ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Кафедра «Финансы и Бухучет»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Вариант 6

Выполнила: студентка

Группы 4149в

№ зач.книжки 4070962

Польская Е.В.

Проверила:

ст.преподаватель

Хайруллина Ф.Х.

Набережные Челны 2007

Содержание

• 1. Составить и оформить с помощью персонального компьютера справку с места работы о занимаемой должности
• 2. Достоинства и недостатки компьютерной регистрации документов
• 3. Задачи кадровой службы организации
• 4. Кто является собственником персональных данных?
• 5. Какие документы входят в систему организационно-правовой документации?
• Список использованной литературы

1. Составить и оформить с помощью персонального компьютера справку с места работы о занимаемой должности

Справка

Инспектор отдела кадров О.В. Самойлова

2. Достоинства и недостатки компьютерной регистрации документов

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

К недостаткам компьютерной регистрации документов относится сбой компьютерных систем, в следствие чего прекращается доступ к документам, либо затягивается процесс обработки информации во время ее регистрации, заражение компьютерными вирусами, что может привести к полному уничтожению всей базы данных или частичное их повреждение.

3. Задачи кадровой службы организации

Кадровая служба (служба персонала) является самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно первому руководителю или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы зависит от многих факторов: государственная это организация или негосударственная, типа организации (предприятие, банк и т.п.), численности работающих и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек - менеджер по персоналу или иногда данные функции делегируются секретарю-референту (управляющему делами).

В государственных организациях и крупных фирмах служба (управление, отдел) кадров (персонала) делится на подотделы, секторы, группы.

Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Другой не менее важной задачей можно назвать подбор сотрудников, способных глубоко осознать необходимость выполнения требований информационной безопасности на фирме и неукоснительно соблюдать установленные правила защиты информации.

Можно назвать обобщенно следующие функции службы персонала:

- перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;

- обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала в разрезе профессиональных групп;

- комплектование коллектива организации соответствующим количеством руководителей, специалистов и технических работников;

- систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

- индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций по подбору кандидатур на повышение или понижение в должности;

- документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

- организация системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

- организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

- проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроль соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации;

- внедрение в практику работы службы персонала современных достижений в области автоматизации информационного обеспечения работы службы, а также психологических основ анализа деятельности персонала, его деловых и личных качеств.

Кадровая служба независимо от ее структуры и численности призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

4. Кто является собственником персональных данных?

Собственник любых информационных ресурсов, в т.ч. персональных данных, - это субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения этими ресурсами. В трудовых правоотношениях субъектом, т.е. собственником персональных данных, может быть любой гражданин, к личности которого относятся персональные данные и который вступил (стал работником) или изъявил желание вступить в соответствующие отношения с работодателем. Представлять интересы работника могут специально уполномоченные им лица (например, адвокат, руководитель профсоюзного органа) или в установленных законом случаях попечитель, наследник или иные лица.

5. Какие документы входят в систему организационно-правовой документации?

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы аппарата управлении (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В процессе деятельности учреждения по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения. В случае реорганизации деятельности организационно-правовые документы перерабатываются и утверждаются заново.

Для разных видов организационно-правовых документов установлен различный порядок внесения изменений или их пересмотра. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации. Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководителя.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу организации.

Организационно-правовые документы оформляются на листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.

Список использованной литературы

1. Делопроизводство. Образцы, документы организация и технология работы/ под ред. И.К. Корнеева, В,А. Кудряева.-М.,2006.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. - М., ИНФРА-М, 2002

3. Организация работы с документами: учебник/под ред. В.А.Кудряева.-М.:ИНФРА-М,2001.-592с.