Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. Во втором случае в журналы-ордера записывают итоги вспомогательных ведомостей.

В журналы-ордера производятся только кредитовые записи того синтетического счета, операции которого учитываются в данном журнале. Например, в журнал-ордер № 1 по счету 50 «Касса» записываются только те операции, по которым счет «Касса» кредитуется. Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу. Тем самым исключается дублирование оборотов по корреспондирующим счетам. Месячные итоги каждого журнала-ордера показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в данном журнале, и суммы дебетовых оборотов каждого корреспондирующего с ним счета.

В ряде журналов-ордеров синтетический учет совмещается с аналитическим, например по счетам «Краткосрочные кредиты банка», «Прибыли и убытки» и др., причем расположение данных аналитического учета обеспечивает получение необходимых показателей для составления периодической и годовой бухгалтерской отчетности без дополнительных выборок и группировок. Самостоятельный аналитический учет (в карточках или книгах) ведется при данной форме учета лишь по тем синтетическим счетам, в развитие которых открывается большое количество аналитических счетов, например по учету материалов, основных средств, готовой продукции и др.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систематическая запись в журналах является одновременно и хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров при данной форме учета отпадает. Не составляются и мемориальные ордера, поскольку все показатели записываются в журналах в разрезе корреспондирующих счетов.

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий итог по кредиту счета подсчитывают и записывают его в журнал непосредственно из документов. Полученный итог сверяют с выведенными в отдельных графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости составляются лишь по тем счетам, в которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу следующей формы.

Главная книга при журнально-ордерной форме учета

Счет "Касса" ________________

(наименование счета)

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца и записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета представлена на рис. 2.

запись; сверка записи

Рис. 2 Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков свободна автоматизированная форма учета, созданная на базе использования ЭВМ. В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 3.

В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Рис. 3 Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет оснащать ими рабочие места бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Применение машинно-ориентированных форм учета обеспечивает: механизацию и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

1.2 Учет товаров в организациях, занятых в торговле

Торговая организация обязана вести бухгалтерский учет поступающих и реализуемых товаров на всех этапах их движения, а также возникающих при этом издержек обращения.

1.2.1Учет поступления товаров

Поступившие товары приходуются организацией по фактическому количеству в день их поступления или не позднее сроков, установленных для приемки по качеству.

- транспортных расходов до центрального склада организации, если они не относятся на издержки.

Делаются записи:

В случае получения торговой организацией товаров для продажи на условиях торговой комиссии (консигнации), то есть без права собственности на них, товары учитываются за балансом на счете 004 "Товары, принятые на комиссию" по стоимости установленной в договоре.

1.2.2 Учет реализации и отпуска товаров

Реализация товаров в торговых и иных посреднических организациях требует учета выбытия данных ценностей в количественном выражении по направлениям их выбытия, видам ценностей, а также характеру их дальнейшей реализации.

Особенность организации бухгалтерского учета выбытия товаров в организациях торговли и в иных посреднических организациях состоит в том, что учет товаров на основных складах, товаров, находящихся в пути, в том числе во внутрихозяйственных перевозках, товаров на складах магазинов оптовой и розничной торговли ведется на одном счете учета товаров. Это вызывает необходимость в организации четкого аналитического учета движения товаров по местам их нахождения в количественном и стоимостном выражении.

Учет должен также предоставлять данные для правильного определения сумм товарооборота и валового дохода от реализации товаров. Размер товарооборота и валового дохода определяется уровнем цен реализации товаров и их покупной (учетной) стоимостью.

Товары со складов в оптовую и розничную торговлю отпускаются по весу или количеству с оформлением отпуска бланками первичной учетной документации строгой отчетности. В необходимых случаях (на продовольственных складах) товары перед их отгрузкой подвергаются переборке, сортировке и калибровке.

Учет отпуска товаров со склада ведется в ведомости отгрузки и реализации товаров. При этом аналитический учет отпуска товаров должен предоставлять информацию о выбытии товаров по следующим направлениям:

- в оптовую торговлю;

- в розничную торговлю;

- отдельно в магазины, входящие в единую торговую систему одной организации с центральным складом;

- в магазины, являющиеся дочерними обществами;

- в магазины и торговые организации, не зависимые от организации - владельца товаров.

На основании отдельных ведомостей отгрузки товаров, составляемых по направлениям их выбытия, составляется сводная ведомость отгрузки и реализации товаров в натуральном и стоимостном выражении.

Одной из главных задач учета выбытия товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса организации.

Торговые организации (как и другие организации, занятые в сфере материального производства) могут использовать методы оценки товаров при их выбытии в оценке их по средней (средневзвешенной) себестоимости, по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО) и по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

Рассмотрим на условных примерах порядок использования данных оценок.

1. Метод средней (средневзвешенной) себестоимости.

Оценка товаров при их продаже и списании по средней (средневзвешенной) себестоимости основана на определении средней себестоимости единицы каждого вида товаров, имевших движение в отчетном месяце, как проданных, так и оставшихся на складе на конец месяца.

Пример1

Здесь и далее данные приводятся по одному виду товаров

1. Средняя цена товаров, поступивших за месяц:

(10,0 тыс. руб. +5,0 тыс. руб. + 6,6 тыс. руб. +9,6 тыс. руб.) / 290 = 31,2 тыс. руб. / 290 = 107,6 руб.

2. Общая себестоимость товаров, числящихся в остатке:

130 107,6 руб. = 14,0 тыс. руб.

3. Себестоимость проданных товаров:

31,2 тыс. руб. - 14,0 тыс. руб. = 17,2 тыс. руб.

или

160 107,6 руб. = 17,2 тыс. руб.

4. Средняя цена продажи:

17,2 тыс. руб. / 160 = 107,6 руб.

2. Метод ФИФО

Этот метод представляет собой оценку товаров по себестоимости первых (с учетом стоимости остатков) в течение отчетного месяца закупок товаров.

Указанный метод предусматривает учет заготовок товаров в течение отчетного месяца по фактической себестоимости. При продаже товаров, а также выбытии товаров на другие цели их списание производится по себестоимости первых в отчетном месяце закупок, с учетом стоимости товаров, числящихся в учете на начало месяца.

Для этого сначала определяется себестоимость не использованных на конец отчетного месяца товаров исходя из затрат на последние закупки товаров.

Стоимость проданных товаров определяется путем вычитания из стоимости остатков товаров на начало отчетного месяца с учетом стоимости поступивших за отчетный месяц товаров, стоимости приходящейся на остаток товаров на конец месяца.

Распределение стоимости проданных товаров по счетам учета реализации и другим счетам их использования производится исходя из средней стоимости единицы каждого вида товара и количества товаров, проданных или выбывших на другие нужды.

3. Метод ЛИФО.

Данный метод обеспечивает соответствие текущих доходов и расходов и позволяет учесть влияние инфляции на результаты финансовой деятельности организации.

При этом методе товары на конец отчетного месяца оцениваются исходя из их количества и предположения, что стоимость данных товаров складывается из затрат на первые их закупки.

Стоимость проданных товаров определяется путем вычитания из стоимости остатков товаров на начало отчетного месяца с учетом стоимости поступивших за отчетный месяц товаров, их стоимости, приходящейся на остаток товаров на конец отчетного месяца. Распределение стоимости проданных товаров по счетам учета реализации и другим счетам их использования производится исходя из средней стоимости единицы каждого вида и количества проданных товаров.

Пример оценки расхода 100 единиц материалов по методам ФИФО и ЛИФО представлен в таблице.№ 1 Применение указанных методов оценки материальных ресурсов ориентирует предприятие на организацию аналитического учета материалов по отдельным партиям (а не только по видам материалов). Можно оценить израсходованные материалы расчетным путем, используя следующую формулу:

Р=О_и + П - О_к,

где Р - стоимость израсходованных материалов;

О_и и О_к - стоимость начального и конечного остатков материалов;

П - поступление за месяц.

Оценка материалов по методам ФИФО и ЛИФО

Таблица№1

Положением по учету материально-производственных запасов предусмотрено использование дополнительно к перечисленным нового способа оценки фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, - по прямой стоимости единиц изделия - метод НИФО. В бухгалтерском учете отпуск товаров со склада по принятой организацией оценке отражается в следующем порядке:

При использовании в целях налогообложения метода определения выручки от реализации товаров по моменту их оплаты, для целей налогообложения указанная выручка складывается из сумм, поступивших на счета учета денежных средств в оплату за отпущенные товары, а также сумм, указанных при зачете взаимных требований;

Если тара учитывается по средним ценам, установленным по видам (группам) тары, то разница между отпускными ценами на тару и средними учетными ценами отражается следующим образом:

При определении в бухгалтерском учете выручки от реализации продукции по "кассовому" методу (в случае, если договором обусловлен момент перехода права владения, пользования и распоряжения отгруженной продукцией (товарами) и риска ее случайной гибели от организации к покупателю (заказчику) после момента поступления денежных средств в оплату отгруженной продукции (товаров) делаются записи:

Возврат товаров на склад отражается сторнировочными записями по счетам учета товаров и их реализации.

В отдельных случаях организации могут произвести обмен товарами без их оплаты, так называемый бартер.

Бартер - это безвалютный, но оцененный и сбалансированный по стоимости обмен товарами, оформляемый единым договором (контрактом).

В бухгалтерском учете бартерные сделки отражаются в следующем порядке:

Товары, переданные для переработки другим организациям, не списываются со счета 41 "Товары", а учитываются на счете 41 обособленно.

Как уже было отмечено выше, в случае получения торговой организацией товаров для продажи на условиях торговой комиссии (консигнации) товары учитываются на забалансовом счете 004 "Товары, принятые на комиссию" по стоимости, установленной в договоре.

При реализации товаров на условиях торговой комиссии (консигнации) схема проводок зависит от формы участия организации в расчетах.

При условии участия организации в расчетах в учете делаются следующие записи (комиссионное вознаграждение определяется как разница между продажной стоимостью товаров и задолженностью поставщику):

1.2.3 Учет потерь товаров

Потери товаров возникают в процессе их транспортировки (перевозки) до склада, хранения и реализации.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. № 170, убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения.

Недостача ценностей, а также их порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники нес установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостачи и порчи списываются на издержки обращения.

Потери товаров могут быть вызваны их естественной убылью, результатом бесхозяйственности или обстоятельствами непреодолимой силы.

Наряду с этими потерями по отдельным видам товаров, требующим переработки до момента их отпуска в торговлю для продажи, потери возникают также и на этой стадии.

Результат переборки, сортировки, калибровки товаров по каждому их виду отражается в специальном акте о их переборке, который подписывается членами комиссии, утвержденной для этой цели руководителем организации.

В акте показывается количество товара (продукции), отпущенного в переборку, допущенного к реализации и негодного к использованию. Акт составляется в двух экземплярах - один для бухгалтерии, другой - остается у материально-ответственного лица.

Акт составляется на каждый вид товара (продукции). Акт фиксирует на дату переборки физическое состояние отдельных товаров и служит для контроля за правильным оформлением выбытия товаров и списания их стоимости с подотчета материально-ответственного лица.

Потери товаров на всех стадиях их движения подразделяются на нормируемые потери и ненормируемые (сверхплановые) потери.

К нормируемым потерям товаров относятся их потери в пределах норм естественной убыли, произошедшие по различным причинам при перевозке, хранении и продаже, связанные с изменением их физико-химических свойств (распыл, усушка, раскрошка, утечка, разлив и т.п.).

Нормы установлены в процентах к продажной стоимости товаров и дифференцированы по видам товаров, временам года их использования, климатическим зонам, срокам и условиям хранения.

При списании товаров в пределах норм естественной убыли необходимо руководствоваться рядом нормативных документов Минторга СССР (в части промышленных товаров - от 2 декабря 1988 г. №196, от 28 декабря 1988 г. №213, от 27 ноября 1991 г. №94, от 24 сентября 1991 г. №68 и др.; в части продовольственных товаров - от 2 апреля 1987 г. №88, от 18 августа 1988 г. №150 и др.), Госснаба СССР (в части продовольственных товаров - от 5 декабря 1978 г. №66, от 21 октября 1988 г. №12 и др.; в части промышленной продукции - от 5 сентября 1985 г. №97, от 6 апреля 1987 г. №37 и др.), Минторга РСФСР (в части продовольственных товаров - от 21 мая 1987 г. №085 "О нормах естественной убыли продовольственных товаров в торговле", от 22 февраля 1988 г. №45 и др.) и другими документами, с учетом отраслевых особенностей.

Нормы являются предельными для списания потерь на издержки организации и применяются только при наличии фактических потерь товаров.

Списание естественной убыли товаров может производиться только после их инвентаризации на основе соответствующего расчета.

Приведем общую схему расчета суммы убыли товаров:

Расчет убыли по товарам с 1 января 1999 г. по 30 июня 1999 г.

1. Естественная убыль на остаток товаров по описи предыдущего учета на 1 января 1996 г.:

2. Начислено естественной убыли на поступившие товары:

3. Всего начислено вместе с остатком (стр.1 + стр.2):

4. Всего исключено, в том числе:

а) начислена естественная убыль по документам на выбывшие товары:

б) начислена естественная убыль по инвентаризационной описи товаров на 1 июля 1999 г.:

5. Сумма естественной убыли к списанию на реализованные товары (стр.3 - стр.4):

Нормы естественной убыли могут также устанавливаться в процентах на отчетный год к товарообороту организации.

Нормы естественной убыли применяются к товарам, отпущенным со склада за период между двумя инвентаризациями одних и тех же товаров с учетом срока их хранения.

Если учет товаров на складе ведется по сортам, то для определения размера естественной убыли необходимо рассчитывать средний срок хранения товара на складе.

Недостача товаров в пределах установленных норм естественной убыли списываются с материально-ответственных лиц по тем ценам, по которым товары были оприходованы.

Отнесение товарных потерь на издержки обращения производится по покупным ценам. Разница между покупными и продажными (розничными) ценами относится за счет торговых скидок.

1.3 Инвентаризация имущества предприятия

При проведении внутреннего аудита широко используется инвентаризация ценностей - физическая проверка - осмотр и подсчет аудитором материальных активов (производственных запасов, денежных средств, основных фондов и др.), а также инвентаризация расчетов и обязательств и других статей баланса.

Предписано, что порядок проведения инвентаризации на каждом отдельном предприятии должен быть предусмотрен Учетной политикой предприятия как основополагающим методом проверки наличия на его балансе активов и обязательств. Наличие такого порядка обусловлено спецификой работы отдельно взятого предприятия.

Кроме того, Законом предусмотрено, что все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств в порядке и сроки, предусмотренные и установленные руководителем организации за исключением приведенных ниже случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Участие специалистов внутреннего аудита в составе инвентаризационных комиссий наряду с представителями администрации предприятия, работниками бухгалтерской, инженерной, технологической и других служб предусмотрено Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Поэтому они принимают участие не только в проведении плановых и выборочных инвентаризаций, но и в случаях когда проведение инвентаризации обязательно, а именно:

- при передачи имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально-ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных чрезвычайными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской федерации.

Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.

Обязательная периодичность проведения полных инвентаризаций в зависимости от вида имущества предусмотрена Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Так, инвентаризация сырья и материалов должна проводиться ежегодно, основных средств - один раз в три года, библиотечных фондов - один раз в пять лет.

В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Правила проведения инвентаризаций регламентированы Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Специалист внутреннего аудита перед инвентаризационным процессом обязан проверить наличие на предприятии в составе Учетной политики порядка проведения инвентаризации как этого требует Закон, проверить содержание этого порядка на соответствие требованиям Методических указаний.

В соответствии с этими указаниями на предприятии приказом или распоряжением руководителя создаются рабочие и постоянно действующие инвентаризационные комиссии. Задачи рабочих инвентаризационных комиссий:

- инвентаризация имущества и денежных средств предприятия;

- участие в определении результатов инвентаризации;

- разработка предложений по упорядочению хранения товарно-материальных ценностей и денежных средств;

- оформление инвентаризационных описей и протоколов результатов обследования инвентаризируемых объектов.

Рабочие инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

- соблюдение сроков и порядка проведения инвентаризаций;

- полноту и точность внесения в опись данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и средств в расчетах;

- правильность указания в описях отличительных свойств товарно-материальных ценностей (сорт, марка, технические условия и др.);

- своевременность оформления результатов инвентаризации и сдачи их в бухгалтерию предприятия.

Внесение членами рабочих инвентаризационных комиссий в описи заведомо неправильных данных влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем пересчета, перевзвешивания, обмера, а нематериальных активов - по документам.

По установленным правилам инвентаризация имущества производится по его местонахождению и каждому материально-ответственному лицу обязательно в присутствии всех членов рабочей комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них может в дальнейшем послужить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала инвентаризации специалист по внутреннему аудиту обязан:

- выяснить, как часто проводилась инвентаризация имущества на данном объекте;

- проверить бухгалтерскую документацию по ранее проводившимся инвентаризациям на данном объекте;

- ознакомиться с номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей;

- выявить дорогостоящие товарно-материальные ценности;

- проанализировать имеющуюся систему учета товарно-материальных ценностей;

- выявить сильные и слабые стороны системы учета ценностей.

В случае наблюдения или осуществления методического руководства проведением инвентаризации (без участия в составе комиссии) аудитору с целью обеспечения надежности средств контроля следует:

- принять участие в проведении контрольных измерений (взвешивании, пересчете и др.);

- установить, имеются ли устаревшие, используемые или мало используемые товарно-материальные ценности;

- проверить, хранятся ли отдельно ценности, принадлежащие другим юридическим и физическим лицам, и учитываются ли они отдельно в складском учете и в бухгалтерии на забалансовых счетах.

Непосредственно перед началом проверки фактического наличия имущества материально ответственное лицо обязано представить членам рабочей инвентаризационной комиссии приходные и расходные документы о движении материальных ценностей, денежных средств или отчеты об их движении. Все эти документы визируются председателем комиссии с указанием даты и надписью «до инвентаризации». Это служит основанием для бухгалтерии для исчисления остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

На оформление этих документов обращается особое внимание. На стадии приема результатов юридической проверки выявляется законность и достоверность совершенных хозяйственных операций, а также наличие в них следующих реквизитов:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки;

- дополнительные реквизиты исходя из характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации.

Аудитору необходимо помнить, что незаконные операции и злоупотребления могут иметь место и при внешне правильно составленных документах. Поэтому в ходе их осмотра рекомендуется вызывать лиц, подписавших документы, для подтверждения подлинности подписей и фактов получения товарно-материальных и денежных ценностей. Осмотр документов рекомендуется проводить при достаточном освещении (лучше всего дневном). Осмотру подвергаются лицевая и оборотная стороны документа.

Перед началом основной процедуры у материально-ответственного лица (лиц) должна быть истребована расписка в том, что все приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества (ценностей) в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевзвешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов учета, их количество указывается в описях согласно номенклатуре в единицах измерения, принятых в учете, с заполнением чернилами или шариковой ручкой без помарок и подчисток.

В случае обнаружения ошибок их исправление производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества, записанного на данной странице в натуральных показателях вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны.

В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

После подписания инвентаризационных описей всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами), в конце описи материально-ответственное лицо (лица) дают расписку, которой подтверждают, что проверка имущества произведена в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам рабочей инвентаризационной комиссии и принятие поименованного в описи имущества на дальнейшее ответственное хранение.

При смене материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то при уходе рабочей инвентаризационной комиссии помещения, где хранятся ценности, опечатываются. В этом случае, а также в случае перерывов в работе (обеденный перерыв, время отдыха, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи должны храниться в ящике, шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Материально-ответственные лица должны немедленно, т.е. до открытия помещения, склада, ангара, кладовой, секции и т.п., сделать заявление председателю рабочей инвентаризационной комиссии в случае обнаружения после проведенной инвентаризации ошибки в описях. После этого вышеназванная комиссия проверяет указанные в заявлении факты и в случае их подтверждения исправляет ошибки установленным порядком.

После окончания проведения инвентаризации председатель рабочей инвентаризационной комиссии обязан сдать надлежаще оформленные материалы инвентаризации в бухгалтерию где проверяется их качество, правильность указанных цен, таксировка, подсчет итогов, о чем на последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Только после этой процедуры выводится окончательный результат инвентаризации.

Товарно-материальные ценности, поступившие во время снятия остатков, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии рабочей инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись с указанием поставщика, даты поступления, даты и номера сопроводительного документа количества, цены, суммы и других обязательных реквизитов.

Для оформления результатов инвентаризации практикуется применение единых регистров, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Выявленные при выведении результатов инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации.

Так, основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты у организации или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия соответственно на издержки производства или обращения у предприятия или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации с последующим списанием. Нормы убыли могут применяться лишь при обнаружении фактических недостач.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, результатом все же окажется недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии утвержденных норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча относится на виновных лиц. В тех случаях, когда виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства или обращения у предприятия или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации.

В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекции по качеству, специализированной лаборатории и др.).

При возникновении пересортицы особое внимание необходимо обратить на зачет выявленных излишков и недостач. В таких случаях следует исходить из установленного правила: взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого материально-ответственного лица в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О причинах допущенной пересортицы материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на предприятиях на издержки обращения или производства, а в бюджетных организациях - на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах заседания постоянно действующей инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Обычно рассмотрению такого вопроса предшествует проведение административного расследования. Результаты и выводы последнего служат предметом рассмотрения центральной постоянно действующей инвентаризационной комиссии предприятия.