Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: «Бюджетный учет и отчетность»

Тема: «Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях»

2009

Содержание

Введение

1. Основные положения расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

1.1 Понятие учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

1.2 Нормативное регулирование учета расчета с подотчетными лицами

1.3 Нормирование командировочных расходов на территории России и за ее пределами

2. Организация бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы»

2.1 Краткая характеристика МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы

2.2 Документальное оформление: выдачи, использования и возврата подотчетных сумм в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы

2.3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы»

2.4 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

3. Перспективы и тенденции развития учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Проблемные вопросы в области учета расчетов с подотчетными лицами

3.2 Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом бюджетном учреждении и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого бюджетного учреждения расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у бюджетного учреждения возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом работники учреждения, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бюджетного учета называются подотчетными лицами.

Именно исходя из выше написанного, тема учета расчетов с подотчетными лицами представляется актуальной на сегодняшний день.

Основными задачами учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бюджетного учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· проанализировать деятельность МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы», пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бюджетного учёта командировочных расходов;

· выдвинуть предложения по совершенствованию бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

При написании курсовой работы я использовала учебные пособия таких авторов как: Балдина С.В., Колеватова О.А., Кондраков Н.П., Бабаева Ю.А., Кузнецова Г.А., и др. А так же использовались журналы: «Бюджетный учет», «БИНО» и др.

1. Основные положения расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

1.1 Понятие учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Под подотчетными лицами в бюджетном учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

При выдаче денежных средств организация обязана:

· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая и отчитываясь за наличные.

Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на оплату представительских расходов; на командировочные расходы; на хозяйственные нужды.

Учет представительских расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) учреждения.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема представителей других учреждений; по транспортному обеспечению представителей других учреждений, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с деятельностью учреждения.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор, командировкой не считается.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель, место, срок командировки; кто направляется в командировку; какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке; условия командировке за пределами России; порядок оформления командировки и т.д.

Командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные:

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается поездки работника, которые связаны с: покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов; осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства; подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы; другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

В Постановлении №729 нет упоминания об ограничении сроков командировки. Ранее он был равен 40 дней.

Источник: Журнал «Бюджетный учет»№ 11 2008 г., автор: Бунина А. Ю.

Учет операционно-хозяйственных расходов.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

1.2 Нормативное регулирование учета расчета с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

· Трудовым кодексом Российской Федерации;

· Бюджетным кодексом Российской Федерации;

· Гражданским кодексом Российской Федерации;

· Налоговым кодексом Российской Федерации;

· ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 №129-ФЗ, в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

· Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

· Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64-н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;

· Письмом ЦБ РФ от 4.10.1993 №18 «О порядке ведения кассовых операций», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.

· Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.

· Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об особенностях направления работников в служебные командировки»,

· Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;

· Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».

· Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ,

· Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148-н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

1.3 Нормирование командировочных расходов на территории России и за ее пределами.

Командировки по территории России

При возмещении командировочных расходов по территории Российской Федерации за счет средств федерального бюджета нужно учитывать следующие размеры, установленные Постановлением № 729:

1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки; 2) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, включая дни отъезда и приезда.

Учреждение вправе оплатить данные виды расходов в более высоком размере за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, если они установлены коллективным договором организации.

Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно в соответствии с Постановлением № 729 подлежат возмещению в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не превышающем стоимость проезда:

· железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

· водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

· воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

· автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные затраты, расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

· железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

· водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

· автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Зарубежные командировки

Оплата и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2002 № 173 «О валютном регулировании и валютном контроле».

Данным пунктом предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в командировку за рубеж выплачиваются с учетом следующих особенностей:

· при следовании работника с территории России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

· при следовании на территорию России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с ее территории и обратно определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Дополнительно при поездке в заграничную командировку работнику возмещаются такие расходы:

· затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

· обязательные консульские и аэродромные сборы;

· сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

· расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

· иные обязательные платежи и сборы.

Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства, который вернулся в тот же день, суточные в иностранной валюте следует выплачивать в размере 50 процентов суточных, установленных Постановлением № 812 (см. Приложение 1).

В случае если принимающая сторона (иностранное государство) обеспечивает работника, направленного в служебную командировку в данную страну иностранной валютой, то бюджетному учреждению выплачивать командированному суточные не нужно. А если иностранное государство не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает сотруднику суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных (вкл. надбавки) от установленных размеров(см. Приложение 2)

Источник: Журнал «Бюджетный учет» № 6 2008 г., автор: Сосновская Т. М.

В соответствии с изменениями, внесенными в главу 23 Налогового кодекса Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ, с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (подпункт 3 статьи 217 НК РФ).

2. Организация бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы»

2.1 Кратка характеристика МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы»

Муниципальное учреждение здравоохранения Бузулукская Центральная районная больница находится по адресу: ул. Рожкова 50а.

Руководитель бюджетного учреждения - Яковлев Виктор Петрович.

Гл. бухгалтер - Пудовкина Марина Петровна.

Зам. Гл. бухгалтера - Коробенко Валентина Михайловна.

Кассир - Ильина Елена Васильевна.

Больнице имеются следующие отделения:

· Урологическое отделение - 30 коек.

· Пульмонологическое отделение - 30 коек.

· Кардиологическое отделение - 40 коек.

· Гастроэнтерологическое отделение - 30 коек.

· Физиотерапевтическое отделение

· Рентгенологическое отделение

· Отделение функциональной диагностики

· Отделение платных услуг

· Реанимационное отделение

· Операционный блок

Численность персонала - 720 человек.

Также имеет на балансе:

· Поликлиника · Лаборатория · Аптека	· Авто-класс · Морг · Кухня

2.2 Документальное оформление: выдачи, использования и возврата подотчетных сумм в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы»

Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки», определившее особенности оформления командировок в пределах Российской Федерации, а также зарубежных командировок.

Оно пришло на смену морально устаревшей инструкции «О служебных командировках в пределах СССР», действующий с 1988 года.

Данный вопрос рассмотрим на конкретном примере: За декабрь 2008 года в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы» был командирован один сотрудник - Ермолаев Александр Николаевич в Москву. Командировка связана с повышением квалификации. Срок командировки 10 дней (с 2.12.2008 по 11.12.2008). На основании распоряжения руководителя - Яковлева В. П. были выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы:

Расходы на проезд к месту командировки и обратно - 2800 руб., на проездные билеты (в общественном транспорте) - 400 руб.; Оплата телефонных переговоров - 300 руб.; Оплата проживания - 3850 руб. (550*8 суток); Суточные -100 руб.

При возвращении из командировки Ермолаевым А. Н. был предоставлен отчет в результате которого, в кассу учреждения был возвращен остаток: за проезд - 85 руб., за телефонные услуги - 46 руб.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании заявления (См. Приложение 3) от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: расчет суммы командировочных расходов (См. Приложение 4), приказ руководителя о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (См. Приложение 5). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение (См. Приложение 6).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание (См. Приложение 7).

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию - авансовый отчет (см. Приложение 8) об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру (См. Приложение 9), перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Все операции за день отражаются в кассовой книге. Кассовая книга (См. Приложение 10, 11) - составленные по oпределенной форме учетные ведомости, в которых отражаются операции с наличными деньгами, учитываются поступления и выдача денег. Кассовые книги называют также кассовыми журналами.

Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей.

Данный вопрос рассмотрим на конкретном примере:

16 декабря 2008 года в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы» был выдан аванс на приобретение канцелярских принадлежностей Дмитриевой Екатерине Ивановне (секретарю) в размере 850 рублей.

Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.

В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.

Товарный чек (См. Приложение 12) необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров. Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название.

В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

После приобретения товарно-материальных ценностей необходимо представить подробный отчет руководству организации, в бухгалтерию - авансовый отчет (см. Приложение 14)

Представительские расходы организации

Любая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст. 9 ФЗ №129 должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из:

1) оформление так называемых подготовительных документов;

2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

3) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы регламентирующие:

· перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах;

· порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

· порядок расходования средств на представительские расходы;

· документальное оформление представительских расходов;

· порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств

на представительские расходы;

· нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

· распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение

официального мероприятия;

· распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

· программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

· отчет о расходах на проведение деловой встречи;

· авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими

произведенные расходы.

2.3 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы»

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм: .1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств; 2) В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения; 3) Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы; 4) Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия; 5) Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам; 6) Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия; 7) Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы; 8) Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому;

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов: 1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку; 2) Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке; 3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов; 4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм; 5) Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов: 1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм; 2) Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами: 1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети; 2) Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле;

5. Нарушения порядка учета представительских расходов: 1) Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие); 2) Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм;

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами: 1) Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами; 2) Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода; 3) Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно; 4) Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах;

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

Нарушения, связанные с несоблюдением порядка выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие с которым, выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

Нарушения, связанные с неправильным оформлением авансовых отчетов, которые выражаются в том, что к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетны средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

2.4 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

· выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами»;

· принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы», 010600000 «Вложения в нефинансовые активы», соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам», 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале», соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения»;

· возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах:

Счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» включает следующие счета:

020801000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда»;

020804000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

020805000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

020806000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

020809000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг»;

020815000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

020817000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

020818000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

020819000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

020820000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»; и другие.

3. Перспективы и тенденции развития учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Проблемные вопросы в области учета расчетов с подотчетными лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя.

Сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

3.2 Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Как и раньше, днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или других транспортных средств от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отправления в командировку считается текущие сутки, а с 00 часов и позже - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время необходимого для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Но теперь, согласно нормам Положения № 749, вопрос о явке сотрудника на работу в день выезда в командировку и в день приезда решает по договоренности с работодателем.

Источник: «Новый поворот» статья из журнала «Бюджетный учет» № 11, 2008 г, А. Ю. Бунина.

В соответствии с изменениями, внесенными в главу 23 Налогового кодекса Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ, с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (подпункт 3 статьи 217 НК РФ).

При этом норматив суточных в размере 700 и 2500 рублей - принят исключительно в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлен норматив суточных в размере 100 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

В соответствии с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Федеральным законом от 22.07.2008 г. № 158-ФЗ, с 1 января 2009 года сумма устанавливаемых в организации суточных не нормируется.

с 1 января 2008 г. в соответствии с подпунктом 3 статьи 217 НК РФ при непредставлении сотрудником документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, «суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке».

Главой 23 Налогового кодекса не предусмотрены нормы возмещения расходов на проезд до места назначения и обратно при отсутствии подтверждающих документов, поэтому суммы производимого на основании служебных записок расходов должны быть в полном объемы включены в налоговую базу по НДФЛ.

Заключение

В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бюджетного учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН.

В практической части работы был проведен учет расчетов с подотчетными лицами в МУЗ «Бузулукской Центральной районной больницы», основная сфера деятельности которой является оказание услуг в медицинской помощи.

В исследованный период был командирован сотрудник - Ермолаев Александр Николаевич. С целью повышения квалификации. Срок командировки 10 дней, с учетом время пребывания в пути. Оформлены все необходимые документы при направлении сотрудника в командировки и отчету по выданным денежным средствам.

Учреждение часто осуществляет хозяйственные операции, поскольку денежные средства выдаются водителям помощи медицинской помощи, на приобретение ГСМ, канцелярских товаров.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности учреждение организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Поэтому практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой учета расчетов с подотчетными лицами.

Правильно организованный бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетном учреждении обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и контрольной проверкой.

В данной курсовой работе, отражены все необходимые вопросы для рассмотрения и полноты раскрытия темы. Также отражены проблемные вопросы и изменения, которые коснулись учета расчетов с подотчетными лицами.

Список использованной литературы

1. Конституция РФ

2. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30 июля 2006 г. № 90-ФЗ (вступивший в силу со 2 октября 2006 г.)

3. Бюджетный кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 26 апреля 2007 г. № 63-ФЗ (вступивший в силу с 1 января 2008 г.)

4. Гражданский кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 21 марта 2005 г. № 22-ФЗ

5. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая Федеральный закон от 31 июля 1998г. №146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ (с изменениями и дополнениями)

6. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

8. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года № 64-н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;

9. Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 №18 «О порядке ведения кассовых операций»;

10. Постановление Правительства от 13 октября 2008 года № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки»,

11. Указ Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;

12. Указ Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года № 750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».

13. Федеральный закон от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»;

14. Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008г. № 148-н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету»;

15. Балдина С. В. «Бюджетный учет в Российской Федерации» - М.: МЦФЭР, 2005 г.

16. Колеватова О. А. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях», - М.: бюджетный учет, 2005 г.

17. Кондракова Н. П. «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях», М.: Проспект, 2006 г.

18. Кузнецова Г. А. «Как оформить и списать подотчетные средства» - М.: Приор-издательство, 2005 г.

19. Бабаева Ю.А. «Бухгалтерский учет»,- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006 г.

20. Журнал «Бюджетный учет», № 06 (42), 2008 год., статья: «Командировочные нюансы», автор: Сосновская Т. М., стр. 14-16;

21. Журнал «Бюджетный учет», № 11 (47), 2008 год., статья: «Командировочная революция», автор: Бунина А. Ю., стр. 68-69;

22. Программа: «Консультант плюс» (www.consultant.ru)

23. Программа: « Гарант» (www.garant.ru)

24. www.b-uchet.ru

25. www.buhgalt-uchet.ru