Контроль и учет конфиденциальных документов

1 Жизненный цикл документа

Первый этап жизненного цикла документа называется определением необходимости создания документа. Дальше определяется, какие структура и тип должны быть у документа. В случае со счетом решается, что должно быть в этом документе: дата, логотип, подпись и т. д. Второй этап будем называть определением структуры документа.

После этого этапа проводится анализ того, насколько реализуемое решение, зафиксированное в документе при определенной ранее структуре, будет ли он приемлем как для самой компании, так и для ее клиентов и партнеров (к примеру, если в структуре счета отдельной строкой не включены налоги, велика вероятность того, что бухгалтерия клиента этот счет не примет к оплате). Третий этап называется анализом реализуемости.

Четвертый этап носит название определения содержания документа. На этом этапе создается конкретное содержание документа в соответствии с принятой структурой. Для типовых документов создание фактически начинается именно с этого этапа. Когда фиксированная форма счета уже существует, в отдельные графы заносятся конкретные значения: даты, суммы платежей и т. д. Для сложных документов, в которых нельзя полностью создать шаблонное содержание, предыдущие три этапа присутствуют всегда, а на этом этапе происходит заполнение той структуры, которая была создана ранее.

На пятом этапе происходит изготовление документа, его отображение в каком-либо виде: текстовом, графическом, звуковом и т. д.

Шестой этап заключается в окончательной проверке содержания и изображения документа, визировании документа всеми должностными лицами, которые несут ответственность за его содержание. На этом этапе происходят редактирование, правка документа, проверяется его соответствие различным требованиям. Затем документ согласовывается и подписывается.

На седьмом этапе происходит распространение документа в разном виде: электронном, бумажном, графическом, звуковом и пр. Документ копируется, дублируется и передается пользователям. В случае счета этот этап соответствует, например, отправке по факсу.

На восьмом этапе осуществляется собственно использование документа. В случае со счетом его использование заключается в осуществлении платежа, в случае с контрактом - в исполнении обязательств контракта. На этом этапе происходит порождение других документов, например платежного поручения. В случае сложного контракта это могут быть различные распоряжения, финансовые документы - все то, что обеспечивает исполнение контракта.

На последнем, девятом этапе происходит завершение жизненного цикла документа, прекращение его действия. Этот этап необходим для всех документов, поскольку всякий документ должен иметь срок действия - либо до прекращения его действия, либо до появления нового документа, отменяющего старый. Обычно во всех счетах и контрактах оговаривается конкретный срок действия этих документов, например: «Счет действителен в течение трех дней с момента выписки» - и т. п. Игнорирование этого этапа жизненного цикла может привести к возникновению различных проблем, в частности во взаимоотношениях сторон, участвующих в контракте.

Контроль и учет конфиденциальных документов

Конфиденциальный (от латинского confidentiale - доверие) документ - доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 - ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы, предотвратить её утечку или разглашение.

В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнёров, клиентов.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приёме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конкретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается директором предприятия.

Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную информацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладателя этой информации (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства)

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарём - референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное дело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определённые виды информации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуждаются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, предназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документацию без возможности её восстановления.

Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников.

Главное условие, обеспечивающее качество документа, -достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в ем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений Правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, -постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.