Унифицированная система документации

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, результатов инвентаризации

Унифицированная система документации - это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированный документ - это документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и включают в себя:

- №КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

- №КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

- №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;

- №КО-4 «Кассовая книга»;

- №КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

по строке «Основание» - содержание хозяйственной операции;

по строке «В том числе» - сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);

по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера.

В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ. Федеральный Закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».кона от 22 мая 2003

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 - 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кассир при получении из бухгалтерии расходного ордера или заменяющего его документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации. Федеральный закон № 40 от 22.09.1993 г. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации».

По общему правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.

Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи.

Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью на последней странице. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. При организации бухгалтерского учета по автоматизированной форме кассовую книгу можно вести в электронном виде с обязательным выводом ее на бумажные носители.

Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» - для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.

Для проведения инвентаризации руководитель предприятия издает приказ по форме № ИНВ - 22.

Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ - 23).

Такой приказ готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

В течение года (в межинвентаризационный период) в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки и выборочные инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.

В этом же приказе конкретизируется:

- состав имущества, подлежащего инвентаризации;

- причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и др.);

- определяются порядок и сроки проведения инвентаризации;

Назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Существенным правилом для всех инвентаризаций является то, что при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. причем, основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

-инвентаризационная опись основных средств форма ИНВ-1;

-инвентаризационная опись нематериальных активов форма ИНВ-1а;

-инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей форма ИНВ-3;

-акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных форма ИНВ-4;

-инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на хранение форма ИНВ-5;

-акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути форма ИНВ-6;

-акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них форма ИНВ-8;

-инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях форма ИНВ-8а;

-акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них форма ИНВ-9;

-акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств форма ИНВ-10;

-акт инвентаризации расходов будущих периодов форма ИНВ-11;

-акт инвентаризации наличных денежных средств форма ИНВ-15;

-инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности форма ИНВ-16;

-акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами форма ИНВ-17;

-сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств форма ИНВ-18;

-сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей форма ИНВ-19;

-приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации форма ИНВ-22;

-журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации форма ИНВ-23;

-акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей форма ИНВ-24;

-журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций форма ИНВ-25;

-ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией форма ИНВ-26.

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым формам, являются первичными учетными документами.

Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых ценностей и объектов, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается прописью число наименований материальных ценностей и их количество.

При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида имущества и обязательств по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших проверку.

Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица.

В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета и данных инвентаризации и составляется сличительная ведомость.