Учетные регистры и их роль в обобщении экономической информации

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный экономический университет

Кафедра бухгалтерского учета,

анализа и аудита в отраслях народного хозяйства

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему

Учетные регистры и их роль в обобщении экономической информации

Минск 2009

План

1.Учетные регистры, их значение и классификация

2. Виды записей в учетных регистрах. Порядок и техника записей в учетные регистры

3. Ошибки в счетных записях, способы их выявления и исправления.

4. Особенности формирования учетных регистров при автоматизации учета

1.Учетные регистры, их значение и классификация

После проверки, приемки и бухгалтерской обработки, все первичные документы подлежат регистрации в специальных таблицах, называемых регистрами. В регистры из документа переносят всю информацию о совершившейся хозяйственной операции. Для этого в таблицах для каждого-показателя отводится отдельная графа -- порядковый номер записи, дата, наименование и номер документа, содержание операции, количество, сумма и другие.

В реальной практике на предприятиях применяется от нескольких десятков до нескольких сотен видов различных по форме и содержанию регистров. Поэтому для успешного изучения и последующего правильного применения регистров возникает потребность в их классификации по различным признакам: назначению, видам учета (степени детализации), По внешнему виду, форме графления, продолжительности отчетного периода и другим. Рассмотрим важнейшие из этих классификаций.

По назначению регистры делятся: на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры -- это регистры, в которых записи операций производятся последовательно во времени, т. е. по мере их осуществления (хронос -- время). К хронологическим регистрам относятся кассовая книга, ведомость отгрузки и реализации продукции, журнал по учету расчетов с поставщиками (гл. 4) учебный журнал регистрации хозяйственных операций и другие, в которых регистрация осуществляется последовательно по числам (датам) месяца.

Систематические регистры -- это регистры, в которых запись операций производится по определенной системе -- на счетax бухгалтерского учета по принципу двойной записи, исходя из экономического содержания самой опе-рации и объекта учета. Регистрироваться могут операции по конкретному счету в разрезе его дебетовых, кредитовых оборотов и сальдо вместе или раздельно по каждой части (регистр дебетовых оборотов, регистр кредитовых оборотов) одного или нескольких счетов. Систематическими регистрами является Главная книга счетов, журналы-ордера, ведомости по Синтетическим и аналитическим счетам и другие.

Комбинированные регистры -- это регистры, в которых хронологическая последовательность записей сочетается с их систематизацией в разрезе счетов (по принципу двойной записи). Они значительно сокращают объем записей, удобны по форме и поэтому на практике получили наи-большее распространение. Например, кассовая книга со-держит ежедневные записи операций с одновременной систематизацией их по дебету счета 50 "Касса" (приход) и кредиту этого счета (расход). В журнале-ордере № 6 регистрируют не только поступления материальных ценностей от поставщиков в хронологической последовательности, но одновременно все эти ценности записывают в дебет определенных счетов (10 "Материалы", 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 41 "Товары" и др.) с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

По видам учета(степени детализации записей) регистры делят на аналитические, синтетические и комбинированные (комплексные).

Аналитические регистры содержат записи операций в разрезе аналитических счетов. Это карточки складского учета по каждому наименованию материалов, по фамильные лицевые счета работников предприятия, инвентарные карточки учета основных средств по отдельным объектам и другие.

Синтетические регистры -- регистры, содержащие записи в разрезе синтетических счетов и субсчетов. К таким регистрам относится Главная книга счетов, оборотная ведомость по этим счетам, мемориальные ордера, журналы-ордера, ведомости синтетического учета и другие.

Комбинированные или комплексные регистры сочетают в себе одновременно записи в разрезе аналитических и синтетических счетов. В таких регистрах синтетические записи получают на основе суммирования данных аналитических счетов, что исключает дублирование записей и необходимость в проведении специальной сверки данных аналитического и синтетического учета, повышает наглядность и достоверность учета.

К комбинированным регистрам относятся журнал-ордер № 6, где по строкам приводятся аналитические данные в разрезе отдельных поставщиков, а по графам и итоговым строкам - данные по дебету синтетических счетов 10 "Материалы", 12 "Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы", 41 "Товары" и др. с кредита счета 60 "Расчеты с поставщиками" (общий итог записей по журналу). Ана-логичными комбинированными регистрами являются журнал-ордер № 7 по расчетам с подотчетными лицами (счет 71), журнал-ордер № 8 по расчетам с разными дебиторами и кредиторами (счет 76 и др.).

По внешнему виду учетные регистры могут быть пред-ставлены в виде книг, карточек или свободных листов.

Книги представляют собой сброшюрованные листы, имеющие определенное графление в виде повторяющихся таблиц для ведения в них записей. Листы книг должны быть пронумерованы, а иногда и прошиты, с указанием, количества листов, подтвержденных подписью и печатью руководителя и главного бухгалтера (кассовая книга, книга остатков материалов на складе -- сальдовая книга, Главная книга счетов и др.).

Применение книг в учетной работе имеет свои достоин-ства и недостатки. К достоинствам можно отнести сложность замены листов или изменение записей в целях злоупотребления. Недостатком этих регистров является то, что записи и обработку данных в книге может вести одновременно только один человек. К концу года в книгах остается, как правило, большой объем незаполненных страниц, а в течение года затруднен поиск нужной информации, что ведет к частым перелистываниям и износу самих страниц. Поэтому внешний вид таких регистров, как правило, не соответствует современным требованиям эстетики.

Карточки представляют собой регистр в виде отдельной таблицы, выполненной на листе плотной бумаги определенного, как правило, небольшого формата. Карточки для удобства хранения и использования помещают в специальные ящики, образующие картотеку. Карточки нумеруются, группируются и хранятся по определенной системе, что облегчает их поиск. Записи на них могут вести одновременно несколько человек, разделив картотеку на части. В отличие от книг, такие записи могут вестись машинным путем, что не препятствует использованию современной вычислительной техники.

Недостаток этой формы регистров заключается в том, что их можно подменить или изъять. В связи с этим в бухгалтерском учете применяются меры, препятствующие возникновению этих явлений: карточки при выписке регистрируются, на них ставится штамп или подпись работника, выдавшего карточку, картотека и записи в них подвергаются периодической проверке и другие меры. В настоящее время картотеки организуются на машинных носителях с выводом формы таблицы и ее содержания на экран ПЭВМ, а при необходимости - с распечаткой и хранением на бумажных носителях.

Регистры в виде свободных листов различных форматов с напечатанной на них типографским способом таблицей получили наибольшее применение. Это различные накопительные и группировочные ведомости, журналы-ордера, мемориальные ордера, разработочные таблицы, справки, машинограммы и другие. Эти регистры могут заполняться как ручным, так и машинным способом. Они хранятся, как правило, в специальных скоросшивателях или папках отдельно или вместе с первичными документами, данные из которых перенесены в этот регистр. Чаще всего такие регистры имеют заранее установленную форму таблиц и названия показателей, подлежащих переносу из документов при регистрации. В конце регистра ставится отметка о проверке и переносе данных в другие более общие регистры, что подтверждается подписями исполнителя и проверяющего.

По форме графления (схеме таблицы счета) регистры могут быть односторонние и двусторонние. В односторонних регистрах пояснительная текстовая часть располагается с одной стороны, а в двусторонних таблицах дебетовые и кредитовые записи располагаются по разным сторонам счета: дебетовые, как правило, по левой, кредитовые -- по правой стороне. По односторонней форме, например, построена Кассовая книга, регистрационный журнал хозяйственных операций, мемориальные ордера и др. Двустороннюю форму имеет Главная книга счетов, бухгалтерский баланс (форма № 1 отчетности).

Многографные регистры могут содержать все показатели одного счета (сальдо, дебетовые и кредитовые обороты) или только их часть (например, только кредитовые обороты счета), охватывать только один аналитический или синтетический счет или несколько счетов. По характеру расположения показателей и последующих записей в регистрах различают шахматную (матричную) форму их построения и линейную (линейно-позиционную). Шахматная форма таблицы предполагает наличие несколько пересекающихся граф и строк (типа шахматной доски), а запись сумм на их пересечении имеет одинаковое и равное отношение к определенной строке и определенной графе.

При линейной форме графления таблицы регистра определенные показатели и последующие записи производятся в строгой ориентации только по строкам (линиям). Если такая таблица при этом имеет несколько граф с названиями определенных показателей, то ведение записей по строкам с дополнительной ориентацией на графы (на определенное место, позицию) называют линейно-позици-онным.

По шахматному принципу построены, например, многие журналы ордера, вспомогательные ведомости к ним (с указанием корреспонденции по синтетическим и аналитическим счетам); по линейному принципу строятся, например, оборотно-сальдовые ведомости, журналы-ордера по учету расчетов с подотчетными лицами (ж/о № 7), расчетов с поставщиками (ж/о № 6), расчетно-платежные ведомости и многие другие регистры.

Существуют и другие признаки классификации регистров. Так, например, по продолжительности ведения записей (отчетным периодам) различаю регистры годовые, квартальные и месячные. По уровню использования техники различают регистры машинного (автоматизирован-ного) и безмашинного (ручного) ведения, в зависимости от вида носителя информации -- бумажные и безбумажные или машинные регистры. В последнем случае предприятие должно обеспечить возможность воспроизведения машинного регистра в виде, удобном для чтения, т. е. выводить его на экраны дисплеев или распечатывать на бумаге в виде машинограмм.

Многовековой опыт ведения бухгалтерского учета позволил выработать определенные требования к используемым регистрам и из большого их множества найти такие, которые обеспечивают наиболее рациональное ведение учета. Формы таких регистров разрабатываются (проектируются) и утверждаются в разрезе отраслей, министерств, ведомств и рекомендуются для тиражирования и использования в подведомственных предприятиях и организациях как типовые Наряду с типовыми ведомственными регистрами существуют типовые междуведомственные их формы, которые могут использоваться на предприятиях вне зависимости от отрасли.

К типовым междуведомственным формам регистров в настоящее время можно отнести типовые журналы-ордера, ведомости к ним, накопительные и оборотные ведомости, кассовую книгу, Главную книгу счетов и многие другие. Все эти регистры имеют свой специальный буквенно-цифровой (или только цифровой) код. Например, журналы Ж-1, Ж-2, Ж-3 и т. д.; ведомости В-1, В-2 и т. д.

Отраслевые регистры разрабатываются на базе межотраслевых и имеют, как правило, лишь некоторые особенности, вызванные спецификой отдельных хозяйственных операций и процессов. Поэтому коды таких типовых форм регистров содержат дополнительное буквенное обозначение отрасли (С -- строительство, 3 -- заготовки, ЖК - жилищно-коммунальное хозяйство, А - автотранспорт, БЫТ -- бытовое обслуживание и т. д.). Эти коды присваиваются при согласовании и утверждении форм в органах Госстандарта, в министерствах и ведомствах согласно классификатору управленческой документации (КУД).

При отсутствии типовых форм для учета отдельных операций и процессов на предприятиях разрабатываются и утверждаются (согласуются) в министерствах (ведомствах) специализированные формы.

Унификация учетной документации, т. е. приведение ее к единообразию - это одно из важнейших условий рациональной организации бухгалтерского учета в отраслях экономики, позволяющих создать единую общегосударственную систему сбора и обработки информации для различных целей управления. Унификация документации включает:

1) разработку комплекса стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и формам унифицированных документов;

2) проектирование и внедрение форм документов, включая типовые междуведомственные, типовые ведомственные и специализированные, применяемые на всех уровнях управления;

3) разработку, на основе действующего законодательства и государственных стандартов, нормативных и методических материалов, согласованных с ведомствами, ответственными за соблюдение этих законов и стандартов.

Национальные законы и стандарты, в свою очередь, должны базироваться на международных или общеевропейских законодательных актах, стандартах и нормативах. В частности, в настоящее время установлены: 31 международный стандарт в области бухгалтерского учета, 29 международных нормативов аудита, 11 директив Европейского экономического сообщества (ЕЭС) в области корпоративного (экономического) законодательства (включая бухгалтерский учет, отчетность и аудит), 4 норматива финансового и управленческого учета, международные нормативы бухгалтерского образования и этики. Но эти международные стандарты и нормативы, чаще всего, касаются методологии получения и содержания показателей.

Существует международный стандарт на размеры (формат) документов, в том числе документы и регистры, применяемые в бухгалтерском учете. Наиболее употребляемыми форматами являются следующие:

Таблица 1

Эти форматы применяются и в нашей Республике

2. Виды записей в учетных регистрах. Порядок и техника записей в учетные регистры

Многовековая практика применения учетных регистров выработала различные способы ведения в них записей. Применение того или иного способа записи определяется конкретными условиями ведения учета - видом учета, отраслевой принадлежностью предприятия, характером процесса и операций, особенностями объекта учета, формой регистра, типом используемых технических средств, действующими законами, стандартами и нормативами, навыками и уровнем квалификации персонала и другими. Рассмотрим более подробно некоторые способы ведения записей.

Все записи хозяйственных операций на счетах в бухгалтерском учете осуществляются дважды -- по дебету одного счета и кредиту другого в одной и той же сумме. Двойная или диграфическая запись операций на счетах -- это отличительный признак бухгалтерского учета от других его видов (кроме внедряемой системы националь-ных счетов в статистике), где записи ведутся однократно (униграфическая запись). В частности, однократная запись применяется для ведения учета на забалансовых счетах, на счетах аналитического учета, в оперативно-техническом учете и в других случаях.

По числу одновременно получаемых копий (оттисков), различают простые (однократные) и копировальные (многократные) записи. Так, регистрация в Главной книге счетов, в журналах-ордерах и многих других регистрах ведется простой, обычной записью. В то же время каждый лист Кассовой книги, заполняется под копирку в 2-х экземплярах. Второй экземпляр (копия) после заполнения отрывается от книги и вместе с документами служит отчетом кассира о проведенных кассовых операциях.

Копирование особенно широко используется при выписке платежных, товарно-транспортных документов, при ведении записей на лицевых счетах и в других случаях. В настоящее время процесс копирования упрощается, благодаря использованию специальной бумаги с самокопирующим слоем ("селфкопи") или с использованием копировальной техники. Еще более значительные преимущества дает современная техника передачи копий документов на расстояние по существующим средствам связи (факсимильная техника). Копирование записей значительно экономит труд учетных работников и позволяет избежать ошибок при переписывании.

Как уже упоминалось ранее, в зависимости от т ведения различают безмашинные (ручные) и машинные записи. Ручные записи делают, как правило, чернилами, с четким написанием текстовой и, особенно, цифровой части, без помарок, подчисток, пропусков строк. Исправления записей осуществляются только установленными способами.

Бухгалтер должен знать, что его записи многократно читаются, а цифры подсчитываются, переносятся в другие регистры и отчетность, проверяются ревизорами, аудиторами, налоговыми, банковскими и другими службами. Поэтому и текстовая, и цифровая часть регистров всегда и всеми должна читаться и пониматься однозначно, в их первоначальном значении, что и вызывает потребность в выработке профессиональной аккуратности и каллиграфии.

Устранить эти недостатки в записях позволят использование пишущих машинок и современной вычислительной техники с печатающими устройствами. В последнем случае, одновременно с ведением машинной записи, ведутся и арифметические действия, подсчеты, с последующим распечатыванием результатов вычислений или итогов по регистру. Поэтому применение современной техники значительно ускоряет регистрацию хозяйственных операций, повышает производительность труда, достоверность и качество документации.

В зависимости от формы регистра, записи могут вестись линейнопозиционным способом или шахматным. Большинство регистров бухгалтерского учета ведутся линейно-позиционным способом. При этом способе основной группировочный показатель (синтетический и аналитический счет, заказ, фамилия и др.) записывается по строке (линии), а все последующие записи, относящиеся к данному линейному показателю, записываются по этой же строке, но в различных графах (позициях). В качестве примера приведем схему записей в журнале ордере 7, которые ведутся линейно-позиционным способом (табл. 2):

Таблица 2 ЖУРНАЛ-ОРДЕР № 7 по расчетам с подотчетными лицами за март 199___г.

Аналогично ведутся записи в журналах-ордерах по расчетам с поставщиками (журнал-ордер № 6), разными дебиторами и кредиторами (журнал-ордер № 8), ведомости по расчетам с покупателями (ведомость № 16), расчетно-платежные ведомости по заработной плате и другие.

Шахматная запись ведется в регистрах, построенных по принципу шахматной доски, где графы и строки таблицы и записанные в них показатели имеют равное значение. Запись сумм всегда ведется на пересечении определенной строки и определенной графы и, следовательно, войдет в итоги одновременно этих двух показателей. Однократная запись суммы сразу по двум показателям дает значитель-ную экономию времени и повышает точность учета. Но основное достоинство шахматного способа ведения записей -- это наглядность информации, ее смысловая опреде-ленность. Так, например, шахматная запись в журнале-ор-дере или оборотной ведомости позволяет отразить не только обороты по дебету, например, счета 20 "Основное производство", но и одновременно показать эти обороты в разрезе корреспондирующих счетов по кредиту: 10 "Материалы", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 26 "Общехозяйственные расходы" и другие. На основе такой корреспонденции определяется экономическая сущность и суммы осуществленных операций, можно анализировать ход и результаты производственных процессов, вести не только учет, но и контроль за их осуществлением.

Приведем пример шахматной формы записи (табл. 3).

Таблица 3

ВЕДОМОСТЬ распределения затрат материалов за____________199_г.

Записи, как и применяемые регистры, можно подразделить на хронологические и систематические, честные (аналитические) и общие (синтетические) или итоговые. Знание и применение на практике различных способов ведения записей в регистрах позволяет значительно повысить качество бухгалтерского учета.

3. Ошибки в счетных записях, способы их выявления и исправления

При ведении записей в учетных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. Это может быть не правильная запись сумм операций, ошибочная корреспонденция счетов; неверный подсчет итогов и другие. В связи с этим в бухгалтерском учете существует ряд обязательных учетных процедур, позволяющих выявлять и исправлять допущенные ошибки.

Основным приемом выявления ошибок является по-вторная проверка (сверка) записей в регистре с суммами и другими показателями в первичных документах. Аналогично сверяются записи и итоги аналитических регистров с синтетическими. Соблюдение принципа двойной записи проверяют на основе сличения записей по дебету и кредиту синтетических и аналитических счетов в соответствии с проводками. Окончательно ошибки в двойной записи выявляют в оборотных ведомостях по всем синтетическим счетам (оборотном балансе), где должно быть обеспечено равенство дебетовых и кредитовых оборотов (итогов).

Поскольку регистры в своем большинстве имеют форму таблиц, содержащих записи сумм по нескольким строкам и нескольким графам (шахматная форма), то проверку частных итогов по строкам и графам следует осуществлять приемом - "сверкой на уголок". Для этого суммируют частные итоги строк по последней итоговой графе и итоги граф по последней итоговой строке. Пересечение итоговой графы и итоговой строки, т. е. нижний правый угол таблицы, должно дать одну и ту же сумму.

Особенно эффективен этот прием в регистрах, имеющих более сложную математическую связь между показателями (итогами). Например: в расчетно-платежной ведомости -- сумма "начислено" минус "удержано" равно сумме "к выдаче на руки"; в отчетах, накопительных (оборотных) ведомостях по движению материалов -- показатель "на-чальный остаток" плюс "приход" минус "расход" равно "конечный остаток" и т. д.

Существуют и другие, более сложные приемы и способы выявления ошибок -- сверка остатков (сальдо) при учете, например, материалов (сальдовый метод), "встречные", т, е. взаимные сверки расчетов между предприятиями, повторная обработка данных по другим (контрольным) программам -- при использовании для учета и аудита ПЭВМ и другие.

Обнаруженные в регистрах и документах ошибки должны быть исправлены. Существуют три общепризнанных способа их исправления: корректурный (от латинского слова "correktuira" - исправление, улучшение), дополни-тельной записи (проводки) и отрицательной записи (про-водки) или, как ее еще принято называть, "красное сторно" (от итальянского - "storno" - перевод счета).Корректурный способ наиболее простой и распространенный. Сущность его сводится к тому, что обнаруженную в регистре неправильную запись зачеркивают аккуратной тонкой чертой с тем, чтобы при необходимости ее можно было прочесть. Затем рядом на свободной строке или свободном поле документа делают правильную запись. При этом напротив, как правило, по правому краю документа делают надпись "Исправлено" и ставят дату, фамилию и подпись лица, осуществившего поправку. Необходимо дать также краткую, но понятную всем ссылку на документ или другое основание для исправления.

Этот способ может применяться и в первичных документах, однако рядом с исправлением должны быть уже подписи всех лиц, ранее подписавших этот документ. В кассовых и банковских документах исправления не допус-каются вообще, а, следовательно, ошибочный документ перечеркивается или уничтожается, и выписывается новый. Эти требования специально оговорены в действующем Законе "О бухгалтерском учете и отчетности" (статьи 27,28).

Способ дополнительной проводки или записи применяют тогда, когда сумма записи в регистре меньше, чем это следует из первичного документа или другого основания для записи (справки, накопительной ведомости и т. п.). В таких случаях старую запись оставляют без изменения, а рядом на свободной строке (поле) делают дополнительную запись на недостающую сумму. В этом случае также обязательны дата, подпись и отсылка не только на основание изменения, но и на основную (дополнительную) запись (номер строки или графы) в данном или другом регистре. Такая отсылка нужна не только для других работников и проверяющих, но и для самого исполнителя при обращении к регистру и записи в более поздние сроки -- через несколько месяцев и даже лет.

Запись отрицательными суммами или способом "красное сторно" производят тогда, когда вся ранее произведенная запись была ошибочной (неправильная корреспонденция счетов, отсутствует документ, повторная запись операции и т. п.) или только завышена сумма операции. В первом случае регистрацию операции производят повторно без каких-либо изменений, но сумму записывают красными чернилами, а при их отсутствии сумму очерчивают квадратной рамкой. При подсчете итогов эта очерченная или "красная" сумма берется с обратным (отрицательным) знаком, чем и ликвидируется при подсчете итога ранее записанная такая же ошибочная сумма. Поэтому правиль-ную запись следует произвести сразу же после сторнировочной, если запись надо производить в этом регистре или вообще не производить, если операция не осуществлялась или должна отражаться в другом регистре.

Во втором случае возникает потребность только в корректировке самой суммы операции. Уменьшить ее можно, повторив по тексту всю запись по операции, но сумму следует записать красными чернилами и только на разницу между ранее записанной и требующейся в действительности. Покажем на примере случаи использования способа "красное сторно":

1. Ликвидация записи 2. Корректировка записи 3. Замена записи

1.03 400 13.03 1000 18.03 800

7.03 700 15.03 500 18.03 800

1.03 400 15.03 100 18.03 1200

12.03 500 16.03 200 20.03 300

Итого: 1200 Итого: 1600 Итого: 1500

Способом "красное сторно" или дополнительной записи пользуются не только для исправления ошибок, но и в обычных учетных записях, установленных действующими нормативными актами. Например, в Плане счетов сторнировочная запись предусмотрена для списаний реализованной торговой наценки с кредита счета 42 "Торговая наценка" в дебет счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)". Дополнительная или сторнировочная запись пре-дусматривается также на суммы отклонений при учете и списании материалов по учетным ценам, на суммы аналогичных отклонений при учете и отгрузке продукции по плановой себестоимости и в некоторых других случаях.

В теории и на практике известен способ исправления ошибок путем обратных записей на счетах, т. е. способ обратной проводки. Однако этим способом следует пользоваться с осторожностью, так как здесь происходит искусственное увеличение оборотов на счетах, а, следовательно, и искажение показателей, объемов деятельности, расчетов, фондов и т. п. Например, допущенную ошибку по излишне начисленной заработной плате и отраженную записью:

Д-т сч. 20 "Основное производство"

К-т сч. 70 "Расчет с персоналом по оплате труда"

нельзя исправлять обратной проводкой:

Д-т сч. 70 "Расчет с персоналом по оплате труда"

К-т сч. 20 "Основное производство".

В этом случае будет искусственно увеличен фонд оплаты труда, отнесенный в дебет сч. 20 "Основное производство", что вызовет дополнительные начисления в фонд социальной защиты, внебюджетные фонды и другие налоговые платежи. Искажения будут иметь место и по расчетам с персоналом.

Следовательно, выбирая способ исправления ошибок в записях, бухгалтер должен всегда предвидеть возможные негативные последствия и остановиться на таких, которые этих последствий не вызывают.

4. Особенности формирования учетных регистров при автоматизации учета

В отдельных сферах жизни современного общества в последние десятилетия происходят поистине революционные преобразования. Они связаны с достижениями в области конструирования, производства и использования современных вычислительных машин. В полной мере это относится и к сфере управления экономикой, в том числе и к одной из основных составляющих этой сферы -- бухгалтерскому учету.

Начальный этап этих изменений был вызван применением в бухгалтерском учете перфорационной вычислительной техники, работающей на основе электромеханического принципа. Для ведения бухгалтерского учета использовался комплект машин: перфоратор -- машина для про-бивания небольших отверстий на бумажной ленте (перфоленте) или картах (перфокартах), представляющих собой цифры; сортировка -- машина для деления массива перфокарт на группы по определенным пробивкам (цифрам или кодам); табулятор -- машина для считывания пробивок (цифр) с ленты или карт, их счетной обработки и печатания полученных результатов. По названию этой главной счетной машины были названы и получаемые на ней регистры -- табуляграммы (машинограммы).

Первые комплекты таких машин были применены для бухгалтерского учета в 30-х годах, но массовое их производство и использование началось только в послевоенное время -- в 50--60-х годах. Первоначально такая счетная техника использовалась для обработки больших массивов однотипных первичных бухгалтерских документов, однако впоследствии на ряде предприятий на этих типах машин была осуществлена комплексная механизация всех участков учета. Такая форма учета, основанная на использовании перфорационных машин, была признана самостоятельной и получила название -- таблично-перфокарточной.

Общая схема ведения учета при этой форме сводилась к следующему.

Первичные документы в обычном порядке поступали в бухгалтерию и группировались в пачки по объектам учета. Затем документы передавались в специальные отделы или самостоятельные хозрасчетные организации по счетной обработке информации -- вычислительные центры (ИВЦ), машинно-счетные станции (МСС) или машинно-счетные бюро (МСБ). Данные из обычных первичных документов операторы переносили на машиночитаемые носители перфокарты (перфоленты) в виде пробивок и впоследствии подвергали обработке: контролю, сортировке (группировке), счетной обработке и табуляции -- печатанию различного рода выходных регистров -- табуляграмм.

Прием и сдача первичных документов на обработку оформлялась в журнале регистрации документов по количеству под расписку сдающей (при возврате -- принимающей) стороны. После переноски данных с первичных документов на машинные носители, осуществляли печатание контрольных табуляграмм, которые воспроизводили данные каждого первичного документа. Эти контрольные табуляграммы заменяли собой журналы регистрации хозяйственных операций, применяющихся при других формах учета, и одновременно использовались для контроля полноты и правильности перфорации -- переноса информации с обычных документов на машиночитаемые -- перфокарты (перфоленты).

В дальнейшем при обработке данных на машинах использовались только перфокарты, а первичные документы после завершения цикла обработки возвращались вместе с табуляграммами в бухгалтерию предприятия.

Рабочие табуляграммы-регистры представляли собой оборотные ведомости по счетам аналитического или синтетического учета. Они могли быть представлены и ее частями: только дебетовыми или кредитовыми оборотами, начальным или конечным сальдо, а также их различными промежуточными (накопительными) ведомостями, табли-цами и их комбинациями, в зависимости от особенностей объектов и потребности в информации. При полной механизации учета выдавалась также и оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам, на основе которой составлялся баланс и другие формы отчетности.

Первоначально перфорационная техника воспринимала и печатала только цифровую информацию (цифровые коды показателей, единиц измерения, количество, сумму), а впоследствии и алфавитно-цифровую. Это расширило возможности обработки и печатания регистров, однако услож-нило техническую конструкцию самих машин и их эксплу-атацию. Использовать такую сложную и дорогостоящую технику могли себе позволить только крупные предприятия, а малые и средние предприятия в лучшем случае обрабатывали по договорам с ИВЦ (РВЦ) только наиболее трудоемкие участки с большими объемами первичной документации и учетной номенклатуры объектов.

Табуляграммы печатались с воспроизводством определенных признаков и цифровой информации с каждой перфокарты ("на печать") или только накопленные итоги по пачке документов в разрезе группировочных признаков ("на итог"). Группировочные признаки (коды учетных номенклатур) и итоги постепенно наращивались от аналитических счетов к субсчетам и синтетическим счетам первого порядка, по которым и печатались оборотно-сальдовые ведомости. Итоговая информация аналитических и синтетических оборотных ведомостей автоматически воспроизводилась не только в виде табуляграмм, но и в виде перфокарт для последующего использования. Отдельно пробивались, хранились и многократно использовались массивы перфокарт, содержащие нормативно-справочную информацию (НСИ) -- цены, нормы, расценки, тарифы и т. п. Использование итоговых (сальдовых) и справочных (постоянных) перфокарт значительно уменьшило объем работ по перфорации в начале учетного цикла следующего месяца.

Полное описание порядка ведения бухгалтерского учета по таблично перфокарточной форме учета на базе больших перфорационных и электронных машин было дано в приложении к письму Минфина и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 года "Методические указания по организации бух-галтерского учета с использованием вычислительной техники" . Там же приведены форма и описание всех регистров бухгалтерского учета этой формы (контрольных, основных, накопительных и вспомогательных табуляграмм).

В течение 70-х годов комплекты перфорационной техники постепенно начали вытесняться вычислительной техникой на электронном принципе действия. Перфокарты и перфоленты, как машинные носители информации, постепенно были заменены магнитными лентами и дисками. Замена табулятора новым типом вычислительной машины -- электронной (ЭВМ), вызвала изменение названия основного учетного регистра, который теперь получил название машинограмма, а саму форму учета стали чаще всего называть машинно-ориентированной.

Замена технической базы обработки учетной информации, расширения ее возможностей на каждом из этапов этой обработки не вызвали существенных изменений в самой форме учета, как комплекса применяемых регистров. Тем не менее, в организации бухгалтерского учета и технологии всей системы управления предприятием происходят кардинальные изменения, связанные с созданием автоматизированной системы управления предприятием (АСУП). В этой системе управления бухгалтерский учет рассматривается как подсистема АСУП. Основы этой автоматизированной подсистемы ведения бухгалтерского учета были установлены "Общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению подсистемы "Бухгалтерский учет" в составе АСУ предприятий (объединений)" (ОРММ-учет) в 1985 году.

Вычислительные машины и первые модели электронных ламповых машин были очень большими устройствами -- они занимали большие отдельные залы или помещения, заставленные различным оборудованием, шкафами с электромеханическими и электронными приборами. Обслуживали и работали на этом оборудовании не управленцы И экономисты, а техники. Обработка велась по строго определенной технологии (проектам), но без анализа, вмешательства и реагирования на полученные итоги, показатели. В результате происходило замедление, потеря оперативности в реагировании на изменения в экономической ситуации, не осуществлялся оперативный контроль "по существу" в процессе формирования показателей. Произошел разрыв между единым процессом управления и процессом подготовки, обработки данных для этого управления.

Возможность объединить процессы управления и обработки информации, т. е. начать эти "революционные" преобразования, появилась после изобретения в 1948 году транзисторов -- миниатюрных электронных приборов, которые смогли заменить в вычислительных машинах электронные лампы. В середине 50-х годов на их основе уже были изготовлены вычислительные машины (компьютеры), которые были в сотни раз меньше ламповых при той же производительности. После изобретения в 1959 году интегральных схем и ряда других технических решений появилась возможность производить не только мини-ЭВМ, но и микропроцессоры, которые положили начало производству персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ).

Эти относительно дешевые и малогабаритные машины позволили вести обработку всевозможной информации, в том числе и бухгалтерской, непосредственно на рабочем месте пользователя. Поэтому надобность в использовании больших ЭВМ и услугах специализированных вычислительных центров практически отпала. В бухгалтериях предприятий на основе ПЭВМ в настоящее время чаще всего создается так называемое автоматизированное рабочее место (АРМ) бухгалтера.

Достоинства этих вычислительных машин, кроме упомянутых выше небольших размеров и стоимости, сводятся к следующему. ПЭВМ обладают большой внутренней и практически неограниченной внешней машинной "памятью". Эта память позволяет записывать, длительно и надежно хранить, а также оперативно использовать ту информацию, которая в недалеком прошлом записывалась только на бумажных носителях (документах и регистрах) и хранилась в архивах бухгалтерии и предприятия.

Машины обладают огромными скоростями при осущест-влении вычислительных и логических операций, которые не сравнимы с возможностями человека и другой, ранее применявшейся техники. Любая "машиночитаемая" информация почти мгновенно может быть представлена в "человекочитаемой" форме благодаря специальному устройству с экраном (дисплею, монитору) и (или) печатающему устройству (принтеру). Операторбухгалтер сам управляет работой машины, вводит новую или корректирует старую информацию, вмешивается в ее автоматическую (по заранее заданной программе) обработку, выводит результаты на экран или печатающее устройство, выполняет другие действия с помощью специальной клавиатуры, аналогичной клавиатуре обыкновенной пишущей машинки.

Наличие всех указанных основных устройств и возможностей современных ПЭВМ позволяет уже изменить не только форму, а всю систему бухгалтерского учета. Напомним, что форма учета -- это комплекс взаимосвязанных регистров, в которых ведется запись и обработка данных, перенесенных с первичных документов. При использовании ПЭВМ процесс создания первичных документов, их регистрации, перенесения данных на машинные носители, с одновременной вычислительной обработкой, хранение данных, их последующее использование и другие бухгалтерские операции могут объединяться в единый, параллельно протекающий сложный процесс. При этом процесс создания первичного документа или регистра определенной формы контролируется на экране дисплея, а после окончания обработки он может быть, при необходимости, воспроизведен на бумажном носителе в автоматическом режиме.

Существенным и новым шагом в бухгалтерском учете явилось то, что не только первичные бухгалтерские документы, но и регистры в настоящее время могут создаваться, использоваться и храниться только на машинных носителях. Это положение, установленное действующим Законом "О бухгалтерском учете и отчетности" (статьи № 27 и № 28 соответственно), позволяет почти по всем участкам учетной работы перейти к "безбумажной" бухгалтерии. Однако сегодня по отдельным операциям (кассовым, банковским, товарным, расчетным) нельзя еще обеспечить тот уровень надежности и достоверности данных, который обеспечивается традиционной бумажной документацией.

Особенно сложно и в техническом, и в психологическом плане заменить, например, на машинном документе подпись ответственного лица специальным кодом или паролем, передать ценности и не получить документ с печатью, выплатить деньги без расписки в ведомости и т. д. Поэтому в ближайшем будущем следует ожидать еще параллельного и одновременного существования многих первичных документов и регистров как в машинной, так и в традиционной бумажной форме, тем более, что последняя чаще всего будет создаваться в автоматическом режиме.

Если рассматривать автоматизированную форму бухгалтерского учета в обычном плане, то регистрация информации осуществляется оператором-бухгалтером путем ее ввода в машинную память или с клавиатуры по данным документов, или автоматически -- с внешней или внутренней памяти машины. При этом программным путем на экране ПЭВМ, как правило, создается обычная форма хронологического регистра, аналогичного Регистрационному журналу (при мемориально-ордерной форме) или Книге учета хозяйственных операций (при упрощенной форме учета). В этом регистре и получает отражение каждая хозяйственная операция, с указанием всех группировочных признаков, количественно-суммовых показателей и корреспондирующих счетов.

Правильность машинной записи данных контролируется бухгалтером на экране монитора ПЭВМ. При необходимости, этот регистр за любой промежуток времени может быть скопирован с экрана на бумажный носитель с помощью печатающего устройства (принтера).

Информация по операции, введенная в память машины, в дальнейшем используется в соответствии с программой для формирования любых регистров, применяемых в бухгалтерском учете при обычной безмашинной форме. Этот комплекс взаимосвязанных регистров, а также создаваемых в процессе работы первичных документов, форм различных внутренних и внешних отчетов заранее программируется, хранится в памяти машины и используется при ведении учета. В настоящее время эти программы создаются специализированными предприятиями-разработчиками (фирмами) и реализуются предприятиям-пользователям как специфический товар. Напомним, что в бухгалтерском учете такие программные продукты учитываются на отдельном счете 04 "Нематериальные активы".

Программы по автоматизации бухгалтерского учета, содержащие алгоритм (совокупность действий, правил) Решения задач и формы регистров, можно разделить на Два основных класса:

а) функциональные,

б) универсальные.

Функциональные программы разрабатываются для Крупных предприятий, где каждый участок учета (основных средств, материалов, кассовых, банковских операций и т. д.) имеет относительно самостоятельную программу обработки данных, специализированные формы документации, регистров и отчетности. Эти программы могут использоваться независимо друг от друга, или в комплексе, Что позволяет в автоматическом режиме получать сводные Регистры в виде Главной книги и установленные формы отчетности. Автоматизация отдельных участков учета на базе функциональных программ требует их дополнительного согласования с применяемой на предприятии формой учета (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и др.).

Универсальные программы состоят из одной или двух Частей (модулей) и автоматизируют ведение бухгалтерского учета всех объектов по одним и тем же правилам. Они Применимы на малых и средних предприятиях, вне зависимости от отрасли, к которой относится это предприятие. Регистры таких программ аналогичны применяемым в упрощенной форме учета или Журнал-Главная. Эти программы легко понимаются, осваиваются и используются бухгалтерами, как правило, без вмешательства предприятий-разработчиков.

Очередным шагом в автоматизации бухгалтерского учета (и всей системы управления) на крупных предприятиях является создание локальных (местных) вычислительных сетей, когда несколько рабочих мест (ПЭВМ или рабочих станций) на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть посредством прокладки специального кабеля или с использованием существующих телефонных и других сетей. В этом случае приобретаются дополнительное сетевое оборудование (сетевые адаптеры, модемы, факс-модемы и др.), позволяющее обмениваться информацией между компьютера-ми или выполнять совместную работу. При этом создаются и используются специальные сетевые программы, обеспечивающие доступ к локальной сети и информации.

При большом количестве ПЭВМ (рабочих станций), объединенных в сеть, один или несколько наиболее мощных компьютеров выделяются как центральные (серверы), которые работают исключительно на обслуживание осталь-ных компьютеров сети. Благодаря большому объему оперативной и дисковой памяти серверов, на них располагают совместно используемые программы, общие базы данных и другую информацию. Это своего рода архив данных, которые можно практически немедленно получить на любом рабочем месте и использовать для дальнейшей обработки и получения новой информации. Последняя используется на этих же местах, или передается в общие базы данных (архив) для хранения и последующего общего использования. На базе телефонной, радиорелейной, спутниковой и других каналов связи могут создаваться и более широкие, т. н. распределенные вычислительные системы и сети различного назначения. Однако об использовании их в бухгалтерском учете в полном объеме говорить пока можно лишь относительно отдельных операций в банковской системе, при пересылке копий документов и других случаях. Создание вычислительных сетей и общих баз данных позволяет организовать параллельную работу многих бухгалтеров-операторов, ведущих учет по принципу единой взаимосвязанной системы. Каждый оператор при этом может немедленно получить и использовать результаты, полученные на любых других рабочих местах; параллельно работать с одной и той же информацией, регистрами, отчетностью, что и другие операторы; быть относительно независимым в работе, в выполнении тех учетных процедур, которые возложены на каждого работника.

При этом сущность самой формы учета не меняется -порядок ввода и последовательность обработки информации, формы первичной документации, регистров, отчетности, как правило, заранее задаются программой. Операции вводятся (регистрируются) с указанием корреспондирующих аналитических и синтетических счетов и других группировочных признаков. Эта информация и служит исходной базой для программного представления ее в виде всех других форм, для ее последующей обработки с привлечением различной нормативно-справочной информации и заполнением различных промежуточных (разработочных и вспомогательных) регистров, для формирования и получения сводных (системных) регистров и отчетных форм. В заключение следует сказать, что автоматизированные (машинноориентированные) формы учета находятся в стадии бурного развития и совершенствования как в техническом плане, так и в логическом, программном. Поэтому в ближайшем будущем следует ожидать более устоявшейся классификации и подробной характеристики каждой из этих форм бухгалтерского учета. Не исключено, что в основу этих классификаций будет положена основная схема получения и обработки данных, логика программного обеспечения или другие признаки, вместо (или в дополнение) существующей классификации форм бухгалтерского учета но названию основного регистра.

Схема 1