Понятие документоведения и его структура

Содержание

Введение

1. Понятие документоведения, его структура

2. Общее документоведение

3. Специальное документоведение

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Начало 3-его тысячелетия в истории человечества ознаменовалось сменой общественно-экономического уклада: мир из индустриального сделал шаг в информационное общество. Капитал, как основной фактор производства, стал замещаться информацией.

Основной формой информации выступает её документированная форма, объемы которой постоянно увеличиваются. Документы отложились не только в архивах, библиотеках и других структурах документирования. произошло «завоевание» документами земного, водного и космического пространства.

Высокая социальная значимость документа привела к потребности в его научном изучении, что было реализовано посредством формирования новой научной дисциплины, рассматривающей закономерности документообразования.

Такой дисциплиной и стало документоведение.

Вопросы самоопределения документоведения и его места в системе наук относятся к числу наиболее дискуссионных и актуальных для современного библиотечного образования.

Термин "документоведение" утвердился в качестве обозначения научного и образовательного направления, основанного на широкой трактовке документа (как любого материального носителя с записанной на нем социальной информацией).

Документоведение является комплексом наук о документе и документно - коммуникационной деятельности. Это довольно общее определение показывает, что документоведение нельзя рассматривать как узкую науку.

Целью данной работы является рассмотрение комплекса наук, являющихся частями документоведения.

Задачами исследования будут являться:

- изучение структуры документоведения;

- рассмотрение наук, относящихся к общему документоведению;

- рассмотрение наук, выделяющихся в специальном документоведении.

Объектом данного исследования будет являться документоведение как наука, предметом - комплекс наук, относящихся к документоведению.

В данной работе будут использоваться статьи таких исследователей, как Г.Н. Швецова-Водка, Е.А. Плешкевич, С.П. Кушнерук, В.П. Захаров, Е.Н. Колесник, в которых рассмотрены предложения разных авторов по определению объекта и предмета документоведения как научной дисциплины и его структурных частей, а также документоведение рассмотрено в качестве научной дисциплины.

1. Понятие документоведения, его структура

Научная дисциплина под названием «документоведение» появилась в Советском Союзе в 1960-е гг. Первопричиной ее возникновения была необходимость исторического и теоретического изучения документов, собираемых в архивах после выполнения своего непосредственного назначения, т. е. той цели, с которой они создавались.

Сначала документоведение было лишь разделом в учебниках по архивоведению, но с развитием и дифференциацией этой науки приобрело самостоятельный статус.

Одним из основных стандартизуемых терминов был документ.

Определение документа - непосредственного объекта документоведения - показало, что это понятие трактуется достаточно широко, охватывая разнообразные произведения человеческой мысли.

Но в определении предмета документоведения ведущие ученые данной отрасли стремились показать реальные ограничения собственных исследований, обусловленные связью документоведения с архивоведением и его конечной целью: дать характеристику документов, попадающих на хранение в архивы.

Поскольку такими были преимущественно документы делопроизводственные (или административные, управленческие), то именно их изучением и занималось документоведение. В 1970-е гг. к этой цели добавилась другая: способствовать унификации и стандартизации управленческих документов с целью совершенствования текущего делопроизводства и управления.

Современный российский исследователь Евгений Александрович Плешкевич называет эту версию документоведения «классическим документоведением». Также он выделяет нетрадиционное, или общее, документоведение, которое сформировалось в рамках книговедческих дисциплин.

Исследователь считает, что импульсом к этому послужил переход в библиографоведении с книговедческой концепции на документографическую, когда сложившееся в ходе длительной практики понятие книга было заменено на абстрактное для этой дисциплины понятие документ.

Отмечая стремление «классического документоведения» к широкой трактовке документа как своего объекта, Е.А. Плешкевич предлагает сузить этот объект до управленческого документа, подтверждая таким образом, что традиционное («классическое») документоведение было, есть и должно быть преимущественно управленческим документоведением.

Более глубокие корни «нового» документоведения уходят к теории документации (или документологии) начала ХХ в. В 1990-е гг. по инициативе Ю.Н. Столярова началось преподавание документоведения как новой дисциплины с другим предметом науки, хотя объект исследований определялся так же, как и в традиционном документоведении.

По мнению Михаила Семеновича Слободяника, документоведение - это «комплекс научных дисциплин, ориентированных на всестороннее изучение документа в широком контексте, а также разнообразных образований документов, которые формируют документную инфраструктуру общества». В этом определении охарактеризован объект документоведения.

Г.Н. Швецова-Водка считает, что документоведение делится на общее (которое относится к любым документам) и специальное (посвященное определенным видам или типам документов).

К общему документоведению относятся: теория документа, теория документных ресурсов, документная лингвистика, теория документальных информационно-поисковых систем (в том числе документографических и полнотекстовых), технология хранения документов.

В специальном документоведении можно выделить: теорию документных потоков (которая посвящена опубликованным документам), управленческое документоведение (посвященное управленческим документам), видео-, кино-, фото-, фонодокументоведение, электронное документоведение, картоведение, учение о научно-технической документации, учение о специальных видах документов и другие частные дисциплины. На основе этой классификации я буду проводить свое исследование.

2. Общее документоведение

Как уже было сказано выше, общее документоведение относится к любым документам. Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно - методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. её сущность, объект, предмет и структура, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т. п.

К общему документоведению можно отнести такие науки, как: теория документа, теория документных ресурсов, документная лингвистика, теория документальных информационно-поисковых систем (в том числе документографических и полнотекстовых), технология хранения документов.

Общая теория документа составляет основу теоретических знаний о документе. Она охватывает аспекты, наиболее общие для всех видов документированной информации Задача этой теории - исследовать теоретические основы документа, создать возможность его целостного комплексного видения. Это связано с выполнением теорией важнейшей объяснительной функции, позволяющей раскрыть взаимосвязи между потребностями общества в информационном обеспечении и конкретными документными формами, возникающими для удовлетворения этих потребностей.

Теоретические исследования предоставляют возможности для использования методов моделирования, которые, в свою очередь, позволяют рассмотреть объект в динамике, а также смоделировать влияние тех или иных факторов на информационно-документационную систему в целом.

Проблема теоретического изучения документа возникла давно и носит сложный характер. В ходе развития диверсификации документных коммуникаций для методического обеспечения практической деятельности были заложены основы нескольких теоретических концепций документа.

Одной из первых начала формироваться правовая концепция документа. Она возникает на стыке таких направлений, как дипломатика и криминалистика. К XVII веку относят возникновение дипломатики, предметом которой стало изучение документов актового характера на предмет подлинности и подложности. В 1681 году вышел первый научный труд Жана Мобильона, затрагивающий документную проблематику.

В XVIII-XIX веке документ стал предметом рассмотрения в юриспруденции и, в первую очередь, в гражданском праве, где документ рассматривался в качестве письменного доказательства. Правоведы обобщили практику делопроизводства с целью выработки практических рекомендаций для составления документов, обладающих правовой функцией. Именно в рамках гражданского права был определен видовой состав документов, выработаны правила их составления и даны примеры.

С конца XIX - первой трети XX в. документ стал объектом теоретического рассмотрения в трудах Поля Отле, работы которого послужили основанием для изучения документа в библиотечно-книговедческих дисциплинах. В нашей стране идеи Отле были поддержаны и получили развитие в работах Д.С. Боднарского, Н.С. Русинова - советских специалистов в области библиотечно-книговедческих дисциплин.

Новый подход в исследовании документа сформировался в 1950-1960-х гг. в рамках новой дисциплины - документоведения.

Дисциплина возникла как раздел архивоведения. Автором концепции новой научной дисциплины стал историк-архивист К.Г. Митяев.

В теоретической части дисциплины были определены статус новой дисциплины, её предметная область, сформулированы исследовательские задачи. Был обобщен опыт делопроизводства, в первую очередь, с позиций последующего архивного хранения документов, предпринята попытка рассмотрения структуры документа, вопросов классификации. Появилась первая комплексная работа по истории дореволюционного и советского делопроизводства. Теоретические разработки К.Г. Митяева до сих пор не потеряли своей актуальности.

Ряд теоретических положений о документе получил развитие в других научных дисциплинах. В первую очередь, это такие вспомогательные исторические дисциплины, как источниковедение, рассматривающее исторический источник, основным видом которого выступает документ, а также дипломатика, археография и др.

Однако исследование документа в этих дисциплинах имело ряд особенностей:

- во-первых, документ рассматривался в них под углом специфических для данных направлений задач;

- во-вторых, документ в этих дисциплинах, условно говоря, переживает вторую жизнь, т.е. выполняет функции, не связанные с теми, что ставились авторами в момент его создания.

Можно констатировать, что за последние три десятилетия документ стал предметом рассмотрения не только документоведения, но и блока библиотечных и книговедческих дисциплин, архивоведения, документалистики и других научных направлений.

Данные дисциплины внесли значительный вклад в развитие знаний о документе, сделав его теоретическое изучение по сути междисциплинарным.

Теоретические исследования были направлены либо на решение прикладных задач по интенсификации документационного обеспечения управления и производства, правовой защите документов, либо обобщали практический и научный опыт прошлых лет.

В целом в каждом исследовании авторы затрагивали те или иные теоретические проблемы, однако комплексного исследования, которое синтезировало бы накопленные в других дисциплинах теоретические знания и на их основе создало бы новое теоретическое знание, до сих пор не было проведено.

Рассмотрим также основные понятия теории документальных информационно-поисковых систем.

Информационно-поисковая система -- это упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, предназначенных для хранения и поиска информации -- текстов (документов) или данных (фактов). Информационно-поисковыми системами являются любые определенным образом организованные хранилища информации. Причем информационно-поисковые системы могут быть и неавтоматизированными. Главное -- это целевая функция: хранение и поиск информации.

В зависимости от объекта хранения и типа запроса различают два вида информационного поиска: документальный и фактографический -- и, соответственно, два типа информационно-поисковых систем -- документальные и фактографические.

Документальными называются информационно-поисковые системы, в которых реализуется поиск по тематическим запросам в массиве документов или текстов с последующим предоставлением пользователю подмножества этих документов или их копий.

Понятие документа может меняться от системы к системе. В общем случае это некий информационный объект, зафиксированный (обычно посредством некоторой знаковой системы) на каком-то материальном носителе (бумага, фото- и кинопленка, магнитная память и т.п.) и предназначенный для передачи в пространстве и времени в системе социальных коммуникаций.

Общее документоведение имеет большое значение при работе со всеми документами. Оно помогает определить понятие документа, рассмотреть его историю, способы создания, значение в обществе, документные ресурсы, способы и технологии его хранения.

3. Специальное документоведение

Специальное документоведение изучает особенности, характерные для отдельных типов и видов документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы), отдельные процессы документно - коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документо - распространение, документохранение, документопользование).

В специальном документоведении можно выделить такие науки, как: теория документных потоков (которая посвящена опубликованным документам), управленческое документоведение (посвященное управленческим документам), видеокинофотофоно-документоведение, электронное документоведение, картоведение, учение о научно-технической документации, учение о спецвидах документов и другие частные дисциплины.

Рассмотрим управленческое документоведение.

Документирование управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления. Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, определяет качество и точность исполнения документов; соответствие намеченных целей управления полученным результатам; эффективность управления и другие его качества. Поэтому работники органов государственной власти и местного самоуправления должны обладать навыками составления качественных управленческих документов.

Управленческие документы, являющиеся неотъемлемой и обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

В определенных ситуациях общение между субъектом и объектом управления осуществляется посредством управленческих документов. Поэтому субъект управления, определяя содержание управленческого документа и передавая документ на исполнение, рассчитывает, что в среде управления произойдут именно те изменения, которые им задуманы, и будет получен желаемый результат, т.е. будут достигнуты намеченные цели управления. При этом управленческие документы часто выступают главным источником сведений, на основе которых "исполнитель" определяет свои действия, направленные на достижение цели управления.

В связи с этим особенностью управленческих документов является то, что сведения, содержащиеся в документе, являются одним из факторов, определяющих возможность реализации и эффективность процесса управления.

Одной из основных проблем в управленческом документоведении можно считать проблему влияния управленческого документа на качество и эффективность управления.

Для определения значения словосочетания "управленческий документ" необходимо установить совокупность признаков управленческого документа. К этим признакам относятся:

- управленческий документ содержит две части - содержательную (текст документа) и справочную;

- содержательная часть управленческого документа содержит сведения о среде управления, предназначенные для использования в управлении;

- управленческий документ предназначен для выполнения управленческой функции.

Справочная часть документа содержит сведения, связывающие этот документ со средой управления. Все сведения справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и содержит сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа.

Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами (стандартами, инструкциями, правилами…), действие которых распространяется на определенный круг субъектов процесса управления.

В состав реквизитов управленческих документов обязательно входит реквизит (подпись), заверяющий достоверность текста документа. (Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно).

Управленческий документ относится к классу сообщений. Т.е. для него всегда можно установить автора документа и того, кому этот документ адресован, а также документ может перемещаться в пространстве и существовать во времени столь долго, сколько это необходимо для управления.

Таким образом, если документ обладает этими признаками, то его можно отнести к управленческим.

Обобщая сказанное, можно определить управленческий документ следующим образом:

Управленческий документ - это сообщение, выполняющее управленческую функцию, состоящее из текста (совокупность сведений о среде управления, предназначенных для использования в управлении) и справочной части, которая состоит из нормативно устанавливаемых реквизитов, содержащих сведения, связывающие документ со средой управления, включающие реквизит о заверке достоверности текста.

Специальное документоведение посвящается определенным видам и типам документов, в том числе управленческих, которые имеют огромное значение в управленческой деятельности любых организаций.

Заключение

В заключение можно сказать, что документоведение не только включает в себя комплекс научных дисциплин. Оно относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования.

Документоведение самым тесным образом связано с исторической наукой, с архивоведением, книговедением, правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. В документоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и др.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения.

Документоведение тесно взаимосвязано с другими науками, среди которых занимает очень значимое место. Такое значение ему придает и тот факт, что документоведение включает в себя обширный комплекс наук о документе, а значимость документа в информационном обществе трудно переоценить.

В данной работе были рассмотрены структурные части науки: общее и специальное документоведение. Поставленные цели и задачи исследования были выполнены, рассмотрены: теория документа, основные понятия теории документальных информационно-поисковых систем, а также управленческое документоведение, входящее в комплекс наук специального документоведения.

Список используемой литературы

1. Захаров В.П. Информационно-поисковые системы// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

2. Колесник Е.Н. Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления// www.chinovnik.uapa.ru.

3. Кушнерук С.П. Теория современного документного текста// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

4. Плешкевич Е.А. Общая теория документа: методологическое обоснование// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

5. Швецова-Водка Г.Н. Документоведение как научная дисциплина// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.

6. Швецова-Водка Г.Н. Определение объекта и предмета документоведения// Электронная библиотека/ ellib.gpntb.ru.