Функции официальных документов

План

Введение

1. Понятие, сущность и виды официальных документов

2. Функции официальных документов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин "документационное обеспечение управления" - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.

Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами и имеет юридическую силу. Документирование всех операций позволяет контролировать правильность использования средств, сохранность товарно-материальных и денежных ценностей.

По форме организация документирования может осуществляться децентрализовано, централизованно и смешанно. В подавляющем большинстве на крупных предприятиях распространена смешанная форма, т.е. часть в основном трудоемких работ по документированию выполняется централизованно, а часть - децентрализовано в структурных подразделениях. Организация документирования обычно предусматривает этапы подготовки необходимой информации, составления, согласования, оформления и изготовления документов.

В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ": документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В русский язык понятие документа вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В настоящее время существует около 60 видов управленческих документов.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана ли эта функция автором или нет. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные, об этом пойдет речь в моей курсовой работе.

1. Понятие, сущность и виды официальных документов

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

Официальные документы -- это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Как носители информации, документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность - изданием различных распорядительных документов; планирование - посредством подготовки различных планов; учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению:

1) личные - заявление, автобиография, резюме, доверенность, расписка и др.;

2) директивные и распорядительные документы - приказ, распоряжение, решение;

3) административно-организационные - устав, положение, должностная инструкция;

4) информационно-справочные - акт, справка, докладная записка, протокол;

5) деловые письма - письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.;

6) финансовые и учетные документы - платежные ведомости.

Все официальные документы подразделяют на:

управленческие;

научные;

технические;

технологические;

производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.

В состав управленческой документации входит следующая:

организационная;

распорядительная;

информационно-справочная;

по личному составу;

плановая.

Состав документов в организации зависит от:

порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

объема и характера взаимосвязей в организации;

характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Документ возник, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Реквизит документа -- обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа. В настоящем стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 определено 30 реквизитов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово "заявление", текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста).

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа. Стандартная форма документов упрощает организацию учета и контроля.

2. Функции официальных документов

Как уже было сказано, любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций. Среди функций выделяют общие и специальные.

К общим функциям документа относятся:

информационная функция: определяется потребностью запечатления информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам.

Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности. Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на ретроспективную (относящуюся к прошлому), оперативную (текущую), перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

социальная функция: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить;

коммуникативная функция: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.);

культурная функция: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества. Специальные функции документа:

управленческая функция: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления. Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений;

политическая функция, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления;

к политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков;

правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией;

функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему;

функция учёта, которая необходима не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации, она дает не качественную, а количественную характеристику информации;

познавательная функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества;

в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций официального документа также и функцию защиты информации.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено, (управленческая, правовая, учета) и функции, постоянно действующие, (информационная, социальная, исторического источника).

Заключение

Таким образом, вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Функция документа есть его целевое назначение. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным организацией, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов.

В экономически развитых странах уделяется большое внимание организации работы с информацией и документами. Например, в США принят и действует "Закон о документе".

В нашей стране принят закон "Об информации, информатизации и защите информации", которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

Список использованной литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. -- 304 с. -- (Серия "Высшее образование")

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече¬ние управления). -- М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999 - 818 с.

3. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт-Петербург, "Альфа", 2002

4. Управление организацией: Энциклопедический словарь. - М.: "ИНФРА-М", 2001. - 822 с.

5. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.

6. Экономика для всех: Популярный словарь / Сост. Т.М. Ершова, О.В. Амуржуев, Е.П. Голубков, Ю.В. Данилов; Под науч. ред. О.В. Амуржуева. - М.: "Экономика", 1997. - 389 с.