Особливості організації роботи з розпорядчими документами

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ І. ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ПРО СИСТЕМУ ДОКУМЕНТАЦІЇ ТА ПРОЦЕС ДОКУМЕНТУВАННЯ

1.1 Характеристика процесу документування

1.2 Оформлення ділової документації

РОЗДІЛ ІІ. АНАЛІЗ ПРОЦЕСУ ДОКУМЕНТУВАННЯ НА (ПРИКЛАДІ ПРОМІНВЕСТБАНКУ)

2.1 Особливості оформлення розпорядчих документів

2.2 Рекомендації щодо вдосконалення системи документації на підприємстві

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ВСТУП

У добу творення незалежної держави, у зв'язку із закріпленням Конституцією України статусу української мови як державної, питання культури мовлення в Україні набувають особливої ваги. Ширшає коло тих, хто розмовляє, пише і читає українською мовою, як рідною. Письмове спілкування в державному, суспільному, політичному, господарському житті, в ділових відносинах між організаціями та установами також переходить на українську мову. Це спричиняє появу чималої кількості помилок і на певний час знижує рівень культури мовлення в загальнонаціональному вимірі.

Можна також говорити і про те, що у зв'язку з розвитком економіки та переходом її на ринкові відносини відбувається неабияке зростання обсягу документної інформації. Тому особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Органи управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підрпиємств, організацій, створюють численні управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють ІТП і службовці, які ведуть збирання та обробку документів, підготовку і оформлення рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений ГОСТом, як "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі".

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об'єму документообігу. Об'єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об'єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об'ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

У курсовій роботі значна увага приділена саме документам групи "Розпорядчі". Вони мають свої загальні особливості:

- створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

- служать засобом закріплення функцій органів управління;

- містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природувиконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

- процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Саме розпорядчі документи (розпорядження, накази, вказівки, положення ) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.

В роботі також узагальнено і систематизовано теоретичний матеріал про те, як правильно скласти той чи інший документ та викладено вимоги до оформлення кожного з їхніх елементів. Все це базуючись на основі чинних і міжнародних стандартів. Більша частина курсової роботи присвячена загальним і специфічним особливостям роботи із розпорядчими документами. Зокрема, для кращого розуміння цього процесу включено у курсову роботу такі розділи і підрозділи, як "Мові і стиль розпорядчих документів", "Правила скорочень у текстах документів", "Специфічні особливості роботи з розпорядчими документами", "Оформлення додатків до документів" тощо.

Мета курсової роботи: проаналізувати системи документацій та процес документування.

Завдання:

1) Вивчити теоретичні відомості про систему документації та процес документування.

2) Розкрити вимоги до оформлення документів

3) Проаналізувати процес документування на прикладі Промінвестбанку

4) Розкрити особливості розпорядчих документів

5)Сформулювати рекомендації щодо вдосконалення системи документування на підприємстві.

РОЗДІЛ І. ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ ПРО СИСТЕМУ ДОКУМЕНТАЦІЇ ТА ПРОЦЕС ДОКУМЕНТУВАННЯ

1.1 Характеристика процесу документування

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства -- система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації -- це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем -- функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих -- документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні - на більш дрібні сукупності документів.

Система документування -- це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавче у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими нормативними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов'язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами -- це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство - це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління - Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

- організаційні (положення, статути, інструкції, правила); розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

- з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

- особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.). Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство - це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв'язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об'єму документообігу. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об'єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об'ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

В залежності від структури установи і обсяг документообігу система ведення діловодства може бути:

а) централізована -- застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів;

б) децентралізована - в установах з територіальне відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на рік.

Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів - постанови і розпорядження; міністерства - накази, інструкції, вказівки; державні комітети і комісії - постанови, інструкції, вказівки; головні управління та управління при КМУ - накази, інструкції, вказівки;виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи -рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів); власники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів -накази, інструкції, вказівки; власники, підприємств, установ, організацій - накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої загальні особливості:

1. Створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями; служать засобом закріплення функцій органівуправління; містять інформацію довідкового і правового характеру,

2. Відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

3.Процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов'язковість виконання [17].

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінської діяльності, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим; провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій; потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питаньі рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофон чи диктофон, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або по телефону), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

1.2 Оформлення ділової документації

Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' 'Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"[6].

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

За визначенням ДСТУ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:

1 - Державний герб та герб АРК;

2 - емблема об'єкта та суб'єкта;

3 - зображення нагород;

4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;

5 - код форми документа за загальнодержавним класи фікаторо управлінської документації;

6 - найменування міністерства або відомства;

7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;

8 - найменування структурного підрозділу;

9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;

10 - назва виду документа;

11 - дата;

12 - індекс;

13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;

14 - місце складання та видання вхідного документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи;

26 - печатка;

27 - відмітка про засвідчення копій;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надходження;

32 - запис про державну реєстрацію[6].

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.

Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420)іА6(105х148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - 30 мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення" [6].

Складання службових документів - важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, побажань. При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо - поняття визначені.

У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо-белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільне -- публіцистичний стиль, газетно-журнальний та літературно-критичний.

Офіційно-діловий стильмає специфічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов'язкове дотримання таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів. Він є одним з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах ХІ-ХІІ ст., а саме в українсько-молдавських грамотах, українських літописах тощо. Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Саме він є основним стилем, в якому складають всі організаційно-розпорядчі документи. Для нього характерні наступні спільні риси:

1) Наявність реквізитів, які мають певну черговість;

2) Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловлюванні;

3) Лексика здебільшого нейтральна;

4) Для чіткої організації текст ділиться на параграфи;

5) Найхарактерніші речення -- прості поширені. Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

При підготовці документів слід пам'ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень. А виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом - наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов.

Основні принципи підготовки тексту документа: об'єктивність змісту і нейтральність тону, повнота та стислість викладу інформації, ипізація мовних засобів і стандартних термінів.

Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права [7].

У розпорядчих документах застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах.

Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Прийнято розрізняти скорочення кількох типів:

1. Буквені (ініціальні) скорочення (абревіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

2. Складно скорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному, наприклад: ВНДІ вугілля, райвно та інші.

3. Складноскорочені слова складного типу наприклад, колгосп, радгосп, теплохід, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі.

4. Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами, зам директора, голов пошта і так далі.

5. Запозичені з інших мов, наприклад: Бі-Бі-Сі, АПН, лавсан.

6. Умовні графічні скорочення на позначення посади, географічних понять, відрізки часу, кількісні визначення, назви міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів.

Особливість графічних скорочень у тому, що вони не виправляються усною мовою. Після такого скорочення обов'язково ставиться крапка, наприклад: м.(місто), с.(село), обл., р-н і т. п. Графічне скорочення завжди пишеться малими літерами.

В розпорядчих документах не скорочуються реквізити "заголовок", "автор документа", "підпис".

В об'єктах та суб'єктах службові документи оформляються на бланках, мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної інформації [8].

Основні вимогидо бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним стандартом.

Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.

На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об'єкта або суб'єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказуються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізитів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль [16].

Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля документа, а в бланку для листа - місце адресата.

Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту "індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса" проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного заповнення, і на місце реквізиту "посилання на індекс та дату вхідного документа" проставляється реквізит "місце складання або видання".

Таким чином, на бланках дві пари реквізитів є взаємовиключними: адреса суб'єкта-автора або вид документа і посилання на індекс та дату вхідного документа або місце складання. Вони займають однакові місця та визначають вид бланка.

Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.

При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому -біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.

В наш час стрімко зростає кількість суб'єктів, які мають постійних іноземних кореспондентів. Для листування з ними розробляються спеціальні бланки, в яких такі реквізити, як назва суб'єкта та його адреса, вказуються двічі українською та іноземною мовами. На бданках об'єктів спільної діяльності також повинні бути визначені назви країн, найменування та юридична адреса суб'єктів. Реквізити бланків оформляються двома мовами.

Замовляючи тираж бланків у друкарні, креслять макет бланка мірилом на основі конструкційної сітки ДСТУ 4163 -2003. Цю роботу виконує служба документаційного забезпечення управління. Щоб бланк був виготовлений суворо відповідно до державних стандартів, на макеті слід визначити не тільки формат бланка, але й розміри полів. Бланк виготовляється в одну фарбу, як правило, чорну, на папері білого кольору. В ДСТУ 4163-2003 наведені друкарські шрифти, що рекомендуються при друкуванні бланків.

Герб (реквізит 1). Проектуючи макет бланка, слід пам'ятати, що Герб зображається на бланках документів об'єктів та суб'єктів тільки у випадках, передбачених законодавством. Так, Герб зображається на бланках міністерств та відомств, а також установ, які входять до цієї системи, незалежно від їх місцезнаходження. Коло підвідомчих суб'єктів, які мають право зображення Герба на своєму бланку, визначає кожний об'єкт (міністерство).

Відтворення зображення Герба на бланку завжди повинне точно відповідати затвердженому чорно-білому зображенню. Зображення Державного герба розташовується на верхньому полі документа над серединою реквізиту "найменування міністерства або відомства". Діаметр зображення має бути не більше 20 мм.

Емблема організації (реквізит 2). Ряд об'єктів та суб'єктів мають емблеми - символічні графічні зображення, що відображають напрямки їх діяльності. Емблеми зображуються на бланках та полегшують пошук документів, але емблемою не можна замінити найменування суб'єкта. Емблема суб'єкта може використовуватися як товарний знак (знак обслуговування). Емблему розміщують біля лівого поля бланка на рівні назви суб'єкта.

Найменування автора (реквізити 6, 7, 8). Реквізити, що визначають автора службового документа, розташовуються в такій послідовності, щоб чітко була визначена підлеглість. Спочатку йде "найменування міністерства або відомства" (реквізит 6), потім "найменування суб'єкта" (реквізит 7) і в ряді випадків може бути реквізит "найменування структурного підрозділу" (реквізит 8). Всі ці найменування подаються в називному відмінку.

Повне найменування об'єкта чи суб'єкта, вказане на бланку, повинне відповідати найменуванню, встановленому правовим актом про його створення (статутом, установчим договором та ін.).

Зараз згідно з вимогами, встановленими законом "Про підприємство" та "Про підприємницьку діяльність", разом з власним найменуванням підприємства повинна зазначатись його організаційно-правова форма. Наприклад:

Адреса організації-автора (реквізит 9). Цей реквізит буває тільки на бланку для листа та містить індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпу (абонентського телеграфу), номер телефону, телефаксу, номер рахунка в банку. Поштову та телеграфну адресу вказують відповідно до вимог, які визначені Поштовими правилами Міністерства зв'язку. Спочатку вулиця, номер будинку, місто, область, країна, поштовий індекс. Наприклад: вул. Коцюбинського, 40-А, м. Харків, 85, Україна, 01001. Далі вказують номер телефону довідкової служби, комутатора або канцелярії. На бланках листів, призначених для документів, що виконують обліково-грошові операції, вказують номер рахунка в банку. Наприклад: Р/р №204 в Придніпровському відділенні Укрсоцбанку м. Кривий Ріг.

Дата документа (реквізит 11). Це обов'язковий реквізит. Його місце вказане обмежувальними рисками. Дата ставиться при завершенні оформлення документа; вона повинна бути одночасно датою підписання і його відправлення. Одночасно з датою проставляють і його індекс (умовне визначення документа). Дата -складова частина пошукових ознак документа. Оформляється вона арабськими цифрами. На неї відводиться 8 знаків: 6 цифр (по парі на число, місяць, рік) та дві відокремлюючі крапки. Наприклад: 26.12.2002. Якщо цифра дати одна, попереду неї обов'язково ставиться "нуль". Наприклад: 13.06.2003. Крім дати, яка ставиться на бланку, зазначаються також дати всіх стадій оформлення та опрацювання документа: погодження (візування), затвердження, проставлення резолюції, отримання документа, виконання. Тому дата є складовою частиною серед інших реквізитів. Індекс документа (реквізит 12). Індекс - умовне цифрове, літерне або комбіноване позначення документа, що проставляється на бланку на одному рівні з датою. Для документів внутрішнього обігу - наказів, протоколів, розпоряджень - це звичайний порядковий номер з початку року. В навчальних закладах нумерація документів може вестись за навчальними роками, тобто з вересня. Для вихідних документів, головним чином листів, індекс складається з кількох частин: індексу структурного підрозділу, номера справи за номенклатурою, до якої підшита копія документа, що відправляється, його порядкового номера.

Посилання на індекс та дату вхідного документа (реквізит 13). Місце для посилання подається тільки на бланку для листа, заповнюється при оформленні листа-відповіді та допомагає суб'єктові, який отримав лист, знайти копію документа, на який надіслана відповідь. Дата та номер переписуються тим, хто складає відповідь з ініціативного документа цифровим способом. Наприклад: на № 02-44/257 від 09.10.99. Слово "рік" або скорочення "р." не проставляються.

Отримавши лист-відповідь, експедиція направить його в структурний підрозділ, що має індекс 02, а секретар за номером справи в номенклатурі - 44 та номером самого документа - 257 підбере копію ініціативного документа, на який надійшла відповідь.

Місце складання (реквізит 14) знаходиться на загальному бланку на тому ж місці, де на бланку для листів розташований реквізит 13, тобто це два взаємовиключні реквізити. Скорочення слова "місто" - "м." при записі Москва та Санкт-Петербург не ставиться. Наприклад: Москва але м. Чигирин.

Коди (реквізити 4, 5). Враховуючи все ширше застосування обчислювальної техніки в управлінні, автоматизації опрацювання документів при підготовці загального бланка документа, на верхньому полі необхідно проставити код суб'єкта за "Загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій" визначити лінію, яка відокремлює цей код від коду за "Загальнодержавним класифікатором документації управління". Код за ЗКДУ повинен друкуватися при складанні конкретного виду документа. Наприклад: коди за ЗКДУ: 0271110 -- наказ про приймання на роботу, 0276030 - графік відпусток.

На бланку для листів коди по ЗКПіО і ЗКДУ розташовуються після адреси суб'єкта-автора перед місцем, яке відводиться для дати та індексу документа[23].

РОЗДІЛ ІІ. АНАЛІЗ ПРОЦЕСУ ДОКУМЕНТУВАННЯ НА (ПРИКЛАДІ ПРОМІНВЕСТБАНКУ)

2.1 Особливості оформлення розпорядчих документів

Рішення

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, який ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нормативнимита індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними - рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени комісії, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох банках процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обґрунтовує необхідність і доцільність його видання, її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція про те, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

Проекти рішень подають заступникові голови або секретареві виконкому залежно від характеру розглядуваних питань. Погоджені проекти правових актів заздалегідь передають до протокольної частини. Рішення ухвалюють відкритим голосуванням членів виконкому за більшістю голосів. Після засідання виконкому, якщо виявляється, що деякі пункти рішення потребують редагування, створюються на чолі із заступником голови, котра протягом двох днів допрацьовує документ. Підписують рішення голова і секретар банку і з цього моменту вони набувають чинності. Не пізніше ніж через три дні після підписання їх надсилають виконавцям.

Рішення з адміністративними санкціями регламентують загальні правила поведінки, обов'язкові для усіх підприємств, установ, організацій.

У рішенні вказується коло осіб на яких поширюється його дія, конкретні посадові особи і установи, зобов'язані контролювати виконання документа. Рішення складаються за однією формою. Різниця між ними лише у тому, що рішення банків не нумерують, а виконкомів-мають порядкову нумерацію.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій констатується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів із вказанням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення.

Ухвала

Ухвала - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій підприємств та відомств, наукових рад тощо.

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації

Реквізити:

1) Герб України;

2) Назва вищої установи;

3) Зазначення місця видання;

4) Назва виду документу (ухвала);

5) Дата, або дата і номер;

6) Заголовок;

7) Текст ухвали;

8) Підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи;

9) Печатка.

Постанова

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки.

Постанови видають КМУ на основі та для виконання законів, у деяких випадках - Верховна Рада, профкоми та ін.

Текст постанови складається з двох частин - констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам.

Проект документа разом із супровідним листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, котрий відповідає за його видання, відправляється адресату.

Наказ

Наказ - це правовий акт, що його видає керівник підприємства (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством. В інших випадках наказ може стосуватися широкогокола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості [14; 69].

Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими правовими актами.

Проект наказу слід погоджувати з усіма заінтересованими особами (структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі необхідності -також інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають документи, які обумовлюють його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не передбачено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це право мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їхніх повноважень і компетенції.

Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.

Накази бувають: нормативними (наказ керівника про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку; індивідуальними (наказ керівника про преміювання конкретних працівників).

За призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності; накази по особовому складу.

Накази з основної діяльності - це правові акти, в яких оформляють рішення керівника, пов'язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його структурних підрозділів.

Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.

Реквізити наказу:

1. назва виду документа;

2. дата (проставляють у день підписання);

3. індекс (проставляють у день підписання);

4. місце складання чи видання;

5. заголовок до тексту;

6. позначка про контроль (проставляють у разі потреби);

7. текст;

8. підпис;

9. гриф погодження (у разі потреби);

10. візи (у разі потреби);

11. відбиток печатки (у разіпотреби);

12. позначка про виконавця.

Текст наказу складається з двох частин - констатуючої (вступної) та розпорядчої.

У констатуючій частині викладають цілі та завдання приписаних дій та причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для видання даного наказу.

Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі, її починають словами "НАКАЗУЮ", яке друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу, прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.

Вказівка

Вказівка - це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління [14; 73].

Право підписувати вказівку має керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки поділяється на констатуючу (вступну) та розпорядчу частини.

Констатуючу частину починають усталеними виразами, наприклад, прийменниками "Для...", "Відповідно до...", "Згідно з..." тощо, а закінчують словами "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ПРОПОНУЮ", після яких ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину вказівок оформляють, як і в наказах з основної діяльності.

Реквізити вказівки:

1) назва виду документа,

2) дата (проставляють дату підписання),

3) індекс (проставляють у день підписання),

4) місце складання чи видання,

5) заголовок до тексту,

6) текст,

7) підпис,

8) гриф погодження (у разі потреби),

9) позначка про виконавця.

Розпорядження

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичнусилу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження [14; 73].

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи: розпорядження загального характеру -- тривалої дії; розпорядження окремого характеру - стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань. Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст вказівки, лише в констатуючій частині можуть вживатися слова "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", "ДОЗВОЛЯЮ" тощо.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4

Реквізити:

1) назва структурного підрозділу;

2) коди;

3) назва виду документа;

4)дата;

5) індекс;

6) місце видання;

7) заголовок до тексту;

8) текст, що містить такі частини:

а) констатуючу (вказується мета або причини видання);

б) розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання);

9) підпис.

2.2 Рекомендації щодо вдосконалення системи документації на підприємстві

Документ, як основний носій інформації, є абсолютно необхідним для стабільної діяльності організацій загалом так і для банківської діяльності зокрема. На основі документів приймаються рішення управлінського характеру. В більшості випадків він є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між органами місцевого самоврядування. Також документ вважається засобом підтвердження правомірності дій керівницва банку з юридичної точки зору. Керівництво в банку першу чергу несе відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше збереження, як основних об'єктів, що відображають діяльність банку у всіх сферах втілення практичних завдань.

У зв'язку з розвитком економіки та переходом її на ринкові відносини відбувається неабияке зростання обсягу документної інформації. Працівникам Промінвестбанку слід дуже ретельно переводити документацію на українську мову,бо це може викликати дуже велику кількість помилок. Крім того слід застосовувати комп'ютерні системи оброблення та друкування документів, необхідно дотримуватися вимог чинних державних стандартів у галузі діловодства та банківсько справи, слід впроваджувати раціональні прийоми роботи.

Також необхідно відправляти на курси підвищення практичних і теоретичних знань тих працівників, які недостатньою мірою володіють цим комплексом уставлених методів, способів і прийомів роботи з документами, а інколи не знають вимог ДСТУ, що встановлюють порядок оформлення документів. Це буде сприяти встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини в установі. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.

Треба відмітити, що організація інформаційних потоків із використанням ЕОМ в цьому банку спростила систематизацію, збір, опрацювання та збереження інформації, зменшила площі для зберігання документів, удосконалила документообіг, поліпшила зворотній зв'язок, а також дала можливість підвищити продуктивність праці управлінського персоналу, підвищила ефективність, оперативність і обґрунтованість управлінських рішень, спростила контроль за їх виконанням.

Отже, можна зробити висновок, що механізація та автоматизація діловодних процесів Промінвестбанку- ефективний шлях підвищення продуктивності управлінської праці.

Але, у той самий час, реєстрація внутрішніх документів (розпоряджень та рішень) здійснюється у журналі реєстрації, в який заноситься дуже мало інформації про документ, а також важко знайти потрібний документ, не знаючи його порядкового номера. Тому потрібно розробити подібну програму для реєстрації внутрішніх документів підприємства.

ВИСНОВКИ

Отже, для будь-якої організації є дуже важливо постійно вдосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це безпосередньо впливає на якість прийняття управлінських рішень.

Підставою для створення документів на підприємстві є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінської діяльності, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінська діяльність підприємства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Треба сказати, що до групи розпорядчих документів належить багато різних документів. В курсовій роботі вдалося вказати на особливості написання лише певних видів.

Під рішенням, як розпорядчим документом, розуміють акт, який ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

В даній курсовій роботі була спроба дослідити специфічні особливості організації роботи з розпорядчими документами на основі служби діловодства в Промынвестбанку, та отримати цікаву і корисну інформацію про суть та порядок оформлення цих документів.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Конституція України. - Юрінком-К. - 1996.

2. Закон України „Про місцеве самоврядування в Україні" // Відомості Верховної Ради. - 1997. - №24. - С.170.

3. Закон України „Про статус депутатів місцевих Рад" // Відомості Верховної Ради. - 1994. - № 24. - С.180.

4. Закон України „Про звернення громадян". // Відомості Верховної Ради. -1996.-№47.-С. 256.

5. Закон України „Про службу в органах місцевого самоврядування" Офіційне видання. - К.: Парламентське в-во, 2001.

6. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

7. Бабич Н.Д. Основи культури мовлення. - Львів: Світ, 1990.- 225 с.

8. Блощинська В.А. Сучасне діловедення. -- Івано-Франківськ, 2002. -- 83 с.

9. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищ. та серед, спец. навч. закладів./В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. - К.: А.С.К., 2000.-400 с.

10. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємців і громадян. - Донецьк: Стакер, 1997. - 347 с.

11. Горбачук В.Т., Горбачук Д.В. Ділова документація українською мовою. - Слов'янськ: Веселка, 1996. - 187 с.

12. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. - К.: Либідь,1998. -256 с.

13. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів/За ред. Н.Д. Бабич. - Чернівці: Рута, 1996. - 267 с.

14. Коваль А.П. Ділове листування. -К.: Либідь, 1992. - 178с., 280с.

15. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К.: Вища школа, 1997. -234с.

16. Кочан О.М., Токарська А.С. Культура рідної мови. - Львів: Світ, 1996.-198 с.

17. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності. Навчальний посібник. - К.: УААУ, 1997. - 56 с.

18. Марахова А.Ф. Мова сучасних ділових документів. - К.: Наукова думка, 1981.-355 с.

19. Методичні вказівки з курсу „ Ділова українська мова" за темою складання й оформлення документів" для всіх студентів спеціальностей /Автор: Пахомов В.М.- Івано-Франківськ: Факел, 2000.-43 с.

20. Молдованов М., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. - К.: Техніка, 1992.-223 с.

21. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1996.

- 167 с.

22. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення. Підручник. -- К.:1997. -- 278 с.

23. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління : Підручник. -К.:МАУП, 1997.-344 с.