Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприятия

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНАЛИЗА И СТАТИСТИКИ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

на тему: Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприятия

Санкт- Петербург

2009

Документальное оформление и организация бухгалтерского учета денежных средств в кассе предприятия.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется соответствующим положением, утвержденным решением совета директоров Центрального банка РФ от 23 сентября 1993 г. № 40.

Каждая организация для осуществления расчетов наличными деньгами должна иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель организации несет ответственность за создание таких условий.

Кассовые операции выполняет кассир, который при принятии на работу должен быть под расписку ознакомлен с правилами ведения кассовых операций и с которым заключается договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов).

Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.

При небольшом объеме движения наличных денег в кассе обязанности кассира целесообразно возложить на одного из работников организации в порядке совмещения. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке. [6, с. 25].

В соответствии с правилами все организации независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные или хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка, установленного учреждением банка исходя из объемов налично-денежного оборота организаций с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денег в банк, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Для установления лимита остатка денежных средств в кассе организация представляет в обслуживающий его банк «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему выбору обращается в одно из них, которое и устанавливает лимит остатка кассы. Остальным банкам организация направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы.

По организациям, в состав которых входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в банке, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

По представительствам, филиалам и обособленным подразделениям, расположенным вне места расположения организации, имеющим отдельный баланс и счета в банке, лимит остатка кассы устанавливается этим подразделениям по месту открытия счетов в банке.

Сверх лимита наличные деньги в кассе могут храниться только во время выплаты зарплаты на срок не свыше трех рабочих дней (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях -- не свыше 5 дней), включая день получения денег в банке.

Всю денежную наличность сверх лимита организации обязаны сдавать в банк.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограниченны. В соответствии с указаниями ЦБ РФ устанавливается предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (таблица 1).

Таблица 1 Предельные размеры расчетов наличными

До 2001 г. ограничение расчетов наличными производилось «по одному платежу», под которым понимался платеж наличными одному лицу в один день. С 2001 г. ограничение установлено «по одной сделке». Понятие сделки дано в ст. 153 ГК РФ. Под сделкой понимается договор, заключенный между организациями. Таким образом, начиная с 21 ноября 2001 г. по одному договору можно рассчитываться наличными деньгами в пределах 60000 руб.

Расчеты свыше установленного лимита должны проводиться только в безналичном порядке (через расчетный счет).

Расчеты с индивидуальными предпринимателями наличными денежными средствами производятся без ограничения суммы платежа (разъяснения Центробанка России).

В соответствии с КоАП РФ (ст. 15.1, 23.5, 28.3) при нарушении порядка работы с денежной наличностью, несоблюдении порядка ведения кассовых операций, выразившихся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, в накоплении в кассе наличных денег сверх установленного лимита налоговые органы применяют к организациям на основании сведений, предоставляемых органами, осуществляющими проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью, следующие меры финансовой ответственности:

-- для должностных лиц -- штраф в размере от 40 до 50 МРОТ;

-- для юридических лиц -- штраф в размере от 400 до 500 МРОТ.

Если организация осуществляет продажу продукции, товаров за наличный расчет как физическим лицам, так и организациям, то она должна использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и вести учет поступающей выручки в книге кассира-операциониста. В этой книге отражаются показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, также сумма поступившей за день выручки (как разность между суммами на конец и на начало рабочего дня).

Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера и печатью организации.

Разрешена к использованию на территории Российской Федерации контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр ККТ в соответствии с Классификатором ККТ.

Без применения контрольно-кассовой техники допускается получение наличных денег отдельным категориям организаций согласно перечню, утвержденному Федеральным законом от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ.

К ним относятся:

1) организации и индивидуальные предприниматели при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, приравниваемых к чекам, по формам, утвержденным Правительством РФ; до того как Правительство РФ утвердит эти формы, можно пользоваться формами, утвержденными ранее Минфином России по согласованию с Государственной комиссией по ККМ, но не позднее 1 января 2007 г.

2) организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении следующих видов деятельности:

-- продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетножурнальных киосках при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ.

-- продажи ценных бумаг;

-- продажи лотерейных билетов;

-- продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

-- обеспечения питанием учащихся и сотрудников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;

-- торговли на рынках, ярмарках, выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли;

-- разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами;

-- продажи в вагонах пассажирских поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном МНС России;

-- торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;

-- торговли из цистерн (пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином), вразвал овощами и бахчевыми культурами; приема от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома.

Контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин, полноту учета выручки денежных средств осуществляют налоговые органы.

Согласно ст. 14.5 КоАП продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа:

-- на граждан в размере от 15 до 20 МРОТ;

-- на должностных лиц -- от 30 до 40 МРОТ;

-- на юридических лиц -- от 300 до 400 МРОТ. [7, с.85-88].

Прием наличных денег главными кассами организаций производится по приходным кассовым ордерам; при приеме в кассу наличных денег за проданные товары, работы, услуги или при проведении данных расчетов с использованием платежных карт покупателям (клиентам) выдаются отпечатанные ККТ кассовые чеки; выдача наличных денег осуществляется по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др.); сдача наличных денег в банк -- по объявлениям на взнос наличными; получение денег с расчетного счета в кассу -- по денежным чекам.

Проведение кассовых операций включает следующие операции:

-- оформление первичных документов по приходу и расходу; регистрацию первичных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. № КО-3) (рисунок 1); запись в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;

-- сдачу в бухгалтерию отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге (ф. № КО-4). Форма кассовой книги приведена на рисунке 2.

Рисунок 1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Рисунок 2. Кассовая книга

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число, сверяет его с фактической наличностью и передает главному бухгалтеру в качестве отчета кассира.

Главный бухгалтер, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей подписью на неотрывном листе кассовой книги подтвердить приемку оправдательных документов (количество принятых приходных и расходных кассовых ордеров - подписью).

На основании отчета кассира при мемориально-ордерной форме учета составляют два учетных регистра: ведомость на поступление денег в кассу и ведомость на расходование денег из кассы, которые при журнально-ордерной форме учета объединены в один учетный регистр - журнал-ордер №1 (рисунок 3).

Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, ведут итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за три-пять дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций.

На лицевой стороне журнала-ордера №1 производят записи по кредиту счета 50 «Касса» (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 «Касса» (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости (рисунок 5), помещенной на обратной стороне журнала-ордера №1 в корреспонденции с кредитом других счетов.

В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, делают взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах (журналы-ордера №2, 3,4, 7, 8, 11, 12).

Рисунок 3. Журнал-ордер №1

Рисунок 4. Ведомость №1

Итоги Кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» Переносят с лицевой стороны журнала-ордера №1 в Главную книгу, а составляющие суммы по дебетуемым счетам -- в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Остаток средств в кассе отражают в ведомости на оборотной стороне журнала-ордера №1 только на начало и конец отчетного месяца. В течение месяца для оперативного контроля за движением денежных средств в кассе используют данные отчетов кассира.

При осуществлении записей в кассовой книге за три-пять дней журнал-ордер №1 можно использовать в течение нескольких месяцев с выведением итогов по всем графам и остаткам денежных средств в кассе за каждый месяц.

Последовательность обработки и ведение записей по учету денежных средств представлены на рисунке 5.

Рисунок 5. Схема записей по учету денежных средств в кассе

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-З «денежные документы» и др. Расчеты наличной иностранной валютой за реализуемые физическим лицам товары, работы, услуги на территории РФ запрещены, кроме реализации товаров и оказания услуг пассажирам в пути следования транспортных средств при международных перевозках и магазинов беспошлинной торговли. Поэтому наличная иностранная валюта в кассу организации может быть получена только в разрешенных законом случаях. Валютные операции заносятся в кассовую книгу двумя суммами: в инвалюте и в рублях по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Итоги за день в кассовой книге должны представляться также в двух суммах (инвалюте и рублях.

Если в разрешенных законодательством случаях организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса открываются субсчета по обособленному учету иностранной валюты, на которых операции по наличной иностранной валюте отражаются непосредственно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Центрального банка России надень совершения операции. На конец отчетного периода остаток валюты в кассе пересчитывается по курсу, действующему на последнее число отчетного периода. Возникающие при пересчете курсовые разницы относятся на счет 91: Д сч. 50, К сч. 91 -- положительные курсовые разницы; Д сч. 91, К сч. 50 -- отрицательные курсовые разницы.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п.

В кассе также должны храниться и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, оплаченные путевки в дома отдыха и т. п.). Денежные документы учитываются на счете 50-3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на приобретение.

В сроки, установленные руководителем организации, проводится внезапная ревизия кассы с полным пересчетом денежных средств и денежных документов. Ревизию проводят комиссии, назначаемые руководителем организации, ревизионные комиссии вышестоящих организаций. Комиссия составляет акт результатов проверки, в том числе в акте указываются излишки или недостачи денежных средств, выявленные при проверке, и обстоятельства их возникновения. Выявленные недостачи денежных средств относятся на виновных лиц для взыскания, а излишки -- на счет 91 «Прочие доходы и расходы». [8, 15-23].

Перечень основных бухгалтерских проводок по учету кассовых операций и денежных документов приведен в таблице2. Таблица 2

Учет кассовых операций и денежных документов

Список литературы

Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2008.

Вещунова Н.Л. Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. - 3-е изд. перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. - 848 с.

Пипко В.А. Денежные средства: учет, анализ, аудит: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 240 с.

Письмо ЦБ РФ «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» с приложениями от 04.10.1993 г. (ред. от 26.02.1996 г.).

Приказ Министерства финансов РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н (в ред. приказа Министерства финансов РФ от 07.05.2003 № 38н)

Указ Президента РФ «О дополнительных мерах по ограничению налично-денежного обращения» от 14.06.1992 г. №622.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. №129-ФЗ (ред. От 23.07.1998г).

Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 г. №54-ФЗ. (принят ГД ФС РФ 25.04.2003г.).