Документальне оформлення аудиту

Документальне оформлення аудиту

Вступ

Перехід України до нових економічних відносин насамперед був зумовлений змінами у відносинах власності. Почали розвиватися підприємства недержавної форми власності, став формуватися прошарок власників. Усі ці процеси об'єктивно зумовили необхідність становлення і подальшого розвитку незалежного аудиту.

Аудит в Україні почав активно розвиватися після виходу закону України “ Про аудиторську діяльність ” від 22 квітня 1993 року № 3125 - 12 та Міжнародних нормативів аудиту , Кодексу професійної етики аудиторів України.

Метою викладання дисципліни є формування у студентів знань, що дають можливість зрозуміти сутність та необхідність аудиту.

Завдання дисципліни :

з'ясування суті, значення, предмета й об'єкта аудиту як науки і практичної діяльності;

вивчення нормативних актів, що регулюють аудиторську діяльність, ознайомлення з міжнародними стандартами і національними нормативами аудиту;

розгляд організації роботи аудиторських фірм й управління аудитом;

визначення етапів аудиторської перевірки;

ознайомлення з поняттям та методикою розрахунку аудиторського ризику;

оволодіння методикою аудиту активів і пасивів підприємства, аналізу фінансової звітності;

набуття навичок в оформленні робочих документів аудитора, складанні аудиторського звіту й висновку.

Вивчення курсу базується на знанні економічної теорії, статистики, економіки, бухгалтерського обліку, фінансів, господарського права тощо.

Під час індивідуальної роботи студенти набувають практичних навичок із контрольно-аналітичних процедур. Навчаються систематизувати свої знання, розв'язувати проблемні господарські ситуації, робити самостійні висновки.

1. Суть, необхідність та вимоги до складання робочих документів

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації - робочої та підсумкової.

Аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийнятих рішень по результатах проведеної аудиторської перевірки, які в свою чергу будуть покладені в основу аудиторського висновку. Робоча документація - це записи, за допомогою яких аудитор фіксує приведенні процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час проведення аудиторської. перевірки. У робочу документацію включається інформація, яка на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку і яка повинна підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері, або зафіксована на електронних носіях інформації або на кіно чи відеоплівку.

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає. краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення в ній реєструються результати аудиторських експертиз,виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.

Підсумкові документація складається з аудиторського висновку та документації, яка передається замовникові перевірки. Аудиторський висновок с обов'язковим компонентом підсумкової документації.

Основним призначенням робочих документів вважають: розробку плану перевірки; підтвердження виконання плану перевірки; систематизацію інформації, яка збирається в процесі перевірки; організацію оперативного управління процесом перевірки; створення основи для визначення ефективності виконаної роботи кожним аудитором; оцінку адекватності поточних методів аудиту (див. рис.1.1).



Рис. 1.1. Призначення робочої документації

Зміст робочої документації значною мірою є питанням професійного судження аудитора, оскільки немає ні можливості, ні необхідності документувати кожне спостереження або обстеження.

Робочі документи необхідно професійно та грамотно оформляти. Оформлення документів здійснюється так, щоб забезпечити доступність для прочитання та усвідомлення змісту. Конкретні форми робочих документів визначаються аудиторами (аудиторськими фірмами) з урахуванням специфіки окремих питань аудиту. Оскільки використання стандартних форм робочої документації (наприклад, стандартні бланки і тощо) позитивно впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, необхідно впроваджувати в аудиторських фірмах єдині форми ведення робочої документації. Доцільно використовувати в якості робочої документації матеріал, підготовлений клієнтом. Це прискорює процес оформлення робочої документації. У таких випадках аудиторові необхідно переконатися в тому, що ці матеріали відповідають справжньому стану справ і перевірити їх ретельність та правильність. Бажано до початку перевірки попросити клієнта підготувати необхідні матеріали для використання їх в якості аудиторської документації.

Правильне оформлення документів є, не менш важливим, ніж
фактичний їх зміст.

По-перше - якщо всі етапи аудиту правильно і своєчасно задокументовані, аудитор зможе пред'явити необхідні докази своєї правоти у випадку виникнення судових розглядів.

По-друге - відповідне документування дозволяє скласти більш-повне уявлення щодо проведеної роботи, забезпечити ефективний контроль з боку менеджерів і партнерів за роботою спеціалістів аудиторської фірми, а також дозволяє зробити правильні висновки щодо діяльності клієнта протягом всіх стадій аудиту.

По-третє - правильне документування, аудиту допомагає оперативно використовувати свідчення попередніх перевірок, документи, сформовані іншими спеціалістами.

Вимоги щодо оформлення робочих документів:

1) на першій сторінці кожного робочого документа повинно бути вказано найменування аудиторської фірми, яка провела аудит, найменування підприємства-клієнта, номер і дата укладання договору, згідно з яким здійснюється аудит;

2) кожний робочий документ повинен мати назву, наприклад: "Аудит обліку основних засобів", "Аудит проведення інвентаризації" тощо;

3) кожний робочий документ повинен мати свій номерний індекс;

Робочі документи індексують за допомогою різноманітних систем, як буквених, так і цифрових, або різних сполучень цих систем:

1) сторінки кожного робочого документа повинні бути пронумеровані;

2) в кінці кожного робочого документа вказується прізвище аудитора, який заповнив цей документ (тобто той, хто виконав перевірку аспектів, відображених у цьому документі), проставляються його підпис і дата (або період) заповнення документа.

Робочі документи звичайно включають:

1) інформацію, що стосується юридичної та організаційної структури підприємства;

2) необхідні витяги або копії юридичних документів, угод і протоколів;

3) інформацію про сфери діяльності підприємства, технологічну та Структурну системи його функціонування;

4) відображення вивчення та оцінки систем обліку та внутрішнього
контролю;

5) документація про планування аудиту;

6) аналіз показників та залишків по рахунках;

7) аналіз важливих показників та тенденцій;

8) відображення суті, термінів і масштабу виконання аудиторських процедур та результатів;

9) вказівка до конкретних осіб, які виконували аудиторські процедури, та час виконання;

10) висновки сторонніх аудиторів або експертів, яких залучали до аудиту окремих конкретних питань;

11) листування з клієнтом за окремими питаннями, якщо таке має місце, або копії бесід (усних обговорень);

12) копії листів з третіми особами, копії фінансових звітів клієнта (або копіювання і показників балансу розрахунків) в разі потреби;

13) опис відповідей клієнту за різноманітними запитаннями в ході проведення аудиту;

14) висновки, зроблені аудитором, за різноманітними аспектами аудиту, в тому числі винятки і надзвичайні моменти, якщо такі мали місце, розкриті в ході аудиторських процедур, та те, як вони були вирішені, а також достатнє розкриття низки фактів і міркувань щодо цих висновків.

Практика показує, що більшість вітчизняних аудиторів
відносяться і до документування перевірки як до "побічного явища", яке
обтяжує їх роботу.

Вимоги до робочих документів:

1) повинні містити опис усіх важливих моментів і обставин, з якими аудитору доводиться мати справу під час проведення аудиту.

2) повинні бути достатньо повними та докладними, щоб дати змогу досвідченому аудитору, який не мав зв'язку з попереднім аудитором, визначити на їх основі, яка робота була проведена, та обґрунтувати зроблені висновки. Робочу документацію слід складати в міру просування процесу аудиту з тим, щоб деталі та проблеми не були випущені.

Робочі документи складаються в довільній формі. В них повинна міститися необхідна довідкова інформація про клієнта, короткий опис роботи, яка виконується. Також необхідно зазначити: метод проведення перевірки - суцільна чи вибіркова, або обсяг перевіреної документації; зауваження по результатах перевірки; перелік первинних та інших документів, що не були подані до перевірки; інші виявлені невідповідності чинному законодавству; думку аудитора щодо способу усунення знайдених недоліків; інші рекомендації щодо поліпшення господарсько-фінансової діяльності клієнта.

Крім того, в робочих документах повинні знайти відображення: опис системи внутрішньогосподарського контролю клієнта (з виділенням слабких місць і позитивних сторін цієї системи); програма аудиту, а також результати аудиту за минулий рік.

Склад, кількість і зміст документів, які входять до робочої документації аудиту, визначаються аудиторською фірмою самостійно. Це зазвичай залежить від:

1) характеру і масштабу роботи, яка проводиться;

2) характеру і складності-діяльності клієнта;

3) стану бухгалтерського обліку клієнта;

4) надійності системи внутрішнього контролю клієнта;

5) умов договору з клієнтом.

Документи, які входять до складу робочої документації аудиту, як правило, повинні мати наступні обов'язкові реквізити:

1) найменування документа;

2) найменування економічного суб'єкта, в якого проводиться аудит;

3) період, за який проводиться аудит;

4) дату виконання аудиторської процедури або складання документа;

5) зміст документа;

6) особистий підпис особи, яка склала або перевірила документ;

7) дату перевірки документа;

8) посилання на джерело свідчень, включених в документ.

Якщо в робочій документації використовуються умовні позначення (покажчики), то вони повинні бути пояснені.

Необхідно звернути увагу на конфіденційний характер робочих документів аудитора. Після закінчення аудиту потрібно вжити всі необхідні заходи щодо захисту робочих документів.

Робочі документи можуть надаватись у розпорядження сторонніх осіб лише з дозволу клієнта.

Підсумовуючи, можна сказати, що робочі документи повинні містить такі відомості:

1) методику, що застосовувалась;

2) використані тести;

3) одержану інформацію;

4) висновки.

Аудитор повинен документувати не кожне спостереження або розгляд, а лише ті з них, які він вважає важливими, які є його суб'єктивною оцінкою.

Робочі документи мають буту професійно складені. Їх оформлення повинно забезпечити доступність для прочитання. Однак конкретні форми використаних робочих документів визначаються аудиторами (аудиторськими фірмами) з урахуванням специфіки окремих питань аудиту.

Оскільки використання робочої документації встановленої форми (наприклад, стандартні бланки та ін.) безпосередньо впливає на ефективність і якість аудиторської роботи, в конкретній аудиторській фірмі рекомендується додержуватись уніфікованої форми ведення робоче і документації.

Аудитор має також використовувати цифрову або аналітичну інформацію та іншу документацію, підготовлену клієнтом. В таких випадках він повинен переконатися в тому, що ці матеріали відповідним чином підготовлені.

Робоча документація повинна містити всі свідчення, необхідні та достатні для:

1) складання об'єктивної думки аудитора про стан справ клієнта;

2) складання аудиторського висновку за результатами аудиту, проведеного аудиторською організацією;

3) підтвердження того, що аудит проведений аудиторською фірмою у відповідності з актами, які регулюють аудиторську діяльність в Україні;

4) здійснення аудиторською фірмою контролю за ходом аудиту;

5) планування аудиту аудиторською фірмою.

Робочі документи можуть реально підтвердити, що аудит був добре спланований, що зібрані свідчення достовірні, і аудиторський висновок відповідає результатам проведеної перевірки. При необхідності можна оцінити, чи дійсно аудитор, зібрав достатньо свідчень, щоб скласти саме такий аудиторський висновок.

Важливо, щоб подробиці робочого документу співпадали зі змістом підтвердженої фінансової звітності. Висновки, до яких аудитор прийшов по даній частині аудиту, повинні мати чіткий і недвозначний характер. На підставі записів, здійснених в робочих документах, складається аудиторський висновок.

Заслуговує на увагу відображення в робочих правова документах інформація відносно організаційно-правової форми і організаційної структури економічного суб'єкта, основних видах його діяльності. Дана інформація може складатися в довільній формі з дотриманням загальних правил оформлення робочої документації. Джерелами отримання даної інформації є установчі, реєстраційні документи, ліцензії, договори, контракти, документи, які регламентують виробничу і організаційну структуру економічного суб'єкта, плани, кошториси, бухгалтерська, статистична і податкова звітність, матеріали перевірок, судових позовів, свідчення, отримані з бесід з керівництвом.

Робочі документи з планування. До робочих документів відносяться документи з планування аудиту. Результати процедур, які проводились аудиторською організацією при підготовці загального плану і програми аудиту, слід окремо документувати.

При розробці даних документів аудиторська організація може вносити зміни до їх змісту і форми, виходячи з особливостей аудиту, який проводиться, форм і методів аудиту, який застосовується.

В загальному плані, як правило, слід передбачити:

1) період аудиту, приблизні строки роботи групи і бюджет робочого часу;

2) формування аудиторської групи, численність і кваліфікацію, прийнятність і змінність аудиторів, які залучаються до проведення аудиту;

3) розподіл аудиторів у відповідності з їх професійними якостями та посадовими рівнями по конкретних ділянках аудиту;

4) інструктаж всіх членів аудиторської групи;

5) порядок контролю керівника групи за виконанням плану і якістю
роботи асистентів аудитора, за веденням ними робочої документації;

6) запланований аудиторський ризик;

7) запланований рівень суттєвості.

Програма аудиту повинна бути складена в розвиток загального плану аудиту. Програма є детальною інструкцією асистентам аудитора і одночасно засобом контролю якості роботи.

Аудиторську програму слід складати у вигляді програми (переліку) аудиторських процедур по суті.

Програма тестів засобів контролю представляє собою перелік дій (питань), призначених для збору інформації про функціонування системи внутрішнього контролю та обліку.

Програма аудиторських процедур по суті включає перелік дій аудитора, питань, які розглядаються, необхідних для детальної перевірки правильності відображення в бухгалтерському обліку оборотів і сальдо по рахунках.

Кожна аудиторська процедура в програмі повинна бути позначена номером або кодом.

Робоча документація по вивченню та оцінці систем бухгалтерського обліку та контролю. Робоча документація також може включати:

1) робочі документи у вигляді таблиць, які містять спеціально розроблені тестові процедури;

2) перелік типових питань для з'ясування думки керівного персоналу і працівників економічного суб'єкта;

3) спеціальні бланки та перевірочні листи;

4) блок-схеми та графіки;

5) перелік зауважень, протоколи або акти.

Робочі документи повинні містити записи про перевірку застосування економічним суб'єктом таких процедур внутрішнього контролю як:

1) арифметична перевірка правильності бухгалтерських записів;

2) перевірка правильності здійснення документообігу і наявності дозволяючих записів керівного персоналу;

3) проведення у відповідності зі встановленим порядком періодичних інвентаризацій майна та зобов'язань;.

4) здійснення заходів, направлених на фізичне обмеження доступу несанкціонованих осіб до системи ведення документації і записів по бухгалтерських рахунках;

5) дослідження динаміки господарських. показників, порівняння затамованих організацією і кошторисних показників з тими, що фактично мали місце та з'ясування причин їх суттєвих розходжень.

Робочі документи по проведенні аналітичних процедур можуть містити записи про застосування аудитором наступних аналітичних процедур:

1) порівняння фактичних показників бухгалтерської звітності економічного суб'єкта з плановими (кошторисними) показниками,визначеними клієнтом, з прогнозними показниками, самостійно визначеними аудитором, і з показниками попередніх звітних періодів;

2) обчислення відносних коефіцієнтів, які характеризують, фінансову стійкість економічного суб'єкта та аналіз їх динаміки;

3) співставлення залишків по рахунках аналітичного та синтетичного обліку за різні періоди;

4) співставлення найважливіших, показників бухгалтерської звітності з середніми показниками відповідної галузі (за наявності);

5) дослідження незвичайних або несуттєвих відхилень у фінансових показниках організації, отриманих з різних джерел, виявлених аудитором при проведенні аналітичних процедур.

Робочі документи про проведені процедури. Робочі документи, які містять записи про проведені аудиторські процедури по перевірці господарських операцій, залишків по рахунках бухгалтерського обліку і показників форм бухгалтерської звітності.

Робочі документи по проведених аудиторських процедурах повинні містити дані про те, що аудитор отримав достатні докази для обґрунтованого вираження думки щодо достовірності бухгалтерської звітності, в тому числі, які питання, документи, рахунки бухгалтерського обліку перевірені аудиторам.

2. Класифікація документального оформлення

Аудитор зобов'язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийняття рішень по результатах проведених аудиторських процедур, які пізніше будуть покладені в основу аудиторського висновку. Бо, залежно від обсягу роботи у клієнта, аудитору слід зібрати докази, які б підтвердили або спростували твердження про те, що фінансова звітність об'єктивно, повно та достовірно відображає фінансовий стан клієнта, а здійснені господарські операції є законними і доцільними.

Цілком зрозуміло, що під час перевірки,підприємств з незначним обсягом операцій робочих документів буде менше. Проте, не можна погодитися з тими аудиторами, які нехтують ведення робочої документації.

На всіх етапах аудиторської перевірки існують документи, створені безпосередньо аудитором або аудиторською фірмою, у вигляді типових планів перевірок, типових опитувальних листів, анкет.

До створення робочих документів аудиторської перевірки може бути залучений і персонал організації, яка перевіряється (на прохання аудитора у випадку виникнення такої необхідності). Документи, підготовлені таким чином, можуть бути надані у вигляді копій, рукописних документів тощо.

Аудитори мають право звертатись із запитами до третіх осіб в частині свідчення, які стосуються організації, що перевіряється. В цьому випадку відповіді на запит, які формуються безпосередньо третьою стороною, також стають документом аудиторської перевірки.

В таблиці 1.1 пропонується приблизний перелік робочої документації.

Таблиця 1.1 Приблизний перелік робочої документації аудитора

№ з/п	Назва документу або розділу по якому оформляються документи	Джерело інформації
1	2	3
Розділ. Документи по організації аудиту
1.1.	Лист-пропозиція клієнту	аудитор
1.2.	Відповідь клієнта	клієнт
1.3.	Інша кореспонденція	аудитор, клієнт, треті особи
1.4.	Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України; Міністерства статистики до порядку підготовки та надання фінансової звітності	Нормативні документи
1.5.	Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів"! фондового ринку, Національного банку України,. Аудиторської палати України до порядку підготовки та надання аудиторського висновку	Нормативні документи
1.6.	Інформація про судові справи та виставлені на адресу клієнта претензії і оцінка їх з точки зору вимог українського законодавства	Клієнт
1.7.	Документація по попередньому обстеженню клієнта	Клієнт
1.8.	Договір на проведення аудиту	Клієнт-аудитор
1.9.	Документи, що підтверджують розрахунки , з клієнтом	Банківські документи
Розділ II. Організаційна інформація, встановлена законом
2.1.	Дані щодо акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон)	Клієнт
2.2	Дані щодо директорів (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс, сфера відповідальності)	Клієнт
2.3.	Дані щодо секретаря (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс)	Клієнт
2.4.	Місцезнаходження органу управління справами	Клієнт
2.5.	Копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію	Клієнт
Розділ III. Інформація щодо підприємства та його діяльності.
3.1.	Основні види діяльності і розміщення дочірніх підприємств та філій	Клієнт
3.2	Конкретне законодавство і правила (якщо є)	Клієнт
3.3	Історія, підприємства (коротко)	Клієнт
3.4.	Зведені минулі результати (основні фінансові показники за ряд років)	Клієнт
3.5.	Характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення)	Клієнт
3.6.	Опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю	Клієнт
3.7.	Схеми організації управління	Клієнт
3.8.	Схеми послідовності операцій	Клієнт
3.9	_Контакти клієнта (основні партнери та основні конкуренти)	Клієнт
3.10	Банківська інформація;	Клієнт
3.11.	Інформація щодо юристів	Клієнт
3.12.	Важливі угоди (торговельні договори, договори про продаж з відстроченням платежу або з орендою,договори щодо позик)	Клієнт
3.13.	Особливості оподаткування клієнта	Клієнт
1	2	3
Розділ IV. Фінансова звітність
4.1.	Баланс (ф.. 1).	Копії документів клієнта
4.2.	Звіт про фінансові результати (ф. 2)	Копії документів клієнта
4.3	Звіт про гласний капітал (ф. 3)	Копії документів клієнта
4.4.	Звіт про рух грошових коштів	Копії документів клієнта
4.5.	Примітки до звітності	Копії документів клієнта
4.6.	Список виправних проводок, запропонованих клієнту	Копії документів клієнта
4.7.	Список запропонованих клієнту виправних проводок, які стосуються рекласифікації бухгалтерських рахунків	Копії документів клієнта
4.8	Форми для узагальнення - інформації стосовно подальшої оцінки аудитором ймовірності нормального функціонування клієнта в реальному майбутньому	Аудитор
4.9	Огляд деяких аспектів фінансової звітності	Аудитор
4.10.	Річна звітність клієнта за попередній рік	Клієнт
4.11.	Додаткова або спеціальна звітність клієнта перед державними органами	Клієнт
4.12.	Інформація про розподіл дивідендів по акціях клієнта	Клієнт
4.13.	Інша звітна інформація	Клієнт
Розділ V. Документи по вивченню системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю
5.1.	Тести контролю та висновки	Аудитор
5.2.	Документи,, що фіксують відхилення у структурі внутрішнього контролю	Копії документів клієнта з висновками аудитора
5.3.	Графік документообігу клієнта	Клієнт
5.4.	Опис системи бухгалтерського обліку клієнта	Клієнт, аудитор
5.5.	Взаємозникаючі статті під. час проведення консолідації бухгалтерської звітності	Клієнт, аудитор
5.6.	Короткий зміст запропонованих, виправних проводок і перекласифікацій бухгалтерських рахунків, пов'язаних із процедурами консолідації	Клієнт, аудитор
5.7.	Інші документи	Аудитор, клієнт
Розділ VI. Оцінка ризиків
6.1.	Вказівки відносно ризикових моментів здійснення діяльності в конкретній галузі підприємництва	Висновки аудитора
.6.2.	Дані про клієнта та вказівки з виявлених проблемних питань	Клієнт, аудитор
6.3.	Економічні нормативи, коефіцієнти та різноманітні економічні аналізи	Нормативні документи
6.4..	Оцінка ризику невиявлення	Аудитор погоджує з клієнтом
6.5.	Загальна оцінка ризиків	Аудитор
6.6.	Пропозиції по плануванню процесу аудиту	Аудитор
6.7.	Оцінка організації контролю	Аудитор
6.8.	Оцінка ризику з боку органів контролю	Аудитор
6.9.	Оцінка процесу контролю над поточними операціями	Аудитор

Наведений перелік свідчить про значну кількість робочих документів, які в період перевірки необхідно вивчити, скласти, проаналізувати, оцінити аудитору з метою, встановлення об'єктивної істини щодо інформації, достовірність, повноту і законність якої він повинен підтвердити.

На даний час не існує єдиних загальноприйнятих стандартів ведення аудиторських документів, їх складу, форми, структури і змісту. Проблема збільшується відсутністю у аудиторів України достатнього досвіду складання документів при перевірці підприємств, виходячи з конкретних умов їх діяльності, ситуації, яка склалася, а також дооцінкою їх важливості. Закордонні аудиторські фірми до вирішення питання щодо ведення робочих документів аудитора відходять індивідуально. Вони вважають цю документацію конфіденційною.

Дія кращого вивчення, а також використання на практиці, документи аудитору необхідно класифікувати. Документальне оформлення аудиту складається з двох видій документації - робочої та підсумкової.

Український вчений Петрик запропонував класифікацію робочих документів в залежності від змісту, часу використання, охопленого проміжку часу та ряду інших параметрів (див.рис.1.2).



Рис.1.2. Класифікація робочих документів аудитора

Наведена класифікація робочих документів аудитора не претендує на абсолютну повноту і незмінність, оскільки її можна змінювати і доповнювати в залежності від обраних параметрів і детальності групування документів.

Так, деякі зарубіжні вчені поділяють робочі документа на довгострокові та поточні. Виходячи з досвіду німецьких аудиторів, довгострокові документи (акти) являють собою систематизований збір документів, які діють протягом тривалого часу і служать для швидкого отриманні інформації про основні моменти діяльності підприємства. До довгострокових документів, наприклад, можна віднести довгостроковий договір на проведення аудиту (строк дії якого більше одного року); копії засновницьких документів підприємства-клієнта та його основних договорів по здійсненню господарської діяльності; дані про керівництво та персонал підприємства, про системи бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю, документи по довгостроковому плануванню аудита та ін.

Наведену класифікацію робочих документів необхідно доповнити такими класифікаційними документами:

1) За рівнем відповідальності того, хто склав документ:

- підготовлені аудиторами, які виконують перевірку;

- підготовлені керівником групи;

- підготовлені особою, яка контролює зміст документів.

2) За строками складання:

- документи підготовчого періоду;

- документи робочого періоду;

- документи завершального етапу аудиторської перевірки.

До документів підготовчого періоду можна віднести документи попереднього листування з клієнтом щодо проведення аудиторської перевірки; експертизи стану бухгалтерського обліку і звітності; план аудиторської перевірки із зазначенням об'єктів перевірки, строків виконання і відповідальних за її виконання.

До документів робочого періоду відносяться документи, які створюються в процесі аудиту. Робочі документи повинні відповідати наступним вимогам: розкривати методи, які використовуються при аудиті; підтверджувати обсяг проведених документів і бухгалтерських регістрів: містити перелік помилок і порушень, виявлених в ході аудиту.

3) В залежності від змісту: робочі документи можуть бути представлені наступними типами документів:

- документи звірки - містять інформацію про взаємозв'язок даних
бухгалтерського обліку за відповідними бухгалтерськими
регістрами між собою по звітних періодах, а також з попередніми
звітними періодами;

- робочі документи перевірки - містять інформацію про взаємозв'язок даних первинних документів і бухгалтерських регістрів;

- документи аналіз сальдо, на кінець періоду - містять аналітичну
інформацію, яка розкриває синтетичні показники рахунків на кінець
звітного періоду;

- документи фінансового аналізу - містять дані щодо результатів
проведеного економічного аналізу.

Аудиторська фірма може розробити певні форми робочих документів. Кожний з названих типів робочих документів повинен бути представлений в певній формі з урахуванням наступних принципів:

- єдиної форму при однотипному змісті;

- наявності обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа;

персоніфікації відносно того, хто його склав;

- читання;

- простоти розуміння:

До документів завершального етапу аудиторської перевірки слід віднести листи-пояснення для керівництва, аудиторський висновок.

3. Володіння робочими документами та їх зберігання

Після завершення аудиту робочі документи залишаються в аудитора, вони є його власністю. Аудитор повинен складати довідки на підставі витягів зі своїх робочих документів. Проте, його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності. Робочі документи аудитора не можуть розглядатись як частина фінансової документації клієнта.

Підсумкову документацію не можна вимагати або вилучати у аудитора (аудиторської фірми), за винятком тільки тих випадків, коли це передбачено рішенням судових і слідчих органів.

По закінченню аудиту робоча документація підлягає здачі для обов'язкового збереження в архів - аудиторської організації. Архів повинен бути обладнаний спеціальними залізними шафами, і доступ до них сторонніх осіб повинен бути виключений. Робоча документація повинна зберігатися скомплектованою в папках (або в електронному вигляді у файлах), які заведені окремо для кожного аудиту або аудованого економічного суб'єкта, в зброшурованому вигляді. Збереженість робочої документації і передачу її в архів організовує керівник аудиторської організації або особа, уповноважена ним відповідним наказом.

У випадку зникнення або пошкодження робочої-документації керівник аудиторської організації наказом - повинен призначити службове розслідування.

Порядок зберігання підсумкової документації встановлюється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог збереження та конфіденційності.

Термін зберігання підсумкової документації визначається, виходячи з практики аудиторської діяльності, юридичних вимог та інших додаткових міркувань.

Робоча документація повинна зберігатися скомплектованою в папки ("файли"), заведені для кожного клієнта.

Файли поділяються на поточні, постійні, спеціальні та файли менеджера. Система розміщення документів в папках встановлюється аудиторською формою. Робоча документація повинна зберігатись в зброшурованому вигляді.

Поточний файл - містить всі документи та матеріали, зібрані в ході поточної аудиторської перевірки. Поточний файл містить питання і проблеми, перенесені з попереднього аудиту, а також ті, на які слід звернути увагу при наступному аудиті.

Постійний файл - містить інформацію, важливу для аудиту довгий час, наприклад:

Постійний файл:

1) Організаційна інформація,встановлена законам:

- дані щодо акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон);

- дані щодо директорів (прізвище, ім'я та по батькові, телефон, факс, сфера відповідальності);

- дані щодо секретаря (прізвище, ім'я та по батькові,телефон, факс);

- місцезнаходження органу управління справами;

- копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію.

2) Інформація щодо підприємства і його діяльність:

- основні види діяльності та розміщення дочірніх підприємств та філій;

- конкреціє законодавство і правила (якщо є);

- історія підприємства (коротко);

- зведені минулі результати (основні фінансові показники за ряд років);

- характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення);

- опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю;

- схеми організації управління;

- схеми послідовності операцій

3) Подробиці договору щодо співробітництва:

- примірник договору щодо проведення аудиторської перевірки і виконання інших робіт;

- подробиці особливих вимог до аудиту (якщо є);

- подробиці не аудиторських послуг (якщо вимагаються).

4) Інформація для аудиту:

- контакти клієнта (основні партнери та основні конкуренти);

- банківська інформація;

- інформація щодо юристів;

- основний аудиторський персонал;

- адреса місць проведення аудиту.

5) Важливі у годи:

- торговельні договори;

- договори про продаж з відстроченням платежу або з орендою;

- договори щодо позик.

6) Особливості оподаткування клієнта.

Спеціальний файл аудиторські фірми відкривають в залежності від обставин, до них входять: підшивки кореспонденції; спеціальні постанови, укази; податкова документація; дані щодо дотримання законодавства.

Крім того, деякі значні аудиторські фірми ведуть файл або досьє менеджера по кожному з клієнтів, де спеціально міститься листування менеджера з керівництвом клієнта: листи, відправлені керівництву клієнта та отримані від нього.

Оскільки в файли, досьє потрапляє не тільки друкована інформація, але і заповнена від руки, особливо це відноситься до робочих паперів з примітками про виконання аудиторських програм, гостро на практиці постає питання щодо їх охайного складання.

Необхідно мати спеціальну систему фіксування і контролю за прийомом в архів і видачею з нього папок з робочими документами, визначити список осіб, які мають доступ до тих або інших папок, а також спланувати заходи щодо попередження витікання інформації (контракти з аудиторами щодо нерозголошення комерційної таємниці). Зручно, якщо кожна папка, яка зберігається в архіві буде містити:

1) свій ідентифікаційний номер:

2) певне місце, відведене в архіві;

3) доказ свого існування, тобто запис в журналі або в будь-якому іншому документі про прийняття на зберігання робочої папки в архів;

4) опис документів, які зберігаються в даній папці.

Кожний документ, який входить до робочої документації аудиту, повинен мати ідентифікаційний номер. Система побудови і порядок присвоєння ідентифікаційних номерів таким документам встановлюється аудиторською фірмою, .

Найбільш доцільним є систематизоване зберігання документів з аудиту. Систематизація робочих документів може проводитися до періодичності використання, інформації: документи, які містять інформацію, яка використовується періодично, у випадку, якщо клієнт знаходиться на постійному обслуговуванні; документи, які містять інформацію, котра відноситься до поточного періоду, що перевіряється.

Документи постійного характеру дозволяють вирішити такі завдання:

- забезпечення готових посилань на факти господарського життя, які повторюються;

- виключення необхідності щорічної підготовки документів, які містять однотипну інформацію;

- створення висновків по тих об'єктах аудиту, по яких важливо прослідкувати тенденцію зміни об'єкта аудиту;я забезпечення інформації для персоналу, який не брав раніше участь в аудиті конкретного клієнта.

- документи даної групи можуть-мати стандартну форму.

При укладанні договору на аудиторське обслуговування більшість аудиторських фірм беруть на себе зобов'язання по зберіганню конфіденційності, отриманої і створюваної в процесі аудиту, інформації. Конфіденційність повинна дотримуватись і в аудиторській фірмі. Доступ до архівних документів повинен бути обмеженим, має бути чітко встановлене коло осіб, які мають доступ до певних даних.