Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО "Агрофирма "Александровская"

54

Министерство сельского хозяйства РФ

Федеральное Государственное Общественное учреждение

Высшего Профессионального Образования

Азово-Черноморская Государственная Агроинженерная Академия

Факультет: экономический

Кафедра: бух учет, анализ и удит

Дисциплина: бухгалтерский финансовый учет.

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Агрофирма «Александровская»

Выполнила: студентка

Колодько Е.В, БУХ-32

Зерноград 2009.

Содержание

Введение

1. Обзор литературы

2. Краткая характеристика ООО «Агрофирма «Александровская»

3. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Выдача и учет подотчетных сумм

3.2 Учет представительских расходов

3.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

4. Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Агрофирма «Александровская»

4.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

4.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

4.3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Выводы и предложения

Список использованной литературы

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы - изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

· выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования в данной курсовой работе является ООО «Агрофирма «Александровская»

ООО «Агрофирма «Александровская» является специализированной сельскохозяйственной организацией по производству и реализации зерно - животноводческой продукции.

В ходе работы использованы данные бизнес- плана, первичного учета, годовых отчетов, различных статей и публикаций об учете расчетов с подотчетными лицами.

1. Обзор литературы

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

· представительские расходы.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

Так Волков Н.Г. в своей статье указывает, что при выдаче денежных средств организация обязана:

· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.[21,с.3]

Так же он дает подробное перечисление тех категорий лиц, которым могут выдавать под отчет денежные средства и какими документами это отражается. Еще в данной статье он подробно классифицирует командировки.

А вот Абрамова Н.В. и Сумкин А.С. добавляют, что каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них. [18, с. 72]

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Глинистый В.Г. в своей статье в журнале «Бухгалтерский вестник» определяет, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. [24, с.117]

А Загарова Н.А. в своей статье, опубликованной в журнале «Бухгалтерский учет» описывает порядок оформления командировки и расчетов с работником, который определяется в Инструкции 62.

Многие бухгалтеры сталкиваются с тем, что налоговая инспекция отказывалась считать расходы организации командировками лишь потому, что поездка неправильно оформлена - не составлено командировочное удостоверение. В письме Минфина РФ от 06.12.2002 №16-00-16 /158 говорится, что если организация оформила командировку приказом, то вовсе необязательно выдавать ещё и командировочное удостоверение.

Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Согласно пункту 4 Инструкции 62, командировка не должна длиться более 40 дней, не считая времени, пока сотрудник находится в пути. [27, с.36]

Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы. [24, с.117]

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий. [26, с.44]

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.[31, с.52]

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. Именно так пишет Загарова Н.А.[26, с.44]

2. Краткая характеристика ООО «Агрофирма «Александровская»

Размеры любого предприятия, в т.ч. и ООО «Агрофирма «Александровская» в частности, характеризуются данными о производстве и реализации продукции, численностью работников, стоимостью основных средств, наличием сельскохозяйственных угодий, численностью поголовья животных (для ООО «Агрофирма «Александровская» это КРС и птица) и прибылью. Все эти показатели приведены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Основные показатели размера ООО «Агрофирма «Александровская» в 2006 - 2007 годах.

Анализируя данную таблицу, можно сделать вывод, что товарная продукция и чистая прибыль увеличились на 155,28% и 300% соответственно. Это может быть объяснено двумя факторами: увеличением урожайности отдельных сельскохозяйственных культур и общем увеличении цен на сельскохозяйственную продукцию. Стоимость основных средств уменьшилась на 0,01%, в т.ч. производственных на 0,003%, что связано с ликвидацией одного из зданий и сельскохозяйственных машин. Среднесписочная численность работников в 2007 году по сравнению с 2006 годом уменьшилась на 13,6%, а работников сельского хозяйства уменьшилась на 12,67%. Общая земельная площадь уменьшилась на 3,9%, что связано с ликвидацией лесополос и ликвидацией 1 га прочих земель. При этом площадь сельскохозяйственных угодий и площадь пашни осталась неизменна. Среднегодовое поголовье КРС увеличилось на 6,46%, а птицы уменьшилось на 53,12%. Это связано с решением о постепенном переводе ООО «Агрофирма «Александровская» лишь в область растениеводства, на выращивание зерновых и технологических культур, и, соответственно, ликвидацией птицеводства и консервацией поголовья КРС.

Из всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что ООО «Агрофирма «Александровская» является средним по размерам предприятием.

Размер и структура товарной продукции ООО «Агрофирма «Александровская» так же дают наглядную характеристику данного предприятия.

Анализируя таблицу 1.2, которая приведена далее, можно сделать вывод, что основной отраслью ООО «Агрофирма «Александровская» является животноводство, удельный вес которого составляет 58,25% в производимой продукции. Данное предприятие является специализированным, так как имеет две основные отрасли - яичная (42,9%) и зерновая (30,57%). Таким образом, специализация данного предприятия яично-зерновая.

Коэффициент специализации (К_с), рассчитываемый по формуле

равен 0,21 т.к. хозяйство производит многие виды продукции. Данный коэффициент показывает, что уровень специализации средний.

Таблица 1.2. Размер и структура товарной продукции ООО «Агрофирма «Александровская» за 2006 - 2007 года

Обеспеченность предприятия основными средствами производства и эффективность их использования являются важными факторами, от которых зависят результаты хозяйственной деятельности. Уровень и темпы роста сельскохозяйственной продукции напрямую зависят от обеспеченности производства основными средствами.

Фондообеспеченность определяется по формуле:

,

где

ОПФ - стоимость основных производственных фондов,

Псх - площадь сельскохозяйственных угодий.

Энергообеспеченность производства определяется по формуле

,

где

М - мощность энергетических ресурсов предприятия

Псх - площадь сельскохозяйственных угодий.

Электрообеспеченность производства определяется аналогично энергообеспеченности, только в числителе - расход электроэнергии на производственные нужды.

Фондовооруженность работников определяется по формуле:

,

где

ОПФ - стоимость основных производственных фондов,

Р - численность работников, занятых в производстве.

Энерговооруженность определяется по формуле:

,

где

М - мощность энергетических ресурсов предприятия,

Р - численность работников, занятых в производстве

Электровооруженность работников определяется аналогично, только в числителе - расход электроэнергии на производственные нужды.

Основными показателями эффективности использования основных производственных фондов являются фондоотдача и фондорентабельность.

Фондоотдача рассчитывается по формуле:

,

где

ТП(ВД) - товарная продукция или валовой доход организации,

ОПФ - среднегодовая стоимость основных производственных фондов.

Фондорентабельность рассчитывается как:

,

где

П - прибыль от реализации продукции. [35]

Обеспеченность предприятия основными средствами производства и эффективность их использования рассматриваются в таблице 1.3.

Таблица 1.3. - Обеспеченность ООО «Агрофирма «Александровская» основными средствами производства.

На основании данной таблицы можно сделать вывод, что среднегодовая стоимость основных производственных фондов сельскохозяйственного назначения незначительно сократилась на 0,28%, что привело к уменьшению фондообеспеченности на 0,28%. Так же произошло сокращение энергетических мощностей предприятия на 20,99%, что привело к уменьшению энергообеспеченности на 20,99%. Но вместе с тем возрос расход электроэнергии на производственные нужды на 21,17%, что привело к увеличению элекрообеспеченности на 21,17%. Фондовооруженность работников возросла на 15,37%, что связано с уменьшением численности работников, занятых в производстве на 13,56%. Энерговооруженность работников уменьшилась на 8,59%, что связано с уменьшением мощностей энергетических ресурсов предприятия. Электровооруженность возросла на 40,19% в связи с увеличением расхода электроэнергии на производственные нужды и сокращением численности работников, занятых в производстве. Происходит рост фондоотдачи на 55,71%, что является свидетельством достаточно высокой эффективности использования основных средств сельскохозяйственного назначения. Так в 2007 году фондоотдача составила 1,16 руб./руб. Это говорит о том, что в 2007 году на 1 рубль основных средств сельскохозяйственного назначения в ООО «Агрофирма «Александровская» получено продукции на 1 рубль 16 копеек. Фондорентабельность данного предприятия очень низкая, в 2006 отчетном году она даже была отрицательна (в связи с убытком от продаж), что свидетельствует о крайне не устойчивом экономическом положении фирмы. Однако, у нас происходит рост рентабельности на 12,32%, что говорит о том, что экономическая устойчивость фирмы постепенно увеличивается.

Уровень производства ООО «Агрофирма «Александровская» рассмотрен в таблице 1.4.

Таблица 1.4. - Уровень производства ООО «Агрофирма «Александровская»

На основании данной таблицы можно сделать следующие выводы:

1) Себестоимость валовой продукции увеличилась на 55,98%. В том числе стоимость валовой продукции растениеводства увеличилась на23,19%, а животноводства - на 45,45%. Это связано с общим повышением цен на топливо, удобрения и ядохимикаты.

2) Валовая продукция в текущих ценах так же увеличилась на 44,2%. В том числе произошло увеличение валовой продукции в текущих ценах в растениеводства на 96,92%, а в животноводстве - на 5,91%. Это связано с повышением урожайности подсолнечника и началом возделывания ранее не выращиваемых двух таких сельскохозяйственных культур таких, как кукуруза и сахарная свекла.

3) Валовой доход в целом увеличился 34,4%. В том числе у нас увеличился валовой доход в растениеводстве на 84,89%. Но при этом валовой доход животноводства резко сократился на 94,96%. Такие изменения связаны с увеличением урожайности и повышением цен на продукцию растениеводства. А вот резкое сокращение валового дохода в животноводстве связано с резком снижением цен на данную продукцию.

4) Урожайность зерновых и зернобобовых в ООО «Агрофирма «Александровская» осталась неизменна. А урожайность остальных основных культур - подсолнечника, кукурузы, сахарной свеклы - возросла. Подсолнечника - на 6,25%, кукурузы и сахарной свеклы - на 100%. Последние две культуры выращивались первый год.

4) Себестоимость 1 Ц. продукции - зерновые и зернобобовые, подсолнечник, кукуруза, сахарная свекла и яйца - возросла на 24,21%, 33,4%, 86,22%, 100% и 34,48% соответственно. Единственная продукция, себестоимость которой сократилась - молоко. Себестоимость молока в ООО «Агрофирма «Александровская» сократилась на 26,41%.

5) Продуктивность животных резко увеличилась. Причем среднегодовой удой молока на 1 корову и среднесуточный прирост молодняка в несколько раз (на 809,78% и 436,64% соответственно). Яйценоскость на одну несушку так же увеличилась на 88,42%. Это связано с более рациональным подбором кормовой базы и прививками всего поголовья КРС и птицы, которые ранее не проводились.

Эффективность производства сельскохозяйственного предприятия ООО «Агрофирма «Александровская» наглядно показана в таблице 1.5.

Таблица 1.5. - Эффективность производства сельскохозяйственного предприятия ООО «Агрофирма «Александровская»

На основании данной таблицы можно сделать следующие выводы:

1) Валовая продукция сельского хозяйства в целом и в расчете на 1 га с/х угодий, 1 работника с/х производства, на 1 руб. производственных основных средств с/х назначения увеличилась на 57,04%, 57,04%, 79,82% и 57,48% соответственно. Это связано с увеличением урожайности.

2) Прибыль от продаж всего увеличилась на 34,62%. При этом увеличение прибыли от продаж в растениеводстве произошло более чем в 9 раз (в 9,84 раза). Но при этом в животноводстве прибыль резко сократилась на 297,01%. В растениеводстве это объясняется повышением урожайности и цен на продукцию. А в животноводстве - резким понижением цен.

3) Если же мы рассматриваем прибыль в расчете на 1 га с/х угодий и 1 работника, то мы видим, что произошло увеличение прибыли на 34,62% и 55,75% соответственно. Это связано с увеличением прибыли от продаж при неизменности с/х площадей и сокращением среднегодовой численности работников. Однако если рассматривать прибыль в расчете на 1 рубль производственных основных средств с/х назначения, то ясно видим ее уменьшение на 14,52%. Это связано с более значительным увеличением производственных фондов по отношению к прибыли.

4) Уровень рентабельности производства резко вырос. Если сравнивать отчетный и базисный года, но при этом он крайне низкий. При этом рентабельность продукции растениеводства у нас так же выросла более чем в 6 раз и при этом является весьма неплохой для данного предприятия (в 2007 году она составляет 47,45%). Это связано с увеличением прибыли. Однако у нас наблюдается падение рентабельности продукции животноводства на 21,75%, что объясняется снижением прибыли от продаж продукции животноводства.

В целом по таблице мы видим, что эффективность производства сельскохозяйственного предприятия крайне низкая, о чем свидетельствуют очень низкая рентабельность производства, рентабельность продаж, рентабельность основной деятельности и норма прибыли. Причем, если рентабельность производства, рентабельность продаж и норма прибыли выросли во много раз, то рентабельность основной деятельности наоборот сократилась на 13,3%, т.к. при увеличении прибыли от основной деятельности затраты на основное производство намного больше и увеличились.

3. Экономическая сущность и содержание учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Выдача и учет подотчетных сумм

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации. Такие работники называются подотчётными лицами.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций - юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц - инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

3.2 Учет представительских расходов

Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности как небольшой организации так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема или другого аналогичного мероприятия представителей, их транспортным обеспечением, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате, и т.д.

Указанные расходы включаются в себестоимость продукции в пределах, утвержденных советом смет предприятия на отчетный год. Общая сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции, не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.

Таблица 1. «Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год»

Объем выручки от реализации продукции (работ, услуг) или иной показатель, используемый при определении финансового результата, в год (включая НДС)	Предельные размеры представительских расходов, принимаемых при налогообложении прибыли
До 30 млн.руб. включительно	5 процента от объёма
Свыше 30 млн.руб. включительно	1,5млн.руб. + 2,5 процента с объёма, превышающего 30 млн.руб.
Свыше 300 млн.руб.	8,25 млн.руб. + 1 процент с суммы, превышающего 300 млн.руб.

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором следует указывать наименование организации, представители которой приглашены для переговоров; число приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на представительские расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа руководителя предприятия с установлением срока их возврата и эти расходы подтверждены документально, то такие суммы не являются доходом физического лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

Исключением из вышеизложенного правила могут служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

В бухгалтерском учете представительские расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	50	выдано под отчёт на представительские расходы
26	71	списаны представительские расходы по предъявленным документам, или
44	71	отражены представительские расходы

Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

Поэтому не являются документами, подтверждающими расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.

В случае непредставления подотчётным лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии Закона РФ «О налоге на доходы».[3]

Необходимо также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов

Дебет 26 Кредит 97

- в пределах нормы за полугодие (девять месяцев). И только тогда по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

Для целей налогообложения к представительским расходам относятся затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно Налогового Кодекса РФ гл.21

Таким образом, необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания НДФЛ.

Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ у юридических и физических лиц, предпринимателей), представитель предприятия может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее.

3.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировки на территории России

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные и праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

В случаях, когда работник выезжает в командировку в выходной день, о чем должно быть указано в приказе о направлении в командировку, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам подотчетные суммы не выдаются.

На копии приказа (с отметкой зам.главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника. [28]

Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости пояснения в письменном виде, подписывает этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу пользование мини-баром и прочие расходы, посещения спорт - залов, расположенных на территории гостиницы и т.д.

Командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере до 50 % от стоимости места за сутки. [30]

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами. [30]

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Расходы по проезду командированного работника в мягком вагоне, по билету «бизнес-класса» на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в каютах 1 и 2 категории на судах речного флота возмещаются без ограничений, но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат (минимальный тариф) на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время указанные расходы возмещаются по нормам, установленным Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», которое вступило в силу с 25 октября 2008 года, в следующих размерах [27]:

· оплата суточных - в пределах норм, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения работника на пределами РФ;

· оплата найма жилого помещения - по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 700 руб. в сутки при нахождения в командировке на территории России и не более 2500 руб. за каждый день нахождения работника на пределами РФ.

Уместно вспомнить и о том, всегда ли нужно начислять и выплачивать суточные при командировках по России. По-прежнему все зависит от того, имеет ли работник реальную возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства из местности, в которую он был командирован. Если сотрудник может вернуться домой, суточные ему не выплачиваются. Кроме того, в такой ситуации может не оказаться и расходов по найму жилого помещения.

Целесообразность ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае должен определять руководитель организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Представляется, что если в командировку направляется сотрудник, работающий у индивидуального предпринимателя или в обособленном подразделении организации, то по аналогии вопрос начисления суточных вправе решить соответственно предприниматель или руководитель обособленного подразделения. Учитывая дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания и необходимость создания работнику условий для отдыха, руководитель предприятия в приказе о направлении работника в командировку в такую местность может разрешить работнику не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. В таких случаях суточные работнику выплачиваются в установленном порядке.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к исполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением.

В бухгалтерском учете при командировочных расходах делаются следующие записи:

Дебет	Кредит	Содержание операции
71	50	выдача денежного аванса командированному лицу
08, 10, 20, 23, 25, 26, 44	71	списаны командировочные расходы в зависимости от характера расходов
19	71	учтен НДС, подлежащий возмещению из бюджета
50	71	возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства

Командировки за пределы территории Российской Федерации

При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).

Командировочное удостоверение при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

При поездке в страны СНГ с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение оформляется в установленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

· по получению виз и загранпаспорта;

· по прописке загранпаспорта при необходимости;

· по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

· оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства РФ.

Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных - по тарифу второго класса; при этом на самолетах - по тарифу экономического класса, на судах - по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа.

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением дохода на налог, взносов в фонды).

Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о ходе проведения переговоров и др.

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

· приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;

· приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.