Порядок учета и организация контроля расчетов с подотчетными лицами
Роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств. Нормативное регулирование выдачи денег подотчет. Организация учета расчетов с подотчетными лицами. Служебные командировки по России и за рубеж, представительские расходы.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 12.04.2010 |
| Размер файла | 140,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Оглавление
Введение
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
1.2. Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными лицами
1.3. Порядок выдачи денег подотчет и оплаты расходов
2. Служебные командировки по России и за рубеж
2.1. Документальное оформление и сроки служебных командировок
2.2. Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных
2.3. Отчет работника о командировке
2.4. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы
2.5. Зарубежные командировки
2.6. Выдача аванса работнику
2.7. Расчеты с подотчетным лицом
3. Представительские расходы организации
3.1. Оформление первичных документов
3.2. Бухгалтерский учет
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1
Приложение 2
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.
С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.
Цель работы: рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.
Задачи: раскрыть роль бухгалтерского учета в правильности расходования наличных денежных средств, рассмотреть нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.
1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами
1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").
Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ (1).
Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса» (6).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными лицами
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.
Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном "О бухгалтерском учете" (3).
Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций» (5).
В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (7), в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.
Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (1). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.
Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации» (12).
При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ (2), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.
Размер суточных для бюджетных организаций устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.
При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» (4), Положение Банка России (8), Инструкцию Банка России (9), Положение по бухгалтерскому учету № 3/200 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте» (11).
1.3 Порядок выдачи денег подотчет и оплаты расходов
Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности, технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.
В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма (16).
Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).
Пример.
В некоторых организациях на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «…» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - выданы наличные деньги водителю;
Дебет 10 Кредит 71 - 445 руб. - на сумму закупленных запасных частей водителем;
Дебет 44 Кредит 10 - 445 руб. - списание замены запчасти старой на новую.
Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).
В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.
В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров представители организации должны составить акт, фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.
При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.
Данный акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.
Если торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.
Следует подчеркнуть, что сделки, в которых подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.
На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.
Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.
При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку (15).
В этом случае подобные операции могут отражаться следующими записями:
Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);
Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.
Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.
В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:
Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);
Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;
Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.
Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.
Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами).
Операции по закупке должны оформляться первичными документами, а именно - закупочным актом. Каждая организация вправе разработать свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.
Пример.
Подотчетным лицом - Караченцевой Н.В. в сентябре 2006 года произведена закупка сельхозпродукции. Операция оформлена закупочным актом от 21 сентября. В нем указано, что продукция (мясо говядина) закуплена именно у физического лица (Зияевой Л.Р.) с указанием его паспортных данных, количества, цены продукции, соответствующих подписей. Право на сдачу мяса подтверждается соответствующей справкой. Право реализации (с ограничениями или без) в определенном количестве дает ветеринарное свидетельство, выписываемое органами госветнадзора.
В бухгалтерском учете даются проводки:
Дебет 71 Кредит 50 - 9 576 руб. - выданы деньги подотчет из кассы;
Дебет 10 Кредит 71 - 9 756 руб. - подотчетным лицом произведен закуп сельхозпродукции.
Остатка или перерасхода нет.
Но прежде чем выплатить физическому лицу денежные средства, следует отметить, что удерживать с этих денег НДФЛ не нужно.
Пример.
В октябре 2006 года организация выдала под отчет своему сотруднику 100 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца - физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 62 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.
Остаток неизрасходованных средств сотрудник сдал в кассу организации.
В октябре 2006 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:
Дебет 71 Кредит 50 - 100 000 руб. - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;
Дебет 41 Кредит 71 - 62 000 руб. - оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;
Дебет 50 Кредит 71 - 38 000 руб. - возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.
2. Служебные командировки по России и за рубеж
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ) (2).
Инструкция не указывает, что следует считать местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.
Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ)(2).
Рабочие и служащие обязаны выполнять распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.
Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ)(2).
Направлять в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.
Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.
Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание (18).
Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними.
Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.
Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.
К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.
К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны с:
покупкой материально-производственных запасов;
осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
подготовкой и повышением квалификации работников;
участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
другими аналогичными нуждами.
2.1 Документальное оформление и сроки служебных командировок
Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К числу таких документов относятся:
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);
- приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
При направлении работника в командировку в пределах РФ издание соответствующего приказа руководителя не является обязательным (достаточно одного лишь командировочного удостоверения). Направление в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору лиц, приказом руководителя не оформляется. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.
В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства - бывшие республики Советского Союза, оформлять командировочное удостоверение не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта.
Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Такой же срок установлен для командировок для проведения ревизий и проверок. Срок командировки работников в министерства, ведомства Российской Федерации и в другие органы государственного управления не может превышать 5 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на 5 дней с письменного разрешения руководителя органа управления, в который командированы работники (19).
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
В министерствах, ведомствах, объединениях, на предприятиях, в организациях и учреждениях регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на данное предприятие, в организацию и учреждение, ведется в специальных журналах по установленным формам. Руководитель министерства, ведомства, объединения, предприятия, учреждения приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, и производство отметок в командировочных удостоверениях.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (19).
На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха по возвращении из командировки дополнительные дни отдыха не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.
В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Вопрос о явке на работу в день отъезда в командировку и в день прибытия из командировки решается по договоренности с администрацией.
2.2 Возмещение расходов при служебных командировках и оплата суточных
Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения,
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются коллективным договором или приказом (распоряжением).
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в следующем размере:
а) стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
б) страховые платежи по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте;
в) оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
г) расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.
При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта (17).
Расходы по проживанию возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. При этом стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещаются, а подлежат оплате самим командированным за счет суточных. К таким дополнительным услугам, в частности, относятся:
- стоимость завтраков;
- услуги химчистки;
- пользование минибаром и т.п.
Кроме того, работнику возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице.
Следует обратить внимание, что командированному сотруднику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме.
Суточные выплачивается командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции № 62). При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Размер суточных, как говорилось выше, достаточно оговорить в приказе, распоряжении руководителя или в коллективном договоре. Норма суточных утверждена Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 и равна 100 руб. в день.
Пример.
Организация отправила товароведа Вачугову Н.М. в недельную командировку. Ее цель - заключить договор о поставке товаров. Руководитель организации издал приказ, в котором установил: суточные для командировок по России составляют 300 руб. в день. Перед поездкой Вачуговой Н.М. выдали суточные - 2100 руб. Вернувшись из командировки, сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет. В учете на сумму суточных делается проводка:
Дебет 44 Кредит 71 - 6100 - включены в расходы суточные.
При командировках в такую местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Командировка, расположенная недалеко от места работы и жительства работника может быть признана однодневной. Определение такой командировки производится руководителем в приказе на основании данных о дальности расстояния, условиях транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха. Командировка за пределы России также может быть однодневной, если работник, который выехал за границу, возвратился в Россию в тот же день (17).
Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размере расходов, установленных при найме жилого помещения для командировок на территории Российской Федерации.
Вопрос о том, может ли работник возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий отдыха.
В случае временной нетрудоспособности работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (550 руб., кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства. При этом законодатель ограничивает продолжительность времени, в течение которому нетрудоспособному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные: это срок не может превышать двух месяцев.
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачиваются на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.
2.3 Отчет работника о командировке
В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поездах и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).
Для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.
Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов (16).
В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.
При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.
Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.
Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица, выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.
Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.
2.4 Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы
Удержание из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю может производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ) (2).
Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся работнику. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке (2).
Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.
2.5 Зарубежные командировки
Все большее распространение получают командировки в дальнее зарубежье. Это связано с расширением делового сотрудничества российских организаций и компаний с зарубежными партнерами, расширением рынка сбыта. Кроме того, все большее число российских фирм принимают участие в зарубежных выставках, научных конференциях (18).
Необходимым условием для оформления зарубежной командировки сотрудника является издание приказа о командировании, что следует из Положения о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утвержденное ЦБ РФ 25 июня 1997 г. № 62).
Уполномоченные банки выдают организациям наличную валюту или дорожные чеки на командировочные расходы на основании заявки, оформленной на основании 2 приказов:
а) устанавливающий сотруднику размер суточных;
б) о направлении сотрудника в служебную зарубежную командировку с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда и возвращения из служебной командировки или планируемого срока командировки, страны командирования.
Если направление сотрудников в зарубежные командировки носит разовый характер, то всю необходимую информацию можно определить и в одном приказе. Размеры суточных в зависимости от страны, которыми можно руководствоваться, установлены Приказом Минфина России от 12 ноября 2001 г. № 92н «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран». Можно установить приказом руководителя организации и более высокий размер суточных, при этом: превышение размера суточных над нормируемой величиной не включается в расходы при исчислении налога на прибыль, а также потребует включения суммы превышения в облагаемый НДФЛ доход работника (13).
В отличие от произвольной формы приказа на установление размера суточных, приказ на командирование сотрудников должен быть оформлен с применением унифицированной формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» (или Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26.
Фактическое время пребывания в командировке должно быть подтверждено документально. Это необходимо для обоснования отсутствия работника на рабочем месте и для подтверждения правильности величины понесенных расходов, и для документального обоснования включения этих расходов в затраты. Причем, предусмотренное командировочное удостоверение для командировок в пределах России, при зарубежных командировках не оформляется.
Время фактического пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении Государственной границы РФ. Учитывая, что загранпаспорт является личным документом сотрудника, представляется целесообразным после возвращения из командировки приложить к авансовому отчету ксерокопию заграничного паспорта с отметками о датах пересечения границы на контрольно-пропускных пунктах РФ.
Но если сотрудник, направленный в командировку в страну - участник Таможенного союза, пересечение границы с которой производится свободно, то командировочное удостоверение необходимо оформлять, так как оно будет основным документом, подтверждающим факт нахождения работника в той или иной местности с посещением организации, в которую он был командирован.
Расходы, возмещаемые при зарубежных командировках (согласно ст. 168 ТК РФ) те же, что и при командировках по России.
В связи с отменой с 2003 года Минтрудом РФ ранее применяющихся Правил об условиях труда советских работников за границей, ТК РФ становится основным нормативным актом, регулирующим отношения работника и работодателя при направлении в служебные командировки. Минимальный размер суточных командируемому работнику (100 руб.) установлен Приказом № 92н, а нормы на оплату жилого помещения - Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. № 15н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран» (18).
Также в настоящее время продолжает применяться совместное письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ, согласно которому работникам, направленным в краткосрочные зарубежные командировки, со дня пересечения государственной границы при выезде из России суточные выплачиваются в иностранной валюте, а со дня пересечения границы при въезде в РФ - по правилам, установленным для командировок на территории РФ.
При направлении работника в командировку в две или более страны со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметкам в паспорте) суточные выплачиваются в полном объеме в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. Работникам, выехавшим в командировки за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов от нормы.
В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает им суточные в 30% нормы (п. 3 постановления Совмина - Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств») (1).
При направлении за границу делегаций учащихся (школьники, студенты вузов, учащиеся техникумов и других учебных заведений) направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов нормы при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.
В случае пребывания работника в краткосрочной зарубежной командировке более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 5 постановления № 1261).
При направлении работника в служебную командировку работодатель может в приказе на командирование определить, каким видом транспорта надлежит пользоваться работнику, а также по тарифу какого класса будет ему оплачен проезд. Помимо расходов, на проезд командированному также возмещаются документально подтвержденные расходы по уплате консульских, аэродромных сборов, сборов за право въезда, прохода, транзита и иные аналогичные платежи и сборы.
Расходы по проезду работника к месту командирования и обратно принимаются в бухгалтерском учете, и в целях налогообложения, в размере фактически произведенных и документально подтвержденных затрат. При непредставлении (утрате) подтверждающих документов работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника, с отнесением указанной суммы в бухгалтерском учете в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов в зависимости от целей командировки. В целях налогообложения расходы, не подтвержденные документально, не уменьшают базу по налогу на прибыль и не подлежат включения в доход, облагаемый НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Приказ Минфина России № 15н применяется в качестве ориентира для определения нижней границы возмещаемых расходов на наем жилого помещения при зарубежных командировках. Эти расходы, подтвержденные документально, принимаются к учету в размере фактически произведенных затрат.
Пример.
Коммерческий директор ОАО «Калина» был командирован в США для ведения переговоров с представителями иностранных партнеров. Срок командировки 6 дней (с 30 мая по 4 июня 2007 г.)
Утвержденные нормы суточных в США составляют 70 долл. в сутки. Совет директоров АО «Калина» утвердил размер суточных США в размере 73 долл. Из кассы 30 мая ему было выдано 2500 долл. Курс на 30 мая - 25,9 руб. за 1 долл.
В бухгалтерском учете оформлены записи:
Д-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами в валюте»
2500 долл./ 64750 руб.
К-т сч. 50, субсчет 4 2500 долл./ 64750 руб.
После возвращения из командировки коммерческий директор представил авансовый отчет о командировочных расходах, который был 4 июня 2007 г. утвержден руководителем организации. Курс на день представления отчета составлял 25,8 руб. за 1 долл.
Расходы составили:
авиабилеты Москва-Нью-Йорк-Москва - 900долл. /23220 руб.
счета гостиницы за 5 суток - 1000долл./ 25800руб.
(200 долл. *5)
суточные по норме- 420 долл./10836 руб.
(70 долл. *6)
сверх нормы- 18долл./464,4 руб.
(3 долл.*6)
Определим сумму расходов, принимаемую в целях бухгалтерского учета в составе общехозяйственных расходов:
командировочные расходы-
23220 руб. + 25800 руб. + 10836 руб. + 464,4 руб. = 60320,4 руб.
Они оформлены бухгалтерской проводкой:
Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» 2338 долл./60320,4руб.
К-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» 2338долл./60320,4руб.
Курсовая разница с момента выдачи валюты до момента подписания отчета равна: (25,8 руб.-25,9 руб.) * 2500долл.:
Д-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» 250 руб.
К-т сч. 91, субсчет 1 «Прочие доходы» 250 руб.
Остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу:
Д-т сч. 50, субсчет 4 «Касса в валюте» 162долл. /4179,6 руб.
Д-т сч. 71, субсчет 2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» 162долл. /4179,6 руб.
Командировочные расходы в целях налогообложения прибыли принимаются как косвенные, их сумма составила:
23220 руб. + 25800 руб. + 10836 руб.=59856 руб.
Эта сумма полностью принимается в уменьшение доходов отчетного (налогового) периода. Кроме того, в целях налогообложения сумма отрицательной курсовой разницы (250 руб.) будет учтена как внереализационный расход.
2.6 Выдача аванса работнику
Для определения суммы, необходимой на оплату командировочных расходов, организация может составить смету: в произвольной форме, исходя из норм, установленных приказом руководителя.
Получить наличную валюту в банке для оплаты командировочных расходов организация может со своего текущего валютного счета при наличии на нем необходимой суммы. Как правило, средства в иностранной валюте на текущем счете имеют организации-экспортеры, а остальным организациям нужно купить валюту.
Валюта выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки. Для этого нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк. Форма заявки приведена в положении № 62 и состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй - банк. Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается (п. 3.1 Положение № 62).
Наличная валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику (15).
В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах США». Порядок ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой нормативными актами Банка России не установлен.
Но организации могут применять такой же порядок ведения кассовой книги, как и для учета рублевых операций (но в отдельной кассовой книге), они установлены Порядком ведения кассовых операций на территории РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 2003 г. № 40.
Выдается наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные расходы открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете:
Дебет 71-2 Кредит 50-2 - на сумму, выданную под отчет (возврат средств - обратная проводка).
2.7 Расчеты с подотчетным лицом
По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток средств в иностранной валюте. Предприятие обязано вернуть неизрасходованный остаток в банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу ЦБ РФ на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин РФ (Положение, утвержденное ЦБ РФ 20.08.02 № 193-П).
Подобные документы
Теоретические основы расчетов с подотчетными лицами. Документальное оформление расчетов по суммам, выданным на служебные командировки, на хозяйственные нужды и представительские расходы. Совершенствование порядка выдачи и учета подотчетных сумм.
курсовая работа [12,0 M], добавлен 23.12.2010Нормативно–законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок выдачи денег под отчет. Требования, предъявляемые к документам по оформлению расчетов с подотчетными лицами. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [55,0 K], добавлен 15.04.2015Основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях на сегодня. Проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов. Предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
дипломная работа [104,7 K], добавлен 23.06.2010Организация и нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Организация бухгалтерского учета на предприятии ООО "МСК-Строй". Методы первичного, синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.
курсовая работа [435,1 K], добавлен 03.10.2014Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами, нормативно-правовое регулирование в РФ. Учет командировочных, хозяйственных и представительских расходов. Главные особенности налогообложения и налогового учета расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [45,5 K], добавлен 14.03.2012Документальное оформление и порядок направления работника в командировку, учёт командировочных расходов. Организация учета расчетов с подотчетными лицами и выдача наличных денежных средств под отчет. Учет наличных расчетов с поставщиками и подрядчиками.
курсовая работа [46,6 K], добавлен 24.12.2013Анализ деятельности предприятия "САН ИнБев" в области бухгалтерского учета. Контроль за движением подотчетных сумм. Бухгалтерские документы по оформлению движения денежных средств. Предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами.
курсовая работа [306,0 K], добавлен 14.04.2013Теоретические аспекты и нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ. Учет выдачи наличных денежных средств под отчет работникам ООО "ЮВЭНК-Омск".
курсовая работа [116,7 K], добавлен 12.12.2013Деятельность швейной фабрики в области бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Проблемы бухгалтерского учета по командировочным расходам. Совершенствование бухгалтерского учета с подотчетными лицами в ООО "Кораблинская швейная фабрика".
дипломная работа [68,5 K], добавлен 13.10.2011Безналичные расчеты с подотчетными лицами. Порядок бухгалтерского учета расчетов. Налоговые аспекты учета расчетов с подотчетными лицами. Порядок проведения аудиторской проверки. Нормы суточных. Планирование аудита. Суммы, выдаваемые работникам.
курсовая работа [50,0 K], добавлен 26.06.2013
