банками, работниками;

- контроль за расчетными операциями с целью предупреждения образования кредиторской и дебиторской задолженности;

- контроль за использованием банковского кредита и сроками его возврата.

1.2 Основные нормативные документы учета наличных и безналичных расчетов

К основным нормативным документам учета и аудита наличных и безналичных расчетов относятся следующие:

1.Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2

3. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994г. № 170.

4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Министерства финансов от 1 ноября 1991г. № 56 и рекомендованы для применения на территории управления Российской Федерации письмом Министерства экономики и Министерства финансов РСФСР от 19 декабря 1991г. № 18-5 с изменениями, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994г. № 173, от 28 июля 1995г., № 81 и от 17 февраля 1997г. № 15

5. О годовой бухгалтерской отчетности организации Приказ Минфина РФ от 12 ноября 1996г. № 97. Приложения 1,2 к приказу Минфина РФ от 12 ноября 1996г. № 97.

6. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995г. № 49.

7. Положение по бухгалтерскому учету "Учет имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте". Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995г. № 50.

8. Инструкция о безналичных расчетах. Утверждена Центробанком РФ от 9 июля 1992г. № 14.

9. Инструкция о расчетных, текущих и бюджетных счетах открываемых в учреждениях Госбанка СССР. Утверждена Госбанком 30 октября 1986г. № 28 (с последующими изменениями и дополнениями).

10. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Инструкция Центрального банка РФ от 4 октября 1993г. № 18.

11. О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением. Закон Российской Федерации от 18 июня 1993г. № 5215-1.

12. О Центральном банке Российской Федерации. Федеральный закон РФ от 2 декабря 1990г. № 394-1.

13. Инструкция о порядке открытия и ведения уполномоченными банками счетов нерезидентов в валюте Российской Федерации. Утверждена Центробанком России 16 июля 1993г. № 16.

14. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. ЦБ РФ от 5 января 1998г. № 14-П

15. Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществление денежных расчетов с населением и Перечень отдельных категорий предприятий, которые могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин. Утверждено Постановлением Совета Министров-Правительства РФ от 30 июля 1993г. № 745.

16. О мерах по выполнению сборов налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения. Указ Президента РФ от 18 августа 1996г. № 1212.

17. Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами. Письмо ЦБ РФ от 29 сентября 1997г. № 525.

18. Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей. Указ Президента РФ от 23 мая 1994г. № 1006.

1.3 Особенности деятельности организации и их влияние на организацию учета наличных и безналичных расчетов

КИП-Агентство "Дело", ЗАО - это консультационно-информационное посредническое агентство, занимающееся поставкой и сопровождением справочно-правовой системы "Гарант", оказанием информационных услуг и поставкой, специализированной и правовой литературы.

По своей организационно-правовой форме КИП-Агентство "Дело" является акционерным обществом закрытого типа. Предприятие имеет свой расчетный счет в МДМ банке №40702810700060000245, который предприятие открыло 10 сентября 1998года. Так как КИП-Агентство "Дело" является юридическим лицом, то все основные платежи производит по безналичному расчету.^** Инструкция о безналичных расчетах. Утверждена Центробанком РФ от 9 июля 1992г. № 14. Хотя при некоторых расчетах с поставщиками, а также с клиентами используют наличные денежные средства.^** Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. ЦБ РФ от 5 января 1998г. № 14-П

Фирма контрольно-кассовых аппаратов не имеет^** . Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществление денежных расчетов с населением и Перечень отдельных категорий предприятий, которые могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин. Утверждено Постановлением Совета Министров-Правительства РФ от 30 июля 1993г. № 745., так как работает только с юридическими лицами, поэтому при продаже или оказании услуг КИП-Агентство "Дело" предоставляет следующие документы:

1. счет-фактура, которая выписывается в двух экземплярах (второй экземпляр остается у предприятия);

2. приходный кассовый ордер (квитанция которого отдается клиенту, а сам приходный кассовый ордер остается.

Но тут следует отметить, что фирма не принимает денежные средства наличными, если сумма расчета превышает 10.000 рублей1 Указание Центробанка России от 29.09.97г. № 525 .

Все организации один раз в год обязаны сдать в банк заявление на получение лимита кассы. Лимит кассы в день, установленный МДМ - банком, равен 5000 рублей. Все денежные средства сверх лимитов кассы сдаются фирмой в банк в сроки и в порядке, предусмотренном и согласованном с банковским обслуживанием, согласно договора.

В банке организация может получить по чеку деньги для собственных нужд, но все суммы, указанные в чеке, могут быть использованы только по тем статьям, на которые были получены эти суммы - это хозяйственные расходы, заработная плата, премии, пособия по уходу за детьми.

КИП-Агентство «Дело», в обязательной форме, каждый день по всем наличным расчетам ведет кассовую книгу.

Технико-экономические показатели.

Движение денежных средств.

Особое значение для стабильной деятельности КИП-Агентства «Дело» имеет скорость движение денежных средств. Одним из основных условий финансового благополучия предприятия является приток денежных средств, обеспечивающих покрытие его текущих обязательств. Отсутствие минимально- необходимого запаса денежных средств указывает на финансовые затруднения. Избыток денежных средств свидетельствует о том, что предприятие терпит убытки, связанные, во-первых, с инфляцией и обесценением денег, во-вторых с упущенной возможностью их выгодного размещения и получения дополнительного дохода. В той связи возникает необходимость проведения анализа денежных средств на предприятии.

Анализ движение денежных средств осуществляется прямым методом.

При этом методе поступления денежных средств от покупателей и заказчиков отражаются в суммах, реально поступивших в кассу, на расчетный, валютный и иные счета в банках. Денежные средства, выплаченные поставщикам, подрядчикам, персоналу предприятия из кассы, а также перечисленные с расчетного и текущих счетов в банках, отражаются в суммах, реально оплаченных наличными деньгами и путем денежных перечислений.

В настоящее время в годовую бухгалтерскую отчетность введена форма № 4 "Отчет о движение денежных средств"^** О годовой бухгалтерской отчетности организации Приказ Минфина РФ от 12 ноября 1996г. № 97, показатели которой рассчитываются прямым методом, с помощью содержащейся в ней информации можно проанализировать мощность финансовых потоков предприятия (основные суммы поступления денежных средств и платежей); оценить структуру поступлений (определить какую долю в них составляют выручка от реализации продукции, полученные авансы, суммы, поступившие в виде кредитов и др.), а также структуру платежей по основным их видам.

Движение денежных средств рассматривается по основным видам деятельности: текущий, инвестиционной, финансовой.

Приток денежных средств в рамках текущей деятельности^** Инструкция о расчетных, текущих и бюджетных счетах открываемых в учреждениях Госбанка СССР. Утверждена Госбанком 30 октября 1986г. № 28 связан в первую очередь с получением выручки от реализации продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также авансов от покупателей и заказчиков; отток - с уплатой по счетам поставщиков и прочих контрагентов, выплатой заработной платы работникам, производственными отчислениями в фонды социального страхования и обеспечения, расчетами с бюджетом по причитающимся к уплате налогам. С текущей деятельностью предприятия связана также выплата (получение) процентов по кредитам.

Движение денежных средств в разрезе инвестиционной деятельности связано с приобретением (реализацией) имущества долгосрочного пользования. В первую очередь - это касается поступления (выбытия) основных средств и нематериальных активов.

Обобщенная информация о движении денежных средств КИП-Агентства "Дело" приведена в таблице №1. (Приложение 1).

По данным таблицы можно сделать следующие выводы. Увеличение денежных средств было обеспечено за счет текущей и инвестиционной деятельности КИП-Агентства «Дело»: общий приток денежных средств по этим видам деятельности составил 552 тыс. руб. (551+1). Основными направлениями поступлений денежных средств по текущей деятельности стали поступления от покупателей 631 тыс. руб., т.е. 100% от общей суммы притока денежных средств от текущей деятельности. Отток денежных средств на 68,8% был связан с оплатой поступивших на предприятие товарно-материальных ценностей и оказанных услуг (34 тыс. руб.) а также по расчетам с бюджетом (21 тыс. руб.).

Совокупное увеличение денежных средств за анализируемый период составило 552 тыс. руб.

Изучение дебиторской задолженности.

Большое внимание должно быть уделено изучению дебиторской задолженности. При наличии конкуренции и сложностей сбыта продукции предприятие продает ее, используя формы последующей оплаты. Поэтому дебиторская задолженность является важной их частью оборотных средств.

Производится изучение состава и структуры дебиторской задолженности по данным третьего раздела актива баланса. Изучение дебиторской задолженности приведено в таблице №2. (Приложение 2).

Данные таблицы свидетельствуют о существенных изменениях как абсолютной суммы, так и структуры дебиторской задолженности. Если на 1998год расчеты с покупателями и заказчиками составляли 67,1% всей дебиторской задолженности, то на конец года этот показатель равен 90,2%, т.е. он повышается на 23,1%. По показателю расчеты с прочими дебиторами произошло снижение удельного веса на 23,1%, за счет увеличения этой задолженности на конец года.

Изучение кредиторской задолженности.

Значительный удельный вес в составе источников средств предприятия занимают заёмные средства, в том числе кредиторская задолженность. Изучение кредиторской задолженности приведено в таблице № 3. (Приложение 3).

Из таблицы видно, что кредиторская задолженность КИП-Агентства "Дело" за 1998 год составила 89,1% (237х100:266).

Поэтому целесообразно изучить состав и структуру кредиторской задолженности, происшедшие изменения, проведен сравнительный анализ с дебиторской задолженностью.

Данные таблицы также показывают, что в составе и структуре кредиторской задолженности анализируемого предприятия произошли существенные изменения. Так, если на начало 1998года она состояла в основном из задолженности за товары, работы и услуги, то к концу 1998года почти 66,2% составляла задолженность по авансам полученным. В связи с этим уменьшился удельный вес всех остальных видов кредиторской задолженности. Основной причиной столь существенных изменений структуры кредиторской задолженности явились взаимные неплатежи. Это подтверждают данные сравнительного анализа кредиторской и дебиторской задолженности, приведенные в таблице № 4. (Приложение 4).

Из таблицы следует, что дебиторская задолженность составила на конец года 41 тыс. руб., а кредиторская - 196 тыс. руб. (203-7). Взаимные неплатежи налицо, что идет в ущерб предприятию, так как общее превышение кредиторской задолженности составляет 203 тыс. руб.. Такая ситуация может повлечь за собой ухудшения финансового положения, так как предприятие не использует эту задолженность как привлеченные источники на момент изучения.

1.4 Применение ЭВМ в организации учета денежных средств и расчетов

Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово- экономических расчетов.

В условиях использования ЭВМ необходимая информация о движение денежных средств и состоянии расчетов обеспечивается путем составления машинограммы - контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов. Кроме того, выдаются машинограммы аналитического учета по счетам денежных средств и расчетов, которые заменяют соответствующие учетные регистры. Машинограммы применяются для контроля и выверки расчетов с поставщиками, покупателями и др. По данным машинограмм заполняются отдельные статьи баланса предприятия.

При автоматизации бухгалтерского учета используются различные программы. Рынок бухгалтерских программ насыщен сравнительно недорогими, но достаточно мощными программа (особенно для малых и средних предприятий).

Среди них особое место занимает "1С : бухгалтерия" - универсальная бухгалтерская программа, применяемая при ведении как простого, так и двойного учета. За счет полной настраиваемоети она успешно используется на промышленных предприятиях, в малых организациях, в торговле, бюджетных организациях и т.д.

Программа построена по принципу "от простого - к сложному". Ее можно применять для простых операций: печатать платежные поручения; формировать оборотные ведомости, главную книгу» отдельные отчеты. Программа может автоматизировать бухгалтерский учет по всем разделам. "1С - Бухгалтерия" формирует необходимые бухгалтерские сводные регистры, сальдово-оборотные ведомости, "шахматки", журналы по счетам, анализ счета и т.д. - все те формы, которые необходимы бухгалтеру для расчета итоговых данных, формирующих бухгалтерскую отчетность. Разные виды отчетов можно подготовить с помощью различных параметров. Используя режим формирования произвольных отчетов, можно изменять существующие и создавать новые отчеты и справки как для внутреннего учета, так и для внешний отчетности.

Программа способна работать при любых изменениях, вызванных законодательством. Бухгалтер может сам вносить коррективы в План счетов, схемы проводок, перечень объектов аналитического учета, формы документов и регистров. КИП-Агентство «Дело» начало применять эту программу с самого начала своей работы, и можно с уверенностью сказать, что она полностью оправдала себя за это время.. «1С-Бухгалтерия» автоматизировала работу бухгалтера предприятия более чем на 70%,как в целом по бухгалтерскому учету, так и в частности по учету денежных средств и расчетов, что доказывает о целесообразности её использования.

2. Учет наличных и безналичных расчетов

2.1 Порядок осуществления и бухгалтерский учет наличных форм расчетов

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие "Кип-Агентство "Дело" имеет кассу.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией банка России от 04.10.93г. «0 порядке ведения кассовых операций в РФ».

В соответствии с этим документом все организации и предприятия независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежный средства в учреждениях банков.

А для осуществления расчетов наличными деньгами должны иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятий ограничен лимитом. Лимит устанавливается банком по согласованию с ними.

В Кип-Агентстве "Дело" установленный лимит МДМ-Банком равен 5000 рублей. Сверх установленных норм наличность на предприятии хранится только в дни выплаты заработной платы в течении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Всю денежную наличность сверх лимита КИП-Агентство "Дело" сдает в банк.

Денежные средства принимаются в кассу по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами - это генеральный директор, кассир и бухгалтер фирмы. При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром.

Квитанция является частью приходного ордера, заполняется одновременно с ним, и выдается только после получения денег.

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.).

Расходные кассовые документы подписываются главным бухгалтером. А на ведомостях и заявлениях, кроме того, проставляется разрешительная надпись генерального директора.

Деньги лицам не списочного состава предприятия выдаются только по расходному кассовому ордеру при предъявлении ими паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности".

Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по приходным и расходным кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

Приходные и расходные кассовые ордера или платежные ведомости на руки, лицам, вносящим или получающим деньги, не выдаются.

Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Кассовая книга на предприятие ведется кассиром. Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются мастичной печатью Кип-Агентства "Дело". На последней странице книги делается запись: "В настоящей книге всего пронумеровано страниц ..." и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр отрывается и представляет собой отчет кассира, а затем подшивается к кассе за тот период, за который он составлен.

Подчистки и исправления в кассовой книге запрещены, за исключением исправлений, сделанных корректурным способом и заверенных подписями кассира и главного бухгалтера.

Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатков на конец каждого дня.

Для учета наличия движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 "Касса".

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы поступивши в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере по этому счету в бухгалтерии. ( Приложение 6).

Основанием для заполнения журнала-ордера по счету 50 "Касса" служат отчеты кассира.

Ревизия кассы. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится на предприятие согласно Положения о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц.

Ревизия кассы проводится неожиданно комиссией назначенной приказом руководителя предприятия в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги.

Расписка, на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение денежных средств, не принадлежащих КИП-Агентству "Дело" запрещается, и при их обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв.15).

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение, о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход предприятия:

Д^т счета 50 "Касса"

К^т счета 80 "Прибыли и убытки"

В случае выявления недостач их суммы взыскиваются с материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующей записью:

Д^т счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К^т счета 50 "Касса" и

Д^т счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

К^т счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

В соответствии с требованиями Указа Президента РФ от 23 мая 1998 года № 1006 "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей", Центральный банк выпустил письмо от 30.09.94г. № 113 "О рекомендациях по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями и учреждениями "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации".

В письме банкам поручается организация систематических проверок соблюдения предприятиями условий работы с денежной наличностью, порядка ведения кассовых операций, обеспечить в первую очередь охват проверками организаций имеющих постоянную денежную выручку.

Периодичность и круг предприятий подлежащих проверке, определяются руководителем банка самостоятельно в зависимости от выполнения предприятиями требований порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью.

Периодичность для Кип-Агентства "Дело", назначенная руководителем МДМ-Банка, составляет один раз в год.

При проверке представитель банка выясняет правильность ведения кассовой книги, ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходными и расходными документами, расчетно-платежными ведомостями, их оформление, полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке, соответствие записей в кассовой книге данным банка (по сумам полученным из банка и. сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений.

Проверяется также целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели указанные в чеке) и расходование наличных денег из выручки.

Одним из важных элементов проверки является проверка соблюдения предельного уровня расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (10000 рублей)^** Указание Центробанка России от 29.09.97г. № 525. и установленного банком лимита кассы.

Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях (ф. № 0488028). Справка подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия и представителем банка.

Если при проверке, нарушений не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка произведена в соответствии с требованиями порядка ведения кассовых операций и замечаний не установлено.

В случаях установления нарушений банк направляет в налоговые органы, по месту учета налогоплательщиков, представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на генерального директора Кип-Агентства "Дело", главного бухгалтера и кассира. Лица виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

За несоблюдение условий работы о денежной наличностью и Порядка ведения кассовых операций в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 с предприятия могут взиматься следующие штрафы:

- в 2-х кратном размере произведенного платежа - за превышение предельного лимита расчетов наличными денежными средствами с другими организациями;

- в 3-х кратном размере неоприходованной суммы за неоприходованные или неполного оприходование в кассу денежной наличности;

- в 3-х кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности - за несоблюдение действующего порядка хранения денежных средств, а также за накопление денег в кассе сверх лимитов.

На руководителей организации, допустивших указанные нарушения, налагается административный штраф в размере 50-кратной величины установленной минимальной месячной оплаты труда.

Существенные ограничения по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента PФ от 18 августа 1996 года №1212. В соответствии с данным Указом организации запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц (юридических и физических), минуя свой счет.

За несоблюдение этого порядка налоговые органы налагают штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено. За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам.

Как уже отмечалось ранее, для учета расчетов с населением организации обязаны использовать контрольно-кассовые машины.

Если организация в силу специфики своей деятельности не имеют возможности применять контрольно-кассвые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденных Минфином России.

За нарушение требований Закона РФ " 0 применении контрольно-кассовых машин", применяются штрафные санкции к организациям от 10-кратной до 350-кратной величины установленного размера минимальной месячной оплаты руда в зависимости от характера нарушения (в случае ведения расчетов с населением без контрольно-кассовых машин - 350-кратная величина, при использование неисправных машин - 200-кратная величина; если не вывешен ценник на продаваемый товар или прейскурант на оказываемые услуги - 100-кратный размер; в случае невыдачи чека или занижения суммы в чеке - 10-кратная величина, но не менее 20% от стоимости покупки).

При расчетах с подотчетными лицами, прежде всего, определяют круг работников предприятия, являющимися подотчетными лицами, то есть работниками, получившими авансом наличные суммы денежных средств на административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Надо также отметить, что список подотчетных лиц утверждается генеральным директором предприятия.

Размеры выдаваемых сумм ограничены: выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия (500 рублей).

Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения.

Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером.

Указанные суммы на командировочные расходы включаются в себестоимость продукции.

В течении трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо отчитывается за полученные и израсходованные суммы.

С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний, утверждается генеральным директором предприятия и принимается к учету.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному авансу.

У лиц не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия удерживает из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном законодательством.

Учет по расчетам с подотчетными липами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Счет является активно- пассивным, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданного под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные суммы).

Для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами предприятие использует журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (1С - "Бухгалтерия"). (Приложение 7).

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые, отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденных генеральным директором предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчёт, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При выдаче под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы бухгалтер делает проводку:

Д^т 71 "Расчеты с подотчетными лицами

К^т 50 "Касса"

при выдаче в возмещение перерасхода:

Д^т 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К^т 50 "Касса"

а при возврате подотчетными лицами неиспользованных сумм:

Д^т 50 "Касса"

К^т 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Вывод:

КИП-Агентство "Дело ведет кассу в соответствии с Инструкцией банка России от 04.10.93 года "О порядке ведения кассовых операций в РФ" Лимит кассы предприятия, установленный МДМ-Банком равен 5000 рублей. Контрольно-кассвого аппарата КИП-Агентство "Дело", не имеет, так как осуществляет свою торговлю только с юридическими лицами. Все движение денежных средств и отражение их в журнале-ордере и ведомости ведется автоматически с помощью программы "1-С Бухгалтерия", За свою деятельность КИП-Агентство "Дело" ни разу не было оштрафовано за порядок ведения кассовых операций.

2.2 Порядок осуществления и бухгалтерский учет безналичных форм расчетов

Порядок ведения безналичных расчетов регулируется Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено Центробанком РСФСР 9 июля 1992 года № 14 и Гражданским кодексом РФ).

Положение распространяется на все государственные, кооперативные, совместные, общественные предприятия, объединения, организации и учреждения, коммерческие банки, финансово-расчетные и финансово-кредитные центры и физические лица.

Кип-Агентство "Дело" открыло в сентября 1998 года расчетный счет в МДМ-Банке (Приложение 8).

Для открытия расчетного счета предприятие представило в банк следующие документы:

- заявление на открытие счета;

- свидетельство о регистрации в Мэрии Города Владивостока Приморского Края (№195а);

- копии Устава и учредительного договора, заверенные нотариально;

- два экземпляра банковских карточек с образцами подписей и оттиском печати, заверенных нотариально. Право первой подписи принадлежит руководителю и его заместителю, а второй - главному бухгалтеру и его заместителю; подписи фиксировались в присутствии нотариуса;

- справка о постановке на учет в налоговой инспекции и в Пенсионном фонде и других, (фонд занятости, статорганы).

В этот же период был подписан договор на банковское обслуживание и по распоряжению управляющего МДМ-Банком предприятию был присвоен номер расчетного счета (№ 407028100060000245) и открыт лицевой счет для учета движения его денежных средств.

На расчетном счете предприятия сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, и прочие зачисления.

С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия:

- оплата поставщикам за материалы;

- погашение задолженности бюджету, соцстраху;

- получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком и т.п.

Выдача денег, а также безналичные перечисления со счета предприятия банком осуществляются, как правило, на основании приказа Кип-Агентства "Дело" или с его согласия (акцепта).

Акцепт имеет две формы: предварительную и последующую.

При предварительном акцепте поступившее в банк плательщика платежное требование оплачивается на следующий день после наступления срока оплаты, если плательщик не заявил отказ.

А при последующем акцепте банк списывает деньги со счета плательщика сразу.

В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказу Финансовых органов несколько раз снимали со счета Кип-Агентства "Дело" суммы просроченных налоговых сборов, а также пени по исполнительным листам.

Банк, кроме того, списывает со счета денежные средства без приказа фирмы по собственной инициативе за выполненные им услуги.

(За обслуживание расчетного счета банк в месяц с КИП-Агентства "Дело" взимает 500 рублей; за переводы со счета клиента, в бюджетные организации - не взимает, т.е. производит операции бесплатно, за переводы в пользу клиентов других банков по платежным документам через электронную почту - 5 рублей за один расчетный документ; в пользу клиентов других банков по платежным документам принятым от предприятий в печатной форме - 10 рублей за один расчетный документ).

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основе документов специальной формы. Это платежные поручения, объявления на взнос наличными, чеки (денежные).

Объявление на взнос наличными - выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом.

Предприятие применяет такую форму для сдачи торговой выручки в банк.

Чек - это приказ предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег. Чек является ценной бумагой и по этому его бланки служат бланками строгой отчетности.

Деньги по чеку в основном снимаются с расчетного счета КИП-Агентства "Дело" на хозяйственные расходы.

Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов и представляют собой поручение предприятия обслуживающему его банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет другого предприятия.

Предприятие оплачивает платежными поручениями товары, работы, услуги, перечисляет налоги и другие платежи.

Платежные поручения в банк подаются на бланке установленной формы и действительны в течении 10 дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается).

Платежные поручения принимаются банком только в том случае, когда на расчетном счете предприятия хватает денежных средств для их оплаты.

При оформлении платежного поручения следует учитывать некоторые моменты, без которых платежное поручение в обработку банком принято не будет:

- В графах плательщик и получатель обязательно указывается ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика), который был присвоен зарегистрированному на территории России предприятию Государственной налоговой инспекцией Российской Федерации;

- Сумма пишется прописью с большой буквы, и после слова рублей обязательно указываются цифрами копейки;

- Обязательно цифрами выделяется НДС (налог на добавленную стоимость), если же товар не облагается НДС, то указывается: НДС не облагается;

- В основание платежного поручения обязательно указывается за что производится оплата (за товар, за услуги или за работы). Также указывается номер и дата составления счета или заключения договора, в соответствии с которым осуществляется оплата;

- Указывается, что представляет собой платеж: предоплату или оплату. Если же оплата происходит за аренду помещения или за услуги связи и т.п. обязательно указывается за какой период идет оплата (месяц, промежуток между ними).

Платежное поручение бухгалтерией Кип-Агентства "Дело" выписывается при одногородних расчетах в количестве трех экземпляров, а при иногородних - в четырех.

Предприятие ежедневно получает от МДМ-Банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета - второй экземпляр лицевого счета предприятия, открытого ему банком.

Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету.

Обрабатывая выписки, бухгалтер учитывает одну особенность и записывает зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списание - по кредиту.

Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей.

Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 63 "Расчеты по претензиям", а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений.

В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерии предприятия задолженность списывается.

Полученная из банка выписка проверяется и обрабатывается, подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета.

Необходимо отметить, что проверка и обработка выписок производится в день их поступления.

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия Кип-Агентства "Дело" ведет на счете 51 "Расчетный счет".

Это активный счет, по дебету которого записываются: остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства, перечисленные в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 "Расчетный счет" служит журнал-ордер по счету 51 "Расчетный счет" (1С- "Бухгалтерия"). (Приложение 9).

Основанием для заполнения этого регистра являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета Кип-Агентства "Дело".

Обороты по дебету отражаются в ведомости по счету 51 "Расчетный счет" (1С-"Бухгалтерия"). (Приложение 9).

Основанием для заполнения этой ведомости, как и журнала-ордера по счету 51 "Расчетный счет" служат также проверенные и обработанные выписки.

Суммы с одноименными корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость итогами.

Как в журнале- ордере и так и в ведомости на счете 51 "Расчетный счет" суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51.

Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет работнику бухгалтерии:

-анализировать, источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия;

-контролировать целевое использование средств, пополнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

Вывод:

КИП-Агентство "Дело" учет безналичных форм расчетов ведет в соответствии с Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации (утверждено Центробанком РСФСР 9 июля 1992 года №14 и Гражданским кодексом РФ). У предприятия есть свой расчетный счет в МДМ-Банке, который оно открыло в сентябре 1998 года, Текущих, валютных и специальных счетов КИП-Агентство "Дело" не имеет. Аккредитивами - не пользуется. Учет и движение денежных средств по расчетному счету, как и по кассе полностью автоматизирован.

3. Аудит наличных и безналичных расчетов предприятия

3.1 Аудит кассовых операций

При проведение аудиторской проверки необходимо провести инвентаризацию денежных средств в кассе предприятия и составить акт инвентаризации кассы установленного образца.

Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации кассы может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор отчитывать их, чтобы предотвратить возможность доступа. Кассир должен составить кассовый отчет о кассовых операциях за каждый день вывести остаток денег в кассовой книге на день проверки .

Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и несписанных в расход денег не имеется. Затем начинается полистный пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму, принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге.

Результаты проверки оформляются с составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер и кассир.

В случае выявления излишков или недостач денежных средств или денежных документов и. др. ценностей необходимо взять письменное объяснение у кассира. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор может поставить вопрос перед руководителем предприятия об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира, заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы. Соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

После инвентаризации кассы нужно проверить, соответствует ли ведение кассовых операций на предприятии Порядку ведения кассовых операций в народном хозяйстве, утвержденному ЦБ РФ 22.09.9.3г. № 40, а именно:

- созданы ли условия, необходимые для обеспечения сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

- полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка.

Сверка производится с выписками банка. В случае выявления в выписках исправлений, подчисток и т.д. нужно провести встречную проверку в банке (либо сделать письменный запрос в банк);

- полноту оприходования других поступлений (квартального плана, плата родителей за содержание детей в детских учреждениях и т.п.).

Сверка производится по данным бухгалтерского учета (по лицевым счетам кварт съемщиков и т.п.);

- правильность оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- имеются ли подписи в получении денег, выборочно проверить соответствии подписей на получение денег в расходных ордерах и ведомостях подписям в других документах (заявление о приеме на работу, трудовое соглашение и т д). Особое внимание следует обратить на соответствие подписей при выплате депонированной суммы;

- правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков на конец дня;

- погашены ли приходные документы штампом "Получено", а расходные,- "Оплачено" с указанием даты;

- правильность подсчета итогов в ведомостях;

- правильность оформления документов при депонировании заработной платы;

- с целью выявления "подставных лиц" выборочно проверить соответствие фамилий в платежных ведомостях с другими документами (приказами о зачислении на работу, трудовыми соглашениями и т.п.);

- правильность выдачи денег по доверенности;

- соблюдается ли лимит хранения наличных денег в кассе, а также порядок расчетов наличными деньгами с юридическими лицами. Лимит хранения денежных средств в кассе устанавливает учреждения банка, в котором обслуживается предприятие;