Учет результатов инвентаризации

11

Учет результатов инвентаризации

Учет отклонений при инвентаризации товарно-материальных ценностей

При обнаружении отклонений данных инвентаризации имущества от данных бухгалтерского учета составляются сличительные ведомости:

- по основным средствам - унифицированной формы № ИНВ-18;

- по товарно-материальным ценностям - унифицированной формы № ИНВ-19.

Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

На ценности, которые находятся у организации на ответственном хранении или в аренде, составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительные ведомости допускается составлять как ручным способом, так и с использованием компьютера.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету и отчетности (приказ Минфина № 34н) расхождения, выявленные при инвентаризации, отражаются в учете следующим образом:

- излишек имущества приходуется в балансе на дату проведения инвентаризации;

- сумма излишка отражается в составе внереализационных доходов организации;

- недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки обращения (расходы на продажу);

- недостача и порча имущества сверх норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц;

- если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, убытки списываются на прочие расходы.

Обратите внимание, нормы естественной убыли могут применяться только при фактическом выявлении недостач. При этом нормы убыли применяются только после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. После зачета по пересортице нормы убыли применяются только к тем товарам, по которым фактическая недостача не перекрылась излишками. Зачет по пересортице допускается в исключительных случаях:

- за один и тот же проверяемый период;

- у одного и того же материально ответственного лица;

- в отношении материальных ценностей одного и того же наименования в тождественных количествах.

В случае обнаружения пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии объяснительную в письменном виде с подробным изложением причин пересортицы.

Если при зачете пересортицы стоимость недостающих ценностей будет выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то разница в стоимости относится за счет виновных лиц.

Если виновники пересортицы не установлены, то разница по пересортице рассматривается как потери сверх норм естественной убыли и списывается на прочие расходы.

Если после зачета по пересортице, которая произошла не по вине материально ответственных лиц, недостача не покрылась, то к этой недостаче применяются нормы естественной убыли. При этом в протоколе инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым разница по пересортице не отнесена на виновных лиц.

Приведем схему бухгалтерских проводок, которыми отражают результаты инвентаризации товаров:

Пример 1

Розничная торговая организация (магазин) учитывает товары по продажным ценам. При проведении инвентаризации на 15 июня 2008 года в магазине была обнаружена недостача 50 кг сахара по цене 25 рублей за 1 кг (в том числе цена поставщика (без НДС) - 15 руб., торговая наценка -10 руб.). Сумма НДС, предъявленная поставщиком, составляет 2,70 руб. на 1 кг сахара.

Недостача сахара в пределах норм естественной убыли составила 10 кг. Недостача сверх норм естественной убыли -40 кг. Заведующая отделом Петрова, материально ответственное лицо, признала вину в допущенной недостаче и написала заявление об удержании суммы недостачи из заработной платы в следующем порядке: в июне - 30% суммы ущерба, в июле - 20%, в августе - 50%.

В бухгалтерском учете 15 июня сделаны следующие записи:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-2 «Товары в розничной торговле» - 1250 руб. (25 руб. х 50 кг) - отражена недостача сахара в учетных (продажных) ценах;

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 42 «Торговая наценка»

- (500) руб. (10 руб. х 50 кг) - сторнирована торговая наценка по недостающему товару;

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 150 руб. (15 руб. х 10 кг) - списана недостача в пределах норм естественной убыли (в ценах поставщика);

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 600 руб. (15 руб. х 40 кг) - сумма недостачи сверх норм естественной убыли (в ценах поставщика), которую должно возместить виновное лицо;

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 «Доходы будущих периодов» - 400 руб. (10 руб. х 40 кг) - сумма торговой наценки по недостающему сверх норм естественной убыли товару. Эта сумма включается в общую сумму ущерба, которую должно возместить виновное лицо;

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 19-4 «НДС, предъявленный поставщиками товаров» - 108 руб. (2,70 руб. х 40 кг) - сумма НДС, предъявленная поставщиком, на стоимость недостающего товара. Эта сумма также включается в общую сумму ущерба, подлежащую возмещению виновным лицом.

Итак, общая сумма ущерба, которую должна возместить зав. отделом Петрова, отражена по дебету субсчета 73-2 и составляет 1108 руб. (600 + 400 + 108).

Одновременно с начислением заработной платы бухгалтер удерживала сумму ущерба из заработка Петровой согласно ее заявлению. Удержание отражено такими проводками:

30 июня:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 332 руб. (1108 руб. х 0,3) - удержано 30% ущерба;

Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91-1 «Прочие доходы» - 120 руб. (400 руб. х 0,3) - в составе прочих доходов отражена частичная сумма торговой наценки, возмещенная виновным лицом, приходящаяся на общую сумму фактически возмещенного ущерба (30%).

31 июля:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 222 руб. (1108 руб. х 0,2) - удержано 20% ущерба;

Дебет 98 «Доходы будущих периодов» Кредит 91-1 «Прочие доходы» - 80 руб. (400 руб. х 0,2) - в составе внереализационных доходов отражена частичная сумма торговой наценки, возмещенная виновным лицом, приходящаяся на общую сумму фактически возмещенного ущерба (20%).

31 августа:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - 554 руб. (1108 руб. х 0,5) -удержано 50% ущерба;

Дебет 98 «Доходы будущих „периодов» Кредит 91-1 «Прочие доходы» - 200 руб. (400 руб. х 0,5) - в составе внереализационных доходов отражена частичная сумма торговой наценки, возмещенная виновным лицом, приходящаяся на общую сумму фактически возмещенного ущерба (50%).

Пример 2

При инвентаризации товаров на складе № 1 (зав. складом Иванова) обнаружено:

- недостача конфет шоколадных «Мишка на Севере» (по цене 60 рублей за килограмм) составляет 40 кг на сумму 2400 рублей;

- излишки конфет шоколадных «Мишка косолапый» (по цене 50 рублей за килограмм) составляют 40 кг на сумму 2000 рублей.

Зав. складом написала объяснительную, в которой указала, что ею допущена пересортица в результате того, что вместо конфет «Мишка косолапый» (как значилось в товарной накладной) она отпустила покупателю конфеты «Мишка на Севере».

Инвентаризационная комиссия приняла решение: перекрыть недостачу конфет «Мишка на Севере» излишками конфет «Мишка косолапый» в количестве 40 кг на сумму 2000 руб. Таким образом, в сумме недостача перекрыта по цене конфет, находящихся в излишке (40 кг х 50 руб.). Недостача, не перекрытая зачетом по пересортице, в размере 400 руб. (2400 - 2000) отнесена за счет зав. складом Ивановой.

В бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации сделаны проводки:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41-1 «Товары на складах» - 2400 рублей - отражена недостача конфет «Мишка на Севере»;

Дебет 41-1 «Товары на складах» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 2000 рублей - недостача конфет «Мишка на Севере» перекрыта излишками конфет «Мишка косолапый»;

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 400 руб. - недостача, не перекрытая излишками, отнесена за счет виновного лица.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета инвентаризационная комиссия представляет на утверждение руководителю организации. Руководитель организации принимает окончательное решение о зачете. В документах, которые представляются в бухгалтерию для списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть:

- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц или отказ от взыскания ущерба с виновных лиц;

- заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела товарных экспертиз или соответствующих специализированных организаций.

Учет отклонений при инвентаризации товаров отгруженных

Если в договоре между торговой организацией и покупателями предусмотрен особый порядок перехода права собственности на товар (например, после оплаты, на дату прибытия на станцию назначения и т.д.), то факт отгрузки товара торговая организация отражает по дебету балансового счета 45 проводкой:

Дебет 45 «Товары отгруженные» Кредит 41-1 «Товары на складах» - на учетную стоимость отгруженного товара.

На дату перехода права собственности на отгруженный товар в учете делают проводки:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит 90-1 «Выручка» - на сумму, предъявленную покупателю в расчетных документах (продажная стоимость товара плюс НДС, если торговая организация является плательщиком НДС);

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит 45 «Товары отгруженные» - на учетную стоимость отгруженного товара.

При инвентаризации товаров отгруженных расхождения с данными бухгалтерского учета могут возникнуть в случаях, когда погашение покупателем (грузополучателем) дебиторской задолженности по товару, отгруженному в его адрес, не отражено по кредиту балансового счета 45 «Товары отгруженные».

Свод по результатам инвентаризаций, проведенных в течение отчетного года

Для обобщения результатов всех инвентаризаций, проведенных в отчетном году, составляется Ведомость учета результатов, выявленные инвентаризацией, унифицированной формы № ИНВ-26. В этой ведомости отражаются результаты инвентаризаций в разрезе балансовых счетов.

Пример 3

Организация в течение года приводила контрольные инвентаризации в соответствии с утвержденным графиком, годовую инвентаризацию, а также инвентаризации при смене материально ответственных лиц. По окончании года по результатам проведенных инвентаризаций составлена ведомость унифицированной формы № ИНВ-26. Рассмотрим табличную часть этой ведомости:

Из приведенной ведомости видно, что по результатам проведенных в течение отчетного года инвентаризаций была обнаружена недостача товаров на складах в размере 7000 рублей. Часть недостачи в размере 2000 рублей зачтена по пересортице:

Дебет 94 Кредит 41-1 - 7000 руб. - отражена недостача товара;

Дебет 41-1 Кредит 94 - 2000 руб. - недостача товара перекрыта излишками по пересортице.

Недостача в размере 1000 рублей в пределах норм естественной убыли списана в расходы на продажу (издержки обращения):

Дебет 44 Кредит 94 - 1000 руб.

Недостача сверх норм естественной убыли в размере 500 рублей, не отнесенная на счет виновных лиц, списана на прочие расходы:

Дебет 91-2 Кредит 94 - 500 руб.

Недостача в размере 3500 рублей, по которой установлены виновные лица, списана за счет этих лиц:

Дебет 73-2 Кредит 94 - 3500 руб.

Излишки товаров в размере 1000 руб. (3000 - 2000), не зачтенные по пересортице, оприходованы в балансе:

Дебет 41-1 Кредит 91-1 - 1000 руб.

По неоплаченному товару, поступившему от поставщика и находящемуся у организации на ответственном хранении, обнаружена порча, образовавшаяся в результате нарушения материально ответственным лицом условий хранения. Сумма порчи отнесена на счет материально ответственного лица. В учете сделаны проводки:

Кредит 002 - 900 руб. - списана недостача товара, образовавшаяся в результате порчи;

Дебет 94 Кредит 60-1 - 900 руб. - отражена недостача товара, находящегося на ответственном хранении, в расчетах с поставщиком;

Дебет 73-2 Кредит 94 - 900 руб. - сумма недостачи списана за счет виновного лица.