Денежные средства торговой организации. Применение контрольно-кассовой техники

15

Денежные средства торговой организации. Применение контрольно-кассовой техники

Применение контрольно-кассовой техники (ККТ)

Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации при осуществлении наличных денежных расчетов (в том числе с использованием денежных платежных карт) при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) обязаны применять контрольно-кассовую технику (далее - ККТ). При этом ККТ должна применяться при расчетах и с физическими, и с юридическими лицами.

Торговая организация в своей работе может использовать только те модели ККТ, которые внесены в Государственный реестр контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации. Информация о моделях ККТ, включенных в Госреестр, публикуется в печати.

В случае исключения из Госреестра модели ККТ, которую организация использует в работе, эту модель можно применять до истечения нормативного срока ее амортизации.

Согласно статье 4 закона № 54-ФЗ требования к контрольно-кассовой технике, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ. При этом ККТ должна быть:

а) зарегистрирована в налоговом органе по месту учета организации в качестве налогоплательщика;

б) исправна и опломбирована в установленном порядке;

в) иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Организации, применяющие ККТ, обязаны обеспечить фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти.

К контрольно-кассовой технике относятся контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, и электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, программно-технические комплексы.

Организация работы на ККТ

Перед началом работы на ККТ кассир получает у администратора (директора, его заместителя, зав. отделом или старшего кассира) ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями. Кассир расписывается в книге учета принятых и выданных денег.

Администратор обязан:

- в присутствии кассира снять показания секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день;

- убедиться в совпадении показаний, занести их в журнал за текущий день на начало работы и заверить своей подписью и подписью кассира;

- оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков, заверить данные на контрольной ленте подписями (своей и кассира) и закрыть замок денежных счетчиков;

- провести инструктаж кассиров и продавцов в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККТ.

При возникновении неисправностей в работе ККТ кассир обязан:

- выключить кассовую машину, вызвать представителя администрации, определить характер неисправности;

- в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с представителем администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав на обороте правильную сумму, и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты. Если чек не вышел, то вместо него следует получить нулевой;

- в случае невозможности продолжения работы из-за неисправности ККТ кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной кассовой машине, как при окончании смены, с отметкой в журнале кассира-операциониста на данную кассовую машину о времени и причине окончания работы.

Если устранение неисправности своими силами невозможно, то администратор вызывает специалиста из центра технического обслуживания (далее - ЦТО).

Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва.

По окончании рабочего дня или по прибытии инкассатора кассир должен:

- подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

- составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом старшему кассиру.

После этого администратор в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков, получает распечатку или вынимает из ККТ использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указывает на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.

Показания на конец отчетного дня вписываются в журнал кассира-операциониста.

По показаниям секционных счетчиков на начало и конец дня определяется сумма дневной выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты.

Кассовый чек. Контрольно-кассовая лента

Торговая организация обязана выдать покупателю кассовый чек или вкладной (подкладной) документ вместе с покупкой. На чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации;

- ИНН (идентификационный номер) организации-налогоплательщика;

- заводской номер контрольно-кассовой машины;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость покупки;

- признак фискального режима.

Кассир-операционист или продавец определяет общую сумму покупки по показанию индикатора кассовой машины или с помощью счетных устройств и получает от покупателя деньги в следующем порядке:

- четко называет сумму полученных денег;

- печатает чек на ККТ;

- называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее вместе с чеком.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах.

Все чеки, пробитые на ККТ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

При работе на ККТ в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовые ленты - это документы, подтверждающие сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте находят отражение:

- наименование организации;

- состав комиссии;

- показания счетчиков контрольно-кассовых машин;

- марка ККТ, год выпуска и заводской номер;

- регистрационный номер ККТ;

- период инвентаризации;

- номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;

- сумма выручки по ленте;

- подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено».

Акт подписывают все члены комиссии. В ее состав должны входить представитель администрации торговой организации, главный бухгалтер, кассир и налоговый инспектор. Эти подписи заверяются печатью организации и штампом налоговой инспекции. Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой - для торговой организации.

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины по форме № КМ-1. Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

Применение унифицированных форм при работе с ККТ

Все операции, связанные с проведением расчетов с населением через ККТ, а также с эксплуатацией и обслуживанием ККТ, оформляются документами унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. № 132.

На каждую ККТ администрация торговой организации должна завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине торговой организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели:

- дата - число, месяц, год;

- номер отдела;

- Ф.И.О. кассира-операциониста;

- номер счетчика - номера секционных счетчиков;

- показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков, - показания счетчика в режиме <Z>, который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;

- показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

- подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

- показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

- подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

- сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;

- сумма денежной наличности, сданной в кассу организации;

- сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами);

- общая сумма выручки;

- денежный остаток на конец дня в кассе;

- сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;

- сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3;

- подписи на конец рабочего дня кассира, старшего кассира и представителя администрации.

В конце рабочего дня кассир-операционист сдает старшему кассиру выручку и Справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6. Поступление торговой выручки в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером формы № КО-1. Старший кассир выдает кассиру-операционисту квитанцию к приходному ордеру.

Если торговая организация работает без кассира-операциониста, то есть ККТ установлена на прилавке отдела, а выручку от покупателей принимает продавец, то ведется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.

Этот журнал также должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью торговой организации и подписями руководителя, главного бухгалтера торговой организации и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся специалистом (продавцом, кассиром, кассиром-контролером), работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями специалиста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня (смены) с указанием контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и специалиста, работающего на ККТ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В конце рабочего дня старший кассир составляет сводный отчет о показаниях счетчиков ККТ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации». Он является приложением к справке кассира-операциониста формы № КМ-6.

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными (КО-1) и расходными (КО-2) кассовыми ордерами передает в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККТ рассчитывается выручка, в том числе с распределением ее по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). В конце таблицы подводятся итоги показаний счетчиков всех ККТ и итоговая выручка организации с распределением по отделам (секциям). Общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и старший кассир организации.

Техобслуживание и ремонт ККТ

Как мы уже отмечали, техобслуживание и ремонт ККТ могут производиться специалистами ЦТО, с которым торговая организация заключила договор.

Вызов специалистов ЦТО в обязательном порядке регистрируется в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8).

Журнал применяется в организациях в следующих случаях:

- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);

- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, устранение мелких неисправностей.

Журнал ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах. Журнал хранится у руководителя торговой организации или его заместителя. В журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости ремонта денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись и сообщается руководству организации о необходимости направления контрольно-кассовой машины для ремонта в ЦТО. Соответствующая запись подтверждается подписями специалиста ЦТО и ответственного лица торговой организации о приемке работ по ремонту ККТ.

Если ККТ подлежит ремонту, то составляется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию по форме № КМ-2.

Этот акт применяют для оформления снятия показаний счетчиков при ремонте контрольно-кассовой машины специалистом ЦТО или при передаче для работы в другую организацию. Акт составляют и подписывают члены комиссии с обязательным участием налогового инспектора, руководителя, старшего кассира, кассира торговой организации и специалиста ЦТО.

Акт формы № КМ-2 с накладной на передачу ККТ в другую организацию или в ЦТО для ремонта сдают в бухгалтерию торговой организации не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом надо сделать в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) в конце записей за рабочий день. Ремонт ККТ производится с разрешения администрации торговой организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в этом же акте. Кожух ККТ пломбируется.

Если при ремонте суммирующих денежных счетчиков ККТ в мастерской потребуется обнуление их показаний, то необходимо составить акт по форме № КМ-1. Обнуление можно произвести только с согласия налогового органа и с обязательным участием налогового инспектора. Акт составляют в двух экземплярах, один из которых передают в налоговый орган, а другой - торговой организации.

Такой же акт оформляют и при вводе в эксплуатацию новой ККТ.

Акт фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков.

Акт подписывают ответственные лица комиссии в составе представителя налогового органа, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации.

Расчеты с населением без применения ККТ

В пункте 3 статьи 2 закона № 54-ФЗ приведен перечень видов деятельности, при осуществлении которых организации могут не применять ККТ.

Так, без применения ККТ можно осуществлять:

- торговлю на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли. Исключение составляют находящиеся на этих территориях палатки, киоски, ларьки, павильоны, помещения контейнерного типа и другие обособленные торговые места, автофургоны, а также открытые прилавки внутри крытых помещений при торговле непродовольственными товарами;

- разносную мелкорозничную торговлю продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом);

- продажу в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;

- торговлю в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

- торговлю из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами.

Без ККТ могут работать организации, находящиеся в отдаленных и труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа). Перечень этих местностей утверждается органом государственной власти субъекта РФ.

В случае отключения электроэнергии и приостановления работы ККТ организация также может продолжить прием наличных денег от населения.

При этом должны выполняться следующие условия:

1) отключение электроэнергии должно быть зарегистрировано в энергоснабжающей организации;

2) покупателям должны выдаваться квитанции по форме, утвержденной Минфином РФ. В настоящее время следует применять чек по форме ОКУД № 0700003. Форма чека приведена в письме Минфина РФ от 12 марта 1999 г. № 16-00-24-32.

Расчеты кредитными картами

При осуществлении расчетов по кредитным картам покупатель предварительно заключает договор с банком (иным кредитным учреждением) и получает пластиковую карту. Эту карту гражданин использует при расчетах за покупки.

Эмитенты кредитных карт заключают с торговыми организациями договор о продаже товаров владельцам кредитных карт. В договоре указываются порядок авторизации карт, обеспечение магазина необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары и др. К договору прилагается инструкция о порядке обслуживания владельцев кредитных карт.

Авторизация карт, предъявленных к оплате, заключается в проверке наличия обеспечения средств под карту, то есть остатка необходимых денежных средств на карточном счете клиента. Эта проверка производится по компьютерным сетям.

Продажа товаров оформляется выпиской товарных чеков (слипов), которые прокатываются на специальных машинах. В слипе указывают: имя держателя карты, номер карты, дату совершения покупки, израсходованную сумму, тип платежной системы (VISA Mastercard и др.), адрес магазина. Слип заполняется в трех экземплярах: первый вручается покупателю, второй - сдается инкассатору, третий передается в бухгалтерию с кассовым отчетом. Покупатель расписывается в слипе, подлинность его подписи проверяет работник магазина.

Слипы сдаются инкассатору по реестру с указанием их числа и суммы. Реестр заполняют в двух экземплярах: первый - для инкассатора, второй - с распиской инкассатора остается в торговой организации.

Реестры со слипами сдаются в банк. Банк зачисляет на расчетный счет торговой организации причитающиеся ей денежные средства за проданные товары.

В документах на зачисление денег банк указывает даты реестров слипов и суммы денежных средств.

При расчетах покупателя кредитной картой торговая организация также обязана пробить чек ККТ.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

Инвентаризацию наличных денежных средств в кассе организации следует проводить в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40). Ревизия кассы производится с полным полистным пересчетом денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с книжным остатком, то есть с остатком по кассовой книге. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и причины возникновения.

При наличии денежных документов в кассе они должны быть пересчитаны и переписаны по видам. К денежным документам относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки в санатории и дома отдыха, проездные билеты и пр.

Инвентаризация документарных ценных бумаг производится по их видам (акциям, в том числе именным, на предъявителя, привилегированным, обыкновенным, облигациям, векселям и пр.).

Инвентаризация бланков строгой отчетности производится по их видам (квитанционные книжки, талоны на ГСМ, бланки товарно-сопроводительных документов и пр.), местам хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризацию денежных средств, документарных ценных бумаг, денежных документов и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе организации, необходимо проводить на 1-е число каждого месяца. Также утром 1-го числа каждого месяца снимаются остатки денежных средств в операционных кассах торговой организации.

Кроме ежемесячных плановых инвентаризаций, рекомендуется проводить внезапные проверки кассы.

Инвентаризация денежных средств и документов в кассах организации назначается приказом руководителя. Приказ составляется по форме № ИНВ-22. Результаты инвентаризации кассы оформляются актом унифицированной формы № ИНВ-15.

При инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности заполняется инвентаризационная опись унифицированной формы № ИНВ-16.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на балансовом счете 57 с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном, валютном и специальных счетах, производят путем сверки остатков сумм, числящихся на балансовых счетах 51, 52 и 55, с данными выписок банков.

Перед началом инвентаризации денежных средств кассир передает председателю комиссии последние приходные и расходные ордера, которые на момент инвентаризации не включены в отчет кассира.

Затем материально ответственные лица дают расписки в том, что:

- к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

- все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы;

- все выбывшие ценности списаны в расход.

Указанные расписки предусмотрены унифицированными формами инвентаризационных описей и актов.